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Cómo negociar con éxito a día de hoy

Negociar con éxito

Técnicas para que logremos clientes satisfechos y fieles

Publicado por Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Externalización: Servicios administrativos online

Bajo nuestro punto de vista, quedaron atrás aquellas técnicas de venta invasivas, o aquellas en las que negociar se basaba únicamente en regatear el precio. Estos métodos han hecho mucho, pero mucho daño, a la palabra ‘vender’, que ha quedado muy desprestigiada, incluso con connotaciones negativas.

‘Vender’ no significa vender humo, ni engañar, ni regatear. Es mucho más que eso. En realidad cuando ofreces algo a la persona que lo está buscando, lo que estás haciendo es cubrir una necesidad, solucionar un problema a otra persona, o mejorar algún aspecto de su vida. Un win-to-win (ganar-ganar).

Es importante aprender cómo negociar con éxito. Los tiempos van cambiando y nosotros debemos acostumbrarnos a mudar las claves para negociar de manera exitosa. En primer lugar, tenemos que tener claro que las propuestas de negociación básicas tienen que ser una ganancia mutua. Si negociamos de manera no invasiva y de forma en la que todos ganemos, sabremos cómo negociar con un posible cliente.

«Las negociaciones deben ser equilibradas con las necesidades y los deseos de ambas partes»

¿Cómo negociar con éxito con un cliente nuevo?

Cada cliente, como cada persona, es un mundo. Por lo tanto, tenemos que amoldarnos y valorar qué necesita. De esta manera, podremos orientar la negociación, y la conversación, de manera más personalizada y tendremos mucho más éxito.

No se trata de seguir siempre el mismo guión, si no que una vez hechas las presentaciones y el cliente ya sabe lo que ofreces, pases a escuchar verdaderamente las necesidades de la otra persona. Este concepto se llama: escucha proactiva. Es decir, interesarnos de verdad por lo que nos está contando la otra parte. Si no partimos de esa base, no le podremos ayudar. Lo que haremos es recitar un catálogo de servicios o de productos.

La técnica es buscar la satisfacción, ofreciendo aquello que realmente necesita el cliente. Pero siendo realistas, siempre que encaje con aquello que ofrecemos. 

Si las explicaciones sobre lo que deseas vender no te salen de forma natural, redáctalo e interiorízalo, y te será mucho más fácil. Pero debes creer en ello. Es muy difícil vender algo en lo que no crees. Eso se llamaría ser un buen actor, no satisfacer un necesidad.

| <<Si no está escrito, no existe>>

¿Qué claves para negociar podemos usar?

Los tiempos en los que el regateo era la base de las negociaciones han acabado. En la actualidad, no se busca un regateo continuo para lograr la satisfacción final de ambas partes. Los acuerdos pueden darse gracias a otros servicios, como la duración, la periodicidad, los extras que se incluyan en la compra o venta, etc. 

Por esta razón, es importante contar siempre con una capacidad de negociación que nos permita ser flexibles al máximo, y tener estudiadas previamente los aspectos en los que podemos ser flexibles y hasta que punto. Tampoco se trata de regalar, o de perder dinero…

Puede servirte estudiarlo, escribirlo, procedimentarlo, ver las distintas opciones y comentarlo con el resto de equipo que colabore con las ventas, y tener consensuados los aspectos en los que podemos ser flexibles, y los límites.

¿Cómo negociar con un cliente y qué cualidades debemos tener?

Hablar es una de las habilidades más básicas que tenemos que saber realizar de forma correcta para conseguir acuerdos con un cliente. Se trata de ser claros, pero también de dar información que resulte interesante a la otra parte. Por eso, necesitamos establecer un diálogo de seguridad, en el que demostremos que conocemos a la perfección todos los servicios que ofrecemos, el proyecto en el que trabajamos y sus beneficios

Cómo lograr clientes satisfechos y fieles

Sinceridad

Una de las claves a la hora de hacer negocios con éxito es la sinceridad. Conocer y explicar bien tu producto o servicio, y no vender humo. Ser realista sobre todos los aspectos que podemos solucionar a la otra parte.

Solo de esta manera se consigue una satisfacción realmente mutua. Así, el cliente nuevo puede convertirse en un cliente fiel, de calidad, que siempre vuelva a realizar más negocios con nosotros. Incluso puede convertirse en un foco de publicidad que nos permita darnos a conocer a otros clientes potenciales, a través de su buena experiencia con nuestro servicio.

 

Conoce y explica bien tu producto/servicio

Este punto es clave. Nuestro consejo es que ahondéis en conocer vuestro producto y que profundicéis en saber explicarlo: plantear correctamente como funciona, que puede solucionar, saber defender el precio,etc.

Os parecería increíble la cantidad de personas que, llegados al punto de explicar lo que ofrecen, se quedan en blanco, o no tienen una respuesta lo suficientemente clara.

Pensad que es imposible venderlo, si no sabes explicarlo.

Empatía

Otra cualidad esencial es la empatía. Cuando entablamos nuevas negociaciones, no podemos asentar estos acuerdos basándonos en mentiras. Debemos focalizar siempre nuestros intereses teniendo en cuenta la realidad. Podemos enfocarlo en problemáticas concretas que hayamos resuelto o los casos de éxito que formen parte de nuestro portfolio, y que sean similares a los que el cliente potencial necesita.

Ser resolutivos

Además de tener mucha empatía con cada necesidad que aparezca con un nuevo cliente, tenemos que ser capaces de ofrecer soluciones. Para ello, nuestra actitud debe mantenerse siempre en el centro de la proactividad. Necesitamos darle a entender a nuestro cliente potencial que estamos escuchando sus necesidades y adaptando lo máximo posible estas al producto que tenemos: saber explicar porque el producto o servicio se adapta a lo que necesita.

Ser comprensivos

Finalmente, también debemos ser negociadores comprensivos. Si en este momento nuestro producto o servicios no son adaptables a las necesidades de nuestro cliente potencial, esto no significa que no lo sean en el futuro. Por eso, una negativa en la actualidad debe dejar abierta la posibilidad a que este cliente vuelva. Es por esta razón por la que siempre deben cerrarse las no negociaciones con amabilidad y con ganas de nuevo contacto en el futuro.

«Es imposible venderlo, si no sabes explicarlo»

Tu administrativa virtual de explica qué más estrategias puedes utilizar para seguir negociando

Hayamos conseguido o no entablar un acuerdo con nuestro cliente, el contacto puede continuar. En ocasiones el contacto por parte del cliente potencial puede ser un tanteo a futuras necesidades. No siempre es el momento apropiado para ambas partes.

Ofrecer información de valor o un producto base, de forma gratuita ayudará a mantener el contacto y establecer esa relación de profesional o empresa de referencia, para el momento que realmente se produzca la verdadera necesidad, que estemos ahí.

Por eso, nos conviene también mantener el contacto, por si en algún momento esta persona vuelve a necesitar lo que nosotros ofrecemos. Pero atención, siempre con el consentimiento del cliente, acordaros de la Ley de Protección de Datos, que lo que busca es proteger a las personas de no recibir aquellas comunicaciones o contactos invasivos que realmente no le interesan, y proteger los datos facilitados.

Para este fin, y conseguir un buen seguimiento de los clientes potenciales, os recomendamos tener un buen CRM o programa de seguimiento comercial, en el que podamos registrar los contactos que realmente han estado interesados, aquellos que nos han autorizado para un contacto futuro y aquellos que no.

Podemos seguir en contacto con antiguos clientes o clientes potenciales con los que no llegamos a tener acuerdos, ofrecerle la posibilidad de suscribirse a nuestra newsletters siempre nos va a traer beneficios en cuanto a visibilidad de nuestro producto y en cuanto a publicidad de nuestra oferta. Siempre estaremos a mano cuando lo necesiten.

