EL CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

Los beneficios de llevar el control de tu administración al día son muy valiosos. Bajo nuestro punto de vista, el control administrativo no consiste únicamente en recopilar la información para la presentación de las obligaciones fiscales. Es mucho más. Permite tener una fotografía para conocer la evolución de tu empresa en cada momento, con el objetivo de poder valorar y tomar decisiones. Y revisar los diversos asuntos administrativos implicados en la gestión de tu empresa para implantar mejoras o verificar si hay algún proceso que no están funcionando del todo, para seguir creciendo.

Si eres freelance o pequeña empresa, en ocasiones puede que no dediques todo el tiempo que te gustaría a lo realmente importante para conseguir clientes, porque estás gestionando temas administrativos, que no nos engañemos, requieren dedicar bastantes horas, pero son necesarios si quieres un buen control de todas las áreas.

RESUMEN DE TAREAS ADMINISTRATIVAS

Te ofrecemos a continuación un check-list de tareas que, ofrezcas servicios o vendas productos, debes gestionar para tener un control de todos los aspectos que integran tu negocio.

Te detallamos las acciones imprescindibles a tener en cuenta para gestionar tu actividad (hemos ampliado la lista a 22 tareas, en la última actualización del artículo).

Si alguna de ellas no están incluidas en tu ciclos de trabajo, te recomendamos revisar tus procesos internos, porque es posible que se te esté escapando algo.

Toma nota:

1. Efectuar presupuestos profesionales. Disponer de un catálogo definido de los distintos servicios.
2. Tener un catálogo de productos definido.
3. Gestionar el control de stocks (si vendes productos).
4. Gestionar el control de tiempo invertido (si vendes servicios o proyectos).
5. Control acciones de venta: seguimiento, entrega y aceptación de presupuestos.
6. Emitir las facturas de venta.
7. Remitir la documentación de ventas a los clientes y controlar su recepción (contratos, facturas, presupuestos).
8. Controlar y reclamar el pago de tus facturas a los clientes.
9. Atención al cliente: Atender consultas, pedidos, dudas o requerimiento de documentación de tus clientes.
10. Llevar un registro de facturas emitidas, en concordancia con los libros legales aprobados.
11. Llevar un registro de facturas y gastos recibidos, en concordancia con los libros legales aprobados.
12. Controlar y casar los movimientos bancarios (aunque no te obligue la legislación porque no seas sociedad mercantil, controlarlo a nivel interno es muy importante para saber tus ingresos y gastos).
13. Gestionar el departamento de compras y pedidos realizados.
14. Revisar facturas pendientes de recibir.
15. Recopilar y llevar al día la gestión documental de ventas y compras.
16. Gestionar la agenda. Programar tareas y posibles imprevistos.
17. Llevar un control de tus beneficios y conocer el resultado contable de tu actividad. Tener un software apropiado ayuda, pero existen casos en que llevar un control en excel, es suficiente para conocer tus números. Este programa tiene un gran potencial e infinidad de posibilidades suficiente para empresas con un volumen no muy alto.
18. Realizar otras estadísticas o informes: Presupuesto anual, objetivos, rentabilidad clientes, etc.
19. Recopilar la documentación para llevar al día las obligaciones fiscales, laborales y mercantiles. Ya sean mensuales, trimestrales o anuales.
20. Realizar las gestiones oportunas y controlar la documentación para el cumplimiento de la legislación: prevención de riesgos laborales, protección de datos, documentación laboral.
21. Revisar el cumplimento de otras obligaciones legales: seguros y responsabilidad civil y de actividad, protección intelectual, etc.
22. Establecer y mantener actualizados los procedimientos internos (el método para gestionar cada tarea y función).

Y si además eres una sociedad mercantil, aún se suman algunas obligaciones mercantiles más a lista.

¿Tienes controladas estas tareas? 

Si estás llevando un correcto control de tu actividad, te habrás dado cuenta que requiere invertir tiempo y dedicación a estas funciones necesarias.

Debes poner en la balanza y tener en cuenta que todo ese tiempo, no lo estás dedicando a VENTAS o a aportar valor en el servicio o producto que ofreces a tus clientes.

¿Qué puedes hacer cuando ya no puedes abarcar más funciones?

MEJORAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Te damos dos soluciones para mantener o mejorar tus controles internos.

• Valorar que procesos se pueden automatizar, e implantarlo.
• Delegar a profesionales.

¿Te imaginas el tiempo que podrías invertir en temas estratégicos o a tu actividad principal, si delegas alguna o todas las funciones que te indico arriba en el listado a especialistas?

Puede que sea el momento en plantearte empezar a delegar si: 

(1) No te gusta esta parte interna de control de tu actividad y gestión administrativa, y eso se traduce en que no encuentras nunca el momento para ponerte a realizar estas tareas o las dejas para el final.

(2) Realmente te das cuenta que pierdes demasiadas horas, que no estás dedicando a crecer o a lo que te apasiona en tu negocio

(3) Te planteas profesionalizar tu departamento y delegar estas funciones a especialistas. 

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es lo que te va a permitir crecer.

Si deseas crecer, claro. En ocasiones hay profesionales que se auto-gestionan y están contentos y alineados con este proceso. Si es tu caso, es estupendo.

El problema está cuando te das cuenta que has llegado a tu techo profesional y no puedes asumir más tareas; o bien, no estás creciendo lo que deberías para tener un rendimiento suficiente. Si estas en alguno de estos puntos tal vez debes empezar a pensar en delegar.

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es la parte de la gestión de tu negocio que te va ayudar a crecer.

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que dispones»