¿ Qué son los procesos administrativos y para qué sirven?
By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
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En cualquier empresa en la que se busca mantener un mínimo de control, organizar qué, cómo, de qué forma, con qué recursos o aplicaciones, y quién debe realizar cada cosa, es un conocimiento corporativo que sirve para que todos los procesos funcionen de una forma estable: lo que se suele llamar el know-how.
Diseñar y disponer de unos procesos administrativos en tu proyecto, no es más que tener una buena pauta organizativa, constatar que esta funciona y puede repetirse en la misma situación; y, por lo tanto, crear un documento donde se recoja qué hacer y que acciones y pasos seguir para realizar cada tarea.
De entrada, esto parece un documento muy aburrido o tediosos de redactar, pero si tomas la metodología de, por ejemplo, durante un mes ir redactando cualquier tarea que realices (que sea habitual o recurrente) y qué funcione perfectamente para resolver ese problema o trabajo, cada vez que te pongas a ello, poco a poco y sin darte cuenta, tendrás la mayor parte de los procesos de las funciones que se realizan en la empresa recopilados en el documento.
Piensa que este ‘manual’ es imposible replicarlo de un proyecto a otro, porque se trata de la forma de trabajar única y alineada específicamente para el sistema de trabajo y las características de cada empresa. Escogiendo la mejor forma más óptima de realizar cada tarea, con los recursos de los que se disponen.
Ni una sola empresa, aunque sean del mismo sector o vendan el mismo producto o servicio, tiene unos procesos internos idénticos.
Es el ADN de la empresa, su sistema de funcionamiento. Es lo que define sus características y le da estructura organizativa al proyecto.
“Los procesos son el ADN de tu empresa. Por eso son distintos, y no funcionan si los replicamos de una empresa a otra”
-Externaliza Services-
Este sistema de trabajo, a la vez, no está reñido con la proactividad, la resolución de problemas en las diferentes casuísticas que te puedas encontrar, así como la mejora constante y revisión de asuntos que puedan realizarse de una forma más eficiente. Pero, si disponemos de un sistema de trabajo organizado para las tareas recurrentes y habituales, cualquier emprendedor o trabajador que realice dichas tareas tendrá la mente despejada, al tener el guion de cómo hacer las tareas más habituales, y podrá utilizar su tiempo y concentración para dirigirlo a resolver y mejorar imprevistos y asuntos más estratégicos e importantes.
¿Qué puedes permitirte si tienes unos buenos procesos administrativos?
Aparte de una buena organización, como hemos explicado en los pàrrafos anteriores es la premisa indispensable para: (1) crecer (2) delegar y (3) optimizar.
Como en Externaliza Services somos expertos en procesos administrativos y organización de departamentos, en el caso de colaborar juntos, NO deberás de preocuparte de redactar o tener este documento. Ya que está en nuestros procedimientos organizativos habituales, tener organizados todos los procesos, ya forma parte de nuestro ADN y adaptamos en cada caso nuestro sistema de trabajo a las características de cada empresa, creando internamente unos procedimientos administrativos distintos para cada proyecto.
Al final se trata de proporcionar los métodos necesarios para que se puedan realizar las actividades de manera eficiente, bajo el mínimo esfuerzo, y con las herramientas y recursos de los que se disponen.
Se evitan las lentitudes al realizar las tareas, y también efectuar la resolución de trabajos que deben repetirse habitualmente, con un sistema distinto cada vez, o incluso improvisando. Asunto que deriva siempre en una mala coordinación y organización.
A través de este sistema de organización tiene como función repartir y organizar la carga de trabajo en tareas que se puedan ejecutar de forma lógica y por la persona más competente dentro de la organización.
“Organiza tus procesos administrativos y ahorra tiempo, porque el acceso a documentos y funcionamiento de cada gestión es más ágil, y evitaras perder horas en buscar o improvisar las tareas”
-Externaliza Services-
¿Si soy autónomo o una pequeña Pyme también tengo que tener unos procesos administrativos?
Rotundamente, te recomendamos que sí. Aunque pueda parecer que esta forma de trabajar sea más bien dirigida a empresas más grandes. Si eres un autónomo o diriges una pequeña o mediana empresa, este sistema te va a proporcionar la seguridad de saber que:
- Estás haciendo las cosas coherentemente, siguiendo unas pautas que te funcionan.
- Focalizas tu tiempo en resolver o mejorar aspectos más importantes, o tareas imprevisibles.
- Puedes consultar y realizar de forma más eficiente aquellas tareas que efectúas en bastantes ocasiones, pero no tan habitualmente para que las tengas integradas, así que cuando te dispones a hacerlas puede que improvises y tengas que invertir un mayor esfuerzo en recordar cómo lo realizaste la última vez.
- Evitas errores.
- Tienes procedimentado aquello que es probable que algún día pienses en delegar.
- Si ya estás delegando, mejoras la interrelación de las tareas y coordinación de información entre las diferentes personas que integran tu equipo.
Tu actividad profesional o empresarial conlleva, de forma anexa, muchas gestiones administrativas
Estamos de acuerdo en que lo importante en tu empresa es tu actividad principal, y que esta la desarrolles bajo el mejor nivel de excelencia: que prestes un buen servicio, resuelvas una necesidad vendiendo un estupendo producto, o resuelvas un problema o una necesidad al público al que te diriges.
