Controla tu bandeja de entrada, no dejes que te controle a ti
Redactora: Beatrice | Externaliza Services ®
Has tenido alguna vez la sensación que al finalizar tu jornada laboral, has invertido demasiadas horas en interrupciones y contestar e-mails y no has priorizado otras tareas que tenías previstas para ese día?
El tiempo es el mayor tesoro que tenemos, y además es limitado, por lo que aprender a administrarlo nos hará sentir más realizados.
1 – PRIORIZA LOS E-MAILS
Sí, lo hemos oído en cantidad de ocasiones, pero realmente me sigo encontrando entre los emprendedores que una de las tareas que más distraen de los objetivos, si no se gestiona correctamente.
Piensa que si cada vez que en la bandeja de entrada vemos el mensaje “Correo nuevo”, dejamos lo que estábamos haciendo y lo respondemos, no solamente estamos deteniendo la tarea que nos ocupaba, si no que necesitarás re-ubicarte de nuevo cuando la retomes, por lo que estos cortes pueden suponer la perdida muchos momentos, que a lo largo del día puedes ser horas en interrupciones. Sabías que para adquirir el punto de máxima concentración en una tarea se requiere una media de 10 minutos desde que esta se inicia?
Y qué decir cuando se trata de una cadena de mensajes? Como por ejemplo la coordinación de reunión en grupo? Para esta tarea concreta o propongo al final del post una aplicación que os hará la vida más fácil.
“ Para adquirir el punto de máxima concentración en una tarea se requiere una media de 10 minutos desde que ésta se inicia”
2- TRUCOS PARA GESTIONAR EL CORREO ELECTRÓNICO
Vamos a por la soluciones.
Agrupar la contestación de e-mails a unas horas determinadas del día que tú te estipules, dependiendo del tipo de actividad. En algunos casos, bastará con ponerse a primera hora de la mañana y en otros casos, lo correcto será dos veces al día, pero una vez lo concretes se lo más estricto posible en este aspecto.
Mi consejo, o por lo menos los que ha mí me funciona, es hacer una selección REAL de los mails mas urgentes y contestarlos a primera hora de la mañana y dejar el resto de e-mails, para primera hora de la tarde.
Psicológicamente, ver una gran cantidad de e-mails sin leer en la bandeja de entrada puede producir una sensación de descontrol. Una idea para organizar el e-mail es clasificarlos importancia. Contesta los más urgentes, y abre una carpeta para los menos importantes, guárdalos y contéstalos por la tarde, aplicando el método que hemos explicando antes.
Dependiendo del número de e-mails que hayan quedado en la carpeta ‘Contestar por la tarde’ podrás preveer cuanto tiempo necesitarás después para contestarlos y consecuentemente podrás organizarte la agenda de forma realista.
3- ORGANIZAR TU BANDEJA DE ENTRADA CON ALGUNAS CARPETAS
Truco para organizar tu correo por carpetas. Como funcionará cada una:
- Bandeja de entrada: esta es la carpeta base en la que recibirás tus correos. Ningún email deberá pasar aquí mucho tiempo, solamente lo necesario mientras lo transfieres a otra carpeta. La única excepción a la regla es cuando respondes un correo de inmediato y esperas su respuesta lo más pronto posible.
- Contestar hoy: aquí incluirás todos los correos que requieren una respuesta ese día. Se estricto y no dejes que se acumule, pero dales respuesta a la hora que tu hayas programado para ello.
- Esta semana: Correos en los que valores que la respuesta no es necesaria a corto plazo y pueden esperar. Pueden guardarse para dentro de unos días contestando por ejemplo ‘Gracias, lo reviso y te comento’. En tu programación deberás incluir unas horas a la semana para dar respuesta a estos mails no urgentes (Ojo! El día de la semana en que los mails tienen menor porcentaje de interacción son los viernes, por lo que aconsejo contestar los mails de esta carpeta los jueves, por ejemplo).
- Lectura: Aquí incluirás los que recibes con información importante, newsletters o aquellos correos con datos que no necesitan respuesta y son de tipo informativo. A mi me es muy útil aprovechar el tiempo del transporte público o mientras me tomo un café para leer estas noticias, desde mi móvil o tablet.
4- LIMPIA LOS MAILS QUE NO TE INTERESAN
Otro detalle bastante importante a la hora de gestionar e-emails es darnos de baja de todas aquellas newsletter o spam que ya no nos interesan y que nos ‘inflan’ la bandeja de entrada. Cuando entre algún correo que no te interese date de baja de la lista pinchando en el link para ello, normalmente suele estar al pie del e-mail con la frase ‘darse de baja’ o ‘unsuscribe’.
Y si estás suscrito a e-mails de noticias que sí son de tu interés, utiliza la carpeta ‘Lectura’ que hemos comentado antes para guardarlos y aprovechar ‘ratos muertos’ para su lectura.
5- SACA PARTIDO A LA TECNOLOGÍA
Si eres de los que tienes muchos mails con una determinada persona o grupo, compañeros de trabajo, etc…, aprovecha los programas y apps adecuados para compartir archivos y organizar reuniones, y elimina mails repetitivos.
Os aconsejo alguna de estas dos aplicaciones en la nube para gestionar reuniones y que otros usuarios puedan ver que horarios tenemos disponibles, compartir calendarios, programar avisos, etc…
- Google Calendar(Gratuito)
- You can book me(De pago aunque muy recomendable si necesitas funciones premium o tienes un alto volumen de reuniones)
Para compartir archivos con una persona o grupo, aconsejo los siguientes programas. Tendréis las información actualizada y ahorrareis tiempo en mails con envío de archivos y documentos, y además evitarás que pueda saturarse el espacio de almacenaje de la cuenta de correo.
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Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar el correo electrónico de forma más efectiva
¿Cómo puedo gestionar el correo electrónico de forma más eficiente?
Para gestionar el correo electrónico de forma más eficiente es recomendable evitar contestar cada mensaje en cuanto llega y reservar momentos concretos del día para revisarlo. Agrupar respuestas, priorizar los correos urgentes y clasificar el resto por importancia ayuda a reducir interrupciones y a mantener el foco en otras tareas del negocio.
¿Es útil organizar la bandeja de entrada por carpetas?
Sí. Organizar la bandeja de entrada por carpetas permite tener más control sobre los correos y decidir mejor qué responder primero, qué puede esperar y qué solo requiere lectura. Utilizar categorías como “Contestar hoy”, “Esta semana” o “Lectura” ayuda a evitar el desorden y mejora la planificación del tiempo.
¿Por qué es importante limpiar correos que no aportan valor?
Eliminar newsletters, avisos o mensajes que ya no interesan ayuda a reducir ruido en la bandeja de entrada y facilita identificar los correos realmente importantes. Mantener el correo más limpio mejora la sensación de control y evita perder tiempo revisando mensajes irrelevantes o repetitivos.
¿Puede una empresa apoyarse en herramientas o servicios externos para gestionar mejor el correo?
Sí. Una empresa puede mejorar la gestión del correo utilizando herramientas para coordinar reuniones, compartir archivos o planificar tareas, pero también apoyándose en servicios administrativos externos. Delegar parte de la gestión de e-mails, agenda o seguimiento administrativo puede ayudar a ganar tiempo y a mejorar la organización diaria del negocio.