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Lograr reducir carga administrativa

Externalización administrativa

Sugerencias para reducir carga administrativa (introducción)

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

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¿Has valorado todo el tiempo que dedicas a trabajos administrativos? Son horas y horas, ¿verdad?

Y por si no fuera poco, ¿has pensado que realizas pequeñas acciones repetitivas diarias o semanales, a las que no das importancia porque son 5 minutos, 10 minutos o 15 minutos, y que sumadas pueden ser mucho tiempo de trabajo innecesario?

Durante los siguientes artículos iremos desgranando acciones que puedes valorar aplicar en tu negocio para:

  • Objetivo 1: Organizar mejor las tareas administrativas.
  • Objetivo 2: Mejorar la eficiencia de tus tareas administrativas.

Iniciaremos en el próximo post explicando algunas claves para iniciar la automatización de algunas tareas administrativas.

«Si esperas, nunca será el momento apropiado. No te detengas y trabaja con las herramientas que puedas tener a su disposición ahora, y mejores ideas van a ir apareciendo a medida que vayas avanzando»

¿Quieres revisar si puedes mejorar algo y no perderte los siguientes posts?

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Empresa de servicios administrativos: expertos en gestionar departamentos de administración de pymes y autónomos

Si aún aplicando los consejos de productividad que te desgranaremos en los siguientes posts, revisas que tu día a día como emprendedor no da para más, o bien, no te estas dedicando a gestionar la parte más importante de negocio, contacta con nosotros.

Revisaremos cómo podemos ayudarte para gestionar de forma profesional las funciones administrativas de tu negocio.

Conoce un poco de nosotros primero aquí ( ¿Quienes somos? ) y a qué podemos ayudarte aquí (Servicios).

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Preguntas frecuentes sobre cómo reducir la carga administrativa

¿Qué significa reducir la carga administrativa en una empresa?

Reducir la carga administrativa significa revisar las tareas del día a día para organizarlas mejor, eliminar ineficiencias y dedicar menos tiempo a gestiones repetitivas que restan tiempo al negocio.

¿Cómo detectar si una empresa tiene demasiada carga administrativa?

Una señal habitual es dedicar muchas horas a tareas pequeñas y repetitivas que parecen poco importantes por separado, pero que juntas consumen una parte importante de la jornada.

¿Qué beneficios tiene reducir la carga administrativa?

Reducir la carga administrativa ayuda a mejorar la organización, aumentar la eficiencia y liberar tiempo para centrarse en las áreas más importantes del negocio.

¿Cuándo conviene externalizar tareas administrativas?

Cuando, incluso mejorando la organización y la productividad, el negocio sigue dependiendo de demasiado trabajo administrativo o el emprendedor no puede centrarse en la parte estratégica, puede ser un buen momento para externalizar.

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Cómo negociar con éxito a día de hoy

Negociar con éxito

Técnicas para que logremos clientes satisfechos y fieles

Publicado por Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Externalización: Servicios administrativos online

Bajo nuestro punto de vista, quedaron atrás aquellas técnicas de venta invasivas, o aquellas en las que negociar se basaba únicamente en regatear el precio. Estos métodos han hecho mucho, pero mucho daño, a la palabra ‘vender’, que ha quedado muy desprestigiada, incluso con connotaciones negativas.

‘Vender’ no significa vender humo, ni engañar, ni regatear. Es mucho más que eso. En realidad cuando ofreces algo a la persona que lo está buscando, lo que estás haciendo es cubrir una necesidad, solucionar un problema a otra persona, o mejorar algún aspecto de su vida. Un win-to-win (ganar-ganar).

Es importante aprender cómo negociar con éxito. Los tiempos van cambiando y nosotros debemos acostumbrarnos a mudar las claves para negociar de manera exitosa. En primer lugar, tenemos que tener claro que las propuestas de negociación básicas tienen que ser una ganancia mutua. Si negociamos de manera no invasiva y de forma en la que todos ganemos, sabremos cómo negociar con un posible cliente.

«Las negociaciones deben ser equilibradas con las necesidades y los deseos de ambas partes»

¿Cómo negociar con éxito con un cliente nuevo?

Cada cliente, como cada persona, es un mundo. Por lo tanto, tenemos que amoldarnos y valorar qué necesita. De esta manera, podremos orientar la negociación, y la conversación, de manera más personalizada y tendremos mucho más éxito.

