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La administrativa es un pilar en la infraestructura de cualquier negocio exitoso. En Externalización Servicios, valoramos profundamente las multifacéticas habilidades de una persona responsable de un departamento de administración, que van desde una correcta organización que ayude a la eficiencia hasta una correcta coordinación con otros miembros del equipo con distintas funciones o departamentos.
Este artículo profundiza en las funciones esenciales que pueden delegarse a una administrativa/o online y por qué son tan vitales en el mundo corporativo de hoy.
Comunicación eficaz
Comunicación con clientes, proveedores o terceras personas
La figura de responsable del departamento de administración suele ocuparse de gestionar las comunicaciones, con clientes, proveedores, colaboradores, etc. Esto no únicamente implica distribuir y organizar los emails o comunicación, sino también garantizar que los mensajes sean priorizados y atendidos de manera eficaz, según importancia. Con habilidades excepcionales en la gestión del tiempo y la organización, la secretaria se asegura de que nada se pase por alto y de que la comunicación sea fluida y eficiente.
Gestión de la documentación esencial de la empresa
Organización del archivo en la nube
Una de las funciones es mantener sistemas de archivo efectivos que son esenciales para la gestión de documentos, para que las personas que lo necesiten puedan acceder a ellos, o para que cuando sea necesario localizar archivos importantes (como contratos con clientes, facturas, expedientes, etc.) esté todo correctamente clasificado y accesible, pero también segura. La organización meticulosa de archivos digitales facilita la eficiencia operativa y ahorra tiempo valioso al buscar información crucial.
Confidencialidad y seguridad
La confidencialidad es de máxima importancia, especialmente al manejar documentos delicados.
En Externaliza Services damos una crucial importancia a este aspecto, cumplimos con la normativa de protección de datos y todo el equipo tenemos el conocimiento y las habilidades para asegurar que la información confidencial sea manejada con el más alto nivel de discreción y seguridad, asegurando que únicamente las partes autorizadas la conozcan, y tengan acceso a ella.
Planificación y programación
Gestión de prioridades y tareas
Una habilidad esencial en la organización administrativa de la empresa es es tener la formación y capacidad organizativa máxima en la gestión de calendarios, priorización de tareas, programación de tareas recurrentes, y gestión de plazos, equilibrando múltiples horarios y asegurando que todos los compromisos se planifiquen sin conflictos. Esta habilidad es determinante para anticipar necesidades y organizar eficazmente el tiempo para mantener la fluidez de las operaciones diarias.
Soporte administrativo integral
Gestión de la documentación operativa diaria
La persona responsable de un departamento de administración debe tener la capacidad de compilar, preparar y tratar con agilidad la documentación operativa diaria, para organizarla y tratar esos datos con los que puedan generarse informes o recopilación de datos para su análisis.
Gestión de proyectos y tareas
La organización de expedientes o gestión de proyectos, pueden actuar como iniciadores de cualquier gestión, alta o creación de una nueva colaboración, supervisando tareas administrativas desde los inicios de una relación comercial, hasta la finalización. Esta función implica una meticulosa atención al detalle y una sólida capacidad organizativa.
Optimización de procesos internos
Un papel clave en la mejora continua de los procesos administrativos es la optimización de procesos internos. Por su posición única, una persona responsable del departamento administrativo de un negocio o Pyme, a menudo como primer punto de contacto y como apoyo constante a los niveles ejecutivos, les permite identificar oportunidades de optimización en los procedimientos estándar. Esto puede incluir desde la digitalización de documentos, hasta la implementación de nuevas tecnologías de software que automatizan las tareas administrativas rutinarias.
Interfaz con clientes
Un soporte administrativo online no solo sirve de enlace dentro de la empresa, sino que también representa a la organización en su interacción con clientes y otras partes interesadas. Esta responsabilidad requiere un alto nivel de habilidades interpersonales y de comunicación, así como un profundo conocimiento de las políticas y procedimientos de la empresa.
Atención al cliente
Ser la voz y la cara de la empresa implica manejar las consultas de los clientes con profesionalismo y tacto, sabiendo desenvolverse en las distintas situaciones que puedan acontecer en las relaciones comerciales, para dar la mejor respuesta posible.
Manejo de crisis y resolución de problemas
En situaciones de crisis o cuando surgen problemas, la secretaria/o a menudo actúa como mediador/a, proporcionando soluciones rápidas y efectivas. Su habilidad para manejar situaciones bajo presión y resolver conflictos es vital para mantener una buena imagen de la empresa.
Contribución a la cultura corporativa
Más allá de sus tareas diarias, una asistente administrativa virtual contribuye significativamente a la cultura y el ambiente de la empresa. Su actitud y ética de trabajo pueden influir en el tono del entorno de trabajo y actuar como un barómetro para el bienestar general de la empresa.
Gestión del cambio y adaptabilidad
La externalización de la administración ha evolucionado con el tiempo, y permite a las empresas centrarse en su «core business» y delegar tareas no esenciales a expertos externos.
La capacidad de adaptarse a los cambios es esencial. Una secretaria virtual para autónomos y pequeñas y medianas empresas, debe ‘abrazar’ las nuevas tecnologías y procesos, en un paisaje empresarial que está en constante cambio.
La gestión administrativa en externalización de servicios
En Externalización Servicios, entendemos la complejidad y la importancia de una gestión administrativa eficiente. Por eso, ofrecemos servicios de externalización que garantizan que tu empresa cuente con las mejores secretarias y personal administrativo, capacitados en las últimas tendencias y tecnologías. Somos un pequeño equipo de personas muy coordinadas y con un trato muy directo con nuestros clientes.
Maximización de recursos
Nuestro enfoque se centra en maximizar los recursos de nuestros clientes al ofrecer profesionales altamente cualificados que pueden asumir las funciones administrativas.
Innovación y mejora continua
Comprometidos con la innovación y la mejora continua, nuestros servicios de gestión administrativa están siempre en evolución, asegurándonos de que tu empresa esté a la vanguardia en eficiencia operativa.
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