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¿Cómo la externalización de servicios puede agilizar procesos y reducir costos en tus negocios?

externalizar servicios administrativos

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

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En el dinámico mundo empresarial de hoy, la externalización de servicios se ha convertido en una táctica vital para mantener una ventaja competitiva. En ExternalizacionServicios.es, nos especializamos en ayudar a las empresas a alcanzar sus metas operativas y financieras a través de soluciones de externalización personalizadas. En este artículo, exploraremos cómo la externalización de servicios puede ser una herramienta poderosa para agilizar procesos y reducir costos en tu negocio.

Externalización de servicios: un panorama general

La externalización de servicios, también conocida como outsourcing, es una estrategia donde una empresa delega ciertas funciones o procesos a terceros especializados. Esta estrategia puede traer múltiples beneficios, incluyendo la agilización de procesos y la reducción de costos. A continuación, desglosaremos cómo la externalización de servicios puede transformar tu negocio, facilitando una operación más fluida y rentable.

Agilización de procesos a través de la externalización de servicios

Mejora de la eficiencia con la externalización de servicios

La externalización de servicios permite que tu empresa se centre en sus fortalezas centrales, delegando tareas secundarias pero vitales a expertos en el campo. Esto no solo acelera los procesos internos, sino que también mejora la calidad del servicio. Además, facilita una colaboración más efectiva entre equipos, ya que cada uno puede concentrarse en lo que hace mejor, promoviendo así una mayor productividad y satisfacción laboral.

Innovación continua con la externalización de servicios

Al optar por la externalización de servicios, tu empresa tiene la oportunidad de beneficiarse de las últimas innovaciones y tecnologías en el sector. Los proveedores de servicios externos están siempre al tanto de las últimas tendencias, lo que puede ayudar a mantener a tu empresa a la vanguardia, ofreciendo soluciones innovadoras que pueden mejorar la eficiencia y la productividad de tu negocio.

Reducción de costos mediante la externalización de servicios

Optimización financiera con la externalización de servicios

Uno de los beneficios más notables de la externalización de servicios es la posibilidad de reducir costos significativamente. Al externalizar ciertas funciones, las empresas pueden evitar gastos relacionados con la contratación de personal, infraestructura, y otros costos operativos. Esto permite una gestión financiera más eficiente y predecible, facilitando la planificación a largo plazo y ayudando a mantener un flujo de caja saludable.

Estrategias de escalabilidad efectivas con la externalización de servicios

La externalización de servicios ofrece una flexibilidad incomparable, permitiendo que tu negocio se adapte rápidamente a las fluctuaciones del mercado. Puedes escalar los servicios según las necesidades actuales de tu empresa, sin incurrir en costos adicionales significativos. Esto facilita una respuesta más rápida a las oportunidades de mercado, permitiendo una expansión más fluida y sostenible.

Externaliza Services: Tu socio de confianza para la externalización de servicios

En ExternalizacionServicios.es, estamos comprometidos a ser tu socio de confianza en tu viaje hacia la eficiencia operativa y el éxito empresarial a través de la externalización de servicios. Con una amplia gama de soluciones personalizadas, estamos aquí para ayudarte a transformar tu negocio y alcanzar nuevas alturas de éxito, proporcionando el apoyo y la experiencia necesarios para navegar los desafíos del mundo empresarial moderno.

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¿Puede funcionar mi empresa sin procesos administrativos?

Procesos administrativos en las empresas

¿ Qué son los procesos administrativos y para qué sirven?

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

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En cualquier empresa en la que se busca mantener un mínimo de control, organizar qué, cómo, de qué forma, con qué recursos o aplicaciones, y quién debe realizar cada cosa, es un conocimiento corporativo que sirve para que todos los procesos funcionen de una forma estable: lo que se suele llamar el know-how.

Diseñar y disponer de unos procesos administrativos en tu proyecto, no es más que tener una buena pauta organizativa, constatar que esta funciona y puede repetirse en la misma situación; y, por lo tanto, crear un documento donde se recoja qué hacer y que acciones y pasos seguir para realizar cada tarea.

