En el dinámico y competitivo mundo empresarial de hoy, el papel de un contable es crucial para el éxito y la estabilidad de cualquier empresa. 

Tanto para autónomos como para empresas, la contabilidad es indispensable para tomar decisiones. En Externalización Servicios, comprendemos profundamente la importancia de esta función y queremos explorar con detalle las responsabilidades clave que los contables desempeñan en el día a día empresarial.

Los que trabajan por cuenta propia (autónomos) tienen que cumplir con varios requisitos para poder desarrollar su actividad económica y, uno de ellos, es llevar un registro ordenado de sus ingresos y gastos que tiene que reflejar en ciertos libros de contabilidad. Es una tarea que hay que realizar al mismo tiempo que se lleva a cabo el negocio y donde hay que tener mucho cuidado y orden con las facturas y el control de ingresos y gastos para evitar cometer errores que puedan tener consecuencias negativas.

Las empresas son personas jurídicas que están obligadas llevar una contabilidad regida por el Plan General Contable, adecuada a la actividad que se presta y que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

Pero más allá del mero cumplimiento de obligaciones mercantiles y contables, el llevar un control de los libros de registro, ingresos, gastos, contabilidad, etc. es una herramienta fundamental para la gestión.

Algunos de los puntos claves por los que es importante llevar la contabilidad en una empresa son:

– Te permite conocer la situación económica de la empresa:

La contabilidad registra todas las transacciones que se realizan en la empresa, muestra el valor, los recursos, las deudas, el efectivo disponible, y el beneficio de la actividad. Esto permite tener una imagen completa y precisa de cómo está la empresa en cada instante, y facilita la elección de las mejores opciones estratégicas.

– Mejora la organización interna de tu negocio y la relación con los clientes y proveedores:

La contabilidad permite llevar un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, y así evitar retrasos, errores o conflictos que puedan perjudicar la imagen y la reputación de la empresa. Además, la contabilidad facilita la elaboración de facturas, presupuestos y albaranes.

Por lo tanto, esto se traduce en una mejora en la organización interna de la empresa, y una mejor comunicación y relación con clientes y proveedores.

Gestión y registro de transacciones financieras

Uno de los roles fundamentales de un contable es mantener un registro preciso de todas las transacciones financieras de la empresa. Esto implica registrar meticulosamente ventas, compras, recibos y pagos, lo cual es esencial para mantener la claridad y la precisión en los libros contables. La habilidad para manejar estos números con precisión no solo es vital para la contabilidad diaria, sino que también forma la base para todas las actividades financieras estratégicas.

Además, los contables se encargan de la conciliación de cuentas. Esta función permite asegurar que los registros en los libros contables coincidan con los extractos bancarios y reflejen fielmente la realidad financiera de la empresa. Este proceso ayuda a identificar posibles errores, y a ser exhaustivos

Un contable no se encarga únicamente de preparar balances

Una responsabilidad clave de los contables es la preparación de balances financieros para conocer el estado de la empresa. Estos informes actualizados son indispensables para entender la salud financiera de una empresa y son esenciales para la toma de decisiones.

Más allá de la preparación de estos informes, los contables también desempeñan un papel crucial en el día a día de la empresa.

La figura del contable es esencial en cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector, ya que no solo se encarga de llevar la contabilidad de la empresa, sino que también puede ayudar a los gerentes a tomar decisiones basadas en los datos aportados, facilitar el cumplimiento tributario (coordinando y revisando la documentación del asesor tributario o gestor) y, en definitiva, proteger el negocio. 

Elimina carga administrativa en el cumplimiento fiscal

Los contables juegan un papel vital en asegurar que la empresa cumpla con todas sus obligaciones fiscales. Esto incluye la coordinación con el asesor fiscal en la preparación y presentación de declaraciones de impuestos, así como la organización y revisión de la documentación, así como el cumplimiento de plazos, previsión de la tesorería para el pago de impuestos y revisión de los borradores, antes de su presentación.

Acompañamiento en la planificación diaria de la empresa

Contratar a un contable es una inversión que ahorra carga administrativa, ayuda a tener toda la documentación organizada que implica al resto de departamentos, mantiene una estrecha colaboración con los responsables del negocio para ayudar a identificar y analizar como mejorar las finanzas, y también supervisar la gestión interna y con los asesores fiscales o gestoría, para evitar errores costosos y multas tributarias.

El papel del contable en la externalización de servicios

En Externalización Servicios, ofrecemos expertos contables que no solo cumplen con estas funciones esenciales, sino que también aportan un valor añadido significativo a tu empresa. Nuestros profesionales están equipados con las últimas herramientas y conocimientos para manejar todas tus necesidades contables, permitiéndote concentrarte en el crecimiento y la expansión de tu negocio.

En resumen, el contable es una pieza clave en el engranaje de cualquier empresa permitiéndote centrarte en el crecimiento y la expansión de tu negocio. En Externalización Servicios, entendemos la importancia de contar con contables profesionales, que trabajen mano a mano con los responsables de las empresas.

Desde Externaliza Services nos encargamos, entre otras tareas, de proporcionar esa seguridad y organización en el día a día de tu negocio.

1. Puntualidad: La base del respeto y la eficiencia

Cultiva una cultura de puntualidad

La puntualidad va más allá de simplemente llegar a tiempo. Al fomentar una cultura de puntualidad, no solo se mejora la eficiencia, sino que también se cultiva un ambiente de respeto mutuo entre las partes implicadas. Esta práctica lleva a una mayor productividad, ya que se reducen los tiempos de espera y se optimiza cada minuto de la reunión.

La importancia de terminar la reunión en el tiempo estipulado

Empezar y terminar las reuniones según lo programado implica un uso eficiente del tiempo. Esto permite a los participantes planificar mejor su día sin la preocupación o el estrés que producen las reuniones que se consumen más tiempo del esperado, o que no han servido para conseguir el objetivo inicial.

2. Claridad y propósito en las reuniones

Prepara y dedica un tiempo a preparar la reunión

Establece y comunica el objetivo previo a la reunión

Antes de la reunión es crucial comunicar el objetivo de la misma, y enviar una citación para que todas las partes tengan clara fecha y hora de inicio, y en el caso de tratarse de videoconferencia tengan el link para acceder a la reunión. 

También recomendamos enviar un recordatorio unas horas antes de la misma, si esta se había programado con ciertos días de antelación, para que todos los asistentes lo tengan presente.

3. Seguimiento de tareas: Manteniendo el impulso

Evalúa el progreso y define los siguientes pasos

Para realizar un buen cierre de la reunión, unos minutos antes de que llegue a la hora prevista de fin, el coordinador de la reunión avisará que se está llegando a su fin y realizará un breve repaso a los puntos acordados, para proporcionar claridad. Y en el caso de que sea necesario continuar la discusión o exposición. establecer nuevos plazos o modificar los existentes para tareas incompletas, mantiene el impulso y asegura la continuidad de los proyectos.

4. Mantén el foco y planifica el seguimiento

Anota temas secundarios para futuras discusiones

Durante la cita, es común que surjan temas o ideas secundarias importantes pero no urgentes. En lugar de desviar la conversación, anotar estos puntos asegura que se les dará la debida atención en un momento más adecuado. Esto mantiene la reunión enfocada y asegura que todas las ideas y preocupaciones sean escuchadas.

Documenta para continuidad y claridad

Documentar los resultados de la reunión una vez finalizada, incluidas las tareas asignadas, los plazos y los puntos clave, es esencial para el seguimiento. Este registro actúa como una herramienta de referencia para todos los miembros del equipo, garantizando que todos estén informados de lo que se decidió y qué se espera de ellos. Esta práctica también es muy valiosa para los miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión, ya que les permite ponerse al día rápidamente.

En conclusión, llevar a cabo reuniones efectivas, requiere algo de práctica para que acaben realizándose de forma efectiva y con naturalidad. También requieren de una planificación cuidadosa, previa y anotar los acuerdos o puntos más importantes. 

Al incorporar estos consejos en tus reuniones, estarás en camino de maximizar la productividad de tu equipo, ahorrar tiempo valioso y avanzar de manera más efectiva hacia tus objetivos empresariales. En última instancia, las reuniones efectivas pueden ser catalizadores de cambio y mejora en cualquier organización, fomentando la colaboración, la innovación y el crecimiento continuo.

