¿Por qué debes revisar tu contabilidad mes a mes?
By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
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En la gran mayoría de ocasiones, si tienes una empresa o ejerces una actividad profesional como autónomo, no es suficiente con conocer tus números de forma anual, o incluso de forma trimestral.
¿Y por qué decimos esto? Si recogemos, registramos y controlamos mensualmente los números de nuestra actividad, nos proporciona:
– Más claridad de la evolución detallada de nuestro negocio
– Más control sobre posibles errores u omisiones: ya sean contables, fiscales u otros.
– Poder ser conocedores de los estados financieros actualizados para tomar las decisiones del día a día de nuestra actividad
– Hacer previsiones a futuro
– Solicitar financiación
– Valorar si podemos invertir en activos o recursos para la empresa
– Poder realizar comparativas y ver el impacto de las decisiones
– Etc.
Llevar un control interno contable (más allá de la contabilidad que de forma anual o trimestral puede facilitarnos el asesor fiscal, en el caso de que tengamos contratado este servicio), te dará más independencia y facilita un chequeo y traspaso de la información más exhaustivo para la presentación de impuestos.
Por todo ello, te vamos a explicar cuáles son los pasos que consideramos que se deben seguir para controlar tu contabilidad mensualmente.
«Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco».
-Benjamin Franklin
PUNTOS CLAVE PARA CERRAR TU CONTABILIDAD MENSUALMENTE
Pon fechas límite o establece un calendario máximo para recopilar y registrar los siguientes datos de tu actividad empresarial:
– Ingresos y ventas
Lo ideal es disponer de un programa y registrar tus ventas en el momento en el que se producen.
– Facturas de proveedores, recibos y gastos periódicos
Registrar cualquier gasto que esté relacionado con la actividad. Es importante revisar las facturas periódicas y también controlar si podemos ahorrar en costes.
– Amortizaciones
Calcular mensualmente el coste de la vida útil de todas las inversiones de inmovilizado de la empresa. Para ello existen unas tablas homologadas, dependiendo del tipo de activo y su uso.
Ordenadores, mobiliario, maquinaria, etc.
– Conciliación de cuentas bancarias.
Es importante que separes la cuenta bancaria de tu actividad profesional de la particular, en el caso de que seas autónomo. Y si eres empresa, esto es obligatorio, y evita mezclar gastos o pagos que no estén relacionados con la actividad.
La conciliación bancaria consiste en revisar todos los pagos realizados y comprobar que de todos ellos tenemos la factura o justificante. De esta forma, evitamos olvidarnos declarar gastos, recuperar el IVA, pagar de más, y tener la seguridad que nuestros registros contables son correctos.
También hay que repasar los ingresos. Para conciliar las facturas que están cobradas, que el importe sea correcto, y tener un control de los importes que nos deben.
– Contabilizar gastos de personal
Sueldos, finiquitos, Seguridad Social, indemnizaciones, dietas, formación, etc.
– Contabilizar los saldos de las Administraciones Públicas para la presentación de impuestos: IVA, IRPF, pagos a cuenta del impuesto de sociedades, etc…
REVISA TU CONTABILIDAD CADA MES
Aunque seas un autónomo o una empresa pequeña, y puedas pensar que no es necesario un control tan exhaustivo, bajo nuestra experiencia te recomendamos que gestiones (o delegues) la realización de una contabilidad mensual, porque sobretodo en empresas pequeñas es aún más importante controlar cualquier error, desviación, o similar. Ya que un descuido puede suponer un impacto mucho más importante que en una empresa de gran tamaño. Y por otro lado, para tomar cualquier decisión del día a día, por pequeña que sea, te ayudará tomarla en base a números reales y actualizados, para analizar cualquier pequeña evolución o estancamiento en tu actividad.
Además, si revisas tu contabilidad cada mes, el cierre anual te será mucho más fácil.
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Para llevar correctamente la contabilidad, tienes que tener los conceptos claros, para reflejar correctamente tus números y presentar tu declaraciones, y obligaciones tributarias y mercantiles. Y es importante, estar actualizado.
Puedes formarte, y puedes delegar en profesionales contables y administrativos. En lo que respecta a nuestros servicios podemos ayudarte a que descargues todo el trabajo interno que corresponde al control contable, relación y coordinación del flujo de datos y documentos con tu asesor fiscal, ayudarte a la toma decisiones confeccionando un presupuesto anual o revisión de objetivos.
Verás que fácil es tener tus números bajo control, mientras te dedicas a asuntos más importantes relacionados con tu actividad empresarial.
Ser autónomo o ser el dueño de tu propia empresa puede tener ventajas a nivel organizativo, de conciliación familiar, etc. Pero, no nos engañemos, también implica mucho trabajo administrativo y mucha carga de trabajo que no está directamente relacionado con tu profesión, y nosotros podemos ayudarte a hacerte este camino más fácil.
Si te ocurre que el back-office de tu empresa los informes, las facturas, la documentación, los controles internos, cobros, pagos, fiscalidad, procedimientos internos, atención al cliente, te ‘roba’ prácticamente todo tu tiempo como emprendedor, puedes plantearte empezar a crear equipo y delegar.
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Preguntas frecuentes sobre revisar la contabilidad mensual
¿Por qué es importante revisar la contabilidad mensual de una empresa?
Revisar la contabilidad mensual permite detectar errores a tiempo, controlar ingresos y gastos, anticiparse a problemas de tesorería y tomar decisiones con información actualizada. Además, ayuda a mantener una visión clara de la situación económica del negocio.
¿Qué se debe revisar en la contabilidad mensual?
En una revisión de contabilidad mensual conviene comprobar facturas emitidas y recibidas, conciliación bancaria, impuestos, cobros y pagos pendientes, gastos recurrentes, márgenes y posibles descuadres. Así se evita arrastrar errores de un mes a otro.
¿Cada cuánto tiempo conviene revisar la contabilidad mensual?
Lo recomendable es revisar la contabilidad todos los meses, sin dejarlo para el cierre trimestral o anual. Un seguimiento mensual permite tener mayor control financiero y reaccionar antes ante cualquier incidencia o desviación.
¿Puede una empresa externalizar la revisión de su contabilidad mensual?
Sí, externalizar la revisión de la contabilidad mensual es una opción muy útil para empresas y autónomos que quieren ahorrar tiempo, reducir errores y contar con apoyo profesional. Además, permite centrarse en la actividad del negocio con mayor tranquilidad.