Asimismo, podemos apostar por ofrecer contenido que pueda resultar útil u ofrecer consejos aplicables en su empresa, para que el cliente nos continúe teniendo como referencia cuando necesite algo que se adapte o aproxime a lo que ofrecemos. 

«Un no ahora, puede ser un sí mañana»

Otras fuentes de artículo: Infoautómos

Resumen:

Cómo negociar con éxito es algo que debemos ir adaptando a los tiempos. Por eso, conviene que también tengamos en cuenta ciertas actitudes y sistemas en las que ambas parten ganan. En este artículo hemos hablado de:

  • Cómo negociar con éxito con un cliente potencial.
  • Cuáles son los aspectos que debemos tener en cuenta para ejercer un venta proactiva.

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Preguntas frecuentes sobre cómo negociar con éxito

¿Qué significa negociar con éxito con un cliente?

Negociar con éxito significa alcanzar un acuerdo beneficioso para ambas partes. El objetivo no es únicamente cerrar una venta, sino entender las necesidades del cliente y ofrecer una solución que realmente encaje con lo que está buscando.

¿Por qué es importante escuchar al cliente durante una negociación?

Escuchar al cliente permite comprender sus necesidades reales, adaptar la propuesta y orientar la conversación de forma más efectiva. Cuando se practica una escucha activa, resulta más sencillo ofrecer soluciones personalizadas y generar una relación de confianza.

¿Es recomendable negociar únicamente el precio?

No siempre. En muchas negociaciones actuales el acuerdo puede incluir otros aspectos como plazos, duración del servicio, condiciones, extras o periodicidad del trabajo. Analizar diferentes variables permite encontrar soluciones que beneficien a ambas partes.

¿Qué cualidades ayudan a negociar mejor con un cliente?

Algunas cualidades importantes son la sinceridad, la empatía, la capacidad de explicar claramente el servicio o producto y una actitud resolutiva orientada a encontrar soluciones. Estas habilidades ayudan a generar confianza y a establecer relaciones comerciales duraderas.

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15 acciones importantes para controlar bien la gestión de tu negocio

Gestión de la empresa

ACCIONES IMPORTANTES PARA CONTROLAR BIEN LA GESTIÓN DE TU NEGOCIO (Para autónomos y pymes)

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Otras fuentes del artículo: – Infoautónomos (Blog)

EL CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

Los beneficios de llevar el control de tu administración al día son muy valiosos. Bajo nuestro punto de vista, el control administrativo no consiste únicamente en recopilar la información para la presentación de las obligaciones fiscales. Es mucho más. Permite tener una fotografía para conocer la evolución de tu empresa en cada momento, con el objetivo de poder valorar y tomar decisiones. Y revisar los diversos asuntos administrativos implicados en la gestión de tu empresa para implantar mejoras o verificar si hay algún proceso que no están funcionando del todo, para seguir creciendo.

Si eres freelance o pequeña empresa, en ocasiones puede que no dediques todo el tiempo que te gustaría a lo realmente importante para conseguir clientes, porque estás gestionando temas administrativos, que no nos engañemos, requieren dedicar bastantes horas, pero son necesarios si quieres un buen control de todas las áreas.

 

RESUMEN DE TAREAS ADMINISTRATIVAS

Te ofrecemos a continuación un check-list de tareas que, ofrezcas servicios o vendas productos, debes gestionar para tener un control de todos los aspectos que integran tu negocio.

Te detallamos las acciones imprescindibles a tener en cuenta para gestionar tu actividad (hemos ampliado la lista a 22 tareas, en la última actualización del artículo).

Si alguna de ellas no están incluidas en tu ciclos de trabajo, te recomendamos revisar tus procesos internos, porque es posible que se te esté escapando algo.

