Externalizar servicios administrativos: claves para el éxito y la tranquilidad
By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
En cualquier formación emprendedores se aconseja sobre la importancia de, llegados a un cierto punto que en el que te encuentras en tu techo profesional, delegar trabajo para poder crecer, o bien, para tener más libertad y que tu negocio no dependa exclusivamente de ti.
A pesar de que este tema es claro y consensuado, no siempre los que están detrás de un proyecto, y han llegado a ese punto, están dispuestos a hacerlo.
Si no delegas porque es tu elección, es estupendo, y no hay que darle más vueltas. No te sientas culpable, es perfecto, y una de las formas de enfocar tu negocio.
Pero el problema está cuando, la intención es delegar, para poder conseguir los beneficios que indicaba arriba, pero no se hace por temor.
De hecho si no se consigue compartir la carga de trabajo es imposible que un emprendedor supere el tamaño más allá de su propia persona, limitando de esta manera sus posibilidades.
«La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva, simplemente porque es fundamental para el crecimiento personal y organizacional» (Stephen R. Covey)
El temor a delegar puede venir por: No saber como hacer la gestión de traspaso, miedo a perder el control, pensar que nunca podrá efectuarse igual de bien, etc.
Este obstáculo es más fácil de superar si se encuentra la persona adecuada en la que confiar las tareas y que su propósito y concepto de empresa está alineado con el tuyo y saben transmitirse las instrucciones adecuadamente.
Si delegas tareas gestión y control de administración y contabilidad en nosotros, he de comentarte que prácticamente te ‘ahorras’ los pasos que voy a comentarte, y que son los que llevaran la delegación de un trabajo al éxito. ¿Porqué? Porque llevamos muchos años implantando procedimientos para gestionar departamentos administrativos de empresas de sectores diversos. Tenemos experiencia en trasladar toda la parte técnica, y te acompañaremos en el proceso de delegación. Para nosotros es importante y primordial sobre todo que nos enfocaremos más en que nos traslades objetivos, tono y valores que has construido en tu empresa, para alinearnos con ellos.
Pero vamos al lío, y te explicamos los 4 pasos para delegar con éxito, cualquier tarea. Toma buena nota:
1. Proceso de delegación bien definido
Plantéate los siguientes pasos para trasladarlos a la persona oportuna y escríbelo (escribirlo en word o manual porque es fundamental para que tengas una guía)
- ¿Qué tareas quieres delegar exactamente? Divide la tarea o función en subtareas. Por ejemplo: No basta con apuntar: “Contabilidad” o “Marketing”, si no que hay que subdividir las tareas que lo componen:
Por ejemplo:
Delegar proceso de facturación
– Recibir contratos, albaranes, o presupuestos aprobados
– Emitir y enviar factura
– Realizar el control del proceso de cobro
– Contabilizar las ventas
– Recopilar la información para la presentación de obligaciones fiscales
– Etc…
- ¿Cómo deben efectuarse esas tareas? Aunque la persona especializada pueda conocer diferentes métodos para efectuar el trabajo, o pueda aportar nuevas ideas para optimizar el proceso, siempre es recomendable al iniciar la delegación de la tarea transmitir una guía de cómo debe desarrollarse el trabajo.
Se recomienda redactar y enviar por escrito o transmitir unas explicaciones lo suficientemente precisas y claras.
- ¿Qué objetivo debe cumplirse? En ocasiones puede ser evidente, pero en otras en las que la tarea delegada es sólo una parte del proceso, conocer la finalidad última ayuda siempre a tener una visión completa para tomar decisiones. Además siempre es importante conocer los valores y tono de la empresa.
- El tono y esencia: Como es natural, no es el mismo tono y lenguaje si hay que enviar una comunicación a la persona a la que tu cliente ha interpuesto una demanda, desde un despacho de abogados; que si te dedicas a servicios de wedding planner y envías documentos a tus clientes sobre la preparación del día de su boda.
Cada empresa, incluso teniendo la misma actividad, puede tener y valores distintos.
2. Funciones a delegar delimitadas
Si hay varias personas implicadas en el proceso, deben delimitarse las funciones, para evitar que se produzcan conflictos o duplicidades.
