Secretaria administrativa online

Secretaria administrativa online

Administración y gestión profesional de tu empresa

Delega y crece. Formamos equipo contigo.

servicios administrativos online

Especializados en gestión y administración de empresas

¿Te imaginas poder iniciar tu día laboral ocupándote de temas verdaderamente importantes y estratégicos para el desarrollo de tu empresa?

Te ayudamos gestionar el día a día administrativo de tu proyecto, y optimizamos los procesos del departamento. Nuestro equipo formado en gestión y administración de empresas aportará la formación y valor para profesionalizar estas áreas tan importantes en cualquier actividad.

Te acompañamos en el crecimiento de tu empresa, realizando la gestión y control diario del departamento administrativo y contable, para que puedas centrarte en aquellas tareas que forman parte de la actividad principal.

Trabajando para nuestro clientes
Trabajando para nuestros clientes
Nuestro despacho
Equipo

Delega tus procesos administrativos y encontrarás en nuestro equipo:

Honestidad

Formamos equipo contigo, somos un departamento más de tu empresa. 

Acompañamiento

Te ayudaremos en la proceso de emprender y te acompañamos en la toma de decisiones.

Nuevas tecnologías

Trabajamos con gran cantidad de software y programas. Estudiamos cada caso y los recursos de los que se disponen para sacar el máximo partido a estas herramientas.

Formación

Convencidos de que es la formula esencial para avanzar en cualquier ámbito empresarial a todos los niveles.

Experiencia y profesionalidad

30 años organizando la gestión administrativa de Pymes.

Confidencialidad y privacidad

Podemos asegurarte que proteger tu información es una de nuestras prioridades.

Contratar a un/a asistente administrativa online

Eres un emprendedor o empresario y necesitas ayuda de un profesional en tu departamento de administración?

Con las nuevas tecnologías y nuestro sistema de coordinación y establecimiento de procesos, no será necesario disponer de un espacio físico en tu empresa para poder gestionar de forma profesional tu departamento de administración. 

Consúltanos si éste sistema se adaptarse a tu organización.

Externalizacion de servicios

¿Qué tareas os puedo delegar como asistentes virtuales y gestores administrativos online?

Contabilidad Pymes y autónomos

Contabilización de facturas emitidas, recibidas, ingresos y gastos. Conciliación bancaria, contabilización del inmovilizado, bienes de inversión y amortizaciones, conciliaciones de cuentas de mayor, cierres contables trimestrales y anuales, contabilización de existencias, asientos de nóminas, generación de ficheros o informes para la confección de impuestos.
Especialistas en contabilidad para autónomos y pequeñas empresas.

Dpto. ventas, facturación y cobros

Emisión y envío de facturas, control y seguimiento del cobro, recordatorios y reclamaciones a clientes. Gestión de los diferentes métodos de cobro, generación y presentación de domiciliaciones bancarias. Gestión de la facturación a través gran diversidad de softwares. Establecemos metodologías para que la emisión y control de documentos del departamento de facturación se efectúe de forma ágil y optimizada. También realizamos la implantación de nuevos sistemas.

Gestión del correo electrónico del dpto. de administración

Gestión y clasificación profesional del correo electrónico, envío y recepción de facturas, atención a peticiones de información o dudas de clientes, seguimiento y respuesta de e-mails, envío de presupuestos, seguimiento de firma de documentos, etc. Objetivo: bandeja de entrada = 0 .

Dpto. compras y proveedores

Gestión del departamento de compras, reclamación de pedidos, control de pedidos y validación de facturas, recepción y seguimiento de facturas de gastos, control de los pagos, confección de transferencias o ficheros de pago.
Optimizamos los flujos de trabajo y la coordinación

Fiscalidad y coordinación con asesor fiscal

Control de reportes trimestrales, libros de facturas emitidas y recibidas, recopilación de información y registros para la presentación de impuestos, gestión documental, repaso de impuestos, y coordinación con gestoría o asesor para el cumplimiento de las obligaciones fiscales

Confección y actualización de informes

Confección y actualización de informes financieros, control presupuestario, control tesorería, control ventas y gastos, analíticas diversas de ingresos y gastos.
Confección de dashboard propio para control de los ratios o análisis de estado del negocio.

Gestión del correo electrónico del dpto. de administración

Gestión y clasificación profesional del correo electrónico, envío y recepción de facturas, atención a peticiones de información o dudas de clientes, seguimiento y respuesta de e-mails, envío de presupuestos, seguimiento de firma de documentos, etc. Objetivo: bandeja de entrada = 0 .

Seguimiento de firma de documentos

Gestión documental, envío, clasificación y seguimiento de firma de documentos, contratos y presupuestos.

