5 consejos para realizar reuniones efectivas que no paralicen la administración de tu empresa

1. Puntualidad: La base del respeto y la eficiencia

Cultiva una cultura de puntualidad

La puntualidad va más allá de simplemente llegar a tiempo. Al fomentar una cultura de puntualidad, no solo se mejora la eficiencia, sino que también se cultiva un ambiente de respeto mutuo entre las partes implicadas. Esta práctica lleva a una mayor productividad, ya que se reducen los tiempos de espera y se optimiza cada minuto de la reunión.

La importancia de terminar la reunión en el tiempo estipulado

Empezar y terminar las reuniones según lo programado implica un uso eficiente del tiempo. Esto permite a los participantes planificar mejor su día sin la preocupación o el estrés que producen las reuniones que se consumen más tiempo del esperado, o que no han servido para conseguir el objetivo inicial.

2. Claridad y propósito en las reuniones

Prepara y dedica un tiempo a preparar la reunión

Establece y comunica el objetivo previo a la reunión

Antes de la reunión es crucial comunicar el objetivo de la misma, y enviar una citación para que todas las partes tengan clara fecha y hora de inicio, y en el caso de tratarse de videoconferencia tengan el link para acceder a la reunión. 

También recomendamos enviar un recordatorio unas horas antes de la misma, si esta se había programado con ciertos días de antelación, para que todos los asistentes lo tengan presente.

3. Seguimiento de tareas: Manteniendo el impulso

Evalúa el progreso y define los siguientes pasos

Para realizar un buen cierre de la reunión, unos minutos antes de que llegue a la hora prevista de fin, el coordinador de la reunión avisará que se está llegando a su fin y realizará un breve repaso a los puntos acordados, para proporcionar claridad. Y en el caso de que sea necesario continuar la discusión o exposición. establecer nuevos plazos o modificar los existentes para tareas incompletas, mantiene el impulso y asegura la continuidad de los proyectos.

4. Mantén el foco y planifica el seguimiento

Anota temas secundarios para futuras discusiones

Durante la cita, es común que surjan temas o ideas secundarias importantes pero no urgentes. En lugar de desviar la conversación, anotar estos puntos asegura que se les dará la debida atención en un momento más adecuado. Esto mantiene la reunión enfocada y asegura que todas las ideas y preocupaciones sean escuchadas.

Documenta para continuidad y claridad

Documentar los resultados de la reunión una vez finalizada, incluidas las tareas asignadas, los plazos y los puntos clave, es esencial para el seguimiento. Este registro actúa como una herramienta de referencia para todos los miembros del equipo, garantizando que todos estén informados de lo que se decidió y qué se espera de ellos. Esta práctica también es muy valiosa para los miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión, ya que les permite ponerse al día rápidamente.

En conclusión, llevar a cabo reuniones efectivas, requiere algo de práctica para que acaben realizándose de forma efectiva y con naturalidad. También requieren de una planificación cuidadosa, previa y anotar los acuerdos o puntos más importantes. 

Al incorporar estos consejos en tus reuniones, estarás en camino de maximizar la productividad de tu equipo, ahorrar tiempo valioso y avanzar de manera más efectiva hacia tus objetivos empresariales. En última instancia, las reuniones efectivas pueden ser catalizadores de cambio y mejora en cualquier organización, fomentando la colaboración, la innovación y el crecimiento continuo.

Por este motivo, desde Externaliza Services, siempre (excepto temas realmente urgentes) planificamos todas las reuniones con antelación, para que estas sean lo más provechosas para todas ambas partes, ya sea con clientes potenciales que quieren solicitar una evaluación de una posible colaboración, como con clientes activos.

Además, al planificarlo con este sistema, conseguimos dedicar el tiempo necesario, y sin interrupciones, al tema en concreto que nos ocupa.