
¿Externalizar servicios administrativos, es para mi empresa?

By Beatrice de Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
Desgranamos algunos aspecto del outsourcing administrativo
La tendencia de externalizar los servicios administrativos ha experimentado un incremento excepcional en los últimos años. Internet y las nuevas tecnologías han planteado nuevas necesidades y profesiones que formaran parte de nuestro día a día como emprendedores.
A partir de año 2020, los servicios, cursos y ventas online han incrementado exponencialmente, y las organizaciones estan tomando e integrando la parte positiva de ello.
Debemos explicarte que estamos especializados en ofrecer servicios administrativos online desde 2014, cuando aún en España el teletrabajo era prácticamente un sector minoritario, llevamos apostando por ello muchos años y demostrado que era posible, abriendo camino a las resistencias iniciales de muchas empresas. Hemos vivido todas las etapas, y visto cómo ha evolucionado la comunicación y relación a través de las tecnologías entre las empresas en las últimas décadas, y sabemos de lo que hablamos.
Siempre hemos apostado por la parte positiva de las tecnologías y las comunicaciones, pero sin olvidar la humanización de las empresas, el trato cercano, el acompañamiento y la personalización. Nosotros pensamos que el éxito es unir ambos aspectos.
Si en ocasiones lo has valorado, pero no te has atrevido a dar el paso por falta de información, esperamos que este artículo te ayude a resolver algunas cuestiones frecuentes.
Si alguna vez, como emprendedor te has encontrado saturado de trabajo administrativo, o te has dado cuenta que estás dedicando menos tiempo del que deberías a la actividad principal de tu empresa para hacer crecer o mantener tu negocio, tal vez sea el momento de plantearse si te conviene delegar tareas administrativas.
En el tejido empresarial está muy extendida la externalizacion de servicios relacionados con recursos humanos, marketing y servicios web, asesoría fiscal, pero es una tendencia cada vez creciente en Pymes y autónomos plantearse externalizar tareas administrativas, contables, de atención al cliente, y relacionadas con la gestión diaria necesaria de una actividad empresarial.
Es decir, aquellas funciones que son necesarias para que el engranaje de tu empresa esté bajo control, pero no que no son parte del negocio principal y pueden ser delegadas a otros profesionales formados para ello, que además puedan aportar su grado de especialización.
«Win-to-win: Contar con un profesional freelance implicado en tu proyecto genera sinergias positiva»
Externalizar servicios administrativos, ¿por dónde empezar?
Cada negocio y actividad es distinta, pero todas coinciden en que existen un gran abanico de tareas que pueden delegarse a profesionales:
– Departamento de ventas: Emisión de facturas, control de cobros y seguimiento.
– Departamento de compras: Control y registro de gastos, previsiones de pago, relación con proveedores.
– Contabilidad, analítica e informes: Gestión de la contabilidad integral o analítica y creación de informes periódicos (presupuesto anual, tesorería, ingresos y gastos, analíticas de ventas, etc.)
– Atención al cliente / provedoor: Gestión del correo del departamento de administración, peticiones de información, envío y seguimiento de presupuestos, recepción de pedidos y facturas de compras, dudas contables, etc.
– Impuestos y trámites: Control y preparación de documentación necesaria para la confección de impuestos, registro de e-facturas, seguros, etc. y relación y control de la documentación con tu gestoria.
Las tareas de gestión de la empresa son funciones que necesitan una atención orientada a la excelencia, resolución ágil y proactividad, trato amable y confidencialidad total.
Puedes empezar detectando qué funciones serían las más eficientes de delegar identificando aquellas tareas que te quitan más tiempo. Si tienes dudas, puedes controlar a qué dedicas tu día a día con herramientas como Toogl, o simplemente anotando durante quince días todas las tareas realizadas y el tiempo invertido en ellas cada día en un excel.
Te aconsejo que midas todas, aunque le dediques 10 minutos. Es probable que te sorprendas cuando veas el resumen, pero es una forma de contarte la verdad sobre tu tiempo.
«Delegar es orquestar el talento»
Dar el paso a externalizar los servicios administrativos
¿Es para mí?
Imagina que al iniciar tu jornada laboral pudieses concentrarte directamente en aquellas competencias y estrategias que aportan valor a tu empresa: reuniones con clientes, tomar decisiones de estrategias comerciales, centrarte en el lanzamiento de nuevos productos, etc… mientras tienes la tranquilidad que las tareas administrativas y de gestión están siendo debidamente atendidas.
¿Tienes miedo a perder el control de la gestión de tu negocio?
Hemos efectuado una estadística desde nuestra experiencia y aunque algunos empresarios tienen claro los beneficios de delegar, en los casos es la primera vez que se da este paso (bien porque el negocio empieza a crecer, o bien porque se busque delegar la carga administrativas), muchos emprendedores comparten cierta indecisión, que es natural, y suele ir orientada a:
(1) Cierto recelo a dar el paso por sobre todo derivado del miedo a perder el control. Por lo tanto, si es tu caso, plantéanos tus inquietudes y te explicaremos cómo diseñamos una metodología de trabajo a medida de cada uno de nuestros clientes, y comprobarás que se puede delegar con confianza, sin perder la información sobre lo que se está realizando.
(2) Otra de las principales inquietudes que suelen surgir van en torno a pensar que el trabajo no se efectuará con la misma eficiencia. Comprueba que esos miedos se disipan cuando realmente constatas que el equipo o el profesionales que hay detrás se ocupan de las gestiones con una implicación máxima y de forma profesional. Y en este sentido es importante estar receptivo a establecer una colaboración basada en la confianza.
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Es fundamental para nosotros, formar equipo contigo. Optimizamos las tareas y ciclos de trabajo delegados, estableceremos unos protocolos para una correcta coordinación y que estés en todo momento informado de las actuaciones realizadas y los temas más importantes o de los que se debe tomar alguna decisión.
Nuestro punto fuerte es la gestión integral de los departamentos de administración de autónomos y pymes mejorando procesos, estableciendo controles, diseñando sistemas de comunicación y encargándonos del back-office administrativo, para que tu puedas dedicarte a :
(1) Toma de decisiones estratégicas.
(2) Optimizar tu tiempo para dedicarlo a tareas de core-business (actividad principal) de tu empresa.
(3) Dedicar más tiempo a fidelizar clientes o hacer crecer tu negocio.
Ponte en contacto con nosotros y conoce cómo.
¿Estás preparado para mejorar tu tiempo y calidad de trabajo?
RESUMEN:
Contar con un profesional externo implicado en tu negocio y perder el miedo a delegar puede ser una buena forma de adaptarse a los cambios y hacer crecer tu negocio, optimizando el tiempo para dirigirlo a las tareas prioritarias de tu negocio.
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