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¿Por qué debes revisar tu contabilidad mes a mes?

Contabilidad autónomos

¿Por qué debes revisar tu contabilidad mes a mes?

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

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En la gran mayoría de ocasiones, si tienes una empresa o ejerces una actividad profesional como autónomo, no es suficiente con conocer tus números de forma anual, o incluso de forma trimestral.

¿Y por qué decimos esto? Si recogemos, registramos y controlamos mensualmente los números de nuestra actividad, nos proporciona:

– Más claridad de la evolución detallada de nuestro negocio

– Más control sobre posibles errores u omisiones: ya sean contables, fiscales u otros.

– Poder ser conocedores de los estados financieros actualizados para tomar las decisiones del día a día de nuestra actividad

– Hacer previsiones a futuro

– Solicitar financiación

– Valorar si podemos invertir en activos o recursos para la empresa

– Poder realizar comparativas y ver el impacto de las decisiones

– Etc.

Llevar un control interno contable (más allá de la contabilidad que de forma anual o trimestral puede facilitarnos el asesor fiscal, en el caso de que tengamos contratado este servicio), te dará más independencia y facilita un chequeo y traspaso de la información más exhaustivo para la presentación de impuestos.

Por todo ello, te vamos a explicar cuáles son los pasos que consideramos que se deben seguir para controlar tu contabilidad mensualmente.

“Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco”.

-Benjamin Franklin

PUNTOS CLAVE PARA CERRAR TU CONTABILIDAD MENSUALMENTE

Pon fechas límite o establece un calendario máximo para recopilar y registrar los siguientes datos de tu actividad empresarial:

– Ingresos y ventas

Lo ideal es disponer de un programa y registrar tus ventas en el momento en el que se producen.

– Facturas de proveedores, recibos y gastos periódicos

Registrar cualquier gasto que esté relacionado con la actividad. Es importante revisar las facturas periódicas y también controlar si podemos ahorrar en costes.

– Amortizaciones

Calcular mensualmente el coste de la vida útil de todas las inversiones de inmovilizado de la empresa. Para ello existen unas tablas homologadas, dependiendo del tipo de activo y su uso.

Ordenadores, mobiliario, maquinaria, etc.

– Conciliación de cuentas bancarias.

Es importante que separes la cuenta bancaria de tu actividad profesional de la particular, en el caso de que seas autónomo. Y si eres empresa, esto es obligatorio, y evita mezclar gastos o pagos que no estén relacionados con la actividad.

La conciliación bancaria consiste en revisar todos los pagos realizados y comprobar que de todos ellos tenemos la factura o justificante. De esta forma, evitamos olvidarnos declarar gastos, recuperar el IVA, pagar de más, y tener la seguridad que nuestros registros contables son correctos.

También hay que repasar los ingresos. Para conciliar las facturas que están cobradas, que el importe sea correcto, y tener un control de los importes que nos deben.

– Contabilizar gastos de personal

Sueldos, finiquitos, Seguridad Social, indemnizaciones, dietas, formación, etc.

– Contabilizar los saldos de las Administraciones Públicas para la presentación de impuestos: IVA, IRPF, pagos a cuenta del impuesto de sociedades, etc…

REVISA TU CONTABILIDAD CADA MES

 

Aunque seas un autónomo o una empresa pequeña, y puedas pensar que no es necesario un control tan exhaustivo, bajo nuestra experiencia te recomendamos que gestiones (o delegues) la realización de una contabilidad mensual, porque sobretodo en empresas pequeñas es aún más importante controlar cualquier error, desviación, o similar. Ya que un descuido puede suponer un impacto mucho más importante que en una empresa de gran tamaño. Y por otro lado, para tomar cualquier decisión del día a día, por pequeña que sea, te ayudará tomarla en base a números reales y actualizados, para analizar cualquier pequeña evolución o estancamiento en tu actividad.

 

Además, si revisas tu contabilidad cada mes, el cierre anual te será mucho más fácil.

 

CONTABILIDAD Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ONLINE

DELEGA LA PARTE CONTABLE Y ADMINISTRATIVA DE TU NEGOCIO

 

Para llevar correctamente la contabilidad, tienes que tener los conceptos claros, para reflejar correctamente tus números y presentar tu declaraciones, y obligaciones tributarias y mercantiles. Y es importante, estar actualizado.

Puedes formarte, y puedes delegar en profesionales contables y administrativos. En lo que respecta a nuestros servicios podemos ayudarte a que descargues todo el trabajo interno que corresponde al control contable, relación y coordinación del flujo de datos y documentos con tu asesor fiscal, ayudarte a la toma decisiones confeccionando un presupuesto anual o revisión de objetivos.

Verás que fácil es tener tus números bajo control, mientras te dedicas a asuntos más importantes relacionados con tu actividad empresarial.

