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Gestión administrativa de negocios: tener una empresa resiliente

Gestión administrativa de negocios: tener una empresa resiliente

Publicado por Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *P

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¿Que puede ocurrir si una empresa se queda simplemente “hibernada”, si sigue haciendo lo mismo de siempre, o simplemente sigue con su inercia? ¿Que se te ocurre que puede pasar?

 

Si el proyecto tiene cierta envergadura o durante un periodo a cogido empuje, la inercia puede durar 1 año o 2 años, pero para sostenerlo hay que estar muy pendiente de si es necesario ir introduciendo cambios o mejoras. Las empresas están vivas. De lo contrario con el tiempo el empuje irá perdiendo fuerza. Es cómo si tiras una peonza y la dejas rodar hasta que se acabe la energía.

Para llevar una buena gestión administrativa de un negocio, es importante que conozcamos en qué consiste la resiliencia empresarial. Por eso, en este artículo resumimos cómo podemos aplicarlo a nuestra propia compañía, cuáles son los puntos que debemos revisar, y cómo adquirir esta habilidad que puede aprenderse.

Resumiendo el concepto, una empresa resiliente es aquella que tiene capacidad de adaptación ante las posibles adversidades. Cómo siempre vamos a encontrar obstáculos y dificultades que superar, parece bastante importante, no?

«La filosofía de las empresas es como su ADN»

¿Resiliencia: cómo potenciar la capacidad de adaptarse a situaciones adversas?

Las actitudes y filosofía de nuestro negocio pueden condicionar mucho los resultados que obtengamos. Esto lo vamos a notar mucho, sobre todo, en situaciones adversas o complicadas. Precisamente, la resiliencia dentro de las compañías se valora según se ofrezca una mayor o menor capacidad de adaptación ante situaciones difíciles.

  • Actitud resolutiva

Una empresa resiliente tiene que responder ante unas características que la vuelvan más simple, resolutiva y eficaz ante cualquier tipo de situación. Los responsables de la empresa deben ser los primeros que apliquen la actitud resolutiva, para poder transmitirlo al resto del equipo.

La actitud es clave para llevar a cabo de manera satisfactoria la actividad empresarial. Resulta especialmente importante cuando se trata de una situación complicada o hay que realizar adaptaciones.

Por lo tanto, es importante como responsable convertirte en solucionador de problemas, y cuando estos se planteen, saber obtener un panorama general del problema en cuestión para comenzar a buscar varias soluciones posibles al conflicto, y aplicarlas.

3) Capacidad de aprendizaje

Ser capaces de aprender es algo básico para las personas que gestionan negocios y equipos. Tener un puesto de responsabilidad exige continuar aprendiendo día a día, no te estanques. De hecho, es necesario escuchar atentamente para poder conseguir trabajos en equipo que funcionen de forma positiva para toda la compañía.

4) Ambiente de trabajo

Incluso en los momentos más difíciles, un buen ambiente de trabajo que se garantice desde la filosofía o la gestión de la empresa es muy beneficioso para la compañía. Trabajando a gusto, cualquier persona es más productiva.

En conclusión, está claro que la gestión administrativa resiliente de los negocios es un punto clave a la hora de construir la arquitectura básica de cualquier compañía.

¿Sabías que Walt Disney fue despedido del periódico Kansas City Star aludiendo falta de creatividad? Este no fue su único fracaso, y lo siguió intentando pivotando sus ideas.

 

Las compañías que están teniendo más éxito son aquellas en las que su equipo se compromete con los objetivos, tienen capacidad de superación y se adaptan fácilmente a los cambios.

Te animo a invertir tiempo formarte para ser más resiliente, te aseguro que vale la pena.

 

Resumen:

La gestión de tu negocio puede mejorar significativamente si tienes una empresa resiliente. Podemos construir una estructura capaz de reaccionar resolutivamente a los problemas que se vayan planteando.