De entrada, esto parece un documento muy aburrido o tediosos de redactar, pero si tomas la metodología de, por ejemplo, durante un mes ir redactando cualquier tarea que realices (que sea habitual o recurrente) y qué funcione perfectamente para resolver ese problema o trabajo, cada vez que te pongas a ello, poco a poco y sin darte cuenta, tendrás la mayor parte de los procesos de las funciones que se realizan en la empresa recopilados en el documento.

Piensa que este ‘manual’ es imposible replicarlo de un proyecto a otro, porque se trata de la forma de trabajar única y alineada específicamente para el sistema de trabajo y las características de cada empresa. Escogiendo la mejor forma más óptima de realizar cada tarea, con los recursos de los que se disponen.

Ni una sola empresa, aunque sean del mismo sector o vendan el mismo producto o servicio, tiene unos procesos internos idénticos.

Es el ADN de la empresa, su sistema de funcionamiento. Es lo que define sus características y le da estructura organizativa al proyecto.

 

“Los procesos son el ADN de tu empresa. Por eso son distintos, y no funcionan si los replicamos de una empresa a otra”

-Externaliza Services-

Este sistema de trabajo, a la vez, no está reñido con la proactividad, la resolución de problemas en las diferentes casuísticas que te puedas encontrar, así como la mejora constante y revisión de asuntos que puedan realizarse de una forma más eficiente. Pero, si disponemos de un sistema de trabajo organizado para las tareas recurrentes y habituales, cualquier emprendedor o trabajador que realice dichas tareas tendrá la mente despejada, al tener el guion de cómo hacer las tareas más habituales, y podrá utilizar su tiempo y concentración para dirigirlo a resolver y mejorar imprevistos y asuntos más estratégicos e importantes.

¿Qué puedes permitirte si tienes unos buenos procesos administrativos?

Aparte de una buena organización, como hemos explicado en los pàrrafos anteriores es la premisa indispensable para: (1) crecer (2) delegar y (3) optimizar.

Como en Externaliza Services somos expertos en procesos administrativos y organización de departamentos, en el caso de colaborar juntos, NO deberás de preocuparte de redactar o tener este documento. Ya que está en nuestros procedimientos organizativos habituales, tener organizados todos los procesos, ya forma parte de nuestro ADN y adaptamos en cada caso nuestro sistema de trabajo a las características de cada empresa, creando internamente unos procedimientos administrativos distintos para cada proyecto.

Al final se trata de proporcionar los métodos necesarios para que se puedan realizar las actividades de manera eficiente, bajo el mínimo esfuerzo, y con las herramientas y recursos de los que se disponen.

Se evitan las lentitudes al realizar las tareas, y también efectuar la resolución de trabajos que deben repetirse habitualmente, con un sistema distinto cada vez, o incluso improvisando. Asunto que deriva siempre en una mala coordinación y organización.

A través de este sistema de organización tiene como función repartir y organizar la carga de trabajo en tareas que se puedan ejecutar de forma lógica y por la persona más competente dentro de la organización.

“Organiza tus procesos administrativos y ahorra tiempo, porque el acceso a documentos y funcionamiento de cada gestión es más ágil, y evitaras perder horas en buscar o improvisar las tareas”

-Externaliza Services-

¿Si soy autónomo o una pequeña Pyme también tengo que tener unos procesos administrativos?

Rotundamente, te recomendamos que sí. Aunque pueda parecer que esta forma de trabajar sea más bien dirigida a empresas más grandes. Si eres un autónomo o diriges una pequeña o mediana empresa, este sistema te va a proporcionar la seguridad de saber que:

  • Estás haciendo las cosas coherentemente, siguiendo unas pautas que te funcionan.
  • Focalizas tu tiempo en resolver o mejorar aspectos más importantes, o tareas imprevisibles.
  • Puedes consultar y realizar de forma más eficiente aquellas tareas que efectúas en bastantes ocasiones, pero no tan habitualmente para que las tengas integradas, así que cuando te dispones a hacerlas puede que improvises y tengas que invertir un mayor esfuerzo en recordar cómo lo realizaste la última vez.
  • Evitas errores.
  • Tienes procedimentado aquello que es probable que algún día pienses en delegar.
  • Si ya estás delegando, mejoras la interrelación de las tareas y coordinación de información entre las diferentes personas que integran tu equipo.

