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Externalizar servicios administrativos

Contar con un profesional externo implicado en tu negocio y perder el miedo a delegar, es una buena forma de adaptarse a los cambios y hacer crecer tu negocio, optimizando tu tiempo para dirigirlo a las tareas prioritarias de tu negocio.

Somos profesionales y cercanos, y con nuestra experiencia de más de 25 años gestionando departamentos de administración, hemos implantado una metodología propia para incrementar la productividad, y mejorar el control de las empresas en las que colaboramos en la gestión.

Consulta aquí en qué podemos ayudarte

A continuación, puedes leer algunos artículos de nuestro blog: tips y consejos para organizar y gestionar tu empresa. Esperamos que puedan aportarte valor.

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La externalización administrativa: una buena opción para mejorar la gestión de tu negocio

externalizar servicios administrativos

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

-Contenido protegido, prohibida su reproducción-

Hoy en día, las empresas necesitan contar con la ayuda de otras empresas  o profesionales para hacer mejor su trabajo y ser más competitivas. 

En Externaliza Services, somos expertos en ofrecer a las empresas la ayuda que necesitan para mejorar su funcionamiento en el departamento administrativo y contable, con soluciones que se adaptan a la filosofía y metodología de cada negocio.

En este artículo, exploraremos cómo la externalización de servicios puede ser una herramienta poderosa para agilizar procesos y reducir costos en tu negocio.

Externalización de servicios administrativos: un panorama general

La externalización de servicios, también conocida como outsourcing, es una estrategia donde una empresa delega ciertas funciones o procesos a terceros especializados. En nuestro caso,

Esta estrategia puede traer múltiples beneficios, a todo tipo de perfiles: desde a autónomos que empiezan a crecer y ven como las tareas administrativas empiezan a ocuparles demasiado tiempo, hasta Pymes que ya tienen instaurado un departamento administrativo y necesitan mejorar procesos para asumir nuevas formas de organizar la administración de la empresa, o simplemente delegar en nosotros ciertas funciones para que la gestión del departamento sea más fluida y no se vean desbordadas o desactualizadas.

En un departamento administrativo-contable existen gran cantidad de tareas y subtareas importantes para una buena organización interna: control y gestión de documentación, procesos contables, facturación, relación con clientes y proveedores, elaborar estados financieros, gestionar o dar soporte en el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales, controlar los cobros y pagos, gestión de firma de contratos y documentos, gestionar el inventario, y muchas tareas más que pueden llegar a consumir gran cantidad de recursos y tiempo a personas cuya función está expresamente ligada con la prestación de servicios o venta de productos o área de genialidad del negocio, y esto puede repercutir a corto plazo en rebajar la propuesta de valor del negocio.

¿Cómo solucionarlo?

Agilización de procesos a través de la externalización de servicios

Mejora de la eficiencia con la externalización de servicios

La externalización de servicios permite que tu empresa se centre en sus fortalezas centrales, delegando tareas secundarias pero vitales a expertos en el campo. 

Esto no solo acelera los procesos internos, sino que también mejora la calidad del servicio. Además, facilita una colaboración más efectiva entre equipos, ya que cada uno puede concentrarse en lo que hace mejor, promoviendo así una mayor productividad y satisfacción laboral.

Innovación continua con la externalización de servicios

 

Al optar por la externalización de servicios, tu empresa tiene la oportunidad de beneficiarse de las últimas innovaciones y tecnologías en el sector. Los proveedores de servicios externos (en nuestro caso, en las áreas de administración, contabilidad, organización interna y procesos) estamos siempre al tanto de las últimas tendencias, lo que puede ayudar a mantener a tu empresa a la vanguardia, ofreciendo soluciones innovadoras que pueden mejorar la eficiencia y la productividad de tu negocio.

Optimiza tu departamento de administración mediante la externalización de servicios

Optimización de procesos al externalizar servicios administrativos

Si estás buscando formas de mejorar la eficiencia, crecer de forma ordenada y mantener organizado tu departamento administrativo, de facturación y contable, la externalización de servicios administrativos puede ser una solución efectiva. 

