¿Qué es y para que sirve la gestión administrativa?

• La gestión administrativa abarca las acciones y estrategias cruciales en la administración empresarial para alcanzar objetivos de manera efectiva y eficiente. 

A nivel organizativo dentro de una empresa o negocio, la gestión del departamento de administración actúa como unas bases sólidas que sostiene y estructura la entidad corporativa, y que ayuda a la cohesión y orden de todo el resto de tareas relacionadas con la actividad principal.

Desde Externalización Servicios, podemos explorar, organizar y organizar metódicamente la gestión administrativa del día a día de tu negocio y revisar como implantar estas directrices con éxito.

La definición de gestión administrativa

La esencia de la gestión administrativa

La gestión administrativa se define como el conjunto coordinado de acciones que administran las tareas y procesos de una organización. Abarca la planificación, la organización, la dirección y el control de los recursos, documentación y tareas para que la empresa pueda sostenerse de una forma estructurada y organizada, para cumplir con los objetivos establecidos.

El impacto en el mundo empresarial

El alcance de las tareas de gestión administrativa se extiende a todas las áreas de negocio, influenciando directamente la productividad, eficiencia y la rentabilidad de la empresa.

Vamos a poner un ejemplo práctico.

Imagina una tienda online que vende productos electrónicos. La gestión administrativa incluye la facturación de todas las ventas realizadas. Si la tienda tiene un sistema de facturación eficiente y un responsable que controle, programe, gestiona y dirija esta función, de esta forma:

 – Aumenta la productividad y eficiencia, ya que se establecerá un método eficiente para enviar facturas y evitar errores, buscando el mejor sistema para la realización de esta tarea de forma ágil, evitando duplicidades, manteniendo la documentación, y buscando el mayor nivel de automatización posible.

 – Incrementa la rentabilidad porque al reducir errores en las facturas, también disminuyen los costos asociados a correcciones y devoluciones. Además, al enviar las facturas puntualmente, se mejora el flujo de caja al recibir los pagos de los clientes a tiempo.

Esta productividad se extiende a otras áreas y está relacionada directamente con la viabilidad, tesorería de la empresa, y directamente implicada con temas comerciales y cierre del ciclo de ventas con clientes, entre otras.

Los objetivos de la gestión administrativa

Maximización de la eficiencia

El foco principal de la gestión administrativa es la eficiencia: llevar a cabo operaciones de la mejor forma posible, minimizando el uso de recursos y tiempo.

Mejora continua

Una meta constante es la mejora continua de los procesos administrativos, buscando y aplicando ajustes que puedan resultar en ventajas competitivas. También hay que tener en cuenta, que es necesaria una gran adaptabilidad para ir incorporando mejoras relacionadas con las nuevas tecnologías.

Los pilares de la gestión administrativa

Planificación estratégica

Para tener una buena planificación estratégica y poder tomar decisiones empresariales sobre la dirección de la empresa, es imprescindible contar con los datos bien estructurados, comprobados y tratados que maneja y puede facilitar la persona encargada de un departamento de administración eficiente.

Control y evaluación

Para que la persona responsable pueda efectuar un buen ejercicio de contro y evaluación de la empresa es necesario para asegurar que la empresa permanezca en curso hacia sus objetivos. Una correcta gestión administrativa podrá facilitar los datos para ello y detectar desviaciones o temas que deban corregirse en el funcionamiento diario, para comunicarlo a las personas responsables, para que puedan tomar decisiones.

La importancia de la gestión administrativa

Adaptabilidad al cambio

En un entorno empresarial volátil, la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios es crucial. La gestión administrativa facilita esta adaptabilidad, permitiendo a la empresa responder con agilidad.

Eficiencia operativa

Una gestión administrativa eficaz elimina redundancias y optimiza los procesos, lo que se traduce en una operativa más ágil y costos reducidos.

Mejora del desempeño

Una gestión administrativa sólida está directamente correlacionada con el mejoramiento del desempeño general de la empresa, conduciendo a una mayor satisfacción del cliente y, por lo tanto, a un mejor posicionamiento en el mercado.

Herramientas clave para la gestión administrativa

En la era digital, contar con herramientas que optimicen la gestión administrativa es fundamental. Estas no solo simplifican las tareas cotidianas, sino que también proveen datos valiosos para la toma de decisiones estratégicas.

Software de gestión empresarial

Herramientas como los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Customer Relationship Management) han revolucionado la forma en que las empresas coordinan sus operaciones. Estos sistemas integran todas las áreas del negocio en una sola plataforma, automatizando tareas desde la contabilidad, hasta la gestión de inventarios y las relaciones con los clientes, impulsando así la eficiencia operativa a niveles sin precedentes. Hoy en día existe una gran variedad de programas de administración y contabilidad en el mercado, accesibles desde cualquier lugar y a precios bastante competitivos.

Técnicas de archivado y documentación

Una documentación y archivo eficientes son vitales para la integridad de los registros empresariales. Las soluciones modernas, como el almacenamiento en la nube y los sistemas de gestión documental, no solo aseguran la organización y conservación de los documentos importantes, sino que también permiten un acceso fácil y seguro a la información cuando se necesita.

Estrategias de gestión del tiempo

Administrar el tiempo de manera efectiva es crucial. La utilización de herramientas como software de planificación de proyectos y aplicaciones de seguimiento de tiempo ayuda a las personas que gestionan el área administrativa a priorizar tareas, establecer plazos realistas y monitorizar los avances.

El rol del gestor administrativo

El éxito de la gestión administrativa muchas veces recae en la figura del gestor administrativo, cuyas habilidades y responsabilidades son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa.

Habilidades clave de un gestor administrativo

La figura del gestor administrativo se destaca por su habilidad para organizar, planificar y controlar las actividades administrativas. Debe ser un excelente organizador, persona proactiva y responsable, que pueda ayudar a tomar decisiones informadas y adaptarse a situaciones cambiantes con rapidez.

Mejores prácticas en gestión administrativa

Implementación de procesos estandarizados

Los procesos estandarizados son la columna vertebral de una gestión eficiente. Aseguran que todas las tareas se ejecuten de manera coherente y medible, facilitando la identificación de áreas de mejora.

Capacitación continua

El campo administrativo está en constante evolución, y la capacitación continua del personal es esencial para mantenerse actualizado con las últimas tendencias y herramientas que pueden incrementar la productividad y eficiencia.

Desafíos de la gestión administrativa en la actualidad

Integración de nuevas tecnologías

Mantenerse al día con las innovaciones tecnológicas y su integración efectiva en los sistemas administrativos existentes es uno de los mayores desafíos actuales.

Globalización y gestión multicultural

La globalización exige una gestión administrativa que pueda navegar y armonizar diferencias culturales, legales y lingüísticas, lo que se ha convertido en una habilidad indispensable en el escenario empresarial moderno.

Cumplimiento normativo y seguridad de la información

Las empresas deben enfrentar regulaciones cada vez más estrictas, especialmente en lo que respecta a la privacidad y seguridad de los datos, lo que requiere una gestión administrativa meticulosa y actualizada.