Tu actividad profesional o empresarial conlleva, de forma anexa, muchas gestiones administrativas

Estamos de acuerdo en que lo importante en tu empresa es tu actividad principal, y que esta la desarrolles bajo el mejor nivel de excelencia: que prestes un buen servicio, resuelvas una necesidad vendiendo un estupendo producto, o resuelvas un problema o una necesidad al público al que te diriges.

Pero hay que añadir que tu actividad empresarial o profesional suelen conllevar una gran cantidad de tareas administrativas debido a que estas tareas son necesarias para organizar, planificar y controlar los procesos involucrados en la realización de la actividad. Estas tareas son esenciales para asegurar la eficiencia a la hora de llevar a cabo la actividad, ya que permiten documentar el proceso, controlar el presupuesto, planificar los recursos, evaluar el desempeño, etc.

Estas tareas administrativas son necesarias para mantener un registro de los resultados obtenidos y para mejorar la calidad de la actividad.

Asentar unas buenas bases en la administración de tu empresa

Un buen proceso administrativo para un autónomo o una pequeña empresa debe incluir varias cosas.:

Primero, debe asegurarse de que los procesos sean claros, concisos y fáciles de entender para todos los involucrados. Esto permitirá que los procesos se ejecuten de manera eficiente y efectiva.

Hay muchas tareas que administrativas que se repiten y se pueden procedimentar para hacerlas más rápidamente y de forma eficiente, sin tener que buscar, revisar e improvisar cada vez que se ejecutan; y, de esta forma, ocupar los recursos y el tiempo a mejorar los servicios o productos, a hacer crecer tu empresa o a otras tareas que puedan requerir más proactividad.

Subcontratar servicios administrativos: una solución

Con Externaliza Services no tienes que preocuparte de efectuar tu mismo los procesos administrativos de tu empresa

Todo esto de procedimentar suena muy bien, pero requiere su tiempo o, a veces, no sabes cúando o por dónde empezar. Pues bien, al contratar nuestros servicios administrativos o contables con nosotros no debes preocuparte en realizar esta tarea; ya que, cuando asumimos la gestión de la administración de tu empresa desarrollamos y diseñamos unos procesos internos, un sistema de calendarios y notificaciones, y unos protocolos que nos ayudaran a completar las funciones para tu empresa, a tu manera, y aprovechando nuestro know-how y experiencia.

Puede que haya llegado el momento de empezar a delegar tus procesos administrativos

Eres un emprendedor y eres bueno en lo que haces, te esfuerzas en mejorar, en hacer crecer tu proyecto, en ofrecer valor con tu producto o servicio, en formarte, ¿pero a veces tienes la sensación de no llegar a todo?

Son muchas las áreas ligadas con el buen funcionamiento de tu negocio: marketing, branding, comunicación, comercial, atención al cliente, logística, finanzas y contabilidad, plataforma de ventas o logística, y más aspectos.

Y muchas las capacidades vinculadas al buen funcionamiento de un proyecto: liderazgo, perseverancia, seguridad, ser resolutivo, tener dotes de comunicación, desarrollar la intuición…

No es nada fácil coordinarlo todo y encontrar el equilibrio.

Si te ocurre que el back-office de tu empresa está inmerso en algo de desorden, no encuentras tiempo para organizar ‘tus números’, los informes, las facturas, la documentación, los controles internos, cobros, pagos, fiscalidad, procedimientos internos, puede que haya llegado el momento de crear equipo y empezar a delegar. En gestión administrativa, contable y financiera de tu negocio yo puedo ayudarte. ¿Delegas y avanzas?

Imagina lo productivo que será tu trabajo si inicias tu día concentrarte en aquellas tareas que aportan más valor y estrategia a tu actividad, y delegas las tareas administrativas en a profesionales con experiencia, teniendo la certeza de que están siendo atendidas de forma experta.

¿Crees que ha llegado el momento de valorar la externalización administrativa de tu proyecto con profesionales que formaran equipo contigo?

Podemos charlar y lo vemos en una sesión gratuita de 30 minutos, aquí

Conoce un poco de nosotros primero.

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¿Quiénes somos?