Creación, redacción y actualización documentos y bases de datos

Nos encargamos de preparar y/o crear bases de datos y actualización de todo tipo de hojas de cálculo.
Especialistas en Excel a nivel avanzado.

Facturas electrónicas, seguros y trámites

Emisión de facturas electrónicas, presentación a través de los canales oficiales y seguimiento de cobro.
Tramitación de siniestros y control de seguros.
Soporte al cumplimiento de la Ley de Protección de datos y Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

E-commerce | Blog

Gestión de tienda online WordPress, actualización del e-commerce, seguimiento de pedidos, control de la logística, control de stock. Especialistas en WordPress.

Establecimiento de procesos del departamento de administración

Estudio organizativo del departamento de administración. Establecimiento de procedimientos y procesos para la correcta gestión de las funciones administrativas y correcta coordinación. Optimizamos los procesos y ciclos de trabajo con los recursos de los que dispongas: software, gestión documental, aplicaciones, paquetes y programas informáticos.
Especializados en autónomos y pymes que se encuentran en fase de crecimiento.

Secretaria virtual |
Gestión telefónica

Realización de llamadas para confirmar citas o reuniones, solicitudes de información, o dudas de tus clientes.
Si ya gestionamos servicios administrativos de tu empresa, devolvemos todas las llamadas necesarias para una correcta gestión de las funciones delegadas.

Explícanos lo que necesitas. Resolveremos tus dudas, y revisaremos si nuestro sistema de trabajo y funciones, se adaptan completamente a lo que necesitas.

ASISTENTE ADMINISTRATIVA ONLINE

¿En qué casos podrías necesitar una administrativa online?

  • Las tareas administrativas absorben gran parte de tu día. Te impiden crecer o centrarte en la actividad principal de tu empresa.
  • Dedicas mucho esfuerzo, pero no consigues tener actualizada la gestión interna de tu negocio.
  • Las funciones administrativas, contables y financieras no son tu especialidad, o no deseas dedicarte personalmente a ello.
  • Estas llegando a tu techo profesional. Te dedicas personalmente a las tareas administrativas, y es el momento de empezar a delegar.
  • Deseas tener el control de la gestión interna de tu negocio al día y una organización administrativa profesional.
  • Quieres que tu negocio pase al siguiente nivel.

servicios administrativos externos online

Formamos equipo contigo

Somos un equipo de cuatro profesionales con larga trayectoria, especializados en gestión integral administrativa, para autónomos y Pymes. 

Ayudamos a emprendedores a delegar y dar el salto de auto-empleados a empresarios. 

Nos convertimos en un departamento más en las pequeñas y medianas empresas para las que trabajamos, gestionando las tareas administrativas delegadas, y revisando de forma continua los procesos internos.

Servicios administrativos online
Administracion online
"Trabajar en equipo, divide el trabajo y multiplica los resultados"
Asistente administrativa online

Subcontratar servicios administrativos personalizados

La importancia de establecer bases administrativas sólidas

Diseñamos para cada proyecto, un sistema de trabajo único, para mantener una comunicación eficiente y un trabajo efectivo, mejorando o adaptando los procedimientos del departamento de administración al tipo de empresa o necesidades concretas.

Trabajando con nosotros estás seguro: nuestros principios profesionales más importantes son la transparencia y la confidencialidad

¿Quieres saber cómo lo aplicaríamos en tu empresa?

Consulta nuestra disponibilidad, en qué podemos ayudarte, y si nuestro sistema organizativo puede encajar con tus necesidades:

valora si necesitas una secretaria administrativa externa

Servicios administrativos online
Podemos convertirnos en tu mano derecha...

nuestros servicios admnistrativos online son para tí si...

  • Eres autónomo o emprendedor y tienes sobrecarga de tareas administrativas.
  • Deseas mejorar el control administrativo y contable de tu negocio.
  • Valoras la experiencia que podrían aportar a tu negocio profesionales especializados en gestión y administración de empresas, para formar equipo con tu proyecto.
  • Consideras que puede ser un ahorro, y no es imprescindible ubicar tu departamento de administración en un espacio físico en tu empresa.
  • Deseas más libertad y tiempo para dedicarlo a otras funciones de tu negocio.
  • En ocasiones sientes podría irte bien contar con una segunda opinión experta para tomar decisiones.
"Enfrentarse a ellos, siempre es el mejor método para resolver los problemas"
Externalizar contabilidad e informes
Externaliza Services

¿Quieres contarnos lo que necesitas, o revisar si lo que podemos ofrecerte se adapta a tus necesidades, sin compromiso? Te leemos.

