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En el mundo de los negocios actuales, la organización documental y la digitalización son importantes para el éxito en cualquier negocio, sea cual sea su tamaño, pero especialmente para los emprendedores, autónomos y pymes. Por un lado, la gestión eficiente de documentos ayuda a aumentar la eficiencia de cualquier operación comercial y, por otro, a proteger la seguridad y el acceso a la información. Continúa leyendo para obtener más información sobre la importancia y las ventajas de estos procesos así como las mejores prácticas. Además de los simplificados y mejorados procesos operativos, algunos de los beneficios de la organización documental y la digitalización:
Beneficios de la organización documental y digitalización
- Tiempo y ahorro de espacio: La digitalización permite guardar grandes cantidades de información en formato digital, lo que elimina la necesidad de espacio físico para almacenar archivos. Además, la recuperación y búsqueda de documentos será más eficiente, lo que le ahorrará tiempo valioso. Además, los archivos digitales se pueden proteger con contraseña y cifrado, lo que reduce el riesgo de pérdida o acceso no autorizado. Es más fácil realizar copias de seguridad y recuperar información en caso de desastres.
- Accesibilidad y colaboración: Con la digitalización, los archivos estarán disponibles en cualquier lugar y en cualquier momento. Esto fomentará una mayor colaboración y permitirá a los empleados trabajar de forma remota, o contar con colaboradores que no necesariamente deben estar en la sede de la empresa, o ni siquiera en la misma ciudad. Además, mantener los documentos ordenados y digitalizados le ayuda a cumplir con las normativas legales y fiscales y le ahorra dinero. La búsqueda y seguimiento de la documentación se simplificarán.
Mejores prácticas para la organización documental y digitalización
- Seleccionar las herramientas adecuadas: Existen diversas herramientas y software para la digitalización y gestión documental. Investiga y elige aquellas que mejor se adapten a tus necesidades y presupuesto. Algunas opciones populares incluyen Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive.
- Establecer un sistema de nomenclatura: Un sistema de nomenclatura claro y consistente facilita la búsqueda y recuperación de documentos. Define reglas para nombrar archivos y carpetas, y asegúrate de que todos los empleados las sigan.
- Implementar políticas de seguridad: Protege tus documentos digitales con contraseñas y cifrado. Establece políticas de acceso y permisos para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información sensible.
- Realizar copias de seguridad regularmente: Establece un sistema de copias de seguridad automáticas para proteger tus documentos digitales. Almacena las copias de seguridad en ubicaciones seguras y revisa periódicamente su integridad.
- Contar con personal capacitado: Asegúrate de que todos los empleados estén capacitados en el uso de las herramientas y sistemas de gestión documental. Fomenta la adopción de buenas prácticas y la importancia de mantener la información organizada y segura. En nuestro caso, estamos formados para ello.
Conclusión
La organización de documentos y la digitalización son esenciales para el éxito de cualquier empresa. Adoptar estas prácticas no solo aumenta la eficiencia operativa, sino que también asegura la seguridad y el acceso a la información. Al seguir las mejores prácticas y aprovechar las ventajas de la digitalización, emprendedores, autónomos y pequeñas empresas pueden mejorar sus operaciones y mantenerse competitivos en el mercado actual.
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