Por este motivo, desde Externaliza Services, siempre (excepto temas realmente urgentes) planificamos todas las reuniones con antelación, para que estas sean lo más provechosas para todas ambas partes, ya sea con clientes potenciales que quieren solicitar una evaluación de una posible colaboración, como con clientes activos.

Además, al planificarlo con este sistema, conseguimos dedicar el tiempo necesario, y sin interrupciones, al tema en concreto que nos ocupa.

Los procesos en la administración de empresas son comparables a los cimientos de un edificio: dan la estructura y solidez necesarias, para construir sobre ellos un sistema interno saludable y eficiente. 

En este contexto, profundizaremos en cómo la estandarización y la adaptabilidad de los procesos internos no solo impulsan la eficiencia sino que también preparan a las empresas para el éxito sostenible en un mundo comercial dinámico.

La estandarización como clave para la uniformidad operativa

Eficiencia en la ejecución de tareas

Implementar procesos estandarizados asegura que las tareas se completen con una calidad constante, independientemente de quién las realice. Es esencial para mantener la uniformidad de las distintas tareas a efectuar en el back-office de la empresa, y facilitar llegar al mismo resultado por un camino que ya se ha constatado que funciona, y que está alineado con la filosofía de la empresa. Disponer de estos sistemas elimina errores que puedan surgir debido a aplicar diferentes metodologías de trabajo, cada vez que se efectúa una misma función.

Facilitador de integración de externalización de servicios, proveedores y empleados

La estandarización no solo mejora la operatividad, sino que también simplifica el proceso de incorporación. Ya sea de un proveedor, de un nuevo empleado, o de la externalización de un servicio, gracias a disponer de sistemas claros y uniformes con los que guiarse desde el inicio.

Aunque pueda parecer una tarea compleja, en realidad se resume en de reflejar por escrito y/o ayudándonos de capturas de pantalla, imágenes, diagramas, etc., a través de qué sistemas se trabaja, la descripción detallada de los pasos a realizar, y a las personas que implica, el efectuar una tarea que es recurrente en la organización de la empresa.

Definir estándares empresariales

Claridad organizacional

Los procesos estandarizados sirven como el tejido conectivo dentro de una organización. Establecen una ruta clara para las expectativas y estándares, manteniendo a todos los miembros del equipo alineados hacia objetivos comunes y evitando malentendidos que pueden resultar en pérdida de tiempo y esfuerzo.

Eficiencia en las tareas

Con procesos claros, las empresas pueden ahorrar tiempo significativo durante las revisiones, ya que cada tarea sigue un protocolo estandarizado y, aunque parezca lo contrario, esto permite ser más flexible a la organización, puesto que las personas que lo integran no deben preocuparse de lo que ya funciona y pueden centrar sus esfuerzos en mejorar imprevistos u otros temas relacionados con la actividad principal de la empresa.

La adaptabilidad: Evolucionando con el tiempo y la tecnología

Procesos dinámicos para un entorno empresarial cambiante

Aunque la estandarización es fundamental, la rigidez es contraproducente. Los procesos deben ser revisados y ajustados a medida que la empresa cambia y evoluciona, y en respuesta a las innovaciones tecnológicas o cualquier cambio organizativo que se produzca. Mantener esta flexibilidad es esencial para la resiliencia y la competitividad a largo plazo.

Aprovechando la tecnología para procesos mejorados

La integración de nuevas tecnologías en los procesos existentes puede conducir a una eficiencia sin precedentes. Las empresas deben estar abiertas a reevaluar sus sistemas actuales y adaptarlos, incorporando herramientas tecnológicas que pueden automatizar, simplificar y acelerar las operaciones.

Minimizando riesgos y maximizando la productividad a través de procesos claros

Control de calidad y reducción de errores

Un sistema bien definido actúa como una red de seguridad, previniendo errores que podrían ocurrir debido a la incertidumbre o la falta de dirección. Además, al tener protocolos estandarizados, las empresas pueden identificar rápidamente áreas problemáticas y aplicar correcciones efectivas.

Agilidad operativa y aumento de la productividad

Con procesos optimizados, las empresas pueden reaccionar rápidamente a las nuevas oportunidades y desafíos. Esto no solo mejora la agilidad, sino que también impulsa la productividad, ya que los empleados pueden ejecutar tareas con una comprensión clara de los procedimientos y expectativas.

