Consejos para confeccionar presupuestos que cierren ventas
By Beatrice | Externaliza Services ® www.externalizacionservicios.es *
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Un buen presupuesto, es un buen inicio.
No todos los clientes que te contacten para solicitar información de tus servicios van a contratarte finalmente, pero sin una planificación previa y unas buenas bases para presentar un presupuesto profesional, el porcentaje de éxito bajará considerablemente.
El presupuesto es tu carta de presentación. A continuación te explicaré algunas claves para conseguir que tus presupuestos vendan: cómo fijar los precios adecuados, los datos que debe incluir y algunos trucos que te ayudaran a conseguir que el cliente quiera contratar tu producto o servicio.
Empezamos!
“ Vender humo no te va a resultar. Lo que prometas, debes cumplirlo.”
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es el cálculo anticipado del coste que implicará un determinado proyecto, obra, servicio o producto.
Si prestas servicios o tus productos no tiene un precio fijo, el presupuesto es un documento especialmente útil y básico para tu trabajo. Es la herramienta que necesitas para concretar los servicios/productos que ofreces a tu cliente y su coste.
Además, el presupuesto es tu carta de presentación, porque es el primer documento que el cliente tiene de ti en la relación comercial.
Hacer un buen presupuesto no es fácil, debes encontrar el equilibrio entre ser competitivo y no devaluar tu trabajo para poder vivir de él. Para ello debes tener en cuenta los gastos, las horas de trabajo, los recursos que vas a necesitar y el margen que pretendes conseguir. Además, siempre debes tener previsto un margen para los imprevistos, que no nos gustan pero existen.
¿Cómo fijar los precios en mi presupuesto?
Este es un punto clave y difícil de definir. Depende de la estrategia de tu negocio y de lo que hayas decidido hacer para diferenciarte de tu competencia. Pero en general hay dos características que todo presupuesto debe cumplir a la hora de definir precios:
- Cubrir costes: Calcula el precio hora que debes aplicar para cubrir tus costes fijos y variables. Incluyendo tu cuota de autónomos, alquiler, equipos informáticos y software, seguros,teléfono y ADSL, suministros. Si no vendes un servicio, si no, un producto, también debes computar estos costes para determinar el precio de tu producto.
- Tener margen de beneficio: Si no tienes beneficios, no vives. De modo que debes definir qué margen de beneficios quieres conseguir y repercutir este beneficio en el precio.
Todos sabemos que uno de los aspectos más importantes a la hora de elegir un presupuesto es su precio. Pero no siempre es así: la imagen, la profesionalidad, la reputación dentro tu sector, plantear las soluciones a los problemas que pueda encontrarse el cliente previamente a que estos sucedan, la generación de confianza y la claridad juegan un papel más importante de lo que creemos.
Verdad que nunca contratarías un servicio o comprarías un producto, del que tienes la sospecha de que no te va a resultar? O no crees que va a cubrir tus necesidades? Por muy económico que este sea. Lo que comúnmente se conoce como: “tirar el dinero” o “lo barato sale caro”.
Cada vez se busca más el pagar el precio justo al servicio o producto, si este cubre las expectativas que se espera de él.
Eso sí, regla de oro para tu imagen: No se trata de vender humo, lo que prometas, debes cumplirlo.
“Nunca negocies el precio, negocia el valor que recibirá el cliente“. – Mark Hunter
¿Qué debe incluir un presupuesto?
Tu presupuesto debe ser lo más claro, conciso y detallado que puedas. Pero a la vez, bien estructurado, con los apartados que consideres oportunos:
- Descripción del servicio o producto
- Coste
- Particularidades del servicio
- Calidades del producto
- Periodicidad del servicio
- Garantía
- Exclusiones (lo que no incluyes. Muy importante, también para evitar malos entendidos)
Intenta incluir de forma concisa todo aquello que crees que puede ser relevante para la venta, y de este modo puedes evitar malentendidos y tu cliente sabe exactamente qué es lo que va a pagar.