Servicios administrativos online especializados. Ayudamos a PYMES y autónomos a profesionalizar las áreas administrativas de sus proyectos. Delega y crece.

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¿Por qué debes revisar tu contabilidad mes a mes?

Contabilidad autónomos

¿Por qué debes revisar tu contabilidad mes a mes?

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En la gran mayoría de ocasiones, si tienes una empresa o ejerces una actividad profesional como autónomo, no es suficiente con conocer tus números de forma anual, o incluso de forma trimestral.

¿Y por qué decimos esto? Si recogemos, registramos y controlamos mensualmente los números de nuestra actividad, nos proporciona:

– Más claridad de la evolución detallada de nuestro negocio

– Más control sobre posibles errores u omisiones: ya sean contables, fiscales u otros.

– Poder ser conocedores de los estados financieros actualizados para tomar las decisiones del día a día de nuestra actividad

– Hacer previsiones a futuro

– Solicitar financiación

– Valorar si podemos invertir en activos o recursos para la empresa

– Poder realizar comparativas y ver el impacto de las decisiones

– Etc.

Llevar un control interno contable (más allá de la contabilidad que de forma anual o trimestral puede facilitarnos el asesor fiscal, en el caso de que tengamos contratado este servicio), te dará más independencia y facilita un chequeo y traspaso de la información más exhaustivo para la presentación de impuestos.

Por todo ello, te vamos a explicar cuáles son los pasos que consideramos que se deben seguir para controlar tu contabilidad mensualmente.

“Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco”.

-Benjamin Franklin

PUNTOS CLAVE PARA CERRAR TU CONTABILIDAD MENSUALMENTE

Pon fechas límite o establece un calendario máximo para recopilar y registrar los siguientes datos de tu actividad empresarial:

– Ingresos y ventas

Lo ideal es disponer de un programa y registrar tus ventas en el momento en el que se producen.

– Facturas de proveedores, recibos y gastos periódicos

Registrar cualquier gasto que esté relacionado con la actividad. Es importante revisar las facturas periódicas y también controlar si podemos ahorrar en costes.

– Amortizaciones

Calcular mensualmente el coste de la vida útil de todas las inversiones de inmovilizado de la empresa. Para ello existen unas tablas homologadas, dependiendo del tipo de activo y su uso.

Ordenadores, mobiliario, maquinaria, etc.

– Conciliación de cuentas bancarias.

Es importante que separes la cuenta bancaria de tu actividad profesional de la particular, en el caso de que seas autónomo. Y si eres empresa, esto es obligatorio, y evita mezclar gastos o pagos que no estén relacionados con la actividad.

La conciliación bancaria consiste en revisar todos los pagos realizados y comprobar que de todos ellos tenemos la factura o justificante. De esta forma, evitamos olvidarnos declarar gastos, recuperar el IVA, pagar de más, y tener la seguridad que nuestros registros contables son correctos.

También hay que repasar los ingresos. Para conciliar las facturas que están cobradas, que el importe sea correcto, y tener un control de los importes que nos deben.

– Contabilizar gastos de personal

Sueldos, finiquitos, Seguridad Social, indemnizaciones, dietas, formación, etc.

– Contabilizar los saldos de las Administraciones Públicas para la presentación de impuestos: IVA, IRPF, pagos a cuenta del impuesto de sociedades, etc…

REVISA TU CONTABILIDAD CADA MES

 

Aunque seas un autónomo o una empresa pequeña, y puedas pensar que no es necesario un control tan exhaustivo, bajo nuestra experiencia te recomendamos que gestiones (o delegues) la realización de una contabilidad mensual, porque sobretodo en empresas pequeñas es aún más importante controlar cualquier error, desviación, o similar. Ya que un descuido puede suponer un impacto mucho más importante que en una empresa de gran tamaño. Y por otro lado, para tomar cualquier decisión del día a día, por pequeña que sea, te ayudará tomarla en base a números reales y actualizados, para analizar cualquier pequeña evolución o estancamiento en tu actividad.

 

Además, si revisas tu contabilidad cada mes, el cierre anual te será mucho más fácil.

