Cómo aumentar la productividad en el departamento de administración

En el competitivo mundo empresarial, optimizar la productividad en todos los departamentos es crucial para el éxito y la sostenibilidad. 

En la organización de una empresa, si realizamos una similitud con el cuerpo humano, el departamento de producción o actividad principal puede equipararse al cerebro y el Departamento de Administración, sería el corazón.

Del departamento administrativo-contable de la empresa dependen muchos otros procesos y está conectado a todas las áreas (desde como se realiza y completa la venta o se da de alta a un cliente, pasando por proveedores, presentación de impuestos, control de tesorería, documentación y contratos de todas las áreas, etc.). Por lo tanto, este departamento, necesita una atención especial para aumentar la eficiencia, ya que un departamento bien organizado puede ayudar a mejorar los procesos del resto de tareas implicadas en la gestión de una empresa.

En este post, descubriremos tácticas efectivas para lograr estos objetivos. Veamos detalladamente cómo podemos potenciar su productividad.

Planifica el día de forma realista

Evitar la sobreplanificación es esencial para no caer en la trampa del estrés y la sensación constante de retraso. Aquí algunos consejos para una planificación efectiva:

• Define Prioridades: Reconoce qué tareas requieren atención inmediata.
• Mantén Flexibilidad: Deja espacio para ajustes e imprevistos.
• Tiempo Realista: Considera honestamente cuánto tiempo toma cada actividad y asigna tiempo de manera adecuada.

Lleva un control de tareas realizadas y pendientes

Monitorear el progreso es fundamental. Herramientas de gestión de proyectos y listas de tareas son cruciales en este proceso.

• Herramientas Digitales: Usa plataformas como Asana o Trello para un seguimiento en tiempo real.
• Actualizaciones Constantes: Asegura que todos los estados de tareas estén al día.
• Revisiones Periódicas: Reserva tiempo cada día o semana para revisar y ajustar planes según sea necesario.

Trabaja por bloques de tipos de tareas

Agrupar tareas similares o relacionadas puede mejorar significativamente la eficiencia y calidad del trabajo, ya que se reduce el tiempo de preparación y el cambio constante entre tareas.

• Agrupa por Categoría: Finanzas, recursos humanos, administración, etc.
• Bloques de Tiempo: Dedica bloques específicos de tiempo para cada tipo de tarea.
• Reducción de Interrupciones: Informa a tu equipo sobre tus bloques de concentración para minimizar las distracciones.

Divide los grandes retos en tareas más pequeñas

Los grandes proyectos pueden ser intimidantes. Dividirlos en tareas más pequeñas y manejables ayuda a hacerlos más accesibles y a mantener la motivación.

• Objetivos a Corto Plazo: Establece metas intermedias que lleven al objetivo final.
• Reconoce los Avances: Una celebración de los pequeños logros mantiene alta la moral.
• Revisión y Ajuste: Mantén la flexibilidad para adaptarte a nuevos desafíos o cambios en la dirección del proyecto.

En conclusión, mejorar la productividad en el Departamento de Administración implica planificación inteligente, seguimiento riguroso, agrupación eficiente de tareas y desglose estratégico de los proyectos. Implementando estas estrategias, no solo se incrementará la eficiencia, sino que también se promoverá un entorno de trabajo más positivo y gratificante. La clave está en la flexibilidad y en la adaptación a los cambios, siempre con la mira en los objetivos y la visión general de la empresa.