Tareas administrativas, evitar que se conviertan en un exceso de trabajo
By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa?
El día tiene 24 horas para todos. De las cuales, se recomienda un sueño reparador de unas 8 horas; por lo que tenemos unas 16 horas efectivas, que en ocasiones que nos hacen cortas.
Si a nivel laboral tienes la sensación de no llegar a todo, o de que podrías dedicar tu jornada a temas más productivos, te has planteado externalizar tareas administrativas a profesionales?
Si deseas optimizar el tiempo en tu trabajo, hay que buscar el sistema más productivo con las herramientas, programas y recursos de los que dispongas, que te permitan cumplir tus objetivos simplificando metodologías.
En cuanto a hábitos de trabajo, existen algunos trucos puedes convertirlos en hábitos, pero para ello necesitarás ser constante, durante un mes o dos, para interiorizarlos y aplicarlos de forma sistemática, como:
1- Bloquear franjas de tiempo para imprevistos
2- Utilizar las nuevas tecnologías para automatizar
3- Establecer procesos
En este artículo analizaremos cómo liberarnos de carga administrativa apoyándote en la figura de la Secretaria Externa, planteamiento que ha experimentado un aumento excepcional en los últimos años entre el colectivo de autónomos y emprendedores.
Seguiremos desarrollando, también, cada uno de los puntos y los trucos que hemos enunciado, para iniciarse en la práctica de la optimización, en los siguientes posts.
«El único lugar donde la palabra éxito está antes que trabajo, es en el diccionario»
Vidal Sassoon
El outsourcing es una estrategia de gestión empresarial que consistente en contratar a un proveedor para la realización de un servicio que anteriormente desarrollaba la empresa con personal y recursos propios.
Muchos de nosotros siempre pensamos en externalizar la gestión de la nómina o la gestión contable pero, ¿acaso no has pensado alguna vez en externalizar aquellas tareas administrativas que para tu empresa no presentan una ventaja competitiva?
Externalizar servicios administrativos
Si alguna vez te lo has planteado, pero por falta de conocimiento o dudas nunca te has atrevido a dar este paso, esperamos que leyendo este artículo y visitando los distintos posts del blog que hemos desarrollado sobre este tema puedas resolver algunas de tus dudas.
Ventajas de externalizar
El beneficio que se obtiene en primer lugar es la efectividad, ya que como empresa no tendrás que dedicar recursos a las actividades administrativas del día a día; la externalización permite que las personas se puedan centrar en tareas más específicas y estratégicas de tu empresa.
Por otro lado, pero no menos importante, es que convertirás una serie de gastos fijos en gastos variables, sin necesidad de entrar en costes laborables (seguros sociales, gastos derivados de la contratación, bajas, vacaciones, equipamiento y suministros). Tema crucial para negocios que están empezando, o pequeñas empresas que tengan cargas de trabajo fluctuantes.
Asimismo, ganarás en profesionalidad y fiabilidad, ya que las tareas se realizan por un equipo de personas especializadas, con la tranquilidad de que las tareas se realizarán en el tiempo requerido.
¿Qué servicios o tareas administrativas podemos externalizar?
Existen un sinfín de funciones distintas y controles administrativos necesarios relacionados directamente una buena gestión del negocio.
Un amplio abanico de tareas, dependerá del tipo de actividad; y otras, son comunes a cualquier modelo de negocio: Emitir facturas, elaborar contabilidad, control de proveedores y pagos, atención al cliente, incidencias, gestión de la agenda y el e-mail, atención telefónica, actualizar documentos de control contable y laboral, creaciones de bases de datos, comunicaciones comerciales, e-mail marketing, redes sociales, supervisar procesos, y mucho más…
Lo importante es que son tareas que necesitan una atención apropiada, una confidencialidad total, trato amable, y una agilidad especial para cumplir los plazos de los procedimientos.
Tener controladas estas actividades derivará en evitar pequeños y grandes problemas del día a día.
¿Difícil el paso de delegar?
Externalizar servicios administrativos, a menudo, es una decisión que cuesta tomar porque se tiende a pensar que estas tareas administrativas suelen ser muy delicadas de delegar.
Tenemos experiencia en este proceso y, por nuestra parte, estableceremos unas pautas de ejecución y metodología para tu caso, de esta forma se consigue afianzar la confianza, y estipular un sistema de trabajo claro.
Resumen:
Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa.
Si ese es tu objetivo, recuerda que si lo necesitas, nuestros servicios pueden ayudarte:
Servicios de secretaria virtual
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Preguntas frecuentes sobre una secretaria virtual para autónomos
¿Qué es una secretaria virtual para autónomos?
Una secretaria virtual para autónomos es un servicio de apoyo administrativo externo que ayuda a gestionar tareas del día a día sin necesidad de contratar personal interno. Puede encargarse de funciones como facturación, gestión de agenda, atención al cliente, control de proveedores, seguimiento de correos o apoyo documental, permitiendo al autónomo centrarse en las áreas clave de su negocio.
¿Qué tareas administrativas puede externalizar un autónomo?
Un autónomo puede externalizar tareas como emisión de facturas, control de pagos y cobros, atención telefónica, gestión del e-mail, seguimiento de incidencias, actualización de bases de datos, elaboración de documentación, coordinación de agenda o atención a clientes y proveedores. Delegar estas funciones ayuda a reducir carga operativa y a mantener una gestión más ordenada.
¿Qué ventajas tiene contratar una secretaria virtual si soy autónomo?
Contratar una secretaria virtual permite ganar tiempo, transformar ciertos costes fijos en variables y contar con apoyo profesional sin asumir una contratación interna. Además, ayuda a mejorar la organización, dar continuidad a las tareas administrativas y centrarse en actividades más estratégicas o productivas para el negocio.
¿Es difícil delegar tareas administrativas a una secretaria virtual?
No tiene por qué serlo si se establecen desde el principio unas pautas claras de trabajo, comunicación y seguimiento. Cuando existe un sistema bien definido, delegar resulta más sencillo y permite mantener el control de la gestión mientras se descargan tareas administrativas que consumen tiempo y energía.