Ser autónomo o ser el dueño de tu propia empresa puede tener ventajas a nivel organizativo, de conciliación familiar, etc. Pero, no nos engañemos, también implica mucho trabajo administrativo y mucha carga de trabajo que no está directamente relacionado con tu profesión, y nosotros podemos ayudarte a hacerte este camino más fácil.

Si te ocurre que el back-office de tu empresa los informes, las facturas, la documentación, los controles internos, cobros, pagos, fiscalidad, procedimientos internos, atención al cliente, te ‘roba’ prácticamente todo tu tiempo como emprendedor, puedes plantearte empezar a crear equipo y delegar.

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¿Quienes somos?

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Controlar bien los números de tu negocio te da poder

Controla los números de tu negocio

Empieza a entender qué pasa en tu negocio

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Para empezar te proponemos un ejercicio para ver si te identificas con alguno de los siguientes casos, y así darte unos tips para controlar la contabilidad de tu negocio.

Con relación a los números y la información financiera de tu empresa, ¿con que opción te identificas? A, B o C:

a) Confeccionas los números de tu negocio tu mismo. Reservas un tiempo semanal, mensual o trimestral para gestionar la contabilidad de tu negocio y conocer en qué punto estás en cada momento.

b) Conoces los números de tu negocio a la perfección aunque no los gestionas tu mismo. Prefieres dedicar tu tiempo a otros aspectos de tu negocio, sabiendo dispones de todos los ratios, estadísticas, balances, gestionados de forma profesional para que, en definitiva, puedas tomar las decisiones estratégicas y conocer el estado de tu empresa. Tienes datos sobre tu beneficio, rentabilidad, presupuesto anual, o todos aquellos datos que puedan ser necesarios para que puedas decidir sobre temas de tu negocio y conocer el estado de tu empresa.

c) Ahora mismo, el trabajo te absorbe prácticamente todo tu tiempo y es un tema que tienes pendiente para más adelante. Por el momento, recopilas la documentación necesaria para ir presentando tus obligaciones fiscales, y vas ‘pasando’ los trimestres. Más o menos, puedes tener una idea por encima de lo que ganas o pierdes. Y, te suele suponer un esfuerzo tremendo sólo el pensar en el cierre del mes, trimestre o año.

AUNQUE SEAS AUTÓNOMO ES ACONSEJABLE QUE LLEVES AL DÍA TU CONTABILIDAD

Aunque seas un trabajador por cuenta propia, y según el Código de Comercio y la fiscalidad vigente no estés obligado a llevar una contabilidad ceñida al Plan General Contable, y únicamente se exija llevar unos libros de registro de facturas emitidas y recibidas (dependiendo de tu régimen fiscal), te recomiendo que igualmente tengas un control de tu contabilidad. Porque en caso contrario, ¿cómo vas a saber lo siguiente y poder tomar decisiones?:

– Lo que ganas (o pierdes) al mes/trimestre/año.

– Estadísticas de tus productos o servicios para poder tomar decisiones.

– Tus costes fijos, para valorar en un momento dado si puede ahorrarse en algún sentido y si son proporcionales a tus ingresos.

– Tu punto de equilibrio, o qué cantidad necesitas vender para mantener a flote tu negocio.

– Proyecciones para los próximos meses, para prever cómo podrá ir tu negocio y si podrás hacer frente a imprevistos, costes fijos, mejoras, etc.

“ No ahorres lo que te quedó después de haber gastado, mejor gasta lo que te sobró después de ahorrar”

TIPS FINANCIEROS PARA CONTROLAR TU NEGOCIO

Sea cual sea tu situación, te relaciono a continuación 4 tips imprescindibles para que puedas controlar las finanzas de tu actividad profesional o empresarial, y tengas más claridad en tu negocio:

SEPARA SIEMPRE LAS CUENTAS PERSONALES Y DE TU NEGOCIO

Es realmente importante separar las finanzas personales y las de tu negocio. Si has constituido una SL o SA, es imprescindible; pero aunque seas autónomo, es también fundamental. Tengas o no conocimientos de contabilidad, si organizar bien este aspecto te dará claridad; y serás mucho más organizado para controlar tus números en general.

Si de verdad deseas mantener tus finanzas personales y comerciales separadas, lo más recomendable es que abras una cuenta corriente únicamente para tu negocio, donde figuren los pagos de los gastos (incluidos los de tarjeta) e ingresos de las facturas, relacionadas con tu actividad. Mezclar, no es una buena idea.

Para separar verdaderamente lo personal y lo profesional: págate un salario. Aunque sea pequeño si estas empezando. Si tienes una sociedad, deberás hacerte una nómina (con las retenciones y demás), pero consúltalo con tu asesor porque, dependerá de tu porcentaje de participación y control de la empresa que deba realizarse en régimen general o como autónomo (pero ese sería otro tema).

