Qué és y que incluye externalizar la administración de una pyme pequeña o la actividad de un autónomo
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Qué incluye externalizar tu administración
En este artículo te vamos a ayudar a comprender qué incluye y cuál puede ser el alcance la externalización de la administración de tu negocio, a concretarlo en tareas específicas y a explicarte como funciona. Este artículo detalla exactamente qué se puede delegar, cómo funciona la coordinación del día a día, y qué tipo de empresa saca más partido a este modelo, para que puedas valorar con información real si encaja con tu situación.
Las tareas que se externalizan en la práctica
Facturación y gestión de cobros, contabilidad diaria actualizada, gestión de proveedores y pagos, gestión documental, atención administrativa a tus clientes, y coordinación con tu gestoría o asesores externos: en conjunto, los servicios administrativos que asumimos funcionan como un departamento más dentro de tu empresa.
En detalle, esto suele incluir:
- Emisión y seguimiento de facturas, y control de cobros pendientes e impagos.
- Pago a proveedores y control de gastos.
- Conciliación bancaria y contabilidad al día.
- Informes de seguimiento para la toma de decisiones.
- Gestión de la documentación ligada a la actividad.
- Gestión de bases de datos y estadísticas del negocio.
- Control de objetivos y presupuesto anual.
- Coordinación directa con tu gestoría para la preparación y revisión de impuestos.
- Control del cumplimiento de de trámites como PRL o RGPD, seguros, etc.
- Control de compras nacionales, stock o importaciones.
- Atención por email u otros medios de tus propios clientes.
- Seguimiento de contratos y altas de clientes.
- Gestión del ERP o programa contable.
Del alcance máximo de la externalización a la personalización de tareas concretas
Todo lo anterior es el alcance más completo del servicio: una administración externalizada de principio a fin. En la práctica, no todas las empresas empiezan ahí ni lo necesitan.
Nos adaptamos a necesidades concretas. También es habitual delegar solo alguna tarea, con un alcance mensual, por ejemplo la facturación o el seguimiento de cobros, sin incorporar el resto. También es frecuente empezar por varias de esas tareas mientras nos conocemos, mientras vamos entendiendo cómo funciona tu negocio y engranando el sistema y procesos para ver cómo trabajar mejor juntos, y añadir funciones más adelante, a medida que la relación avanza.
No hace falta delegar todo desde el primer día. El servicio se ajusta al ritmo y a las necesidades de cada empresa, no al revés.
«No delegas el control de tu negocio. Delegas las tareas que te quitan tiempo para dirigirlo.»
Cómo funciona la coordinación del día a día
A través de acceso compartido a las herramientas y aplicaciones en la nube que ya usas, o que implementamos contigo, con un sistema de comunicación definido a medida. No es un servicio genérico, también conocido como outsourcing administrativo: se adapta a cómo trabajas tú.
Partimos de lo que ya usas (tu programa de facturación, tu gestor documental, tu correo) y construimos el sistema de coordinación alrededor de eso. Definimos juntas cómo se comparte la información, con qué frecuencia te informamos del progreso, y qué canal usamos para las gestiones del día a día.
El control sigue siendo tuyo
Delegar no significa perder el control. La documentación se trabaja en tu propio dominio y programas y trabajamos con accesos compartidos y cifrados para la actualización de la documentación y bases de datos de aplicaciones, en todo momento. Puedes consultar o descargar, o modificar documentación compartida o cualquier cosa que necesites en todo momento, y en coordinación con la persona de nuestro equipo.
Qué tipo de empresa se beneficia más de este servicio
Autónomos y pymes con equipos pequeños, entre una y cuatro personas suele ser donde la carga administrativa empieza a restar tiempo al crecimiento del negocio, y es necesario profesionalizar el departamento.
Es habitual que en este punto del crecimiento la persona al frente del negocio siga absorbiendo tareas administrativas que le quitan tiempo para lo que realmente hace crecer la empresa. Externalizar la administración resuelve justo ese desajuste entre el volumen de trabajo administrativo y el tamaño del equipo.
Si tu punto de partida es la duda con tu gestoría actual, empieza por Cuándo tu gestoría actual no es suficiente; si la duda es con tu asesor fiscal, la resolvemos en Asesor fiscal vs. externalizar la administración completa.
¿Quieres revisar tu caso concreto? Podemos valorarlo juntas en una consulta gratuita, sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿Qué tareas se externalizan exactamente al delegar la administración de mi empresa?
Facturación y gestión de cobros, contabilidad diaria actualizada, gestión de proveedores y pagos, gestión documental, atención administrativa a tus clientes, y coordinación con tu gestoría o asesores externos, como si fuera un departamento más dentro de tu empresa.
¿Cómo funciona la coordinación del día a día si el equipo trabaja fuera de mi oficina?
A través de acceso compartido a las herramientas y aplicaciones en la nube que ya usas, o que implementamos contigo, o que ya estas usando, con un sistema de comunicación definido a medida. No es un servicio genérico: se adapta a cómo trabajas tú.
¿Sigo teniendo control sobre lo que se gestiona en mi nombre?
Sí, control total. Tienes acceso compartido a la documentación y aplicaciones en todo momento, puedes consultar o descargar lo que necesites cuando quieras, y cuentas con un gestor técnico personal como punto de contacto directo.
¿Qué tipo de empresa se beneficia más de este servicio?
Autónomos y pymes con equipos pequeños, entre una y cuatro personas, donde la carga administrativa empieza a restar tiempo al crecimiento del negocio pero aún no justifica una contratación interna a tiempo completo.
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