GESTIONA TU TIEMPO:
By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
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Tendemos a complicarnos y a sumergirnos en un sinfín de tareas diarias en los negocios que nos dispersan, y la mayoría de estas ocupaciones no pertenecen a nuestra especialidad como negocio o profesionales, aquella en la que verdaderamente debemos ser expertos.
Llegar a ser un experto no tiene más mérito que dedicarle TIEMPO. Es el resultado de los conocimientos adquiridos unidos a la práctica consciente y continuada de la profesión. Aprendiendo y afrontando nuevos retos, y saliendo de vez en cuando de la zona de confort, que es donde se suelen dar muchas veces los aprendizajes más potentes.
Cuando te conviertes en un experto en tu campo sueles ser mucho más ágil para resolver los problemas de tu área de especialización, desarrollas estrategias propias que has ido integrando a lo largo de los años, y, además, aprendes a separar más fácilmente el grano de la paja.
PLANIFICA TU TRABAJO Y QUÉ PUEDES DELEGAR
Por eso, depende de ti dedicarle TIEMPO y te aconsejo que, cuando valores que ha llegado el momento, delegues todas esas tareas a las que otros expertos pueden ayudarte, y te alejan de tu objetivo.
Normalmente identificas esas tareas que no son de tu especialidad porque te cuesta enormemente ponerte a ello: a veces pueden ser temas administrativos, temas legales, temas de marketing, temas fiscales…
Desde Externaliza Services ®, por ejemplo, podemos ayudarte en con todo lo relacionado con el área administrativa, contable, cierres de trimestres, cierres anuales, atención al correo electrónico, gestión y coordinación fiscal, facturación, informes financieros, entre otras cuestiones del back-office de tu empresa.
Simplifica, centra tus objetivos y gana en calidad de vida.
“Un sueño escrito se convierte en una meta”
CONSEJOS PARA SIMPLIFICAR TU DÍA A DÍA COMO EMPRENDEDOR:
- Prioriza: Aunque el siguiente consejo parece sencillo, en nuestra experiencia ayudando a emprendedores sabemos que en el día a día puede volverse complicado, pero nosotros te aconsejamos que antes de iniciar la jornada (o mejor el día antes), y sobre todo antes de empezar a contestar correos, realizar llamadas o atender otros asuntos, debes marcarte UNO o DOS objetivos , reservar en tu agenda al menos una hora para dedicarte a ese objetivo prioritario, y cumplirlo. No intentes definir más de dos prioridades, porque entonces es cuando empieza a perderse el foco. Si multiplicamos 2 prioridades por los días laborables al año, imagina todo lo que puedes avanzar… Infinitamente más que si defines 10 prioridades al día y al final no acabas de completar ninguna.
- Agenda: Utiliza una agenda (recomendamos virtual: Google Calendar o cualquier otra agenda que vaya vinculada a tu correo) . Reserva tiempo semanalmente para tus prioridades, y planifica tu día de forma realista. No intentes fijar grandes objetivos en la agenda como ‘llevar a cabo el plan de marketing’ o ‘Modificar el sistema de facturación’, porque es un objetivo demasiado grande para cumplirlo en pequeños espacios de tiempo, y puedes desanimarte.
Por lo tanto, sub-divide esta tarea en otras más pequeñas y estas sí son las que debes programar. Como por ejemplo: definir una plantilla de e-mail marketing, realizar comparativa entre ‘X’ y ‘X’ software de facturación, contactar con soporte del programa para revisar si se adapta a las necesidades, etc. Estas son tareas mucho más concretas, y es el método para ir avanzando.
- Orden: Mantén un orden de tareas. Sé consciente que, por regla general, es complicado que puedas dedicarte exclusivamente a las prioridades, así que recuerda programar también espacio en tu agenda para resolver el resto de asuntos. Si trabajas por bloques de tareas parecidas serás mucho más productivo (por ejemplo: 1 hora para mi prioridad, 1 hora para temas relacionados con asuntos comerciales -contestar e-mails, hacer presupuestos, etc.-, 1 hora para devolver llamadas pendientes, x horas para la prestación efectiva de servicios, etc.)
- Descarta o di NO: Identifica y elimina de tu agenda aquellas tareas que realmente no te aportan nada o no son necesarias.
También sé consciente de tu tiempo y di no con amabilidad cuando realmente se te presentan asuntos que no tenías previstos, y no puedes asumir en ese momento, y desordenan completamente tu día. Si explicas tus razones, seguro que la otra persona puede comprenderlo; y si realmente no es una urgencia, seguro que podéis localizar un momento en el que podáis ver o revisar el asunto, y de esta forma incluso puedes prestarle más atención y preparación al tema que vais a abordar. En definitiva, ambas partes salen ganando.
- Revisa: Esfuérzate en revisar si las tareas que te quitan más tiempo pueden ser más sencillas sin perder información que sea relevante, y simplifica el proceso. En ocasiones, llevamos mucho tiempo haciendo las cosas de una misma forma y no nos planteamos si podría hacerse más fácil. Desglosa el proceso para detectar tareas repetitivas o pasos innecesarios.
- Deja de confiar 100% en tu productividad futura: Si pospones un tema constantemente pensando que la semana que viene, el mes que viene, o el trimestre que viene tendrás más tiempo, la realidad es que esto casi nunca sucede. Como hemos comentado más arriba, cuando pospones un asunto constantemente tal vez es porque te has fijado un objetivo demasiado ambicioso y no sabes por donde empezar, o no tienes todos los conocimientos para realizarlo. Plantéate cuál es el verdadero problema: Si es el tiempo divídelo en pequeñas tareas, agenda estas en varios meses para ir avanzando; si no sabes por donde empezar, tal vez debas pensar en contactar con profesionales que te ayuden a avanzar en el asunto o que lo hagan por ti; y si la procrastinación viene dada porque no es un asunto que realmente te aporte gran cosa, elimínalo de tu agenda (para liberar carga mental) y si cambia la prioridad, no te preocupes, que el asunto volverá a tu mesa de nuevo.
Son muchas las áreas ligadas con el buen funcionamiento de tu negocio: marketing, branding, comunicación, comercial, atención al cliente, logística, finanzas y contabilidad, plataforma de ventas o logística, y más aspectos.
Y muchas las capacidades vinculadas al buen funcionamiento de un proyecto: liderazgo, perseverancia, seguridad, ser resolutivo, tener dotes de comunicación, desarrollar la intuición…
Si te rodeas de buenos profesionales a los que poder delegar, verás como se simplifica tu día a día ¿Delegas y avanzas?
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Preguntas frecuentes sobre cómo ganar tiempo para ser un experto
¿Qué te impide convertirte en un experto en tu materia?
Muchas veces no es la falta de capacidad, sino la cantidad de tareas diarias que te dispersan y te alejan de tu verdadera especialidad dentro del negocio.
Por qué es importante delegar para ganar tiempo?
Delegar permite liberar tiempo para dedicarlo a aquello en lo que realmente debes convertirte en experto, mejorando tu enfoque, tu desarrollo profesional y la calidad de tu trabajo.
¿Qué tareas conviene delegar para centrarte en tu especialidad?
Suelen ser tareas que no forman parte de tu área principal y que consumen tiempo, como administración, contabilidad, fiscalidad, atención al correo o gestiones de back-office.
¿Cómo organizar mejor el tiempo para avanzar profesionalmente?
Una buena forma es priorizar uno o dos objetivos al día, reservar tiempo en la agenda, dividir tareas grandes en acciones pequeñas y revisar qué tareas puedes simplificar o delegar.