Toma nota:

  1. Efectuar presupuestos profesionales. Disponer de un catálogo definido de los distintos servicios.
  2. Tener un catálogo de productos definido.
  3. Gestionar el control de stocks (si vendes productos).
  4. Gestionar el control de tiempo invertido (si vendes servicios o proyectos).
  5. Control acciones de venta: seguimiento, entrega y aceptación de presupuestos.
  6. Emitir las facturas de venta.
  7. Remitir la documentación de ventas a los clientes y controlar su recepción (contratos, facturas, presupuestos).
  8. Controlar y reclamar el pago de tus facturas a los clientes.
  9. Atención al cliente: Atender consultas, pedidos, dudas o requerimiento de documentación de tus clientes.
  10. Llevar un registro de facturas emitidas, en concordancia con los libros legales aprobados.
  11. Llevar un registro de facturas y gastos recibidos, en concordancia con los libros legales aprobados.
  12. Controlar y casar los movimientos bancarios (aunque no te obligue la legislación porque no seas sociedad mercantil, controlarlo a nivel interno es muy importante para saber tus ingresos y gastos).
  13. Gestionar el departamento de compras y pedidos realizados.
  14. Revisar facturas pendientes de recibir.
  15. Recopilar y llevar al día la gestión documental de ventas y compras.
  16. Gestionar la agenda. Programar tareas y posibles imprevistos.
  17. Llevar un control de tus beneficios y conocer el resultado contable de tu actividad. Tener un software apropiado ayuda, pero existen casos en que llevar un control en excel, es suficiente para conocer tus números. Este programa tiene un gran potencial e infinidad de posibilidades suficiente para empresas con un volumen no muy alto.
  18. Realizar otras estadísticas o informes: Presupuesto anual, objetivos, rentabilidad clientes, etc.
  19. Recopilar la documentación para llevar al día las obligaciones fiscales, laborales y mercantiles. Ya sean mensuales, trimestrales o anuales.
  20. Realizar las gestiones oportunas y controlar la documentación para el cumplimiento de la legislación: prevención de riesgos laborales, protección de datos, documentación laboral.
  21. Revisar el cumplimento de otras obligaciones legales: seguros y responsabilidad civil y de actividad, protección intelectual, etc.
  22. Establecer y mantener actualizados los procedimientos internos (el método para gestionar cada tarea y función).

Y si además eres una sociedad mercantil, aún se suman algunas obligaciones mercantiles más a lista.

¿Tienes controladas estas tareas? 

Si estás llevando un correcto control de tu actividad, te habrás dado cuenta que requiere invertir tiempo y dedicación a estas funciones necesarias.

Debes poner en la balanza y tener en cuenta que todo ese tiempo, no lo estás dedicando a VENTAS o a aportar valor en el servicio o producto que ofreces a tus clientes.

¿Qué puedes hacer cuando ya no puedes abarcar más funciones?

MEJORAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Te damos dos soluciones para mantener o mejorar tus controles internos.

  • Valorar que procesos se pueden automatizar, e implantarlo.
  • Delegar a profesionales.

¿Te imaginas el tiempo que podrías invertir en temas estratégicos o a tu actividad principal, si delegas alguna o todas las funciones que te indico arriba en el listado a especialistas?

Puede que sea el momento en plantearte empezar a delegar si: 

(1) No te gusta esta parte interna de control de tu actividad y gestión administrativa, y eso se traduce en que no encuentras nunca el momento para ponerte a realizar estas tareas o las dejas para el final.

(2) Realmente te das cuenta que pierdes demasiadas horas, que no estás dedicando a crecer o a lo que te apasiona en tu negocio

(3) Te planteas profesionalizar tu departamento y delegar estas funciones a especialistas. 

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es lo que te va a permitir crecer.

Si deseas crecer, claro. En ocasiones hay profesionales que se auto-gestionan y están contentos y alineados con este proceso. Si es tu caso, es estupendo.

El problema está cuando te das cuenta que has llegado a tu techo profesional y no puedes asumir más tareas; o bien, no estás creciendo lo que deberías para tener un rendimiento suficiente. Si estas en alguno de estos puntos tal vez debes empezar a pensar en delegar.

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es la parte de la gestión de tu negocio que te va ayudar a crecer.

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que dispones»

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que se dispone»

Si tienes estas inquietudes puedes consultarnos

Como gestores administrativos unos de nuestros objetivos es ser un departamento más de tu empresa. Somos el puente para que tengas el control total de tu back-office y te olvides de preparar, recopilar, controlar, reclamar toda la documentación, así como realizar las gestiones internas para cumplir con las obligaciones fiscales.

Una de las opciones que puedes valorar es contratar personal o delegar en servicios administrativos externos. 

Con esta última opción puedes colaborar con otros profesionales pagando únicamente por la gestión que necesitas en proporción al volumen de tu empresa o volumen de trabajo, sin ataduras laborables ni gastos fijos.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EXTERNOS

Algunos beneficios que podrías conseguir con la gestión de tu departamento a través de servicios administrativos externos son:

  • Delegar temas contables que no tienen porque ser tu especialidad.
  • Te ayudamos a estructurar el mejor sistema administrativo con los medios de los que dispongas (no importa si eres una mediana empresa con unos recursos de software, o un autónomo que realizas tus controles en excel).
  • Revisamos los procedimientos internos y te ayudamos mejorar la gestión.
  • Revisamos y te ayudamos a realizar la automatización de tareas administrativas.
  • Tu gestor administrativo está formado para mantenerte al día del calendario fiscal, novedades administrativas y contables.
  • No pierdas deducciones por no llevar un correcto control de las compras realizadas o por desconocimiento de las deducciones que puedes practicar. En resumen, no pagues impuestos de más.
  • Controlar todo tu back-office administrativo.
  • Lleva el control de tus beneficios y gastos al día.
  • Preparar temas fiscales.
  • Solucionar las dudas con tu gestor administrativo con tranquilidad.

Resumen:

En este artículo te hemos hablado de:

  • Porqué es importante el control de la administración de tu empresa.
  • ¿Cuál és el resumen de las tareas básicas que debes realizar para llevar un control de tu administración? .
  • ¿Cómo puedes mejorar tu gestión administrativa?

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¿Quieres seguir creciendo? ¿Quieres saber si este sistema puede funcionar en tu empresa?  Contáctanos y lo valoramos sin compromiso en una sesión gratuita.

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Preguntas frecuentes sobre cómo controlar mejor la gestión de tu negocio

¿Por qué es importante controlar bien la gestión administrativa de un negocio?

Controlar bien la gestión administrativa permite tener una visión más clara de la evolución del negocio, detectar errores, mejorar procesos y tomar decisiones con más criterio. Además, ayuda a mantener al día tareas clave como presupuestos, facturación, cobros, compras, documentación o control de resultados.

¿Qué tareas son clave para llevar un buen control del negocio?

Entre las tareas más importantes están la elaboración de presupuestos, la emisión y seguimiento de facturas, el control de cobros y pagos, la gestión documental, la organización de la agenda, el control de compras, el seguimiento bancario y la revisión de resultados. Llevar estas áreas al día permite trabajar con más orden y evitar problemas de gestión.

¿Qué pasa cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna de la empresa?

Cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna es más fácil perder el control de tareas importantes, retrasar decisiones, cometer errores administrativos o dejar de atender áreas que afectan directamente a la rentabilidad del negocio. También puede provocar que el empresario dedique demasiado tiempo a tareas operativas y menos a ventas, estrategia o crecimiento.

¿Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mejorar el control del negocio?

Sí. Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mantener el control del back office, ordenar procesos, mejorar el seguimiento de documentación y liberar tiempo para centrarse en la actividad principal del negocio. Además, permite apoyarse en profesionales especializados sin necesidad de asumir una estructura interna más grande.

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Aprender a priorizar, te explicamos como

Eficacia: Da prioridad a lo importante

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Lo fundamental en una administración eficaz del tiempo es saber organizar lo prioritario. En este artículo centraremos esta organización en la gestión de las tareas administrativas de un negocio, pero es extrapolable a otros ámbitos.

Como priorizar tareas

Que debemos efectuar primero lo importante es de manual, pero en el día a día las urgencias y las distracciones forman parte a veces de más del 50% del tiempo consumido. Y cuando digo tema URGENTE, no siempre quiere decir IMPORTANTE.

Organizar mal una agenda o planning puede ocasionar problemas desastrosos en el rendimiento profesional de las personas y, de manera directa, en la productividad de las empresas. Lo importante es delimitar tiempos y espacios para tus actividades, pero sobre todo, cumplir con ello.

Pues bien, a modo práctico para saber cómo priorizar, lo primero es saber distinguir la naturaleza de la tarea que tenemos que hacer. TODAS las tareas pueden encuadrarse dentro de la clasificación que indicamos a continuación. Y cada una de ellas, deben tener un tratamiento distinto.

«Los que desaprovechan más su tiempo son los que más se quejan de su falta de tiempo.– Jean La Bruyere (Escritor francés del siglo XVII).»

La clasificación: Los cuatro grupos de tareas

 

1- URGENTES:

Aquellas que son imprescindibles para el desarrollo de la actividad y que han adquirido el carácter de ‘para ayer’ y que no pueden alargarse más en el tiempo por encontrarse en su plazo final de ejecución. Por ejemplo:

– La preparación de una reunión para esta tarde

– Resolución de una incidencia con un cliente que no ha recibido una documentación

– Redactar el post en el blog para nuestros seguidores que no se ha actualizado desde hace días

– Redacción de un contrato de colaboración que empieza mañana

– Envío de los datos para la presentación de impuestos cuyo plazo finaliza en 48 horas

– Etc…

Estas tareas siempre van a existir, no nos engañemos, pero se pueden minimizar mucho dedicando más tiempo al siguiente nivel: las tareas prioritarias. Y el sencillo motivo es porque prácticamente todas las tareas que ahora son URGENTES, antes fueron prioritarias.

Las vemos:

2- PRIORITARIAS:

Son aquellas tareas necesarias e importantes para llevar un correcto control administrativo de nuestra actividad

Algunos ejemplos:

– Preparación de una plantilla o presentación para las reuniones

– Establecer los procedimientos para reclamaciones de clientes

– Programar y organizar las campañas de marketing

– Preparar el protocolo para la organización de toda la documentación para presentar impuestos

– Redactar los contratos tipo, presupuestos, mails y demás documentación necesaria para nuestra actividad diaria

– Programar tareas de mantenimiento informático

– Búsqueda de proveedores

– Etc…

Si os dais cuenta, la realización de estos trabajos con antelación nos hubiese ayudado a que tareas que tenemos en la lista de urgentes hoy nunca lo hubieran llegado a serlo, o por lo menos con la misma intensidad.

Como consejo, propongo dedicar cada día todo el tiempo que sea posible a este apartado, que es la clave para tener una agenda organizada.

3- INTERRUPCIONES:

Son aquellos imprevistos que surgen en nuestro día a día, y que muchas veces surgen en la relación diaria comercial y organizativa de nuestra empresa, con terceras personas. O bien, por algún asunto que haya podido desviarse de lo previsto.

– Recepción y contestación de e-mails

– Llamadas telefónicas

– Reuniones no programadas y sin un objetivo concreto

Cada día hay que reservar una hora para estos imprevistos, pero hay que intentar minimizarlos, si se consigue que sea menos de una hora, mucho mejor. 

Se pueden agrupar el contestar los correos en dos o tres horas concretas al día, y programar las llamadas que sean posibles y establecer un guion para que sean más concretas posibles. 

Los temas como llamada telefónicas imprevistas, que no sean urgentes, pueden posponerse a un dia de la semana y agrupar una mañana o una hora en un día concreto para resolver estos asuntos. 

Y por supuesto, hay que programar las reuniones, que deben tener siempre hora de finalización (nosotros nos ponernos una alarma como guía) y además, de forma habitual, las que son ordinarias, no deben durar más 20-30 minutos.

La clave en muchas ocasiones, es saber decir “No, ahora. Si eres tan amable podemos verlo con mas tranquilidad en ‘x’ momento” y ser puntual en las opciones planteadas. 

 

4- EVITABLES

Son aquellas que debemos controlar y no dejar que se conviertan en constantes interrupciones y ladrones del tiempo.

Son aquellas acciones que debemos evitar, por todos los medios, que se conviertan en un hábito, y reservarlas para hacerlas únicamente cuando necesitamos un breve descanso físico o mental, o hayamos finalizado las tareas que consideremos que son prioritarias.

Podrían ser: 

– Contestar mensajes y revisar redes sociales sin un objetivo.

– Ver programas que no nos despierten un interés en particular.

– ‘Perderse’ viendo videos de memes.

– Desplazamientos innecesarios.

Si el objetivo es optimizar nuestro tiempo (y el tiempo es oro), debemos por lo menos ser conscientes de en qué cosas no lo queremos gastar. Tampoco se trata de sentirnos mal si un día dedicamos más tiempo de lo debido a temas que no son preferentes. Y es también importante que se reserve un tiempo a la semana para desconectar y ocio, pero cada día dura lo mismo para todo el mundo, al final se trata de conocer tus preferencias.

Resumen:

En nuestra agenda siempre debemos :

(1) Dedicar más tiempo a las tareas ‘PRIORITARIAS’, e ir avanzando en ellas mucho antes de que lleguen a su fecha límite.

(2) Esto, inevitablemente, minimizará el tiempo que invertimos en las ‘URGENTES’.

(3) Las ‘INTERRUPCIONES’, han de ser concretas y discernir aquellas que realmente no pueden ser programadas para otro momento de las que sí, y esforzarnos verdaderamente por que así sea.

(4) Y si finalmente, eres un crack, y consigues tener bajo control las ‘EVITABLES’, tendrás la agenda soñada.

Además, llevar un control y priorización de nuestras tareas administrativas, se traducirá en una mejor calidad del tiempo libre.

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Y si después de todo, tienes la sensación que no llegas… Es el momento de plantearse empezar a delegar.

¿No sabes cómo, o por dónde empezar? Nosotros podemos ayudarte 

Servicios de asistente administrativa virtual profesional en España

 

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En los próximos posts ampliaremos la información indicando 10 puntos claves para organizar tu tiempo, y las mejores aplicaciones para organizar tu agenda.

Si te interesa…

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Preguntas frecuentes sobre cómo aprender a priorizar tareas

¿Cómo se pueden priorizar mejor las tareas del día a día?

Para priorizar mejor las tareas es importante diferenciar entre lo urgente, lo prioritario, las interrupciones y todo aquello que se puede evitar. Esta clasificación ayuda a dedicar más tiempo a las tareas realmente importantes antes de que se conviertan en urgentes y a reducir el impacto de imprevistos y distracciones. :contentReference[oaicite:0]{index=0}

¿Qué diferencia hay entre una tarea urgente y una tarea prioritaria?

Una tarea urgente es aquella que ya está en su plazo final y requiere una respuesta inmediata, mientras que una tarea prioritaria es importante para el buen funcionamiento del negocio, pero todavía puede planificarse con antelación. Dedicar más tiempo a las tareas prioritarias ayuda a que muchas tareas no lleguen a convertirse en urgentes. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

¿Cómo se pueden reducir las interrupciones en el trabajo?

Para reducir las interrupciones conviene reservar momentos concretos del día para responder correos, programar llamadas cuando sea posible y evitar reuniones improvisadas sin un objetivo claro. También ayuda aprender a posponer asuntos que no son urgentes para tratarlos en otro momento con más orden y foco. :contentReference[oaicite:2]{index=2}

¿Delegar tareas administrativas puede ayudar a priorizar mejor?

Sí. Cuando una empresa o un autónomo delega parte de sus tareas administrativas, resulta más fácil centrarse en lo prioritario y reducir la sensación de no llegar a todo. Externalizar determinadas funciones puede ayudar a mejorar la organización, descargar la agenda y mantener una gestión más eficiente del tiempo.

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