Pero hay que añadir que tu actividad empresarial o profesional suelen conllevar una gran cantidad de tareas administrativas debido a que estas tareas son necesarias para organizar, planificar y controlar los procesos involucrados en la realización de la actividad. Estas tareas son esenciales para asegurar la eficiencia a la hora de llevar a cabo la actividad, ya que permiten documentar el proceso, controlar el presupuesto, planificar los recursos, evaluar el desempeño, etc.
Estas tareas administrativas son necesarias para mantener un registro de los resultados obtenidos y para mejorar la calidad de la actividad.
Asentar unas buenas bases en la administración de tu empresa
Un buen proceso administrativo para un autónomo o una pequeña empresa debe incluir varias cosas.:
Primero, debe asegurarse de que los procesos sean claros, concisos y fáciles de entender para todos los involucrados. Esto permitirá que los procesos se ejecuten de manera eficiente y efectiva.
Hay muchas tareas que administrativas que se repiten y se pueden procedimentar para hacerlas más rápidamente y de forma eficiente, sin tener que buscar, revisar e improvisar cada vez que se ejecutan; y, de esta forma, ocupar los recursos y el tiempo a mejorar los servicios o productos, a hacer crecer tu empresa o a otras tareas que puedan requerir más proactividad.
Subcontratar servicios administrativos: una solución
Con Externaliza Services no tienes que preocuparte de efectuar tu mismo los procesos administrativos de tu empresa
Todo esto de procedimentar suena muy bien, pero requiere su tiempo o, a veces, no sabes cúando o por dónde empezar. Pues bien, al contratar nuestros servicios administrativos o contables con nosotros no debes preocuparte en realizar esta tarea; ya que, cuando asumimos la gestión de la administración de tu empresa desarrollamos y diseñamos unos procesos internos, un sistema de calendarios y notificaciones, y unos protocolos que nos ayudaran a completar las funciones para tu empresa, a tu manera, y aprovechando nuestro know-how y experiencia.
Puede que haya llegado el momento de empezar a delegar tus procesos administrativos
Eres un emprendedor y eres bueno en lo que haces, te esfuerzas en mejorar, en hacer crecer tu proyecto, en ofrecer valor con tu producto o servicio, en formarte, ¿pero a veces tienes la sensación de no llegar a todo?
Son muchas las áreas ligadas con el buen funcionamiento de tu negocio: marketing, branding, comunicación, comercial, atención al cliente, logística, finanzas y contabilidad, plataforma de ventas o logística, y más aspectos.
Y muchas las capacidades vinculadas al buen funcionamiento de un proyecto: liderazgo, perseverancia, seguridad, ser resolutivo, tener dotes de comunicación, desarrollar la intuición…
No es nada fácil coordinarlo todo y encontrar el equilibrio.
Si te ocurre que el back-office de tu empresa está inmerso en algo de desorden, no encuentras tiempo para organizar ‘tus números’, los informes, las facturas, la documentación, los controles internos, cobros, pagos, fiscalidad, procedimientos internos, puede que haya llegado el momento de crear equipo y empezar a delegar. En gestión administrativa, contable y financiera de tu negocio yo puedo ayudarte. ¿Delegas y avanzas?
Imagina lo productivo que será tu trabajo si inicias tu día concentrarte en aquellas tareas que aportan más valor y estrategia a tu actividad, y delegas las tareas administrativas en a profesionales con experiencia, teniendo la certeza de que están siendo atendidas de forma experta.
¿Crees que ha llegado el momento de valorar la externalización administrativa de tu proyecto con profesionales que formaran equipo contigo?
Podemos charlar y lo vemos en una sesión gratuita de 30 minutos, aquí
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Servicios administrativos online especializados. Ayudamos a PYMES y autónomos a profesionalizar las áreas administrativas de sus proyectos. Delega y crece.
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Preguntas frecuentes sobre procesos administrativos
¿Qué son los procesos administrativos en una empresa?
Los procesos administrativos son el conjunto de tareas y procedimientos que permiten organizar, gestionar y controlar la actividad diaria de una empresa. Incluyen acciones como la gestión documental, facturación, seguimiento de pagos, coordinación interna y control de la información.
¿Por qué es importante mejorar los procesos administrativos?
Mejorar los procesos administrativos ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores, optimizar recursos y conseguir una gestión más ordenada y eficiente. Cuando estos procesos funcionan bien, la empresa puede centrarse mejor en sus objetivos y en su crecimiento.
¿Qué áreas suelen incluir los procesos administrativos?
Los procesos administrativos suelen abarcar tareas como la atención al cliente, gestión de proveedores, archivo de documentos, control de facturas, seguimiento de cobros y pagos, elaboración de informes y organización de la información interna de la empresa.
¿Se pueden externalizar los procesos administrativos?
Sí, externalizar los procesos administrativos es una opción muy útil para empresas y autónomos que quieren mejorar su organización sin asumir más carga interna. Contar con apoyo externo permite agilizar tareas, ganar eficiencia y dedicar más tiempo a actividades estratégicas.