Si delegas tareas administrativas en nuestro equipo, lo estás haciendo con una empresa consolidada desde el año 2014 y, por lo tanto, consigues aprovechar nuestra especialización y experiencia.

Estrategias de escalabilidad efectivas con la externalización de servicios

 

La externalización de servicios ofrece una flexibilidad incomparable, permitiendo que tu negocio se adapte rápidamente a las fluctuaciones del mercado, temporalidad, picos de trabajo, etc.

Te permite escalar tu empresa y adaptar los servicios en concordancia con el volumen, por lo tanto, siempre será una inversión más proporcional que un coste laboral fijo, que puede no adaptarse a estas fluctuaciones. Esto permite una expansión más fluida y sostenible.

Externaliza Services: Equipo de confianza para la externalización de servicios administrativos

En ExternalizacionServicios.es, estamos comprometidos a ser el colaborador de confianza en tu viaje como emprendedor o gerente de Pyme y con soluciones adaptadas a tu caso, de forma real. 

Adaptándonos al modus operandi de tu empresa y a tu filosofía, estamos aquí para acompañarte en el día a día de tu negocio, para que puedas alcanzar nuevas metas, proporcionándote el apoyo y la experiencia necesarios para que puedas centrarte en nuevos desafíos.

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Preguntas frecuentes sobre externalización administrativa y mejora de la gestión

¿Cómo ayuda la externalización administrativa a mejorar la gestión de una empresa?

La externalización administrativa permite delegar tareas operativas en profesionales especializados, lo que mejora la organización interna, reduce errores y agiliza los procesos. Esto facilita que la empresa se centre en decisiones estratégicas y en su crecimiento.

¿Qué tareas se pueden incluir en la externalización administrativa?

La externalización administrativa puede incluir facturación, gestión documental, control de cobros y pagos, soporte contable, relación con proveedores o seguimiento de procesos internos. Son tareas clave que, bien gestionadas, impactan directamente en la eficiencia del negocio.

¿Qué beneficios aporta externalizar la gestión administrativa?

Externalizar la gestión administrativa ayuda a reducir costes, optimizar recursos y mejorar la productividad. Además, permite acceder a profesionales especializados y mantener procesos más ágiles y eficientes sin aumentar la estructura interna.

¿Cuándo es recomendable externalizar los procesos administrativos?

Es recomendable externalizar los procesos administrativos cuando la carga de trabajo crece, aparecen errores recurrentes o se pierde control sobre la gestión. También es una buena opción cuando se quiere escalar el negocio sin asumir costes fijos innecesarios y mantener una estructura flexible.

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Objetivos empresariales y foco

Propósitos empresariales

Analiza y focaliza tus objetivos

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

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Días de balance y foco. A todo el mundo le ha removido en mayor o menor medida el 2020.

El año ha tenido grandes dosis de incertidumbre y cambios, pero es probable que haya venido a enseñarnos a parar un poco, y a enfocarnos para tomar un nuevo empuje.

Cuando vamos al tuntún, con prisas, hacemos porque toca, y no paramos para analizar, parece que hacemos mucho, pero no siempre es así. Podemos entrar en una carrera de fondo sin sentido, dispersarnos y perder el FOCO. Esto aplica en la vida personal y también a los negocios.

En nuestro día a día gestionando departamentos de administración, hemos visto como algunas de las empresas con las que colaboramos no han podido soportar la carga económica, a pesar de los esfuerzos, o bien están seriamente afectadas. Pero todo no está perdido.

Hemos participado también en la parte positiva, y puedo asegurar que el 2020 a nivel empresarial ha servido para dar enfoque a aquellas empresas o autónomos que han decidido no rendirse y pararse a analizar. Sobre todo a partir del último trimestre, que es cuando parece que ha llegado la aceptación de la situación.

