SOFTWARE Y MEJORA DE PROCESOS PARA PYMES Y AUTÓNOMOS
By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
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Automatización y software para la administración de tu empresa para autónomos y pequeñas empresas
Todos hemos oído hablar de la automatización y la digitalización. Si reducimos el tiempo invertido en la realización de tareas repetitivas o que no aportan valor y, ese tiempo, lo invertimos en tareas más productivas o estratégicas estamos llevando a nuestra empresa a una mejor eficiencia. Pero la pregunta es, ¿esto es aplicable a todas las empresas, de cualquier tamaño? ¿Si soy una Pyme o un autónomo puedo aplicarlo? Y nuestra respuesta es sí, aunque también vamos a explicar algunos matices, porque lo importante es personalizar cada caso.
Nosotros te diríamos que automatizar tareas administrativas para Pymes y autónomos es posible y necesario, pero debes ser realista, analizar tu caso en concreto, y empezar por lo más importante y principal.
Para automatizar, hay que dedicar recursos, tiempo y formación. Y por supuesto no se trata de llegar a nuestro lugar de trabajo, encender nuestro PC ‘dar al play’ y fin de la tarea. Optar por optimizar tareas es un proceso en sí mismo, que a medio plazo reportará mejoras, y que por otra parte es un reto, porque siempre tendrás que seguir adaptándote. Con lo rápido que avanza la tecnología, lo que hoy está optimizado, mañana está obsoleto. Los sistemas de tu empresa están vivos, siempre habrá que irlos modificando y mejorándolos.
Pero no queremos desanimarte, sino todo lo contrario, queremos darte algunas claves para que puedas a empezar a aplicar la automatización, pero siendo realistas con los recursos de los que dispongas.
Debemos partir que dar con automatización perfecta, para esa tarea precisa, para tu empresa en concreto, no es magia y requiere de estudio, configuración y curva de aprendizaje.
La primera clave y fundamental es: Escoge el software que mejor se adapte a tu empresa.
“Hazlo lo mejor que puedas hasta que sepas más. Cuando sepas más, hazlo mejor”.
-Maya Angelou-
No es lo mismo si tienes tienda física, que un e-commerce. Si ofreces servicios, o productos físicos. Si vendes al por mayor, o al por menor. Si tu cliente son particulares, son empresas privadas, o empresas públicas. Si necesitas gestionar una plataforma para vender tu formación, la logística para enviar tus productos físicos, o debes concretar citas para ofrecer tu servicio. O si bla, bla, bla, bla.
Escoger el software que va a soportar la gestión de tu empresa es una decisión importante y no se puede escoger al tun-tún, ni tampoco simplemente porque hayas oído que a ‘x’ persona de tu sector le ha funcionado.
El programa debe adaptarse lo mejor posible a tus procesos y mejorarlos, no tus procesos adaptarse al software.
Hay que ser cuidadosos con este asunto y dedicarle el tiempo a analizar las diferentes opciones, y validar pros y contras, y también probar el programa. Sí, utilizar a conciencia el periodo de prueba que ofrecen muchos softwares, o la prueba gratuita limitada a un cierto volumen, para verificar si su configuración se adapta a lo que necesita tu empresa.
¿En qué puede ayudar un software ERP a un autónomo o pyme?
– A mejorar el control de tu actividad comercial, contacto con los clientes, seguimiento, etc… (los CRM: Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con el Cliente)
– A controlar tus ventas, facturación y cobros (programa de facturación).
– A gestionar tu stock.
– A controlar tus finanzas y contabilidad (programa contable).
– A gestionar los Recursos Humanos de tu empresa.
– A controlar la evolución de tus proyectos (gestor de proyectos).
Y si ponemos todos esos elementos en una coctelera tenemos el ERP (Enterprise Resource Planning’ o ‘Planificación de Recursos Empresariales’) es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que nos permiten controlar la mayoría de áreas de un negocio, centralizando las tareas en un único lugar.
Hoy en día existen programas en el mercado que a partir de entre 15 a 30€ al mes pueden ayudarte en la mayoría de los aspectos que relacionamos arriba, y dirigidos a autónomos y Pymes. Algunos de ellos integran las funciones en módulos y puedes ir adaptando o incrementando las funcionalidades y número de usuarios, a medida que tu negocio vaya creciendo.
El software formará parte de los cimientos de tu empresa, y la organización del back-office de tu negocio, por lo tanto, determinar el programa que quieres utilizar es una decisión importante.
¿Qué aspectos debes tener en cuenta para escoger el software de tu empresa?
Los puntos más importantes que te recomendamos valorar en un programa para la gestión interna de tu back-office son:
– Escalabilidad:
Que puedas empezar justo con lo que necesitas, y puedas ir añadiendo más funcionalidades en la medida que lo precisas.
