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Servicios de secretaria administrativa online y objetivos

Servicios de secretaria administrativa online y objetivos

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
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Consigue más libertad profesional

Tengo que confesar, que me cuesta mostrarme en redes. Pero estoy aplicando la recomendación que he escuchado a en varias de mis formaciones empresariales, donde varios comunicadores coinciden en la misma opinión sobre las redes:“¡Esto no trata de ti, esto trata de cómo puedes ayudar!”

En mi caso, se trata de ayudar a otros profesionales que necesitan organizar de forma eficaz los departamentos de administración de sus negocios, con servicios administrativos profesionales. Por lo tanto, ahí me quito un peso de la mochila, porque mostrarme no es el objetivo, es el medio para después poder ayudar.

«Comunicar no se trata de ti o de tu proyecto, va más de lo que la otra persona necesita.»

Sergio Fernandez – Instituto Pensamiento Positivo –

Soy Beatrice, Consultora de empresas, especialista en temas contables y gestión y administración de empresas. Ayudo a mis clientes a tener más libertad profesional a través de servicios administrativos online.

El proceso

Me apasiona el mundo empresarial, acompaño la administración de las empresas en todas sus etapas y, a la vez, establezco los procesos para que los departamentos administrativos funcionen como la seda, siempre alineados con los valores y objetivos de la empresa.

Anteriormente, durante casi 20 años, trabajé en grandes empresas como responsable de administración, contable y fiscalista. Mi profesión me encanta, es vocacional, pero llegué a un punto de inflexión que pesó mucho. Vi claro que no me veía toda mi carrera profesional, en lo que se suponía que era un buen trabajo, pero no estaba en consonancia con mis valores. Tuve que ir en sentido opuesto a mi entorno cercano durante un tiempo, formarme en nuevas áreas, e invertir esfuerzo y años para llegar al punto actual, en el que efectivamente siento que estoy aportando valor a quien necesita ayuda con la organización y gestión administrativa de su empresa, como secretaria administrativa online.

Me he especializado en Pymes y autónomos y, junto con mi equipo, nos convertimos en un departamento más de los negocios para los que trabajamos, su departamento de administración. ¡Desde 2012 he encontrado mi pasión!

El proceso de cambio no fue de un día para otro, ni un camino de rosas, y he tenido que plantearme muchos aspectos del nuevo paradigma laboral actual, pero está siendo enriquecedor.

En este blog a parte de consejos para gestionar la administración de Pymes y autónomos, explico algunos de los aprendizajes (y errores) que me han ayudado en el camino de cambio de rumbo.

A vosotros también os cuesta encontrar el equilibrio de hasta dónde mostrar de vosotros en las redes?¿Habéis encontrado vuestra verdadera pasión en vuestra profesión?

Este es un post de nuestro blog, pero si estás interesado en obtener más información sobre si nuestros servicios secretaria externa pueden encajar con tu negocio, consúltanos o date una vuelta por la web:

Secretaria administrativa online

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#externalizaservices #iniciarunnegocio #tuadministracionaldia #delega y crece

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Asistente administrativa virtual, cómo empezar a delegar?

Asistente administrativa online

Secretaria externa: Definir tareas a externalizar

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

La Secretaria externa es una figura muy útil para ayudar a hacer crecer tu negocio.

Una profesional freelance implicada en tu negocio puede ayudarte no sólo a efectuar esas tareas en las que se especializa de forma eficaz, si no también a aportar nuevos puntos de vista e ideas para mejorar los procesos administrativos de tu proyecto.

Si las tareas administrativas recurrentes consumen gran parte de tu tiempo, es momento de plantearse externalizar algún área de tu negocio.

Tienes dudas sobre delegar un área administrativa de tu actividad? En este sentido es importante trabajar la confianza y el trabajo en equipo, y estipular bien los procesos dependiendo del nivel de implicación que necesites y del tipo de trabajo en el que se requiere un apoyo.

«-Empieza por hacer lo necesario, luego lo que te sea posible y, cuando te des cuenta, estarás haciendo lo imposible. -Francisco de Asís.«

Necesitas ayuda administrativa?

Con cuál de los siguientes escenarios te identificas inicialmente el A o el B?

 

a) Necesitas una ayuda puntual por sobrecarga de trabajo administrativo?

Contratar una ayuda puntual por exceso de trabajo, suele ser un proceso concreto y ágil de delegar. Requiere concreción en la tarea y saber transmitir las explicaciones oportunas sobre el servicio que se desea externalizar. Este tipo de contrato, si no se tiene previsto que tenga continuidad en el tiempo, requiere un nivel de coordinación rápida y es muy factible. Contáctanos para consultar.

 

b) Requieres un profesional administrativo de apoyo que te acompañe a lo largo de tu proyecto?

Delegar en un administrativo freelance una serie de tareas de apoyo asiduamente y de forma continuada crea un nivel de implicación y coordinación máxima entre las dos partes y es el objetivo de nuestro proyecto. Un colaborador que trabajará mano a mano en las tareas de gestión de tu actividad profesional.

La administrativa online trabajará de forma externa pero con unos protocolos de actuación y coordinación mutua, que requieren concretarse y trabajar de forma conjunta desde un inicio.

Se diseñará un sistema de trabajo que sea eficiente para ambos profesionales y mantenga una efectiva comunicación.

La secretaria online tendrá un nivel de implicación alto en tu proyecto intentando aportar ideas y optimizar todos los procesos, que será el objetivo de la relación comercial. La hoja de ruta servirá para organizar el conjunto de las tareas. Se trata de establecer una relación comercial de dos profesionales win-to-win (ambas partes ganan).