Además, a ser posible, programa la transferencia periódica a tu cuenta personal (así te olvidas). Hazte a la idea que lo que has cobrado es como si estuvieses trabajando para otra persona. Y evita disponer del dinero de tu negocio para utilizarlo en tu vida personal. Si alguna vez lo necesitas, sería como un préstamo, y en cuanto te sea posible, reponlo.

Inclusive, también podría ser una buena idea si no te complica demasiado la operativa, separar mensualmente los importes del IVA (ya que ese dinero en realidad no es tuyo). Aunque esto no es imprescindible, en el caso que tengas tu liquidez saneada y las cuentas claras.

 

CONSIDERA IMPRESCINDIBLE AHORRAR PARA TENER UN FONDO DE EMERGENCIA

Un fondo de emergencia consiste en ahorrar una cantidad que nos permita tener un colchón ante imprevistos, sin tener que recurrir a créditos que endeuden nuestra economía.

Supone un colchón de seguridad, que no ha de emplearse para nada más que cubrir una emergencia REAL. Esto te dará una sensación de seguridad que te permitirá tomar ciertas decisiones con más calma, y no derivadas de la urgencia financiera.

Nosotros aconsejamos ahorrar una cantidad suficiente para cubrir entre 5-6 meses de gastos fijos y recurrentes de tu empresa (sin tener en cuenta los ingresos).

Haz el cálculo y revisa cuáles son los gastos fijos mensuales de tu empresa (los anuales prorratéalos) y multiplícalo por 6, y tendrás una cantidad que puede aportarte esa seguridad.

Si aún no la tienes ahorrada, fíjatelo como un objetivo. Calcula cuál sería el importe, y aunque inicialmente no sea tarea fácil, proponte ahorrar, por ejemplo, un 10% de todos tus ingresos hasta que puedas acumular dicha cantidad, aunque tardes unos meses o años, pero sé constante. Paso a paso, que Roma no se construyó en un día.

 

REVISA TU CONTABILIDAD CADA MES

Tómalo como un hábito y agenda mensualmente unas horas a final, o principio de cada mes, para revisar tu contabilidad. Lo ideal es que revises al menos:

– Tus ingresos (realizar una comparativa con meses o años anteriores)

– Tus gastos (para revisar si la relación es proporcional a tus ingresos)

– El balance de tu empresa: para ver el beneficio o pérdida, cuánto debes (a tus clientes a bancos), cuánto te deben, etc.

– Revisar tu efectivo (dinero en banco y caja suficiente para hacer frente a los pagos más próximos)

A partir de ahí puedes tomar decisiones, ver si estás mejorando o decreciendo, etc.

 

ESTABLECE UN PRESUPUESTO

Calcular y revisar periódicamente un presupuesto anual con proyecciones reales es otro punto que te ayudará a mantener tu negocio bajo control.

Crear un presupuesto y verificar si se ha cumplido va a hacer que puedas comparar si se están formalizando tus objetivos, en qué partidas te has desviado de lo previsto, y que puedas pensar cómo podrías mejorarlo o solucionarlo. No te asustes si siempre no se cumple, las empresas estás ‘vivas’ y siempre pueden surgir novedades o imprevistos, pero tenerlo reflejado te dará verdad.

 

EXTERNALIZAR SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

En este artículo hemos visto lo importante que es tener controlada tu contabilidad y tus finanzas, para que te permita poder tomar decisiones a partir de tus datos y resultados reales.

Si no sabes exactamente como organizarlo o no es tu especialidad, contrata a un profesional y externaliza tu departamento contable o administrativo.

Si no controlas tus estadísticas y resultados, no estás controlando realmente tu negocio.

Si tienes inquietudes puedes consultarnos. Nuestra función es ser un departamento más de tu empresa. Somos el puente para que tengas el control total de tu back-office y te olvides de preparar, recopilar, controlar, reclamar toda la documentación conotable y para la presentación de las obligaciones fiscales.

 

CONTROLA CORRECTAMENTE TU CONTABILIDAD Y LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE TU EMPRESA

Y conseguirás:

  • Tener más tiempo al delegar temas contables que no tienen porque ser tu especialidad.
  • Te ayudamos a estructurar el mejor sistema administrativo con los medios de los que dispongas. No importa si eres una mediana empresa con unos recursos de software, o un autónomo que realizas tus controles en excel.
  • Revisamos los procedimientos internos y te ayudamos mejorar la gestión.
  • Revisamos y te ayudamos a realizar la automatización de tareas administrativas.
  • Tu gestor administrativo está formado para mantenerte al dia del calendario fiscal, novedades administrativas y contables.
  • No pierdas deducciones por no llevar un correcto control de las compras realizadas o por desconocimiento de las deducciones que puedes practicar. En resumen, no pagues de más.
  • Controlar todo tu back-office administrativo.
  • Llevar el control de tus beneficios y gastos al día.
  • Prepara aplazamientos de IVA o otros temas fiscales.
  • Solucionar las dudas con tu gestor administrativo con tranquilidad.

 

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