3. Definir plazos
- Plazo de entrega: Es importante para conseguir el objetivo, que la persona sea conocedora del plazo límite en el que debe estar listo el trabajo.
- Tiempo de ejecución: Es altamente efectivo ser conocedores, por ambas partes, del tiempo estimado de ejecución de la tarea para: Optimizar recursos, realizar el control oportuno, saber del tiempo efectivo del que se dispone, y para coordinar los plazos de entrega.
¿Cómo calcular el tiempo en qué puede ejecutarse dicha función?
En algunas ocasiones es sencillo estipular una media del tiempo necesario; y en otras, es más complicado calcular este tema por ser algo más intangible.
Una forma de calcularlo, es dividir la tarea total en partes más pequeñas para poder estipular cuanto puede tardarse en cada una de ellas, y contabilizar después la totalidad.
En casos más complicados o tareas fluctuantes, la persona encargada puede calcular el tiempo contabilizando y reportando el desglose del total de las tareas realizadas mensualmente o bien efectuando medias trimestrales.
El objetivo de este cálculo, es generar una confianza mutua, dónde se constaten que los recursos y la optimización del tiempo se está realizando de forma adecuada.
Aunque, por experiencia, en la mayoría de casos, cuando el objetivo de la tarea se ve cumplido y con creces, este apartado importante en un inicio, pasa a no ser de tan vital importancia.
4. Buena comunicación durante el proceso
La claridad en la comunicación es clave. Muchos proyectos se tuercen por comunicaciones defectuosas.
- ¿Cómo conseguir una buena comunicación? Hablando con claridad y generando confianza por ambas partes para poder compartir cualquier duda al respecto con naturalidad. «No hay malas preguntas, solo hay preguntas».
Si hacer bien todos estos pasos y los documentas, te aseguro que la delegación del trabajo será un éxito, y el resultado es una optimización del tiempo, mayor control, más margen para gestionar imprevistos y un sistema más eficaz de trabajo para hacer crecer el proyecto.
Resumen:
Los 4 pasos básicos para empezar a delegar con éxito son:
(1)Organizar bien el tipo de tareas que se desean delegar (por ejemplo, siguiendo el esquema de preguntas que hemos planteado)
(2) Delimitar las funciones, controlar y organizar el tiempo y los plazos de ejecución.
(3) Establecer un sistema y una base de comunicación.
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Delega tareas de administración
¿Crees que ha llegado el momento para ti, de externalizar servicios administrativos para poder crecer?
Si quieres ‘ahorrarte’ realizar gran parte los pasos que que te he indicado arriba, contacta con nosotros y te explicamos como podemos acompañarte en el proceso para llevar la delegación de tu trabajo al éxito.
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Preguntas frecuentes sobre cómo aprender a delegar tareas
¿Por qué cuesta tanto delegar tareas en una empresa o negocio?
Delegar suele costar por miedo a perder el control, por no saber cómo trasladar una tarea correctamente o por pensar que otra persona no la hará igual de bien. Este bloqueo es habitual cuando el negocio depende mucho de una sola persona, pero superarlo es clave para crecer, ganar tiempo y evitar que la empresa se estanque.
¿Qué hay que definir antes de delegar una tarea?
Antes de delegar conviene dejar por escrito qué tarea concreta se quiere traspasar, cómo debe hacerse, qué objetivo debe cumplirse y qué tono o valores debe respetar la persona que la asuma. Cuanto más claro esté el proceso desde el principio, más fácil será que la delegación funcione bien.
¿Por qué es importante delimitar funciones y plazos al delegar?
Delimitar funciones evita duplicidades o conflictos cuando intervienen varias personas en un mismo proceso. Además, definir plazos de entrega y tiempos de ejecución ayuda a organizar recursos, coordinar tareas y generar confianza entre ambas partes durante la delegación.
¿Qué papel tiene la comunicación en una delegación eficaz?
La comunicación es una de las claves para que la delegación funcione. Hablar con claridad, documentar el proceso y crear un entorno de confianza permite resolver dudas a tiempo, evitar errores y mantener el control sin necesidad de supervisar cada paso de forma constante.
