Elegir un ERP de contabilidad o facturación

¿Te planteas implantar o cambiar el ERP para administración?

El departamento administrativo es una de las áreas más importantes de cualquier organización, ya que se encarga de gestionar la contabilidad, la facturación, los cobros, los clientes, los proyectos y otros procesos esenciales para el funcionamiento del negocio. 

Por eso, escoger correctamente el programa que va a ser uno de los ejes en la organización de la empresa no es una decisión banal, y debe dedicarse el tiempo necesario a tomar una correcta decisión.

Es fundamental contar con un software que facilite y optimice estas tareas, y que se adapte (en la mayor forma posible, aunque sea una solución global, y no hecha a medida) a las necesidades y características de tu negocio.

Cómo escoger el mejor software para tu empresa

A continuación, te ofrecemos algunos consejos y pasos para escoger o cambiar de software con las máximas garantías, y en los próximos días en nuestro blog podrás revisar un artículo exclusivamente hablando de este asunto, que es verdaderamente crucial y debe analizarse muy bien para poder optimizar todos los procesos organizativos:

– Analiza qué necesidades son las más importantes a cubrir para cumplir los objetivos y actividad de tu empresa

– Investiga las opciones en el mercado

– Aprovecha las pruebas o demos gratuitas

– Elige aquel software que cubra y automatice la mayor gama de necesidades y tareas.

– Analiza si el software es escalable o si cumple con las necesidades de la empresa en proporción a su tamaño.

– Revisar el presupuesto y el importe que máximo que se desea invertir

Investiga y elige las herramientas de automatización contable que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa. Las opciones van desde sistemas integrales de gestión y contabilidad (ERPs) hasta soluciones específicas para facturación, conciliación bancaria y gestión de gastos.

Pasos para implementar el software

Una vez escogido el software para tu sistema de gestión empresarial, debes comprender completamente cuales son las necesidades que buscas y que por lo tanto, el software debe satisfacer. De esta forma podrás configurar y personalizar los datos importados a este nuevo programa informático.

Debes tener en cuenta que implantar un software, en el mejor de los casos, te llevará bastantes días de trabajo de organización, traspaso, revisión y validación de los nuevos procesos. Por lo tanto, escoge el momento adecuado.

Una vez valorado y escogido el software que más se adecue, se inicia un proceso de cambio para integrarlo en la forma de trabajo actual, realizar mejoras, pruebas, y corregir los errores que puedan surgir.

Te lo contamos.

No te olvides de la formación antes de automatizar tareas

La implementación de un nuevo sotware conlleva aumentar la eficiencia, reducir errores y liberar tiempo para actividades más estratégicas, pero sin una comprensión completa de cómo utilizarlo de manera efectiva, los beneficios del programa se verán limitados.

La formación antes de la automatización es fundamental para garantizar que los empleados comprendan las herramientas y los beneficios que tiene incluirlo en su trabajo diario. Se trata de capacitar a los empleados para comprender el propósito y el valor de esta nueva herramienta para desarrollar las tareas diarias y optimizar al máximo su rendimiento. Esto incluye aprender nuevas funciones y familiarizarse con las practicas del programa.

Es por este motivo que es importante que, antes de apresurarse a automatizar las tareas con un nuevo software, se invierta tiempo y recursos en la formación de los empleados para que esto conlleve beneficios a largo plazo

Revisa los resultados de la implantación

Una vez instaurado el sistema y formadas las personas que van a utilizarlo, debe valorarse que los beneficios y automatizaciones que aporta son superiores a la complejidad y tiempo invertido en los nuevos procesos. El objetivo es mejorar y simplificar tareas.

Es importante tener un mantenimiento exhaustivo una vez que el software esta en funcionamiento. Deberás corregir los errores que habrás detectado durante todo este tiempo, mejorar en la seguridad de los datos de la empresa y trabajar en la optimización y rendimiento del programa.

Para revisar los resultados de la implantación del software es bueno recopilar comentarios y sugerencias de los trabajadores y compañeros que lo utilizan de forma frecuente para conocer este “feed-back” y de esta forma poder identificar las áreas donde implementar mejoras y oportunidades.

Tips extras: importantes a tener en cuenta la implantación de un nuevo software para la administración de tu empresa

– Demasiadas excepciones que no se adaptan a los procesos que ejecuta el software.

Cuando elegimos implementar un sistema ERP en nuestra empresa, estamos comprometiéndonos a establecer un sistema basado en normas que regulan nuestras operaciones teniendo en cuenta cómo puede operarlas este software. Sin embargo, a veces el software no puede reflejar completamente la realidad de nuestros procedimientos, lo que conduce a la necesidad de aceptar excepciones en el registro de datos o a la implementación de soluciones extras exportando datos y realizando informes a parte que ralentizan mucho la gestión diaria. O, incluso, en ocasiones, puede dar lugar a retroceder en la decisión del uso del software si el número de excepciones es demasiado elevado.

– Enfoque abstracto, no intuitivo. o no adecuado a la formación del personal que va a utilizarlo.

No siempre más es más. Es decir, pueden existir softwares muy completos, pero también algo complejos. Y es primordial verificar que justo lo que necesitamos es lo que obtendremos, sin complicarnos con muchos extras que aporten complejidad, sin saber si los utilizaremos algún día, y esto añada que no compense el esfuerzo de formación versus la utilidad.

