Digitalización del departamento de administración
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Dentro del mundo empresarial todos hablan de “transformación digital” pero… ¿Qué es? ¿Cómo podría aplicarlo al área de administración? ¿Qué beneficios me va a aportar? Y… ¿Por dónde empiezo?
LA DIGITALIZACIÓN DE LAS GESTIONES ADMINISTRATIVAS
La digitalización supone incorporar un nuevo proceso tecnológico dejando atrás la dependencia de documentos de papel y procesos manuales para poder reducir de esta forma, los errores humanos. Aplicar la digitalización implica la conversión de los datos y documentos a formatos electrónicos mediante software que te ayudaran al acceso fácil y rápido de la información. Además, esto ayudará y mejorará la preservación del medio ambiente, reduciendo costes asociados con el uso y la cantidad de papel.
Para empezar con el proceso, se debe crear una estrategia ordenada y planificada, a través de herramientas que te puedan ayudar a simplificar tareas esenciales de tu negocio, como por ejemplo el uso de la nube o plataformas para la gestión de proyectos siempre y cuando estas logren adaptarse a las necesidades especificas del negocio.
Para esto, es importante que previamente se evalúe la viabilidad e integración entre los sistemas escogidos para que esto no suponga un problema en el futuro.
LA FORMACIÓN DEL PERSONAL PARA COMENZAR CON EL PROCESO
Este es un aspecto relevante a tratar una vez se toma la decisión de digitalizar los procesos administrativos. Para garantizar una buena organización, debes asegurarte de que todo el personal conoce el proceso, las herramientas y los beneficios que este cambio puede aportar. Esto te ayudará que el proceso sea más fácil, rápido y suave.
LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y DIGITALIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
Para aprovechar la automatización y los beneficios que digitalizar el departamento administrativo de tu empresa, el primer paso es empezar a adaptar la facturación y la contabilidad, adoptando procesos informáticos que ayuden a simplificar y eliminar carga administrativa.
La facturación electrónica a partir del año 2025 será obligatoria para todas las empresas y autónomos, asunto que obligará a escoger una aplicación de facturación-contable que cumpla estos requisitos. A partir de que entre en vigor la Ley “Crea y Crece”, tanto en empresas como profesionales autónomos en sus relaciones comerciales con otras empresas y profesionales, deberán emitir las facturas firmadas con un certificado digital y adaptadas a un modelo estipulado.
Esta iniciativa tiene el objetivo impulsar la digitalización de las actividades profesionales y empresariales, autentificar la veracidad de la documentación y reducir la morosidad, problema frecuente dentro de las “PyMES”. Pagar, cobrar y mantener el control documental de las facturas son tareas básicas. La digitalización facilita y agiliza todo el proceso.
Cualquier persona que ejerza una actividad deberá optar por un programa que cumpla los requisitos de facturación electrónica.
Los beneficios, aparte de los comentados, son diversos: tener toda la documentación controlada en un único sitio, disponer de informes en tiempo real, aprovechar el aplicativo para la coordinación del equipo de trabajo, entre otros.
“La digitalización no es una opción, es una realidad para todas las empresas que no quieran decrecer”
ELEGIR EL SOFTWARE QUE MEJOR SE ADAPTE AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE TU ORGANIZACIÓN
El departamento administrativo es una de las áreas más importantes de cualquier organización, ya que se encarga de gestionar la contabilidad, la facturación, los cobros, los clientes, los proyectos y otros procesos esenciales para el funcionamiento del negocio.
Por eso, escoger correctamente el programa que va a ser uno de los ejes en la organización de la empresa no es una decisión banal, y debe dedicarse el tiempo necesario a tomar una correcta decisión.
Es fundamental contar con un software que facilite y optimice estas tareas, y que se adapte (en la mayor forma posible, aunque sea una solución global, y no hecha a medida) a las necesidades y características de tu negocio.
A continuación, te ofrecemos algunos consejos y pasos para escoger o cambiar de software con las máximas garantías, y en los próximos días en nuestro blog podrás revisar un artículo exclusivamente hablando de este asunto, que es verdaderamente crucial y debe analizarse muy bien para poder optimizar todos los procesos organizativos:
– Analiza qué necesidades son las más importantes a cubrir.
Es complicado encontrar un único software (que no sea hecho a medida) que cubra absolutamente todas y cada una de las necesidades organizativas de cada tipo de empresa, por ese motivo debes iniciar realizando una lista de los que serían los imprescindibles para iniciar el análisis sobre qué software escoger.
– Investiga las opciones en el mercado
– Aprovecha las pruebas o demos gratuitas
– Elige aquel software que cubra y automatice la mayor gama de necesidades y tareas.
SEGURIDAD EN LA DIGITALIZACIÓN
Por otro lado, el proceso de digitalización supone nuevos retos que también debemos tener en cuenta, como es la seguridad de la información.
La seguridad debe ser una prioridad al digitalizar la gestión administrativa. Debes implementar estándares de seguridad de datos y también, de forma excepcional, medidas adicionales para proteger la información sensible de tu empresa y también la de tus clientes: copias de seguridad, contratos de confidencialidad, protocolos de recuperación, etc…
EL TELETRABAJO COMO BENEFICIO DE LA TRANSFORMACIÓN
Una vez implantada digitalización de la gestión administrativa, tienes la oportunidad y posibilidad de acceder a los documentos a través de un software e internet desde cualquier dispositivo. Esto facilita el trabajo flexible, lo que contribuye a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, clave para potenciar el bienestar del equipo de trabajo, y la efectividad de las tareas.
Hoy en día, comunicarse a través de herramientas digitales es mucho más fácil. Existen plataformas de videoconferencias, mensajería instantánea y softwares con espacio de trabajo compartido que permiten mantener una conversación fluida y cómoda y la documentación organizada.
EL SEGUIMIENTO DEL PROCESO
Es importante recordar que, la digitalización es un proceso continuo. Una vez llevada a cabo la digitalización de la administración, deberemos controlar si los resultados están siendo efectivos para establecer ajustes si fueran necesarios, como por ejemplo mejorar la formación del personal o cambiar la forma de utilizar las herramientas. O bien, si no funcionase, plantearse escoger una herramienta que se adapte mejor a las necesidades.
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