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GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE NEGOCIOS

En este sentido, contratar los servicios de una secretaria profesional con Externaliza Services, puede aportar esa visión externa para la organización de tu empresa en las áreas contables, fiscales, procesos y digitalización de tu negocio, y ayudarte a dar un impulso organizativo a tu negocio y tener un departamento de administración más resolutivo.

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Preguntas frecuentes sobre la gestión administrativa de negocios

¿Qué es la gestión administrativa de un negocio?

La gestión administrativa de un negocio engloba todas las tareas necesarias para organizar y controlar el funcionamiento interno de la empresa. Incluye procesos como facturación, control de documentación, seguimiento de cobros y pagos, gestión de proveedores, informes financieros y organización de procedimientos internos.

¿Por qué es importante una buena gestión administrativa en una empresa?

Una buena gestión administrativa permite mantener el control del negocio, detectar problemas a tiempo y tomar decisiones con más información. Además, facilita que la empresa funcione de forma ordenada y que los responsables puedan centrarse en la estrategia y el crecimiento.

¿Qué significa que una empresa sea resiliente?

Una empresa resiliente es aquella que tiene la capacidad de adaptarse a cambios, superar dificultades y responder de forma eficaz ante situaciones adversas. La resiliencia empresarial se basa en una buena organización, una actitud resolutiva y la capacidad de aprender de los desafíos que surgen en el camino.

¿Cómo puede mejorar una empresa su gestión administrativa?

Para mejorar la gestión administrativa es recomendable revisar procesos internos, organizar la documentación, utilizar herramientas digitales y apoyarse en profesionales especializados cuando sea necesario. Estas acciones ayudan a que el negocio sea más eficiente y esté mejor preparado para afrontar cambios o imprevistos.

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Secretaria virtual para autónomos

Secretaria virtual para emprendedores

Tareas administrativas, evitar que se conviertan en un exceso de trabajo

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa?

El día tiene 24 horas para todos. De las cuales, se recomienda un sueño reparador de unas 8 horas; por lo que tenemos unas 16 horas efectivas, que en ocasiones que nos hacen cortas.

Si a nivel laboral tienes la sensación de no llegar a todo, o de que podrías dedicar tu jornada a temas más productivos, te has planteado externalizar tareas administrativas a profesionales?

Si deseas optimizar el tiempo en tu trabajo, hay que buscar el sistema más productivo con las herramientas, programas y recursos de los que dispongas, que te permitan cumplir tus objetivos simplificando metodologías.

En cuanto a hábitos de trabajo, existen algunos trucos puedes convertirlos en hábitos, pero para ello necesitarás ser constante, durante un mes o dos, para interiorizarlos y aplicarlos de forma sistemática, como:

1- Bloquear franjas de tiempo para imprevistos

2- Utilizar las nuevas tecnologías para automatizar

3- Establecer procesos

En este artículo analizaremos cómo liberarnos de carga administrativa apoyándote en la figura de la Secretaria Externa, planteamiento que ha experimentado un aumento excepcional en los últimos años entre el colectivo de autónomos y emprendedores.

Seguiremos desarrollando, también, cada uno de los puntos y los trucos que hemos enunciado, para iniciarse en la práctica de la optimización, en los siguientes posts.

«El único lugar donde la palabra éxito está antes que trabajo, es en el diccionario»

Vidal Sassoon

El outsourcing es una estrategia de gestión empresarial que consistente en contratar a un proveedor para la realización de un servicio que anteriormente desarrollaba la empresa con personal y recursos propios. 

Muchos de nosotros siempre pensamos en externalizar la gestión de la nómina o la gestión contable pero, ¿acaso no has pensado alguna vez en externalizar aquellas tareas administrativas que para tu empresa no presentan una ventaja competitiva?

 

Externalizar servicios administrativos

Si alguna vez te lo has planteado, pero por falta de conocimiento o dudas nunca te has atrevido a dar este paso, esperamos que leyendo este artículo y visitando los distintos posts del blog que hemos desarrollado sobre este tema puedas resolver algunas de tus dudas.