No se trata de seguir siempre el mismo guión, si no que una vez hechas las presentaciones y el cliente ya sabe lo que ofreces, pases a escuchar verdaderamente las necesidades de la otra persona. Este concepto se llama: escucha proactiva. Es decir, interesarnos de verdad por lo que nos está contando la otra parte. Si no partimos de esa base, no le podremos ayudar. Lo que haremos es recitar un catálogo de servicios o de productos.

La técnica es buscar la satisfacción, ofreciendo aquello que realmente necesita el cliente. Pero siendo realistas, siempre que encaje con aquello que ofrecemos. 

Si las explicaciones sobre lo que deseas vender no te salen de forma natural, redáctalo e interiorízalo, y te será mucho más fácil. Pero debes creer en ello. Es muy difícil vender algo en lo que no crees. Eso se llamaría ser un buen actor, no satisfacer un necesidad.

| <<Si no está escrito, no existe>>

¿Qué claves para negociar podemos usar?

Los tiempos en los que el regateo era la base de las negociaciones han acabado. En la actualidad, no se busca un regateo continuo para lograr la satisfacción final de ambas partes. Los acuerdos pueden darse gracias a otros servicios, como la duración, la periodicidad, los extras que se incluyan en la compra o venta, etc. 

Por esta razón, es importante contar siempre con una capacidad de negociación que nos permita ser flexibles al máximo, y tener estudiadas previamente los aspectos en los que podemos ser flexibles y hasta que punto. Tampoco se trata de regalar, o de perder dinero…

Puede servirte estudiarlo, escribirlo, procedimentarlo, ver las distintas opciones y comentarlo con el resto de equipo que colabore con las ventas, y tener consensuados los aspectos en los que podemos ser flexibles, y los límites.

¿Cómo negociar con un cliente y qué cualidades debemos tener?

Hablar es una de las habilidades más básicas que tenemos que saber realizar de forma correcta para conseguir acuerdos con un cliente. Se trata de ser claros, pero también de dar información que resulte interesante a la otra parte. Por eso, necesitamos establecer un diálogo de seguridad, en el que demostremos que conocemos a la perfección todos los servicios que ofrecemos, el proyecto en el que trabajamos y sus beneficios

Cómo lograr clientes satisfechos y fieles

Sinceridad

Una de las claves a la hora de hacer negocios con éxito es la sinceridad. Conocer y explicar bien tu producto o servicio, y no vender humo. Ser realista sobre todos los aspectos que podemos solucionar a la otra parte.

Solo de esta manera se consigue una satisfacción realmente mutua. Así, el cliente nuevo puede convertirse en un cliente fiel, de calidad, que siempre vuelva a realizar más negocios con nosotros. Incluso puede convertirse en un foco de publicidad que nos permita darnos a conocer a otros clientes potenciales, a través de su buena experiencia con nuestro servicio.

 

Conoce y explica bien tu producto/servicio

Este punto es clave. Nuestro consejo es que ahondéis en conocer vuestro producto y que profundicéis en saber explicarlo: plantear correctamente como funciona, que puede solucionar, saber defender el precio,etc.

Os parecería increíble la cantidad de personas que, llegados al punto de explicar lo que ofrecen, se quedan en blanco, o no tienen una respuesta lo suficientemente clara.

Pensad que es imposible venderlo, si no sabes explicarlo.

Empatía

Otra cualidad esencial es la empatía. Cuando entablamos nuevas negociaciones, no podemos asentar estos acuerdos basándonos en mentiras. Debemos focalizar siempre nuestros intereses teniendo en cuenta la realidad. Podemos enfocarlo en problemáticas concretas que hayamos resuelto o los casos de éxito que formen parte de nuestro portfolio, y que sean similares a los que el cliente potencial necesita.

Ser resolutivos

Además de tener mucha empatía con cada necesidad que aparezca con un nuevo cliente, tenemos que ser capaces de ofrecer soluciones. Para ello, nuestra actitud debe mantenerse siempre en el centro de la proactividad. Necesitamos darle a entender a nuestro cliente potencial que estamos escuchando sus necesidades y adaptando lo máximo posible estas al producto que tenemos: saber explicar porque el producto o servicio se adapta a lo que necesita.

Ser comprensivos

Finalmente, también debemos ser negociadores comprensivos. Si en este momento nuestro producto o servicios no son adaptables a las necesidades de nuestro cliente potencial, esto no significa que no lo sean en el futuro. Por eso, una negativa en la actualidad debe dejar abierta la posibilidad a que este cliente vuelva. Es por esta razón por la que siempre deben cerrarse las no negociaciones con amabilidad y con ganas de nuevo contacto en el futuro.

«Es imposible venderlo, si no sabes explicarlo»

Tu administrativa virtual de explica qué más estrategias puedes utilizar para seguir negociando

Hayamos conseguido o no entablar un acuerdo con nuestro cliente, el contacto puede continuar. En ocasiones el contacto por parte del cliente potencial puede ser un tanteo a futuras necesidades. No siempre es el momento apropiado para ambas partes.

Ofrecer información de valor o un producto base, de forma gratuita ayudará a mantener el contacto y establecer esa relación de profesional o empresa de referencia, para el momento que realmente se produzca la verdadera necesidad, que estemos ahí.

Por eso, nos conviene también mantener el contacto, por si en algún momento esta persona vuelve a necesitar lo que nosotros ofrecemos. Pero atención, siempre con el consentimiento del cliente, acordaros de la Ley de Protección de Datos, que lo que busca es proteger a las personas de no recibir aquellas comunicaciones o contactos invasivos que realmente no le interesan, y proteger los datos facilitados.

Para este fin, y conseguir un buen seguimiento de los clientes potenciales, os recomendamos tener un buen CRM o programa de seguimiento comercial, en el que podamos registrar los contactos que realmente han estado interesados, aquellos que nos han autorizado para un contacto futuro y aquellos que no.

Podemos seguir en contacto con antiguos clientes o clientes potenciales con los que no llegamos a tener acuerdos, ofrecerle la posibilidad de suscribirse a nuestra newsletters siempre nos va a traer beneficios en cuanto a visibilidad de nuestro producto y en cuanto a publicidad de nuestra oferta. Siempre estaremos a mano cuando lo necesiten.

Asimismo, podemos apostar por ofrecer contenido que pueda resultar útil u ofrecer consejos aplicables en su empresa, para que el cliente nos continúe teniendo como referencia cuando necesite algo que se adapte o aproxime a lo que ofrecemos. 

«Un no ahora, puede ser un sí mañana»

Otras fuentes de artículo: Infoautómos

Resumen:

Cómo negociar con éxito es algo que debemos ir adaptando a los tiempos. Por eso, conviene que también tengamos en cuenta ciertas actitudes y sistemas en las que ambas parten ganan. En este artículo hemos hablado de:

  • Cómo negociar con éxito con un cliente potencial.
  • Cuáles son los aspectos que debemos tener en cuenta para ejercer un venta proactiva.

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SERVICIOS DE ADMINISTRATIVA VIRTUAL:

 

¿Eres autónomo o gestionas una Pyme y has llegado a tu techo empresarial? ¿La la carga administrativa de tu proyecto no te permite seguir creciendo?

 Te ayudamos a gestionar el back-office y la gestión interna de tu empresa.

Delega en gestores profesionales alguna funciones de tu proyecto y consigue más libertad

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Preguntas frecuentes sobre cómo negociar con éxito

¿Qué significa negociar con éxito con un cliente?

Negociar con éxito significa alcanzar un acuerdo beneficioso para ambas partes. El objetivo no es únicamente cerrar una venta, sino entender las necesidades del cliente y ofrecer una solución que realmente encaje con lo que está buscando.

¿Por qué es importante escuchar al cliente durante una negociación?

Escuchar al cliente permite comprender sus necesidades reales, adaptar la propuesta y orientar la conversación de forma más efectiva. Cuando se practica una escucha activa, resulta más sencillo ofrecer soluciones personalizadas y generar una relación de confianza.

¿Es recomendable negociar únicamente el precio?

No siempre. En muchas negociaciones actuales el acuerdo puede incluir otros aspectos como plazos, duración del servicio, condiciones, extras o periodicidad del trabajo. Analizar diferentes variables permite encontrar soluciones que beneficien a ambas partes.

¿Qué cualidades ayudan a negociar mejor con un cliente?

Algunas cualidades importantes son la sinceridad, la empatía, la capacidad de explicar claramente el servicio o producto y una actitud resolutiva orientada a encontrar soluciones. Estas habilidades ayudan a generar confianza y a establecer relaciones comerciales duraderas.

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15 acciones importantes para controlar bien la gestión de tu negocio

Gestión de la empresa

ACCIONES IMPORTANTES PARA CONTROLAR BIEN LA GESTIÓN DE TU NEGOCIO (Para autónomos y pymes)

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Otras fuentes del artículo: – Infoautónomos (Blog)

EL CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

Los beneficios de llevar el control de tu administración al día son muy valiosos. Bajo nuestro punto de vista, el control administrativo no consiste únicamente en recopilar la información para la presentación de las obligaciones fiscales. Es mucho más. Permite tener una fotografía para conocer la evolución de tu empresa en cada momento, con el objetivo de poder valorar y tomar decisiones. Y revisar los diversos asuntos administrativos implicados en la gestión de tu empresa para implantar mejoras o verificar si hay algún proceso que no están funcionando del todo, para seguir creciendo.

Si eres freelance o pequeña empresa, en ocasiones puede que no dediques todo el tiempo que te gustaría a lo realmente importante para conseguir clientes, porque estás gestionando temas administrativos, que no nos engañemos, requieren dedicar bastantes horas, pero son necesarios si quieres un buen control de todas las áreas.

 

RESUMEN DE TAREAS ADMINISTRATIVAS

Te ofrecemos a continuación un check-list de tareas que, ofrezcas servicios o vendas productos, debes gestionar para tener un control de todos los aspectos que integran tu negocio.

Te detallamos las acciones imprescindibles a tener en cuenta para gestionar tu actividad (hemos ampliado la lista a 22 tareas, en la última actualización del artículo).

Si alguna de ellas no están incluidas en tu ciclos de trabajo, te recomendamos revisar tus procesos internos, porque es posible que se te esté escapando algo.

Toma nota:

  1. Efectuar presupuestos profesionales. Disponer de un catálogo definido de los distintos servicios.
  2. Tener un catálogo de productos definido.
  3. Gestionar el control de stocks (si vendes productos).
  4. Gestionar el control de tiempo invertido (si vendes servicios o proyectos).
  5. Control acciones de venta: seguimiento, entrega y aceptación de presupuestos.
  6. Emitir las facturas de venta.
  7. Remitir la documentación de ventas a los clientes y controlar su recepción (contratos, facturas, presupuestos).
  8. Controlar y reclamar el pago de tus facturas a los clientes.
  9. Atención al cliente: Atender consultas, pedidos, dudas o requerimiento de documentación de tus clientes.
  10. Llevar un registro de facturas emitidas, en concordancia con los libros legales aprobados.
  11. Llevar un registro de facturas y gastos recibidos, en concordancia con los libros legales aprobados.
  12. Controlar y casar los movimientos bancarios (aunque no te obligue la legislación porque no seas sociedad mercantil, controlarlo a nivel interno es muy importante para saber tus ingresos y gastos).
  13. Gestionar el departamento de compras y pedidos realizados.
  14. Revisar facturas pendientes de recibir.
  15. Recopilar y llevar al día la gestión documental de ventas y compras.
  16. Gestionar la agenda. Programar tareas y posibles imprevistos.
  17. Llevar un control de tus beneficios y conocer el resultado contable de tu actividad. Tener un software apropiado ayuda, pero existen casos en que llevar un control en excel, es suficiente para conocer tus números. Este programa tiene un gran potencial e infinidad de posibilidades suficiente para empresas con un volumen no muy alto.
  18. Realizar otras estadísticas o informes: Presupuesto anual, objetivos, rentabilidad clientes, etc.
  19. Recopilar la documentación para llevar al día las obligaciones fiscales, laborales y mercantiles. Ya sean mensuales, trimestrales o anuales.
  20. Realizar las gestiones oportunas y controlar la documentación para el cumplimiento de la legislación: prevención de riesgos laborales, protección de datos, documentación laboral.
  21. Revisar el cumplimento de otras obligaciones legales: seguros y responsabilidad civil y de actividad, protección intelectual, etc.
  22. Establecer y mantener actualizados los procedimientos internos (el método para gestionar cada tarea y función).

Y si además eres una sociedad mercantil, aún se suman algunas obligaciones mercantiles más a lista.

¿Tienes controladas estas tareas? 

Si estás llevando un correcto control de tu actividad, te habrás dado cuenta que requiere invertir tiempo y dedicación a estas funciones necesarias.

Debes poner en la balanza y tener en cuenta que todo ese tiempo, no lo estás dedicando a VENTAS o a aportar valor en el servicio o producto que ofreces a tus clientes.

¿Qué puedes hacer cuando ya no puedes abarcar más funciones?

MEJORAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Te damos dos soluciones para mantener o mejorar tus controles internos.

  • Valorar que procesos se pueden automatizar, e implantarlo.
  • Delegar a profesionales.

¿Te imaginas el tiempo que podrías invertir en temas estratégicos o a tu actividad principal, si delegas alguna o todas las funciones que te indico arriba en el listado a especialistas?

Puede que sea el momento en plantearte empezar a delegar si: 

(1) No te gusta esta parte interna de control de tu actividad y gestión administrativa, y eso se traduce en que no encuentras nunca el momento para ponerte a realizar estas tareas o las dejas para el final.

(2) Realmente te das cuenta que pierdes demasiadas horas, que no estás dedicando a crecer o a lo que te apasiona en tu negocio

(3) Te planteas profesionalizar tu departamento y delegar estas funciones a especialistas. 

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es lo que te va a permitir crecer.

Si deseas crecer, claro. En ocasiones hay profesionales que se auto-gestionan y están contentos y alineados con este proceso. Si es tu caso, es estupendo.

El problema está cuando te das cuenta que has llegado a tu techo profesional y no puedes asumir más tareas; o bien, no estás creciendo lo que deberías para tener un rendimiento suficiente. Si estas en alguno de estos puntos tal vez debes empezar a pensar en delegar.

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es la parte de la gestión de tu negocio que te va ayudar a crecer.

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que dispones»

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que se dispone»

Si tienes estas inquietudes puedes consultarnos. 

Como gestores administrativos unos de nuestros objetivos es ser un departamento más de tu empresa. Somos el puente para que tengas el control total de tu back-office y te olvides de preparar, recopilar, controlar, reclamar toda la documentación, así como realizar las gestiones internas para cumplir con las obligaciones fiscales.

Una de las opciones que puedes valorar es contratar personal o delegar en servicios administrativos externos. 

Con esta última opción puedes colaborar con otros profesionales pagando únicamente por la gestión que necesitas en proporción al volumen de tu empresa o volumen de trabajo, sin ataduras laborables ni gastos fijos.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EXTERNOS

Algunos beneficios que podrías conseguir con la gestión de tu departamento a través de servicios administrativos externos son:

  • Delegar temas contables que no tienen porque ser tu especialidad.
  • Te ayudamos a estructurar el mejor sistema administrativo con los medios de los que dispongas (no importa si eres una mediana empresa con unos recursos de software, o un autónomo que realizas tus controles en excel).
  • Revisamos los procedimientos internos y te ayudamos mejorar la gestión.
  • Revisamos y te ayudamos a realizar la automatización de tareas administrativas.
  • Tu gestor administrativo está formado para mantenerte al día del calendario fiscal, novedades administrativas y contables.
  • No pierdas deducciones por no llevar un correcto control de las compras realizadas o por desconocimiento de las deducciones que puedes practicar. En resumen, no pagues impuestos de más.
  • Controlar todo tu back-office administrativo.
  • Lleva el control de tus beneficios y gastos al día.
  • Preparar temas fiscales.
  • Solucionar las dudas con tu gestor administrativo con tranquilidad.

Resumen:

En este artículo te hemos hablado de:

  • Porqué es importante el control de la administración de tu empresa.
  • ¿Cuál és el resumen de las tareas básicas que debes realizar para llevar un control de tu administración? .
  • ¿Cómo puedes mejorar tu gestión administrativa?

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¿Quieres seguir creciendo? ¿Quieres saber si este sistema puede funcionar en tu empresa?  Contáctanos y lo valoramos sin compromiso en una sesión gratuita.

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Preguntas frecuentes sobre cómo controlar mejor la gestión de tu negocio

¿Por qué es importante controlar bien la gestión administrativa de un negocio?

Controlar bien la gestión administrativa permite tener una visión más clara de la evolución del negocio, detectar errores, mejorar procesos y tomar decisiones con más criterio. Además, ayuda a mantener al día tareas clave como presupuestos, facturación, cobros, compras, documentación o control de resultados.

¿Qué tareas son clave para llevar un buen control del negocio?

Entre las tareas más importantes están la elaboración de presupuestos, la emisión y seguimiento de facturas, el control de cobros y pagos, la gestión documental, la organización de la agenda, el control de compras, el seguimiento bancario y la revisión de resultados. Llevar estas áreas al día permite trabajar con más orden y evitar problemas de gestión.

¿Qué pasa cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna de la empresa?

Cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna es más fácil perder el control de tareas importantes, retrasar decisiones, cometer errores administrativos o dejar de atender áreas que afectan directamente a la rentabilidad del negocio. También puede provocar que el empresario dedique demasiado tiempo a tareas operativas y menos a ventas, estrategia o crecimiento.

¿Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mejorar el control del negocio?

Sí. Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mantener el control del back office, ordenar procesos, mejorar el seguimiento de documentación y liberar tiempo para centrarse en la actividad principal del negocio. Además, permite apoyarse en profesionales especializados sin necesidad de asumir una estructura interna más grande.

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