Estos son los elementos que cualquier presupuesto debe incluir:
- Datos del cliente: Nombre, NIF o DNI y dirección.
- Tus datos como prestador del servicio: Nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal y datos de contacto (teléfono, correo electrónico, web,…)
- Los conceptos: es el detalle de productos/servicios que incluye el presupuesto: las horas de trabajo, los materiales, los costes asociados, la contratación de otros servicios de terceros si los hay, licencias, suministros…
- Unidades y precio por unidad: debes especificar el número de unidades de cada concepto, el coste unitario de cada unidad (precio hora por ejemplo) y el coste total de cada concepto.
- Precio Total: Debes desglosar el importe en base imponible, es decir, la suma de los conceptos sin impuestos, el porcentaje de impuestos que se aplican y el importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base imponible más los impuestos.
Estos son otros elementos que pueden ayudarte a conseguir un presupuestos más atractivo y que genere más confianza:
- Condiciones legales: Adjunta un documento de condiciones legales para evitar abusos por cualquiera de las partes. Evitarás malos entendidos y te ahorraras problemas, tiempo y dinero.
- Método de pago: Puedes especificar el método de pago que usarás para cobrar tus facturas (transferencia, tarjeta de crédito, PayPal, ingreso bancario, domiciliación, efectivo,…..). Si el presupuesto es elevado puedes negociar un anticipo.
- Planificación: Adjunta otro documento con la planificación de la ejecución del presupuesto. Es algo que te ayudará a ganar credibilidad ante tu cliente.
- Imagen: Personaliza tu presupuesto. Añadir tu logo, modificar las tipografías, los colores, los tamaños, los márgenes o incluso añadir una imagen de fondo.
- Garantías y soporte técnico: Si tu producto/servicio requiere garantías o soporte técnico puedes adjuntar un documento donde se concreten ambas cosas.
- Agradecimiento: Puedes añadir una nota al pie agradeciendo que el cliente te haya pedido un presupuesto y deseando que cumplas sus expectativas.
- Validez del presupuesto: Puedes añadir un período de tiempo en el cuál es válida su aceptación.
- Ley de Protección de datos: Desde que entró en vigor el nuevo reglamento de protección de datos, es necesario incluir cierta información sobre el tratamiento de datos que vas a realizar en los documentos comerciales de un negocio o empresa.
“Nunca te plantees el presupuesto como una pérdida de tiempo. Da siempre lo mejor de tí. Lo que plantes ahora, lo cosecharás más tarde“ .- Og Mandino
Tres, suelen ser los errores más habituales al fijar los precios:
- Un precio demasiado bajo devalúa el valor de tu trabajo, de tu producto o de tu servicio, además de correr el riesgo de no llegar a cubrir costes. Además, si comienzas con precios demasiado bajos, luego será más complicado incrementarlos para llegar a obtener un verdadero beneficio.
- Precio justo: Un precio justo o superior a la media no significa que no vayas a poder conseguir clientes. Si tu servicio es profesional, has creado una imagen de marca y es coherente con la calidad y el valor que ofreces no tienes porqué entrar en la batalla de bajar precios para conseguir cliente. Este punto muy interesante, y extenso, así que lo trataremos en profundidad en otro post, pero te comento que dependiendo del valor que ofrezcas y del tipo de clientes que deseas conseguir no tienes que posicionar siempre tu producto o servicio como low-cost.
- Las exclusiones o el alcance máximo del trabajo. Esta claro que debes detallar lo que se incluye, pero suele ser un error bastante habitual de omisión, no dejar por escrito lo que no está incluido cuáles son los límites máximos. No dejar constancia de lo que no incluye el presupuesto puede dar lugar a malentendidos, ya que en muchas ocasiones el cliente puede dar por sentado que se presupuestan ciertos elementos o servicios que nosotros no habíamos incluido en la oferta.
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