«Si una persona no sabe a qué puerto va, ningún viento le es favorable.»

-Seneca

Localiza que 3 propósitos te han funcionado

Para iniciar el nuevo año, hemos localizado que propósitos del año pasado han sido fundamentales para nosotros, y de esta forma mantenerlos o mejorarlos:

 

– ENFOQUE: Nos hemos centrado en lo esencial para valorarlo más. Hemos definido nuestro cliente ideal, y determinado para quién son nuestros servicios, para que la colaboración sea productiva y dar el 100% de nuestra experiencia. Si lo que ofrecemos no es para ti, te lo diremos con toda sinceridad. En resumen, nos hemos especializado. Así garantizamos el éxito administrativo de la colaboración con autónomos y Pymes, por adelantado. Esto nos ha dado mucha tranquilidad y paz.

 

– FORMACIÓN: Hemos continuado con nuestra formación continua y leído mucho en temas de productividad, y en cómo enfocar la administración de las empresas.

 

– PROCESOS: Por el camino también han surgido nuevas y bienvenidas colaboraciones y las forma de tenerlo todo organizado es construir y mantener los procesos para cada una de las colaboraciones. Lo que parece al inicio una inversión de tiempo importante, se convierte a medio plazo en un ahorro de tiempo y organización impresionante.

 

Lo que tenemos claro es que en 2021 vamos a seguir aplicando estos tres pilares esenciales: ENFOQUE, FORMACIÓN y PROCESOS.

 

¿Te has parado a reflexionar qué tres objetivos te han funcionado en 2020? Es importante que los tengas presente para reforzarlos o a partir de ahí definir otros nuevos.

Resumen:

Busca tres objetivos que hayas cumplido en 2020 y que te hayan funcionado. Aunque amplíes nuevas metas o propósitos para 2021, no olvides mantener el foco en aquellos que ya te han servido.

VENTAJAS QUE APORTA LA EXTERNALIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE TU BACK OFFICE

Tu trabajo ganará en calidad, podrás enfocarte en la actividad para la que creaste tu negocio. Y las tareas contables, administrativas, fiscales y de back-office estaran realizadas por un equipo de personas especializadas y formadas para ello.

Por lo tanto, por un lado la parte de producción o servicios del tu negocio ganará en calidad porque podrás centrar tus recursos y tiempo en ello. Y, por otro lado, la parte de back-office y organización interna también estará enfocada por profesionales de la administración y el resultado es que ambas áreas estarán rindiendo al 100%.

Sin olvidar que eliminaras cargas económicas: laborales, de espacio físico, de equipos de formación, etc.

Imagina lo productivo que será tu trabajo si inicias tu día concentrarte en aquellas tareas que aportan más valor y estrategia a tu actividad, y delegas las tareas administrativas en a profesionales con experiencia, teniendo la certeza de que están siendo atendidas de forma experta.

¿Crees que ha llegado el momento de valorar la externalización administrativa de tu negocio, con profesionales que formaran equipo contigo?

Conoce un poco de nosotros primero aquí.

Podemos charlar y lo valoramos. Seremos muy honestos sobre si nuestros servicios encajan con lo que necesitas. Reserva en una sesión gratuita de 30 minutos, aquí

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Preguntas frecuentes sobre objetivos empresariales

¿Qué son los objetivos empresariales?

Los objetivos empresariales son metas concretas que una empresa o profesional define para avanzar de forma ordenada. Pueden ser inmediatos, a medio plazo o a largo plazo, y ayudan a dirigir mejor el trabajo diario.

¿Cómo fijar objetivos empresariales realistas?

Para fijar objetivos empresariales realistas, es importante que sean alcanzables, concretos y adaptados a la situación actual del negocio. Además, conviene dividirlos en tareas más pequeñas para poder incorporarlos al día a día.

¿Por qué es importante centrarse en un solo objetivo cada vez?