 

CONTABILIDAD Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ONLINE

DELEGA LA PARTE CONTABLE Y ADMINISTRATIVA DE TU NEGOCIO

 

Para llevar correctamente la contabilidad, tienes que tener los conceptos claros, para reflejar correctamente tus números y presentar tu declaraciones, y obligaciones tributarias y mercantiles. Y es importante, estar actualizado.

Puedes formarte, y puedes delegar en profesionales contables y administrativos. En lo que respecta a nuestros servicios podemos ayudarte a que descargues todo el trabajo interno que corresponde al control contable, relación y coordinación del flujo de datos y documentos con tu asesor fiscal, ayudarte a la toma decisiones confeccionando un presupuesto anual o revisión de objetivos.

Verás que fácil es tener tus números bajo control, mientras te dedicas a asuntos más importantes relacionados con tu actividad empresarial.

Ser autónomo o ser el dueño de tu propia empresa puede tener ventajas a nivel organizativo, de conciliación familiar, etc. Pero, no nos engañemos, también implica mucho trabajo administrativo y mucha carga de trabajo que no está directamente relacionado con tu profesión, y nosotros podemos ayudarte a hacerte este camino más fácil.

Si te ocurre que el back-office de tu empresa los informes, las facturas, la documentación, los controles internos, cobros, pagos, fiscalidad, procedimientos internos, atención al cliente, te ‘roba’ prácticamente todo tu tiempo como emprendedor, puedes plantearte empezar a crear equipo y delegar.

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Tips financieros para dominar tu negocio

Tips financieros

Tips para organizar tu negocio

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Consejos clave para controlar tu negocio

Continuando con el post anterior resumimos los tips imprescindibles y ampliamos con nuevos.

Recuerda que independientemente de cuál sea tu situación, y el tamaño de tu empresa, te recomendamos que apliques los siguientes consejos para que puedas tener una composición real de la situación de tu negocio y puedas tomar decisiones y controlar las finanzas de tu actividad profesional o empresarial.

4 tips totalmente imprescindibles para controlar los números de tu negocio

– SEPARA SIEMPRE LAS CUENTAS PERSONALES Y DE TU NEGOCIO

Es realmente importante separar las finanzas personales y las de tu negocio. Si has constituido una SL o SA, es imprescindible; pero aunque seas autónomo, es también fundamental. Tengas o no conocimientos de contabilidad, si organizar bien este aspecto te dará claridad; y serás mucho más organizado para controlar tus números en general.

– CONSIDERA IMPRESCINDIBLE AHORRAR PARA TENER UN FONDO DE EMERGENCIA

Supone un colchón de seguridad, que no ha de utilizarse para nada más que cubrir una emergencia REAL. Esto te dará una sensación de seguridad que te permitirá tomar ciertas decisiones con más calma, y no derivadas de la urgencia financiera.

– REVISA TU CONTABILIDAD CADA MES

Tómalo como un hábito y agenda mensualmente unas horas a final, o principio de cada mes, para revisar tu contabilidad. Si quieres saber qué es lo mínimo que deberías repasar, revisa este otro artículo de nuestro blog.

– ESTABLECE UN PRESUPUESTO o PREVISIÓN ANUAL

Calcular y revisar periódicamente un presupuesto anual con previsiones y objetivos reales es otro punto que te ayudará a mantener tu negocio bajo control.

“Un buen sistema acorta el camino hacia la meta”

 –Orison Swett Marden-

CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN PARA PYMES Y AUTÓNOMOS

La principal importancia de la gestión y administración de las empresas y negocios está ligada a que tomando buenas decisiones estratégicas es posible hacer que los pequeños y medianos negocios crezca o sobrevivan a imprevistos.

Las pequeñas y medianas empresas representan la gran parte del tejido empresarial en España, pero cada vez el nivel de competitividad de las Pymes es más exigente.

– ESTABLECE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

Aunque estés iniciando un proyecto, e incluso si estás tú solo al frente de todo, es muy recomendable organizar tus procesos administrativos y contables para encaminar correctamente el rumbo de tu organización. Te ayudará a ejecutar las tareas de la misma forma (de aquella que ya hayas revisado que funciona) y no improvisar sobre la marcha cada vez que realices una función. Esto realmente, te hará ir al grano y ahorrar mucho tiempo. Y ganarás mucha eficiencia.

