No es lo mismo si tienes tienda física, que un e-commerce. Si ofreces servicios, o productos físicos. Si vendes al por mayor, o al por menor. Si tu cliente son particulares, son empresas privadas, o empresas públicas. Si necesitas gestionar una plataforma para vender tu formación, la logística para enviar tus productos físicos, o debes concretar citas para ofrecer tu servicio. O si bla, bla, bla, bla.

Escoger el software que va a soportar la gestión de tu empresa es una decisión importante y no se puede escoger al tun-tún, ni tampoco simplemente porque hayas oído que a ‘x’ persona de tu sector le ha funcionado.

El programa debe adaptarse lo mejor posible a tus procesos y mejorarlos, no tus procesos adaptarse al software.

Hay que ser cuidadosos con este asunto y dedicarle el tiempo a analizar las diferentes opciones, y validar pros y contras, y también probar el programa. Sí, utilizar a conciencia el periodo de prueba que ofrecen muchos softwares, o la prueba gratuita limitada a un cierto volumen, para verificar si su configuración se adapta a lo que necesita tu empresa.

¿En qué puede ayudar un software ERP a un autónomo o pyme?

– A mejorar el control de tu actividad comercial, contacto con los clientes, seguimiento, etc… (los CRM: Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con el Cliente)

– A controlar tus ventas, facturación y cobros (programa de facturación).

– A gestionar tu stock.

– A controlar tus finanzas y contabilidad (programa contable).

– A gestionar los Recursos Humanos de tu empresa.

– A controlar la evolución de tus proyectos (gestor de proyectos).

Y si ponemos todos esos elementos en una coctelera tenemos el ERP (Enterprise Resource Planning’ o ‘Planificación de Recursos Empresariales’) es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que nos permiten controlar la mayoría de áreas de un negocio, centralizando las tareas en un único lugar.

Hoy en día existen programas en el mercado que a partir de entre 15 a 30€ al mes pueden ayudarte en la mayoría de los aspectos que relacionamos arriba, y dirigidos a autónomos y Pymes. Algunos de ellos integran las funciones en módulos y puedes ir adaptando o incrementando las funcionalidades y número de usuarios, a medida que tu negocio vaya creciendo.

El software formará parte de los cimientos de tu empresa, y la organización del back-office de tu negocio, por lo tanto, determinar el programa que quieres utilizar es una decisión importante.

¿Qué aspectos debes tener en cuenta para escoger el software de tu empresa?

Los puntos más importantes que te recomendamos valorar en un programa para la gestión interna de tu back-office son:

– Escalabilidad:

Que puedas empezar justo con lo que necesitas, y puedas ir añadiendo más funcionalidades en la medida que lo precisas.

– Que se ajuste a tus procesos:

Que encaje con lo que necesitas y pueda mejorar el control de la gestión diaria de tu negocio. Que no te deslumbren las funcionalidades del software que realmente no necesitas, porque utilizar características que en tu caso concreto no necesitas, podría servir para lo contrario, para complicar tus procedimientos internos.

– Intuitivo: 

Un software fácil e intuitivo, facilita tus tareas.

– Soporte técnico y actualizaciones:

Que sea un programa robusto, que tenga un equipo de soporte detrás, y realice constantes actualizaciones.

¿Cuándo debo empezar a usar un software?

No es lo mismo si tienes que hacer 2 facturas al mes, que 40. O si realizas 1 envío al mes, o 80. Todos sabemos que muchos autónomos y pequeñas empresas inician o están llevando el control de sus facturas de una forma sencilla, en un excel por ejemplo. Es más, te podemos decir que analizando algún caso concreto, hemos seguido recomendando continuar utilizando un programa como Office para gestionar un pequeño proyecto, porque otro de los puntos a tener en cuenta es la curva de aprendizaje o la simplicidad.

Pero atención, si tienes un pequeño proyecto y decides llevar el control de la gestión interna, con un programa del tipo Office, te recomendamos que te formes en dominar el paquete a nivel avanzado. Es decir, que consigas sacarle el máximo partido a este programa de ofimática para aplicarlo en tu negocio: excel con tablas dinámicas, formulación o incluso macros. Puedas realizar una buena presentación en Powerpoint. O dominar tablas, listas a varios niveles, gráficos, índices, documentos maestros, etc. De esta forma podrás conseguir también mejorar tus procesos. En caso contrario, te recomendamos iniciar la gestión administrativa de tu negocio con un software específico para ello, desde el principio. Y sobre todo en cuanto empieces a crecer, aunque sea levemente.

¿Como valorar la curva de aprendizaje o simplicidad?

Hay que valorar que compense el tiempo de formación del programa, el coste y los recursos invertidos, con los beneficios que te va a reportar. Pero te comento que en casi todos los casos, compensa.

Es decir, mejorar los procesos adquiriendo un programa de facturación para emitir 2 facturas al mes, puede parecer que no necesario, pero y ¿cuándo la empresa empieza a crecer, aunque sea un poco? En este caso, si ya has iniciado la gestión en un software que sea escalable desde un principio (cuando realmente puedes dedicar más tiempo de adaptación), posteriormente puedes ir añadiendo funciones y no te va a suponer ningún problema