– Que se ajuste a tus procesos:
Que encaje con lo que necesitas y pueda mejorar el control de la gestión diaria de tu negocio. Que no te deslumbren las funcionalidades del software que realmente no necesitas, porque utilizar características que en tu caso concreto no necesitas, podría servir para lo contrario, para complicar tus procedimientos internos.
– Intuitivo:
Un software fácil e intuitivo, facilita tus tareas.
– Soporte técnico y actualizaciones:
Que sea un programa robusto, que tenga un equipo de soporte detrás, y realice constantes actualizaciones.
¿Cuándo debo empezar a usar un software?
No es lo mismo si tienes que hacer 2 facturas al mes, que 40. O si realizas 1 envío al mes, o 80. Todos sabemos que muchos autónomos y pequeñas empresas inician o están llevando el control de sus facturas de una forma sencilla, en un excel por ejemplo. Es más, te podemos decir que analizando algún caso concreto, hemos seguido recomendando continuar utilizando un programa como Office para gestionar un pequeño proyecto, porque otro de los puntos a tener en cuenta es la curva de aprendizaje o la simplicidad.
Pero atención, si tienes un pequeño proyecto y decides llevar el control de la gestión interna, con un programa del tipo Office, te recomendamos que te formes en dominar el paquete a nivel avanzado. Es decir, que consigas sacarle el máximo partido a este programa de ofimática para aplicarlo en tu negocio: excel con tablas dinámicas, formulación o incluso macros. Puedas realizar una buena presentación en Powerpoint. O dominar tablas, listas a varios niveles, gráficos, índices, documentos maestros, etc. De esta forma podrás conseguir también mejorar tus procesos. En caso contrario, te recomendamos iniciar la gestión administrativa de tu negocio con un software específico para ello, desde el principio. Y sobre todo en cuanto empieces a crecer, aunque sea levemente.
¿Como valorar la curva de aprendizaje o simplicidad?
Hay que valorar que compense el tiempo de formación del programa, el coste y los recursos invertidos, con los beneficios que te va a reportar. Pero te comento que en casi todos los casos, compensa.
Es decir, mejorar los procesos adquiriendo un programa de facturación para emitir 2 facturas al mes, puede parecer que no necesario, pero y ¿cuándo la empresa empieza a crecer, aunque sea un poco? En este caso, si ya has iniciado la gestión en un software que sea escalable desde un principio (cuando realmente puedes dedicar más tiempo de adaptación), posteriormente puedes ir añadiendo funciones y no te va a suponer ningún problema
¿Es necesario un programa de gestión empresarial para un autónomo?
En resumen, en la mayoría de casos recomendamos utilizar un software para la gestión de tu negocio. Porque cuando empiezas, tienes que considerar que no únicamente tendrás que hacerse cargo de tu magnífica idea para desarrollarla. Si no que a partir de ese momento, tendrás que lidiar con la facturación, la contabilidad, la legalidad, los procesos, y la gestión de la empresa, que te acompañaran en todas las fases de tu empresa.
Acompáñate con servicios administrativos online
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROFESIONALES
Te comentamos que en los servicios que ofrecemos de gestión administrativa online, basamos la colaboración no únicamente en ejecutar las tareas con profesionalidad, que por supuesto, es la prioridad; sino que también nos centramos en optimizar los procesos para ocuparnos en aportar el valor de nuestra experiencia en gestión administrativa y de organización del back-office. Por lo tanto, optimizar algunos procesos nos ayuda a dedicar más recursos a aquello que proporcionar otros valores de control: analizar, controlar, revisar, adaptar, o mejorar.
BENEFICIOS DE EXTERNALIZAR TAREAS ADMINISTRATIVAS:
¿Qué puedes conseguir delegando tareas administrativas?
- Optimizar tu tiempo, y profesionalizar tu departamento administrativo, para permitirte dedicarte al 100% a tu negocio.
- Mayor eficacia en el funcionamiento del back-office de tu empresa. Hemos conseguido un alto grado de especialización organizando departamentos de administración, por lo que si cuentas con nosotros podrás concentrarte en llegar más rápido a los objetivos que te plantees.
- Crece sin sentirte desbordado. Externalizar tareas en nuestro equipo, te permitirá centrar y dedicar todos los recursos a la actividad principal de tu negocio, liberándote de carga administrativa.
Contamos con una amplia experiencia en gestión administrativa y somos pioneros en España desde 2012, en servicios administrativos online.
Nuestro equipo está formado por expertos en gestión administrativa y dirección de empresas, y podemos ayudarte a llevar al siguiente nivel, organizando y gestionando con profesionalidad las tareas administrativas y del back office de tu negocio, para que tú te centres en lo que verdaderamente eres experto.
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