El sistema para gestionar tu tiempo

OPTIMIZAR TU TIEMPO

En nuestro día a día laboral, siempre van a surgir imprevistos, y habrá temas que teníamos programados, que, en ocasiones, deberemos posponer o adaptar a otra fecha para atender temas que realmente sí son de urgencia. Por este motivo es imprescindible para empezar, saber distinguir lo que es importante de lo que es urgente.

La idea principal es tratar de eliminar las urgencias. El objetivo de este post es explicar un método que te ayude a eliminar lo máximo posible las urgencias, y que realmente pases a tener un mayor control para gestionar temas importantes, pero que no ‘quemen’.

Temas importantes tiene que haber, porque en caso contrario es un termómetro de que algo no funciona bien.

Una de las claves es, aunque exista algún día que se pueda convertir en un desastre, mantenernos firmes en volver a programar aquello que no ha sido posible realizar hoy, y no dejarlo ‘colgado’, con esta tenacidad comprobaras si observas tu agenda, con un poco de distancia (temas que hayas cerrado, clientes conseguidos), verás que has ido finalizando o consiguiendo metas.

La segunda clave sería el realismo. En conjunto (aunque haya excepciones), si en nuestro día a día establecemos una buena programación, y sobretodo que sea realista con lo que somos capaces de hacer, poco a poco iremos avanzando en conseguir los objetivos que nos hemos propuesto. Que deben ser objetivos pequeños cada día, que vayan sumando.

Y si una tarea me requiere 2 semanas, pues por lo menos, ser consciente de ello.

Un ejemplo: Si yo me programo para mañana 39 tareas, para lo único que me va a servir es para decepcionarme. Debo programar en función de lo que considere que voy a tardar en cada una de ellas y reservar ese espacio en mi agenda, para tener una visión real.

U otro ejemplo: Me programo hacer mañana el plan de negocio de la empresa que tengo pensado iniciar, o bien, modificar los procedimientos de mi empresa en relación a un cambio de programa de gestión que he incorporado. Pues este caso, ya tenemos un error de programación si no prevemos realmente que estas tareas no las vamos a poder realizar en un sólo día.

Si no eres realista en este sentido, en saber calcular el tiempo. No te preocupes porque esto se puede entrenar, a medida que vas viendo qué tareas tienes que volver a reprogramar en tu agenda o cuanto tardas en tus tareas más habituales.

Por otro lado, es importante, ver lo que has conseguido, ya sea de mayor o menor envergadura. Porque a veces, en la vorágine del día a día, nos parece que no conseguimos nada. Pero la gente que es constante (y doy fe de ello, en las cosas que he visto en mi profesión) cuando mira un año hacía atrás, sí ve los logros.

Por lo tanto, no hay formulas mágicas, pero si es importante que apuntes tres claves: REALISMO, CONSTANCIA Y AGENDA (o software)! 

Apunta todo en la agenda, todo tiene que tener un lugar en la agenda o programa. O si no es una agenda, por lo menos check-list de temas a resolver. Pero yo recomiendo la agenda porque te da una visión de puzzle, una visión completa de como está tu tiempo.

Existen infinidad de programas hoy en día para poder organizarte bien. En otro post, hablaré de los programas que pueden facilitarte la organización de tu día a día , pero para empezar el propio calendario de Google o de Microsoft, o una agenda física es suficiente , si tienes constancia.

Programar una tarea en un calendario te puede llevar dos minutos, pero el beneficio de contarte la realidad sobre tu tiempo, se multiplica por 100.

Otro punto importante, es intentar no aplazar de forma sistemática. El secreto está en el equilibrio. Si nos dejamos llevar siempre por los imprevistos, urgencias y fechas límite, costará mucho encauzar la agenda. ¿Porqué ? Precisamente, porque este sistema se convertirá en un ‘pez que se muerde la cola’.

En resumen, por lo que hemos comentado verás que si siempre trabajas en la urgencia, nunca tendrás tiempo para tratar aquellos temas primordiales para el buen funcionamiento de tu proyecto, y que puedan abordarse con antelación. De tal forma que estos asuntos, en un momento dado, irremediablemente se convertirán en urgentes. Parece lógico, no?

Te comento que en la práctica, al principio no es fácil organizarte si ya estás sumergido en la rueda de la urgencia, pero esto te va a provocar enorme estrés, y una sensación de que nunca llegas.

El truco está dejar un espacio siempre para las tareas que tienen fecha de entrega o caducidad, y sobre todo, y más importante todavía, para aquellas mejoras o tareas que te has planteado para prosperar.

Si dedicas tiempo a estas, las IMPORTANTES, progresivamente observarás que, como si fuese magia, en un periodo de unos dos meses irás teniendo menos URGENCIAS.  

CLAVES PRÁCTICAS PARA OPTIMIZAR TU TIEMPO

¿Lo vemos con ejemplos?