Requiere planificación mutua inicial y definir muy bien los objetivos y ejecución de los trabajos y un proceso de adaptación mutuo. Una vez desarrollado este trabajo, los beneficios de contar con un profesional del sector para optimizar tu tiempo son muchosVer los beneficios de externalizar en este otro post.

Tienes sobrecarga de trabajo, pero no tienes claras aún qué tareas son las que puedes externalizar?

O bien, tienes dudas de cómo será el control en la gestión de las tareas delegadas?

En ocasiones, en tu día a día como emprendedor puedes encontrarte ‘apagando fuegos’ e inmerso en la ejecución de decenas de tareas distintas que pueden llegar a sobrecargarte.

En este punto es donde podemos ayudarte:

Para analizar si el sistema de externalización de servicios administrativos que ofrecemos es el más indicado para ayudarte en tu tipo negocio puedes reservar una sesión informativa gratuita donde evaluaremos en qué áreas podemos ayudarte y qué servicios necesitas.

Tendrás acceso compartido a la aplicaciones de gestión documental y podrás consultar o descargar la documentación generada por tu administrativa en todo momento.

Trabajaremos en conjunto y estableceremos unos sistemas de contacto y coordinación por lo que no perderás la visión del área delegada.

 

Quieres saber más?

 

Visita nuestro post VALORA SI NECESITAS UNA SECRETARIA EXTERNA.

Resumen:

Un profesional freelance implicado en tu negocio puede ayudarte no sólo a efectuar esas tareas en las que se especializa de forma eficaz, si no también a aportar nuevos puntos de vista e ideas para mejorar los procesos administrativos de tu proyecto. La confianza y la coordinación son las claves para el correcto funcionamiento de este vínculo profesional.

 

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Valora si necesitas una Secretaria Externa: Ver si te identificas con alguno de estos casos

Valora si necesitas Secretaria

Es posible que necesites la ayuda de una Secretaria externa, si...

By Beatrice - Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es * -

ORGANIZAR UN DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN PARA AUTÓNOMOS O EMPRENDEDORES

En ocasiones, muchos emprendedores deben pasan gran parte de la jornada ‘apagando fuegos’. Hay que contestar consultas de los clientes, tramitar pedidos, hacer facturas, mientras se reclaman plazos de entrega a proveedores, o se comparan y contratan seguros, reclamar pagos pendientes y se coordina la agenda.

En nuestra experiencia colaborando otros emprendedores a gestionar su día a día, somos conscientes de que en ocasiones el tiempo que se dedica a ejecutar las tareas arriba mencionadas, representa un estancamiento en el crecimiento o mantenimiento de la actividad económica, a pesar de que parezca que al realizar todas las tareas se está ahorrando costes. 

¿Porqué? Pues bien, mientras se efectúan tareas como comparar proveedores, o preparar la documentación necesaria para cumplir con las obligaciones tributarias, se está dedicando menos tiempo a la actividad principal de le empresa, que es la que verdaderamente aporta valor y beneficios a tu negocio.

«Muchos de nosotros nos tomamos mucho tiempo en atender lo que es urgente, pero no el suficiente tiempo en aquello que es más importante.
– Stephen Covey.»

Nuestro consejo para seguir creciendo: confía en profesionales altamente especializados y formados para realizar las funciones administrativas, y dedica más tiempo a la toma de decisiones estratégicas, mejorar tus servicios, llegar a más gente, y a conseguir y consolidar clientes.

CASOS EN LOS QUE PUEDES ENCONTRARTE CON NECESIDAD DE CONTRATAR AYUDA EXTERNA PROFESIONAL

 
  • ERES UNA AUTÓNOMO Y DESEAS PROFESIONALIZAR TU DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

Tu actividad profesional va tomando forma, pero te has convertido en un emprendedor orquesta. Realizas prácticamente todas las funciones administrativas, además de la actividad principal, y te da la sensación de no llegar a todo. 

  • ERES UNA PYME, ESTÁS CRECIENDO Y NO QUIERES INCURRIR EN MÁS COSTES FIJOS

Tu empresa está creciendo, necesitas ayuda de profesional pero no deseas incurrir en más costes fijos. Colaborar con profesionales externos te permitirá establecer los gastos en función del volumen.

  • ERES FREELANCER, NECESITAS AYUDA CON TU ADMINISTRACIÓN, PERO NO DISPONES DE UN ESPACIO FÍSICO

Si eres un coach, comercial, formador, conferenciante, escritor, diseñador, social media o cualquier tipo de profesional freelance podemos ayudarte a profesionalizar tu departamento de administración y a llevar el control de las tareas de gestión de tu actividad, sin necesidad de recurrir a la contratación interna y costes derivados del alquiler de un despacho.

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¿CÓMO PUEDEN AYUDARTE NUESTROS SERVICIOS DE SECRETARIA EXTERNA?

 

La externalización, también conocida como outsourcing, consiste en movilizar recursos hacia una empresa externa y puede servirte no sólo para ahorrar costes sino también para aportar valor a tu empresa. No perderás en absoluto el control en la gestión, ya que establecemos unas pautas de coordinación y comunicación, y podrás acceder a tus documentos en todo momento mediante una aplicación compartida.

Con nuestros servicios de asistente administrativa externa, podrás tener controlados todos los aspectos de tu departamento de administración sin necesidad de asumir costes fijos de contratación de personal.

Tu gestor administrativo profesional trabajará con absoluta confidencialidad, implicándose en tu proyecto para que puedas delegar con confianza

Este es un post de nuestro blog, pero si estás interesado en obtener más información sobre si nuestros servicios secretaria externa pueden encajar con tu negocio, consúltanos o date una vuelta por la web:

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