Secretaria externa: Definir tareas a externalizar
By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
La Secretaria externa es una figura muy útil para ayudar a hacer crecer tu negocio.
Una profesional freelance implicada en tu negocio puede ayudarte no sólo a efectuar esas tareas en las que se especializa de forma eficaz, si no también a aportar nuevos puntos de vista e ideas para mejorar los procesos administrativos de tu proyecto.
Si las tareas administrativas recurrentes consumen gran parte de tu tiempo, es momento de plantearse externalizar algún área de tu negocio.
Tienes dudas sobre delegar un área administrativa de tu actividad? En este sentido es importante trabajar la confianza y el trabajo en equipo, y estipular bien los procesos dependiendo del nivel de implicación que necesites y del tipo de trabajo en el que se requiere un apoyo.
«-Empieza por hacer lo necesario, luego lo que te sea posible y, cuando te des cuenta, estarás haciendo lo imposible. -Francisco de Asís.«
Necesitas ayuda administrativa?
Con cuál de los siguientes escenarios te identificas inicialmente el A o el B?
a) Necesitas una ayuda puntual por sobrecarga de trabajo administrativo?
Contratar una ayuda puntual por exceso de trabajo, suele ser un proceso concreto y ágil de delegar. Requiere concreción en la tarea y saber transmitir las explicaciones oportunas sobre el servicio que se desea externalizar. Este tipo de contrato, si no se tiene previsto que tenga continuidad en el tiempo, requiere un nivel de coordinación rápida y es muy factible. Contáctanos para consultar.
b) Requieres un profesional administrativo de apoyo que te acompañe a lo largo de tu proyecto?
Delegar en un administrativo freelance una serie de tareas de apoyo asiduamente y de forma continuada crea un nivel de implicación y coordinación máxima entre las dos partes y es el objetivo de nuestro proyecto. Un colaborador que trabajará mano a mano en las tareas de gestión de tu actividad profesional.
La administrativa online trabajará de forma externa pero con unos protocolos de actuación y coordinación mutua, que requieren concretarse y trabajar de forma conjunta desde un inicio.
Se diseñará un sistema de trabajo que sea eficiente para ambos profesionales y mantenga una efectiva comunicación.
La secretaria online tendrá un nivel de implicación alto en tu proyecto intentando aportar ideas y optimizar todos los procesos, que será el objetivo de la relación comercial. La hoja de ruta servirá para organizar el conjunto de las tareas. Se trata de establecer una relación comercial de dos profesionales win-to-win (ambas partes ganan).
Requiere planificación mutua inicial y definir muy bien los objetivos y ejecución de los trabajos y un proceso de adaptación mutuo. Una vez desarrollado este trabajo, los beneficios de contar con un profesional del sector para optimizar tu tiempo son muchos. Ver los beneficios de externalizar en este otro post.
Tienes sobrecarga de trabajo, pero no tienes claras aún qué tareas son las que puedes externalizar?
O bien, tienes dudas de cómo será el control en la gestión de las tareas delegadas?
En ocasiones, en tu día a día como emprendedor puedes encontrarte ‘apagando fuegos’ e inmerso en la ejecución de decenas de tareas distintas que pueden llegar a sobrecargarte.
En este punto es donde podemos ayudarte:
Para analizar si el sistema de externalización de servicios administrativos que ofrecemos es el más indicado para ayudarte en tu tipo negocio puedes reservar una sesión informativa gratuita donde evaluaremos en qué áreas podemos ayudarte y qué servicios necesitas.
Tendrás acceso compartido a la aplicaciones de gestión documental y podrás consultar o descargar la documentación generada por tu administrativa en todo momento.
Trabajaremos en conjunto y estableceremos unos sistemas de contacto y coordinación por lo que no perderás la visión del área delegada.
Quieres saber más?
Visita nuestro post VALORA SI NECESITAS UNA SECRETARIA EXTERNA.
Resumen:
Un profesional freelance implicado en tu negocio puede ayudarte no sólo a efectuar esas tareas en las que se especializa de forma eficaz, si no también a aportar nuevos puntos de vista e ideas para mejorar los procesos administrativos de tu proyecto. La confianza y la coordinación son las claves para el correcto funcionamiento de este vínculo profesional.
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