Centrarse en un solo objetivo principal ayuda a enfocar esfuerzos, evitar la dispersión y aumentar las posibilidades de avanzar de verdad. La página recomienda escoger una meta clara y reservar tiempo específico para trabajar en ella.

¿Cómo convertir los objetivos empresariales en acciones diarias?

La forma más práctica es traducir los objetivos a medio y largo plazo en subtareas semanales o diarias. Así, el objetivo deja de ser una idea general y se convierte en acciones concretas dentro de la planificación del trabajo.

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¿Te quemas o delegas?

Si has llegado a tu techo como emprendedor...

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Cómo saber si ha llegado el momento de delegar

¿A ti también te ha pasado? :

¿Has llegado a tu techo empresarial como emprendedor, pero deseas seguir creciendo?

¿O bien deseas tener más libertad? pero por otro lado, ¿tienes miedo a delegar? 

Pasar de hacerlo todo uno mismo, a delegar tareas es un importante cambio de chip y un proceso, pero es imprescindible si has contestado que sí a las dos primeras preguntas. 

En cualquier formación emprendedores se aconseja sobre la importancia de, llegados a un cierto punto que en el que te encuentras en tu techo profesional, delegar trabajo para poder crecer, o bien, para tener más libertad y que tu negocio no dependa exclusivamente de ti. 

A pesar de que este tema es claro y consensuado, no siempre las persona que están detrás de un proyecto, y han llegado a ese punto, están dispuestos a hacerlo. 

Si no delegas porque es tu elección, es estupendo, y no hay que darle más vueltas. Es perfecto, y una de las tantas formas de enfocar tu actividad profesional. Pero el problema está cuando, la intención es delegar, para poder crecer o tener más libertad, pero no se hace por temor o por no saber por dónde empezar. 

De hecho, si no conseguimos compartir la carga de trabajo, es imposible que ningún emprendedor supere el tamaño más allá de su propia persona, limitando de esta manera sus posibilidades. 

  • El temor a delegar puede venir por: 
  • No saber como hacer la gestión de traspaso
  • Miedo a perder el control
  • Pensar que la tarea nunca podrá efectuarse igual de bien, 
  • Etc. 

Este obstáculo es más fácil de superar cuando se encuentra la persona adecuada en la que confiar las tareas, y que su propósito y concepto de empresa esté alineado con el tuyo. 

«El buen gestor administrativos es básicamente aquel que elimina el caos.»

Si te interesa, te cuento más en este otro post, todo el artículo y los 4 pasos que yo he seguido para que la delegación del trabajo sea un éxito!

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PARA AUTÓNOMOS

¿Quiénes somos?

Servicios administrativos online especializados en autónomos y PYMES y les ayudamos a profesionalizar las áreas administrativas de sus proyectos. 

Delega y crece.

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Preguntas frecuentes sobre ¿Te quemas o delegas?

¿Cómo saber si ha llegado el momento de delegar en tu negocio?

Si has llegado a tu techo de horas, sientes que no llegas a todo o tu negocio depende únicamente de ti, probablemente ha llegado el momento de empezar a delegar para poder crecer y trabajar con más libertad.

¿Delegar significa perder el control de la empresa?

No. Delegar no significa perder el control, sino apoyarte en profesionales para que determinadas tareas se gestionen mejor, mientras tú mantienes la visión, la supervisión y el foco en las áreas clave del negocio.

¿Qué tareas conviene delegar primero?

Lo más recomendable es empezar por tareas que no son tu especialidad, que consumen mucho tiempo o que, aunque necesarias, no aportan valor directo al crecimiento del negocio, como parte de la gestión administrativa y de back-office.

¿Qué beneficios tiene delegar tareas administrativas?

Delegar tareas administrativas ayuda a reducir la sobrecarga, evitar cuellos de botella, mejorar la organización y permitir que el emprendedor dedique más tiempo a decisiones estratégicas, ventas o crecimiento.

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Como saber si ha llegado el momento de empezar a delegar

Empezar a delegar

Empezar a delegar

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

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¿ A veces tienes la sensación de no llegar a todo? ¿Hay temas, buenas ideas y mejoras que se quedan aparcadas en tu agenda o libreta pero no llega nunca el momento que se materialicen?

Son muchos los casos que he conocido en los que el miedo a delegar o, simplemente o no saber cómo hacerlo, puede poner en serios problemas la viabilidad del proyecto. 

Cuando se llega al techo máximo de horas que puedes dedicar a producir o a dar servicios, la empresa ya no puede crecer más. Si lo que deseas es un autoempleo, este sistema es perfecto y muy válido: intercambias tu tiempo por la tarifa que hayas establecido, o produces y vendes el cupo máximo de productos que puedas absorber, trabajas por tu cuenta, y todo pasa por tus manos.

¿Pero y si deseas ir un paso más allá? Si estás solucionando un problema o la gente cada vez requiere más tus servicios o productos, ¿te has planteado poder seguir ampliando el negocio y seguir aportando valor a más personas?

Pues entonces, querido emprendedor, ha llegado el momento de DELEGAR.

Cuando un responsable de un proyecto no delega, ¿que ocurre?, se crea el efecto ‘ cuello de botella’ y es imposible avanzar.

“ Individualmente, somos una gota. Juntos, somos un océano”
– Ryunosuke Satoro –

Un pequeño análisis antes de delegar

Para aprender a delegar hay que empezar a analizar:

  • Qué tareas, dentro de todas las que se realizas, no son tu especialidad.
  • Cuáles son aquellas que, aunque necesarias, no reportan un beneficio directo a tu negocio.
  • O bien, cuáles son esas tareas que no te gustan o no quieres realizar de forma sistemática.

Cuando hayas localizado algunas tareas de los 3 bloques es el momento de contactar  con (o contratar) un especialista en esa materia.

Puntos clave para delegar

Es imposible que una sola persona pueda hacer todo al mismo tiempo, especialmente cuando el negocio empieza a crecer y con ello llega un aumento de operaciones y una necesidad, cada vez mayor, de delegar la responsabilidad de tomar decisiones en las personas correctas. Aferrarnos y querer hacer todo nosotros mismos conducirá, invariablemente, a ahorcar la capacidad que tiene nuestro negocio para seguir creciendo y, en el peor de los casos, a llevarlo al fracaso.

Delegar no significa perder el control. Como empresario y administrador el control es algo que siempre deberás mantener; la diferencia estriba en que, a través de la delegación, muchas más personas podrán ayudarte a controlar con mayor eficiencia la operación de tu negocio para obtener mejores resultados.

Delegando y permitiendo a los colaboradores tomar decisiones, delimitadas a sus propios puestos y obligaciones, eliminamos una gran cantidad de trabajo de nuestra carga diaria y podemos enfocarnos en aquello para lo que realmente somos excepcionales, especialmente porque, muy seguramente, eso permite al negocio producir mayores ingresos.

Rodéate de los mejores. Si deseas hacerlo realmente bien, rodéate de los mejores. La realidad es que en ocasiones puedes preguntarte, ¿cómo voy a pagar o contratar los servicios de los mejores? De entrada puede parecer que es inasumible y en ocasiones hay que esperar a que realmente sea el momento. Pero si realmente piensas que, aunque con un poco de esfuerzo, ha llegado el momento de delegar, contratar la persona más experta y que encaje bien en tu proyecto en cualquier área: en marketing, en finanzas, en contabilidad, en organización interna y procesos, en el área comercial, etc. e integrarla en tu equipo, te va a reportar muchos mas beneficios ya! A muy corto plazo.

Los beneficios pueden ser de muchos tipos no sólo económicos, el beneficio también puede ser que te llegue en forma de tranquilidad, de tiempo de calidad, de libertad, de afianzamiento, de crecimiento o de prestigio.

¿Conoces la teoría del promedio de 5?

Hay teorías que explican que somos el producto de las cinco personas con las que más contacto tenemos…  Fíjate con quién te relacionas y con quien quieres hacerlo, preguntándote:¿Quienes quiero que hagan mi promedio?

Apóyate, pide opinión. Además, en muchos de los casos, las decisiones tomadas por otros, o en conjunto, nos sorprenderán por su creatividad o por lo radicalmente diferente que son a las que nosotros podríamos haber tomado. Es aquí donde aquel refrán que dice “dos cabezas piensan mejor que una” cobra mayor sentido.

Planteamiento para empezar a delegar

Si estás decidido/a a empezar a delegar. Contestar previamente en un documento estas preguntas puede ayudarte a planearlo de forma más concreta:

  • ¿Qué tareas me quitan más tiempo?
  • ¿Qué tareas son recurrentes?

Empieza realizando un control o listado de las tareas se realizan semanal  o diariamente. Puedes hacerlo en un excel, indicando la periodicidad o cantidad de horas que dedicas al mes a cada una.

Te sorprenderá la cantidad de horas que se dedican a tareas que nos van estrictamente ligadas al servicio o producto que ofreces. Puede que hasta un 75% sean tareas accesorias a la actividad principal.

  • ¿Qué tareas no son mi especialidad y la ayuda de un profesional podría aportar más valor a mi proyecto?

Cuando tengas estos aspectos claros, y un listado de las tareas específicas te resultará más fácil encontrar la solución y contactar con la persona adecuada.

    • Expertos en servicios administrativos online

      Delega las tareas administrativas y de back-office.

      Una de las tareas más comunes que pueden delegarse son las tareas administrativas y de back-office. Tareas administrativas, contables, financieras, de organización empresarial o de procesos internos, de atención al cliente, de facturación y seguimiento, etc.

      Es muy útil anotar el día a día administrativo durante 15 días o un mes en un excel o word, o utilizar herramientas como Toggl, una aplicación que mide el tiempo que dedicas a cada tarea que realizas. Y te sorprenderá la cantidad de horas que dedicamos a estas tareas.

      Te damos apoyo profesional para que puedas dedicarte a lo que realmente hacer crecer tu negocio.

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¿Quienes somos?

Servicios administrativos online especializados. Ayudamos a PYMES y autónomos a profesionalizar las áreas administrativas de sus proyectos. Delega y crece.

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Preguntas frecuentes sobre cómo empezar a delegar en una empresa

¿Cómo saber si ha llegado el momento de empezar a delegar?

Normalmente ha llegado el momento de delegar cuando sientes que no llegas a todo, cuando ciertas mejoras del negocio siempre se quedan pendientes o cuando toda la operativa depende de una sola persona. Si el crecimiento del proyecto empieza a frenarse por falta de tiempo o por exceso de carga, delegar puede ser una decisión necesaria para seguir avanzando.

¿Qué tareas conviene analizar antes de delegar?

Antes de delegar conviene identificar qué tareas no son tu especialidad, cuáles no aportan un beneficio directo al negocio y cuáles consumen tiempo de forma recurrente sin estar ligadas al servicio o producto principal. Este análisis ayuda a detectar qué funciones pueden pasar a manos de un profesional externo o de otra persona del equipo.

¿Delegar significa perder el control del negocio?

No. Delegar no significa perder el control, sino mantener la supervisión general mientras otras personas se encargan de tareas concretas dentro de unos límites definidos. Cuando la delegación está bien planteada, permite descargar trabajo operativo y mejorar la eficiencia sin dejar de tener una visión global del negocio.

¿Qué tipo de tareas administrativas se suelen delegar primero?

Entre las tareas que más se suelen delegar al principio están las funciones administrativas y de back office, como gestión documental, facturación, seguimiento, atención al cliente, organización interna, apoyo contable o control de procesos. Son tareas necesarias, pero muchas veces consumen una gran cantidad de tiempo que podría dedicarse a hacer crecer el negocio.

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