Anota todo lo que realizas de forma periódica en un word (Hay softwares y sistemas especializados para controlar los procesos de tu empresa; pero para empezar, un simple tratamiento de textos, estructurado con títulos, subtítulos y apartados puede ayudarte mucho). Divídelo por áreas dentro del departamento, y detalla las tareas y subtareas.

Este documento de directrices, marcará la diferencia del saber hacer de tu empresa, y te ayudará inmensamente en el momento en que decidas delegar o gestiones tu trabajo con ayuda de un equipo.

– ESCOGE EL SOFTWARE QUE MEJOR SE ADAPTE A TU NEGOCIO, VOLUMEN Y ACTIVIDAD

Escoger un programa que te ayude a controlar o incluso a automatizar algunas tareas no es una decisión a tomar a la ligera. Verdaderamente, escoger bien el programa o software que te ayude a minorar la carga administrativa y controlar tu negocio es algo importante que puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. No escojas una aplicación simplemente por precio y estudia bien las diferentes opciones, porque optar por una aplicación que se adapte a lo que necesitas (aunque tu negocio sea pequeño) puede ayudarte a avanzar.

Escoger bien el software o el sistema interno para organizar la administración de tu empresa es un gran paso para iniciar una buena gestión y automatización de tareas.

– CONTROLA TUS GASTOS (NO ÚNICAMENTE TU FACTURACIÓN)

El éxito un proyecto incluye controlar bien tus gastos, no solo tus ingresos. Una empresa puede tener un nivel de facturación espectacular y no obtener prácticamente beneficios.

Piensa que la rentabilidad de una empresa no se mide únicamente por su facturación. Evidentemente, si no ingresas, no hay mucho que hacer; pero controlar tus gastos, es igual de crucial.

Debes controlar que estos sean proporcionales a tus ingresos, revisar si están bien invertidos, si pueden existir gastos que no son realmente necesarios (un pequeño gasto recurrente que podría eliminarse, suma un importe importante a lo largo de los años).

No importa el sector al que te dediques ni el tamaño de tu negocio, debes revisar tus gastos periódicamente de forma exhaustiva.

Por lo tanto, aunque seas un autónomo y no estés obligado a llevar una contabilidad oficial, recomendamos sí o sí llevar un control, registro y análisis de los ingresos y gastos relacionados con tu negocio, para poder analizarlos.

 

– DELEGA AQUELLO QUE NO ES TU ESPECIALIDAD

Hay una gran diferencia entre controlarlo todo y hacerlo todo. Delegar en profesionales aquellas tareas que no son tu especialidad o que te cuesta hacer, incrementa mucho la efectividad de tu empresa.

Recuerda que delegar no implica dejar de estar informado de todo lo que no realizas directamente, pero si te ahorrará una infinidad de tiempo. Una vez has empezado a delegar, lleva una comprobación de las funciones que has compartido; pero, colaborando con el equipo apropiado, comprobaras que puedes confiar en las personas especializadas, lo cual te permitirá liberar tu agenda y tu mente.

CONTRATAR SECRETARIA VIRTUAL PARA MEJORAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE TU EMPRESA

Somos un pequeño equipo de profesionales coordinados y especializados en la gestión administrativa y contable del backoffice de las empresas. Y podemos ayudarte a:

  • Tener más tiempo al delegar temas contables que no tienen por qué ser tu especialidad.
  • Te ayudamos a estructurar el mejor sistema administrativo con los medios de los que dispongas. No importa si eres una mediana empresa con unos recursos de software, o un autónomo que realizas tus controles en excel.
  • Revisamos los procedimientos internos y te ayudamos mejorar la gestión.
  • Llevar el control de tus beneficios y gastos al día.
  • Te ayudamos en la toma de decisiones del día a día de tu negocio.

EXTERNALIZAR SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

En este artículo hemos visto lo importante que es tener controlada tu contabilidad y tus finanzas, para que te permita poder tomar decisiones a partir de tus datos y resultados reales.

Nuestra función es ser un departamento más de tu empresa. Somos el puente para que tengas el control total de tu back-office y te olvides de preparar, recopilar, controlar, reclamar toda la documentación contable y para la presentación de las obligaciones fiscales.

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