Ventajas de externalizar

 

El beneficio que se obtiene en primer lugar es la efectividad, ya que como empresa no tendrás que dedicar recursos a las actividades administrativas del día a día; la externalización permite que las personas se puedan centrar en tareas más específicas y estratégicas de tu empresa.

Por otro lado, pero no menos importante, es que convertirás una serie de gastos fijos en gastos variables, sin necesidad de entrar en costes laborables (seguros sociales, gastos derivados de la contratación, bajas, vacaciones, equipamiento y suministros). Tema crucial para negocios que están empezando, o pequeñas empresas que tengan cargas de trabajo fluctuantes.

Asimismo, ganarás en profesionalidad y fiabilidad, ya que las tareas se realizan por un equipo de personas especializadas, con la tranquilidad de que las tareas se realizarán en el tiempo requerido.

¿Qué servicios o tareas administrativas podemos externalizar?

Existen un sinfín de funciones distintas y controles  administrativos necesarios relacionados directamente una buena gestión del negocio.

Un amplio abanico de tareas, dependerá del tipo de actividad; y otras, son comunes a cualquier modelo de negocio: Emitir facturas, elaborar contabilidad, control de proveedores y pagos, atención al cliente, incidencias, gestión de la agenda y el e-mail, atención telefónica, actualizar documentos de control contable y laboral, creaciones de bases de datos, comunicaciones comerciales, e-mail marketing, redes sociales, supervisar procesos, y mucho más…

Lo importante es que son tareas que necesitan una atención apropiada, una confidencialidad total, trato amable,  y una agilidad especial para cumplir los plazos de los procedimientos.

Tener controladas estas actividades derivará en evitar pequeños y grandes problemas del día a día.

¿Difícil el paso de delegar?

Externalizar servicios administrativos, a menudo, es una decisión que cuesta tomar porque se tiende a pensar que estas tareas administrativas suelen ser muy delicadas de delegar.

Tenemos experiencia en este proceso y, por nuestra parte, estableceremos unas pautas de ejecución y metodología para tu caso, de esta forma se consigue afianzar la confianza, y estipular un sistema de trabajo claro.

Resumen:

Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa.

Si ese es tu objetivo, recuerda que si lo necesitas, nuestros servicios pueden ayudarte:

Servicios de secretaria virtual

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Preguntas frecuentes sobre una secretaria virtual para autónomos

¿Qué es una secretaria virtual para autónomos?

Una secretaria virtual para autónomos es un servicio de apoyo administrativo externo que ayuda a gestionar tareas del día a día sin necesidad de contratar personal interno. Puede encargarse de funciones como facturación, gestión de agenda, atención al cliente, control de proveedores, seguimiento de correos o apoyo documental, permitiendo al autónomo centrarse en las áreas clave de su negocio.

¿Qué tareas administrativas puede externalizar un autónomo?

Un autónomo puede externalizar tareas como emisión de facturas, control de pagos y cobros, atención telefónica, gestión del e-mail, seguimiento de incidencias, actualización de bases de datos, elaboración de documentación, coordinación de agenda o atención a clientes y proveedores. Delegar estas funciones ayuda a reducir carga operativa y a mantener una gestión más ordenada.

¿Qué ventajas tiene contratar una secretaria virtual si soy autónomo?

Contratar una secretaria virtual permite ganar tiempo, transformar ciertos costes fijos en variables y contar con apoyo profesional sin asumir una contratación interna. Además, ayuda a mejorar la organización, dar continuidad a las tareas administrativas y centrarse en actividades más estratégicas o productivas para el negocio.

¿Es difícil delegar tareas administrativas a una secretaria virtual?

No tiene por qué serlo si se establecen desde el principio unas pautas claras de trabajo, comunicación y seguimiento. Cuando existe un sistema bien definido, delegar resulta más sencillo y permite mantener el control de la gestión mientras se descargan tareas administrativas que consumen tiempo y energía.

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