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La clasificación: Los cuatro grupos de tareas

1- URGENTES:

Aquellas que son imprescindibles para el desarrollo de la actividad y que han adquirido el carácter de ‘para ayer’ y que no pueden alargarse más en el tiempo por encontrarse en su plazo final de ejecución. Por ejemplo:

– La preparación de una reunión para esta tarde

– Resolución de una incidencia con un cliente que no ha recibido una documentación

– Redactar el post en el blog para nuestros seguidores que no se ha actualizado desde hace días

– Redacción de un contrato de colaboración que empieza mañana

– Envío de los datos para la presentación de impuestos cuyo plazo finaliza en 48 horas

– Etc…

Estas tareas siempre van a existir, no nos engañemos, pero se pueden minimizar mucho dedicando más tiempo al siguiente nivel: las tareas prioritarias. Y el sencillo motivo es porque prácticamente todas las tareas que ahora son URGENTES, antes fueron prioritarias.

Las vemos:

2- PRIORITARIAS:

Son aquellas tareas necesarias e importantes para llevar un correcto control administrativo de nuestra actividad. 

Algunos ejemplos:

– Preparación de una plantilla o presentación para las reuniones

– Establecer los procedimientos para reclamaciones de clientes

– Programar y organizar las campañas de marketing

– Preparar el protocolo para la organización de toda la documentación para presentar impuestos

– Redactar los contratos tipo, presupuestos, mails y demás documentación necesaria para nuestra actividad diaria

– Programar tareas de mantenimiento informático

– Búsqueda de proveedores

– Etc…

Si os dais cuenta, la realización de estos trabajos con antelación nos hubiese ayudado a que tareas que tenemos en la lista de urgentes hoy nunca lo hubieran llegado a serlo, o por lo menos con la misma intensidad.

Como consejo, propongo dedicar cada día todo el tiempo que sea posible a este apartado, que es la clave para tener una agenda organizada.

3- INTERRUPCIONES:

Son aquellos imprevistos que surgen en nuestro día a día, y que muchas veces surgen en la relación diaria comercial y organizativa de nuestra empresa, con terceras personas. O bien, por algún asunto que haya podido desviarse de lo previsto.

– Recepción y contestación de e-mails

– Llamadas telefónicas

– Reuniones no programadas y sin un objetivo concreto

Cada día hay que reservar una hora para estos imprevistos, pero hay que intentar minimizarlos, si se consigue que sea menos de una hora, mucho mejor. 

Se pueden agrupar el contestar los correos en dos o tres horas concretas al día, y programar las llamadas que sean posibles y establecer un guion para que sean más concretas posibles. 

Los temas como llamada telefónicas imprevistas, que no sean urgentes, pueden posponerse a un dia de la semana y agrupar una mañana o una hora en un día concreto para resolver estos asuntos. 

Y por supuesto, hay que programar las reuniones, que deben tener siempre hora de finalización (nosotros nos ponernos una alarma como guía) y además, de forma habitual, las que son ordinarias, no deben durar más 20-30 minutos.

La clave en muchas ocasiones, es saber decir “No, ahora. Si eres tan amable podemos verlo con mas tranquilidad en ‘x’ momento” y ser puntual en las opciones planteadas. 

4- EVITABLES

Son aquellas que debemos controlar y no dejar que se conviertan en constantes interrupciones y ladrones del tiempo.

Son aquellas acciones que debemos evitar, por todos los medios, que se conviertan en un hábito, y reservarlas para hacerlas únicamente cuando necesitamos un breve descanso físico o mental, o hayamos finalizado las tareas que consideremos que son prioritarias.

Podrían ser: 

– Contestar mensajes y revisar redes sociales sin un objetivo.

– Ver programas que no nos despierten un interés en particular.

– ‘Perderse’ viendo videos de memes.

– Desplazamientos innecesarios.

Si el objetivo es optimizar nuestro tiempo (y el tiempo es oro), debemos por lo menos ser conscientes de en qué cosas no lo queremos gastar. Tampoco se trata de sentirnos mal si un día dedicamos más tiempo de lo debido a temas que no son preferentes. Y es también importante que se reserve un tiempo a la semana para desconectar y ocio, pero cada día dura lo mismo para todo el mundo, al final se trata de conocer tus preferencias.