Es importante no dejarse llevar por las «grandes utilidades ofrecidas” dejando de lado las funciones principales, que se adapten realmente al funcionamiento de nuestra empresa. 

– Demasiada complejidad en el proceso de datos, o incompatibilidades en el traspaso e importación de datos.

La gestión de datos es uno de los aspectos prioritarios durante la implementación de un sistema ERP. Es fundamental manipular correctamente la información que se migrará al nuevo entorno de gestión. Esto implica evaluar diversos aspectos como la creación, modificación, conversión, resguardo, depuración, validación, confidencialidad, veracidad, seguridad y calidad de los datos. Muchos softwares ofrecen  la migración de los datos, pero hay que tener mucho cuidado con esto, porque suele funcionar para los datos básicos (como nombres o direcciones de clientes y proveedores), pero en la mayoría de los casos, suele perderse información importante durante el proceso de migración debido a diferencias en los campos o formatos incompatibles. Por esta razón, es crucial realizar pruebas con una base de datos reducida antes de llevar a cabo la migración completa y comprobar que todo lo que necesitamos realmente tiene cabida en el nuevo programa.

– Realizar la implantación en paralelo.

Es muy recomendable aprovechar para realizar un cambio de software en épocas de no excesivo trabajo;  y, además, durante unas semanas llevar el proceso en paralelo, para asegurarnos de que realmente vale la pena el cambio en su totalidad. 

Desde Externaliza Services, cómo profesionales administrativos y contables online, si contratas nuestros servicios o ya eres cliente, podemos ayudarte valora y a implementar este proceso a nivel administrativo, y ahorras todo el tiempo de formación y muchos dolores de cabeza.

Preguntas frecuentes

Cómo elegir un ERP de contabilidad o facturación que encaje con mi empresa?

El mejor ERP es el que cubre tus procesos reales sin obligarte a vivir de excepciones o apaños.

• Define necesidades clave: Contabilidad, facturación, cobros, gastos, proyectos, informes

• Prioriza automatización útil: Conciliación, recordatorios, impuestos, flujos de aprobación

• Valora escalabilidad: Que sirva hoy y no se quede corto en 6–12 meses

• Confirma encaje operativo: Que el equipo pueda usarlo sin fricción

Qué debo analizar antes de cambiar de ERP de administración?

Cambiar de ERP es una decisión de procesos, no solo de software.

• Motivo del cambio: Qué problema concreto quieres resolver (tiempo, errores, control, reporting)

• Procesos actuales: Qué se hace, quién lo hace y dónde se rompe

• Coste total: Licencias, implantación, migración, formación y soporte

• Impacto en el día a día: Cuándo hacerlo y cuánto tiempo de transición asumir

Cómo comparar opciones del mercado sin perder semanas investigando ERPs?

Comparar bien es reducir opciones con criterios objetivos desde el principio.

• Lista de imprescindibles: 10 funciones máximas que sí o sí necesitas

• Lista de descartes: 5 “no negociables” (complejidad, integraciones, soporte, idioma, etc.)

• Prueba con un caso real: Simula 1 mes de trabajo (facturas, gastos, cobros, informes)

• Evalúa soporte: Tiempo de respuesta, documentación, formación y consultoría

Qué errores son comunes al implementar un ERP de contabilidad o facturación?

La mayoría de fallos vienen de datos, expectativas y formación insuficiente.

• Elegir por “más funciones”: Y no por lo que realmente vas a usar

• Mantener demasiadas excepciones: Que obligan a sacar datos a Excel continuamente

• Migrar sin pruebas: Y descubrir pérdidas de información tarde

• Automatizar sin entender: Y crear errores más rápidos en lugar de eficiencia

Cómo hacer la migración de datos al nuevo ERP sin perder información importante?

La migración se hace por fases y con validación, no con un “importar y listo”.

• Limpia y depura datos: Clientes, proveedores, productos, series, impuestos, categorías

• Haz una prueba reducida: Con un subconjunto representativo antes de migrar todo

• Valida campos críticos: Impuestos, cuentas contables, condiciones de pago, históricos

• Documenta reglas: Qué se migra, qué se transforma y qué se deja fuera a propósito

Por qué la formación es clave antes de automatizar tareas con un nuevo software?

Sin formación, el ERP no crea eficiencia: crea confusión y errores.

• Alinea al equipo: Para que entienda el propósito y el nuevo flujo de trabajo

• Evita “atajos”: Que rompen el dato y degradan los informes

• Define roles: Quién factura, quién valida, quién concilia, quién aprueba

• Entrena con escenarios: Ventas, compras, gastos, cobros, devoluciones, cierres

Cómo saber si la implantación del ERP ha sido un éxito y qué revisar después?

El ERP debe simplificar, no complicar, y eso se mide con indicadores.

• Tiempo por tarea: Facturar, conciliar, preparar informes, cierres

• Errores e incidencias: Duplicados, impuestos mal aplicados, descuadres

• Dependencia de Excel: Si aumenta, hay un problema de encaje o configuración

• Feedback del equipo: Qué fricciones hay y qué mejoras aplicar en el sistema