En conclusión, en el corazón de cada empresa próspera hay un compromiso con la estandarización de procesos, la adaptabilidad y la mejora continua. Estos elementos trabajan en conjunto para formar una infraestructura robusta que sostiene la calidad, la eficiencia y la innovación. En un mundo empresarial donde el cambio es la única constante, invertir en el desarrollo y mantenimiento de procesos sólidos no es solo recomendable; es indispensable para el crecimiento y la longevidad empresarial.

Con Externaliza Services: tus procesos administrativos-contables cubiertos

Te ayudamos gestionar el día a día administrativo de tu proyecto, y optimizamos los procesos del departamento. Nuestro equipo formado en gestión y administración de empresas aportará la formación y valor para profesionalizar esta área tan importante en cualquier actividad.

Puedes delegarnos la gestión y control diario del departamento administrativo y contable, para que puedas centrarte en aquellas tareas que forman parte de la actividad principal. Y te olvidarás de los procesos administrativos-contables de tu empresa.

En el mundo empresarial acelerado de hoy, gestionar eficientemente el tiempo no es solo una habilidad deseable, es una necesidad absoluta. Esto es especialmente cierto en el Departamento de Administración, donde la diversidad de tareas puede ser abrumadora. Aquí es donde el “time-blocking” o bloqueo de tiempo puede ser un cambio de juego. Esta técnica, que implica dividir el día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas, puede ser la clave para una planificación más eficaz, una mayor productividad y una mejor gestión del tiempo en general.

¿Qué es el Time-Blocking?

El time-blocking es una estrategia de gestión del tiempo que ayuda a las personas a organizar mejor sus días. Implica planificar el día en segmentos o “bloques” de tiempo, con cada bloque dedicado a una actividad específica. Esta técnica no solo mejora la concentración, sino que también ayuda a establecer y mantener límites claros entre diferentes tareas y responsabilidades.

Mejorar la planificación de tareas administrativas

División de la semana laboral en bloques de tiempo

• Proyectos Específicos: Asigna bloques de tiempo para concentrarte profundamente en proyectos importantes como informes financieros, planificación de recursos, etc.
• Comunicación: Reserva tiempo para responder emails, devolver llamadas y otras tareas comunicativas.
• Reuniones: Bloquea tiempo para reuniones presenciales o virtuales, asegurando que no se apoderen de tu día.

Planificación a largo plazo de tareas recurrentes

• Tareas Semanales/Mensuales/Trimestrales: Identifica tareas que se repiten, como facturación, seguimiento de cobros, preparación de impuestos, y asígnale bloques regulares en tu calendario.
• Anticipación y Preparación: Programa estas tareas con anticipación para evitar conflictos de última hora y prisas.

Unificación de tareas similares

• Agrupación por Tema: Combina tareas relacionadas, como revisión de facturas de gastos y coordinación con proveedores, en un solo bloque para manejarlas de manera más eficiente.
• Continuidad: Trabajar en tareas similares reduce la necesidad de cambiar el enfoque mental, ahorrando tiempo y energía.

Planificación de imprevistos

• Bloque para Imprevistos: Siempre reserva bloques de tiempo para abordar asuntos inesperados que surgen durante el día.
• Flexibilidad: Mantén una actitud flexible para reajustar tu horario si surge una crisis o una oportunidad.

Organización visual de calendario

• Herramientas de Visualización: Utiliza herramientas de calendario visual como Google Calendar o Microsoft Outlook para hacer un seguimiento de cómo está organizado tu día.
• Claridad: Al tener una representación visual de tus bloques de tiempo, puedes ver fácilmente cómo se distribuye tu día y ajustar según sea necesario.

En conclusión, practicar el time-blocking es una estrategia excepcionalmente efectiva para mejorar la planificación y ejecución de tareas administrativas. 

Al dividir tu semana laboral en bloques de tiempo, unificar tareas similares, planificar a largo plazo y permitir imprevistos, puedes manejar tu tiempo de manera más eficiente y productiva.

Esta técnica no solo te ayuda a mantenerte en el camino correcto con tus responsabilidades más inmediatas, sino que también te permite organizarte a medio-largo plazo, ya que puedes prever con muchos meses de antelación, algunas tareas que se repiten, que ya conoces que ocuparan tu tiempo y de esta forma organizarte mejor.