Externalizar administración
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Aspectos a tener en cuenta al valorar la externalización de servicios
En este artículo resumiremos 4 de las claves que pueden beneficiarte si te estas planteando empezar a delegar algunos servicios a profesionales. Si eres autónomo o pyme y estás creciendo o necesitas profesionalizar la administración de tu empresa.
(1) La especialización
En términos generales si estás pensando en delegar trabajo a una empresa te recomendamos que sean lo más especializadas posible en el servicio concreto que buscas. Al colaborar con empresas o freelancers especializados podrás incorporar a tu proyecto del beneficio que aporta la experiencia y bagaje adquiridos por esos profesionales.
Con experiencia focalizada y formación, (en nuestro caso en optimización de procesos y gestión de departamentos de administración, asesoramiento, gestión y control financiero y contable para autónomos y pymes) los profesionales de nuestro equipo hemos adquirido la capacidad para resolver cada vez de forma más concreta más tipos de casuísticas, por lo tanto, podremos ayudarte en gran diversidad de problemáticas que se te puedan plantear en el desarrollo de la actividad y gestión administrativa de tu negocio, y en consecuencia, tu negocio tendrá más capacidad para adaptarte nuevas situaciones.
Por lo menos, esa es nuestra filosofía. Formar equipo con tu proyecto.
«La especialización permite que cada hombre desarrolle su mejor habilidad» –Murray Rothbard-
(2) El baremo: los resultados
Las empresas en general, están acostumbradas a ser juzgadas en base a resultados, no en función de la horas que han dedicado a realizar un trabajo.
Por este motivo, contratar los servicios de gestión del back office de tu empresa y delegar tareas administrativas suele ser productivo tanto para pequeños negocios como para pymes.
(3) Costes en proporción al volumen
Aunque el presupuesto de una empresa de servicios administrativos puede parecer superior en inicio al precio/hora de un trabajador por cuenta propia, verás que es todo lo contrario, si profundizas.
En realidad, si tienes en cuenta que la empresa contratada asume costes de los que tu ya no serás responsable, y que están directamente relacionados con la prestación de servicios, como: Seguridad Social, equipos informáticos, material de oficina, suministros, costes relacionados al espacio de trabajo (ya sea de alquiler o propiedad), software, formación, primas de seguros, costes asociados a la contratación (vacaciones, permisos, bajas, indemnizaciones) y otros, te darás cuenta de que colaborar con otra empresa te permite ahorrar dinero y ser más flexible, porque conviertes los gastos fijos en costes variables. Ya que, en nuestro caso, los honorarios van directamente relacionados con la productividad, no con las horas.
Además, en el caso que el volumen de trabajo sea cíclico (aumenta y disminuye por temporadas), también lo harán los costes.
(4) Aprovecha la digitalización
Las nuevas tecnologías y las aplicaciones en la nube nos permiten a trabajar en un mismo espacio común, sin necesidad de estar en el mismo lugar físico. Por lo tanto, sabes lo que esto significa? Que tienes muchos más profesionales con talento a tu disposición.
Que te parece todo el campo que se abre para hacer crecer tu empresa?
En Externaliza Services estamos comprometidos con la formación continua en nuevas tecnologías, y nos apasionan. Para optimizar al máximo los procesos administrativos de tu actividad debemos conocer muchos tipos de software, ERPS, aplicaciones, CRM, gestores de proyectos, gestores de información en la nube, además de estar al dia de las novedades de sistemas operativos y mejoras en herramientas de trabajo como Office.
Empresa de servicios administrativos
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Podemos ayudarte a llevar al día toda la parte administrativa de tu negocio formando equipo contigo.
Quieres seguir creciendo? Contáctanos y te explicamos cómo.
Resumen:
Las cuatro claves que pueden ayudarte si decides delegar tareas administrativas:
- (1) Primer aspecto que te va ayudar: La especialización
- (2) Segundo aspecto que te va a ayudar: Resultados
- (3)Tercer aspecto que te va ayudar: Costes
- (4) Cuarto aspecto que te va a ayudar: Aprovecha las nuevas tecnologías
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Preguntas frecuentes sobre externalizar servicios administrativos
¿Qué aspectos conviene valorar antes de externalizar servicios administrativos?
Antes de externalizar servicios administrativos conviene valorar la especialización del proveedor, los resultados que puede aportar, la relación entre costes y volumen de trabajo y su capacidad para trabajar con herramientas digitales. Analizar estos puntos ayuda a tomar una decisión más segura y a elegir un apoyo realmente útil para la empresa.
¿Por qué es importante que la empresa externa esté especializada?
La especialización permite contar con profesionales que ya tienen experiencia en gestión administrativa, optimización de procesos y resolución de incidencias habituales en pymes y autónomos. Esto facilita que la colaboración sea más ágil, que se cometan menos errores y que el negocio pueda apoyarse en un equipo con conocimiento específico del área administrativa.
¿Externalizar servicios administrativos puede ayudar a reducir costes?
Sí. Externalizar servicios administrativos puede ayudar a transformar costes fijos en costes variables y a evitar gastos asociados a contratación interna, formación, software, equipos, espacio de trabajo o sustituciones. Además, cuando el volumen de trabajo cambia por temporadas, este tipo de apoyo permite ganar más flexibilidad.
¿Qué papel tiene la digitalización al externalizar la administración?
La digitalización hace posible trabajar con profesionales externos sin necesidad de compartir un espacio físico. Gracias al uso de herramientas en la nube, software de gestión, ERPs, CRMs o aplicaciones colaborativas, la empresa puede mantener el control de sus procesos administrativos y coordinar tareas de forma más eficiente.