Tu e-mail corporativo o profesional

Tu nombre, para dirigirnos a ti

Razón social de la empresa, nombre comercial, web o redes sociales del proyecto; para poder conocer a quién nos dirigimos, y agilizar y optimizar tu consulta:

¿En qué servicio estás interesado? Selecciona una o varias opciones:

Deseas reservar día y hora para consulta gratuita? INDICAR: SI / NO

Explícanos tus necesidades administrativas:

Indica el resultado antes de enviar para verificar que no eres spam

ADMINISTRATIVA ONLINE

beatrice

¡Hola! Soy Beatrice, fundadora de Externaliza Services ® y Project Manager.

Me considero joven, pero atesoro 30 años de trayectoria laboral en las áreas de administración y dirección. Desde temprana edad empecé combinando estudio y trabajo, y nunca más he dejado ninguna de las dos facetas. 

He trabajado como responsable de diversos departamentos de back-office, en distintos tipos de empresas: desde empresas familiares hasta en grandes corporaciones nacionales e internacionales; y desde años, cumpliendo con mi gran pasión como emprendedora: ayudar a otros negocios en los ámbitos administrativos y contables.

Esta enriquecedora experiencia me ha permitido conocer en profundidad las particularidades y procesos que se derivan de las áreas de gestión y administración de empresas.

En constante formación en las áreas legales, gestión del tiempo y nuevas tecnologías.

En esta etapa como emprendedora desde 2014, mi equipo y yo, acompañamos a otros emprendedores y empresarios ayudándoles a crecer, ocupándonos de las tareas administrativas que les restan tiempo a su actividad principal y manteniendo el departamento de administración al día y mejorado

Nos implicamos para ofrecerte el mejor servicio, optimizando el tiempo dedicado a cada gestión y estableciendo procesos para cada caso, como un departamento más del proyecto.

¿Hablamos?

EXTERNALIZAR SERVICIOS AMINISTRATIVOS

» Beneficios para tu negocio

Focalización

Agilizarás las ocupaciones que realmente aportan valor a tu empresa. La ejecución de tareas desde la especialización en cada profesional, mejora el rendimiento.
En la colaboración con un asistente virtual también compartirás conocimientos específicos y ganarás en experiencia práctica.

Optimización del tiempo

Existen tareas cotidianas que se simplifican gracias a la colaboración constante con el asistente virtual.

Este ahorro de tiempo es un valor en tu propia jornada de trabajo, y puede traducirse en una mejor calidad de vida.

Control costes

Contratas los servicios necesarios, sin cuotas de alta, en contrapartida a los gastos fijos que supone la contratación interna de personal (vacaciones, bajas, seguridad social); y las derivadas de dicha contratación (equipos informáticos, suministros, alquiler de espacios u oficinas...)

Profesionalidad

Mejora tu marca personal ante los clientes al proyectar una imagen de solvencia profesional. Con la ayuda de un asistente administrativo externo podrás mejorar aspectos como cumplir con los plazos propuestos y tener una mayor capacidad de respuesta ante imprevistos.

SERVICIOS DE SECRETARIA EXTERNA

» Nuestro compromiso

Organización

Especializados en organización del tiempo y gestión administrativa, aportaremos todos nuestros conocimientos para cumplir tus objetivos.

Confidencialidad

Mantenemos el secreto profesional sobre todos los datos facilitados o que se deriven de ejecución de nuestras tareas, durante y posteriormente a la relación comercial.

Comunicación


Estableceremos el método más efectivo de coordinación y reporte periódico, para mantenernos en contacto.

Honestidad

Transparencia y comunicación, son las claves esenciales en nuestra organización para mantener una relación comercial basada en la confianza.

⇒ Tipos de perfiles de nuestros clientes

  • Autónomos o emprendedores: Contratar un servicio de administrativa externa te ayudará a focalizarte en tu actividad principal y ofrecer una imagen más profesional.
  • CEO o Gerente: La figura de una secretaria virtual constituirá el apoyo para organizar las áreas administrativas de tu negocio, aprovechando las nuevas tecnologías y recursos en la nube.
  • Eres un comercial o ponente en conferencias: Una secretaria externa en la que delegar tareas administrativas, coordinación de la agenda/viajes, apoyo en la preparación de las presentaciones, etc., puede ayudarte a avanzar como profesional.
  • Eres un knowmad freelance: Nos identificamos con esta nueva clasificación de actitud respecto al trabajo y al reciclaje continuo, que encaja con nuestra metodología, por lo que son muy productivas las colaboraciones con este tipo de profesionales.

Suscríbete a nuestra newsletter para emprendedores

* indicates required

Al inscribirte a la newsletter, aceptas la política de privacidad.
Cumplimos las políticas de Protección de Datos y el e-mail solo será almacenado exclusivamente para dicha finalidad. 

Sigue nuestros tips y consejos para emprendedores en las redes: