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Externalizar servicios administrativos

Contar con un profesional externo implicado en tu negocio y perder el miedo a delegar, es una buena forma de adaptarse a los cambios y hacer crecer tu negocio, optimizando tu tiempo para dirigirlo a las tareas prioritarias de tu negocio.

Somos profesionales y cercanos, y con nuestra experiencia de más de 25 años gestionando departamentos de administración, hemos implantado una metodología propia para incrementar la productividad, y mejorar el control de las empresas en las que colaboramos en la gestión.

Consulta aquí en qué podemos ayudarte

A continuación, puedes leer algunos artículos de nuestro blog: tips y consejos para organizar y gestionar tu empresa. Esperamos que puedan aportarte valor.

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Servicios de secretaria administrativa online y objetivos

Servicios de secretaria administrativa online y objetivos

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
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Consigue más libertad profesional

Tengo que confesar, que me cuesta mostrarme en redes. Pero estoy aplicando la recomendación que he escuchado a en varias de mis formaciones empresariales, donde varios comunicadores coinciden en la misma opinión sobre las redes:“¡Esto no trata de ti, esto trata de cómo puedes ayudar!”

En mi caso, se trata de ayudar a otros profesionales que necesitan organizar de forma eficaz los departamentos de administración de sus negocios, con servicios administrativos profesionales. Por lo tanto, ahí me quito un peso de la mochila, porque mostrarme no es el objetivo, es el medio para después poder ayudar.

«Comunicar no se trata de ti o de tu proyecto, va más de lo que la otra persona necesita.»

Sergio Fernandez – Instituto Pensamiento Positivo –

Soy Beatrice, Consultora de empresas, especialista en temas contables y gestión y administración de empresas. Ayudo a mis clientes a tener más libertad profesional a través de servicios administrativos online.

El proceso

Me apasiona el mundo empresarial, acompaño la administración de las empresas en todas sus etapas y, a la vez, establezco los procesos para que los departamentos administrativos funcionen como la seda, siempre alineados con los valores y objetivos de la empresa.

Anteriormente, durante casi 20 años, trabajé en grandes empresas como responsable de administración, contable y fiscalista. Mi profesión me encanta, es vocacional, pero llegué a un punto de inflexión que pesó mucho. Vi claro que no me veía toda mi carrera profesional, en lo que se suponía que era un buen trabajo, pero no estaba en consonancia con mis valores. Tuve que ir en sentido opuesto a mi entorno cercano durante un tiempo, formarme en nuevas áreas, e invertir esfuerzo y años para llegar al punto actual, en el que efectivamente siento que estoy aportando valor a quien necesita ayuda con la organización y gestión administrativa de su empresa, como secretaria administrativa online.

Me he especializado en Pymes y autónomos y, junto con mi equipo, nos convertimos en un departamento más de los negocios para los que trabajamos, su departamento de administración. ¡Desde 2012 he encontrado mi pasión!

El proceso de cambio no fue de un día para otro, ni un camino de rosas, y he tenido que plantearme muchos aspectos del nuevo paradigma laboral actual, pero está siendo enriquecedor.

En este blog a parte de consejos para gestionar la administración de Pymes y autónomos, explico algunos de los aprendizajes (y errores) que me han ayudado en el camino de cambio de rumbo.

A vosotros también os cuesta encontrar el equilibrio de hasta dónde mostrar de vosotros en las redes?¿Habéis encontrado vuestra verdadera pasión en vuestra profesión?

Este es un post de nuestro blog, pero si estás interesado en obtener más información sobre si nuestros servicios secretaria externa pueden encajar con tu negocio, consúltanos o date una vuelta por la web:

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¿Qué servicios podemos ofrecerte?

#externalizaservices #iniciarunnegocio #tuadministracionaldia #delega y crece

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Preguntas frecuentes sobre servicios de secretaria administrativa online

¿Qué incluyen los servicios de secretaria administrativa online?

Los servicios de secretaria administrativa online suelen incluir tareas como gestión de facturas, presupuestos, control de cobros, organización documental, atención administrativa, coordinación de agenda, seguimiento de correos y apoyo en procesos internos. Este tipo de soporte permite mantener la gestión del negocio al día sin necesidad de incorporar personal interno.

¿Para qué tipo de empresas o profesionales son útiles estos servicios?

Los servicios de secretaria administrativa online son útiles para autónomos, pymes y empresas que necesitan apoyo en su operativa diaria, pero no requieren una contratación interna a tiempo completo. También resultan especialmente interesantes en momentos de crecimiento, reorganización o sobrecarga administrativa.

¿Qué ventajas tiene contratar una secretaria administrativa online?

Contar con una secretaria administrativa online permite ahorrar tiempo, mejorar la organización, dar continuidad a tareas recurrentes y transformar parte de la estructura fija en un soporte más flexible. Además, ayuda a que el negocio se centre en su actividad principal mientras la parte administrativa queda mejor organizada.

¿Se puede externalizar la administración sin perder el control del negocio?

Sí. Externalizar tareas administrativas no significa perder el control, sino apoyarse en una profesional externa que trabaja con procesos definidos, herramientas compartidas y seguimiento continuo. La empresa mantiene la supervisión y la toma de decisiones mientras descarga tareas operativas del día a día.

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Cómo negociar con éxito a día de hoy

Negociar con éxito

Técnicas para que logremos clientes satisfechos y fieles

Publicado por Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Externalización: Servicios administrativos online

Bajo nuestro punto de vista, quedaron atrás aquellas técnicas de venta invasivas, o aquellas en las que negociar se basaba únicamente en regatear el precio. Estos métodos han hecho mucho, pero mucho daño, a la palabra ‘vender’, que ha quedado muy desprestigiada, incluso con connotaciones negativas.

‘Vender’ no significa vender humo, ni engañar, ni regatear. Es mucho más que eso. En realidad cuando ofreces algo a la persona que lo está buscando, lo que estás haciendo es cubrir una necesidad, solucionar un problema a otra persona, o mejorar algún aspecto de su vida. Un win-to-win (ganar-ganar).

Es importante aprender cómo negociar con éxito. Los tiempos van cambiando y nosotros debemos acostumbrarnos a mudar las claves para negociar de manera exitosa. En primer lugar, tenemos que tener claro que las propuestas de negociación básicas tienen que ser una ganancia mutua. Si negociamos de manera no invasiva y de forma en la que todos ganemos, sabremos cómo negociar con un posible cliente.

«Las negociaciones deben ser equilibradas con las necesidades y los deseos de ambas partes»

¿Cómo negociar con éxito con un cliente nuevo?

Cada cliente, como cada persona, es un mundo. Por lo tanto, tenemos que amoldarnos y valorar qué necesita. De esta manera, podremos orientar la negociación, y la conversación, de manera más personalizada y tendremos mucho más éxito.

No se trata de seguir siempre el mismo guión, si no que una vez hechas las presentaciones y el cliente ya sabe lo que ofreces, pases a escuchar verdaderamente las necesidades de la otra persona. Este concepto se llama: escucha proactiva. Es decir, interesarnos de verdad por lo que nos está contando la otra parte. Si no partimos de esa base, no le podremos ayudar. Lo que haremos es recitar un catálogo de servicios o de productos.

La técnica es buscar la satisfacción, ofreciendo aquello que realmente necesita el cliente. Pero siendo realistas, siempre que encaje con aquello que ofrecemos. 

Si las explicaciones sobre lo que deseas vender no te salen de forma natural, redáctalo e interiorízalo, y te será mucho más fácil. Pero debes creer en ello. Es muy difícil vender algo en lo que no crees. Eso se llamaría ser un buen actor, no satisfacer un necesidad.

| <<Si no está escrito, no existe>>

¿Qué claves para negociar podemos usar?

Los tiempos en los que el regateo era la base de las negociaciones han acabado. En la actualidad, no se busca un regateo continuo para lograr la satisfacción final de ambas partes. Los acuerdos pueden darse gracias a otros servicios, como la duración, la periodicidad, los extras que se incluyan en la compra o venta, etc. 

Por esta razón, es importante contar siempre con una capacidad de negociación que nos permita ser flexibles al máximo, y tener estudiadas previamente los aspectos en los que podemos ser flexibles y hasta que punto. Tampoco se trata de regalar, o de perder dinero…

Puede servirte estudiarlo, escribirlo, procedimentarlo, ver las distintas opciones y comentarlo con el resto de equipo que colabore con las ventas, y tener consensuados los aspectos en los que podemos ser flexibles, y los límites.

¿Cómo negociar con un cliente y qué cualidades debemos tener?

Hablar es una de las habilidades más básicas que tenemos que saber realizar de forma correcta para conseguir acuerdos con un cliente. Se trata de ser claros, pero también de dar información que resulte interesante a la otra parte. Por eso, necesitamos establecer un diálogo de seguridad, en el que demostremos que conocemos a la perfección todos los servicios que ofrecemos, el proyecto en el que trabajamos y sus beneficios

Cómo lograr clientes satisfechos y fieles

Sinceridad

Una de las claves a la hora de hacer negocios con éxito es la sinceridad. Conocer y explicar bien tu producto o servicio, y no vender humo. Ser realista sobre todos los aspectos que podemos solucionar a la otra parte.

Solo de esta manera se consigue una satisfacción realmente mutua. Así, el cliente nuevo puede convertirse en un cliente fiel, de calidad, que siempre vuelva a realizar más negocios con nosotros. Incluso puede convertirse en un foco de publicidad que nos permita darnos a conocer a otros clientes potenciales, a través de su buena experiencia con nuestro servicio.

 

Conoce y explica bien tu producto/servicio

Este punto es clave. Nuestro consejo es que ahondéis en conocer vuestro producto y que profundicéis en saber explicarlo: plantear correctamente como funciona, que puede solucionar, saber defender el precio,etc.

Os parecería increíble la cantidad de personas que, llegados al punto de explicar lo que ofrecen, se quedan en blanco, o no tienen una respuesta lo suficientemente clara.

Pensad que es imposible venderlo, si no sabes explicarlo.

Empatía

Otra cualidad esencial es la empatía. Cuando entablamos nuevas negociaciones, no podemos asentar estos acuerdos basándonos en mentiras. Debemos focalizar siempre nuestros intereses teniendo en cuenta la realidad. Podemos enfocarlo en problemáticas concretas que hayamos resuelto o los casos de éxito que formen parte de nuestro portfolio, y que sean similares a los que el cliente potencial necesita.

Ser resolutivos

Además de tener mucha empatía con cada necesidad que aparezca con un nuevo cliente, tenemos que ser capaces de ofrecer soluciones. Para ello, nuestra actitud debe mantenerse siempre en el centro de la proactividad. Necesitamos darle a entender a nuestro cliente potencial que estamos escuchando sus necesidades y adaptando lo máximo posible estas al producto que tenemos: saber explicar porque el producto o servicio se adapta a lo que necesita.

Ser comprensivos

Finalmente, también debemos ser negociadores comprensivos. Si en este momento nuestro producto o servicios no son adaptables a las necesidades de nuestro cliente potencial, esto no significa que no lo sean en el futuro. Por eso, una negativa en la actualidad debe dejar abierta la posibilidad a que este cliente vuelva. Es por esta razón por la que siempre deben cerrarse las no negociaciones con amabilidad y con ganas de nuevo contacto en el futuro.

«Es imposible venderlo, si no sabes explicarlo»

Tu administrativa virtual de explica qué más estrategias puedes utilizar para seguir negociando

Hayamos conseguido o no entablar un acuerdo con nuestro cliente, el contacto puede continuar. En ocasiones el contacto por parte del cliente potencial puede ser un tanteo a futuras necesidades. No siempre es el momento apropiado para ambas partes.

Ofrecer información de valor o un producto base, de forma gratuita ayudará a mantener el contacto y establecer esa relación de profesional o empresa de referencia, para el momento que realmente se produzca la verdadera necesidad, que estemos ahí.

Por eso, nos conviene también mantener el contacto, por si en algún momento esta persona vuelve a necesitar lo que nosotros ofrecemos. Pero atención, siempre con el consentimiento del cliente, acordaros de la Ley de Protección de Datos, que lo que busca es proteger a las personas de no recibir aquellas comunicaciones o contactos invasivos que realmente no le interesan, y proteger los datos facilitados.

Para este fin, y conseguir un buen seguimiento de los clientes potenciales, os recomendamos tener un buen CRM o programa de seguimiento comercial, en el que podamos registrar los contactos que realmente han estado interesados, aquellos que nos han autorizado para un contacto futuro y aquellos que no.

Podemos seguir en contacto con antiguos clientes o clientes potenciales con los que no llegamos a tener acuerdos, ofrecerle la posibilidad de suscribirse a nuestra newsletters siempre nos va a traer beneficios en cuanto a visibilidad de nuestro producto y en cuanto a publicidad de nuestra oferta. Siempre estaremos a mano cuando lo necesiten.

Asimismo, podemos apostar por ofrecer contenido que pueda resultar útil u ofrecer consejos aplicables en su empresa, para que el cliente nos continúe teniendo como referencia cuando necesite algo que se adapte o aproxime a lo que ofrecemos. 

«Un no ahora, puede ser un sí mañana»

Otras fuentes de artículo: Infoautómos

Resumen:

Cómo negociar con éxito es algo que debemos ir adaptando a los tiempos. Por eso, conviene que también tengamos en cuenta ciertas actitudes y sistemas en las que ambas parten ganan. En este artículo hemos hablado de:

  • Cómo negociar con éxito con un cliente potencial.
  • Cuáles son los aspectos que debemos tener en cuenta para ejercer un venta proactiva.

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SERVICIOS DE ADMINISTRATIVA VIRTUAL:

 

¿Eres autónomo o gestionas una Pyme y has llegado a tu techo empresarial? ¿La la carga administrativa de tu proyecto no te permite seguir creciendo?

 Te ayudamos a gestionar el back-office y la gestión interna de tu empresa.

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Preguntas frecuentes sobre cómo negociar con éxito

¿Qué significa negociar con éxito con un cliente?

Negociar con éxito significa alcanzar un acuerdo beneficioso para ambas partes. El objetivo no es únicamente cerrar una venta, sino entender las necesidades del cliente y ofrecer una solución que realmente encaje con lo que está buscando.

¿Por qué es importante escuchar al cliente durante una negociación?

Escuchar al cliente permite comprender sus necesidades reales, adaptar la propuesta y orientar la conversación de forma más efectiva. Cuando se practica una escucha activa, resulta más sencillo ofrecer soluciones personalizadas y generar una relación de confianza.

¿Es recomendable negociar únicamente el precio?

No siempre. En muchas negociaciones actuales el acuerdo puede incluir otros aspectos como plazos, duración del servicio, condiciones, extras o periodicidad del trabajo. Analizar diferentes variables permite encontrar soluciones que beneficien a ambas partes.

¿Qué cualidades ayudan a negociar mejor con un cliente?

Algunas cualidades importantes son la sinceridad, la empatía, la capacidad de explicar claramente el servicio o producto y una actitud resolutiva orientada a encontrar soluciones. Estas habilidades ayudan a generar confianza y a establecer relaciones comerciales duraderas.

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15 acciones importantes para controlar bien la gestión de tu negocio

Gestión de la empresa

ACCIONES IMPORTANTES PARA CONTROLAR BIEN LA GESTIÓN DE TU NEGOCIO (Para autónomos y pymes)

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Otras fuentes del artículo: – Infoautónomos (Blog)

EL CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

Los beneficios de llevar el control de tu administración al día son muy valiosos. Bajo nuestro punto de vista, el control administrativo no consiste únicamente en recopilar la información para la presentación de las obligaciones fiscales. Es mucho más. Permite tener una fotografía para conocer la evolución de tu empresa en cada momento, con el objetivo de poder valorar y tomar decisiones. Y revisar los diversos asuntos administrativos implicados en la gestión de tu empresa para implantar mejoras o verificar si hay algún proceso que no están funcionando del todo, para seguir creciendo.

Si eres freelance o pequeña empresa, en ocasiones puede que no dediques todo el tiempo que te gustaría a lo realmente importante para conseguir clientes, porque estás gestionando temas administrativos, que no nos engañemos, requieren dedicar bastantes horas, pero son necesarios si quieres un buen control de todas las áreas.

 

RESUMEN DE TAREAS ADMINISTRATIVAS

Te ofrecemos a continuación un check-list de tareas que, ofrezcas servicios o vendas productos, debes gestionar para tener un control de todos los aspectos que integran tu negocio.

Te detallamos las acciones imprescindibles a tener en cuenta para gestionar tu actividad (hemos ampliado la lista a 22 tareas, en la última actualización del artículo).

Si alguna de ellas no están incluidas en tu ciclos de trabajo, te recomendamos revisar tus procesos internos, porque es posible que se te esté escapando algo.

Toma nota:

  1. Efectuar presupuestos profesionales. Disponer de un catálogo definido de los distintos servicios.
  2. Tener un catálogo de productos definido.
  3. Gestionar el control de stocks (si vendes productos).
  4. Gestionar el control de tiempo invertido (si vendes servicios o proyectos).
  5. Control acciones de venta: seguimiento, entrega y aceptación de presupuestos.
  6. Emitir las facturas de venta.
  7. Remitir la documentación de ventas a los clientes y controlar su recepción (contratos, facturas, presupuestos).
  8. Controlar y reclamar el pago de tus facturas a los clientes.
  9. Atención al cliente: Atender consultas, pedidos, dudas o requerimiento de documentación de tus clientes.
  10. Llevar un registro de facturas emitidas, en concordancia con los libros legales aprobados.
  11. Llevar un registro de facturas y gastos recibidos, en concordancia con los libros legales aprobados.
  12. Controlar y casar los movimientos bancarios (aunque no te obligue la legislación porque no seas sociedad mercantil, controlarlo a nivel interno es muy importante para saber tus ingresos y gastos).
  13. Gestionar el departamento de compras y pedidos realizados.
  14. Revisar facturas pendientes de recibir.
  15. Recopilar y llevar al día la gestión documental de ventas y compras.
  16. Gestionar la agenda. Programar tareas y posibles imprevistos.
  17. Llevar un control de tus beneficios y conocer el resultado contable de tu actividad. Tener un software apropiado ayuda, pero existen casos en que llevar un control en excel, es suficiente para conocer tus números. Este programa tiene un gran potencial e infinidad de posibilidades suficiente para empresas con un volumen no muy alto.
  18. Realizar otras estadísticas o informes: Presupuesto anual, objetivos, rentabilidad clientes, etc.
  19. Recopilar la documentación para llevar al día las obligaciones fiscales, laborales y mercantiles. Ya sean mensuales, trimestrales o anuales.
  20. Realizar las gestiones oportunas y controlar la documentación para el cumplimiento de la legislación: prevención de riesgos laborales, protección de datos, documentación laboral.
  21. Revisar el cumplimento de otras obligaciones legales: seguros y responsabilidad civil y de actividad, protección intelectual, etc.
  22. Establecer y mantener actualizados los procedimientos internos (el método para gestionar cada tarea y función).

Y si además eres una sociedad mercantil, aún se suman algunas obligaciones mercantiles más a lista.

¿Tienes controladas estas tareas? 

Si estás llevando un correcto control de tu actividad, te habrás dado cuenta que requiere invertir tiempo y dedicación a estas funciones necesarias.

Debes poner en la balanza y tener en cuenta que todo ese tiempo, no lo estás dedicando a VENTAS o a aportar valor en el servicio o producto que ofreces a tus clientes.

¿Qué puedes hacer cuando ya no puedes abarcar más funciones?

MEJORAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Te damos dos soluciones para mantener o mejorar tus controles internos.

  • Valorar que procesos se pueden automatizar, e implantarlo.
  • Delegar a profesionales.

¿Te imaginas el tiempo que podrías invertir en temas estratégicos o a tu actividad principal, si delegas alguna o todas las funciones que te indico arriba en el listado a especialistas?

Puede que sea el momento en plantearte empezar a delegar si: 

(1) No te gusta esta parte interna de control de tu actividad y gestión administrativa, y eso se traduce en que no encuentras nunca el momento para ponerte a realizar estas tareas o las dejas para el final.

(2) Realmente te das cuenta que pierdes demasiadas horas, que no estás dedicando a crecer o a lo que te apasiona en tu negocio

(3) Te planteas profesionalizar tu departamento y delegar estas funciones a especialistas. 

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es lo que te va a permitir crecer.

Si deseas crecer, claro. En ocasiones hay profesionales que se auto-gestionan y están contentos y alineados con este proceso. Si es tu caso, es estupendo.

El problema está cuando te das cuenta que has llegado a tu techo profesional y no puedes asumir más tareas; o bien, no estás creciendo lo que deberías para tener un rendimiento suficiente. Si estas en alguno de estos puntos tal vez debes empezar a pensar en delegar.

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es la parte de la gestión de tu negocio que te va ayudar a crecer.

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que dispones»

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que se dispone»

Si tienes estas inquietudes puedes consultarnos. 

Como gestores administrativos unos de nuestros objetivos es ser un departamento más de tu empresa. Somos el puente para que tengas el control total de tu back-office y te olvides de preparar, recopilar, controlar, reclamar toda la documentación, así como realizar las gestiones internas para cumplir con las obligaciones fiscales.

Una de las opciones que puedes valorar es contratar personal o delegar en servicios administrativos externos. 

Con esta última opción puedes colaborar con otros profesionales pagando únicamente por la gestión que necesitas en proporción al volumen de tu empresa o volumen de trabajo, sin ataduras laborables ni gastos fijos.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EXTERNOS

Algunos beneficios que podrías conseguir con la gestión de tu departamento a través de servicios administrativos externos son:

  • Delegar temas contables que no tienen porque ser tu especialidad.
  • Te ayudamos a estructurar el mejor sistema administrativo con los medios de los que dispongas (no importa si eres una mediana empresa con unos recursos de software, o un autónomo que realizas tus controles en excel).
  • Revisamos los procedimientos internos y te ayudamos mejorar la gestión.
  • Revisamos y te ayudamos a realizar la automatización de tareas administrativas.
  • Tu gestor administrativo está formado para mantenerte al día del calendario fiscal, novedades administrativas y contables.
  • No pierdas deducciones por no llevar un correcto control de las compras realizadas o por desconocimiento de las deducciones que puedes practicar. En resumen, no pagues impuestos de más.
  • Controlar todo tu back-office administrativo.
  • Lleva el control de tus beneficios y gastos al día.
  • Preparar temas fiscales.
  • Solucionar las dudas con tu gestor administrativo con tranquilidad.

Resumen:

En este artículo te hemos hablado de:

  • Porqué es importante el control de la administración de tu empresa.
  • ¿Cuál és el resumen de las tareas básicas que debes realizar para llevar un control de tu administración? .
  • ¿Cómo puedes mejorar tu gestión administrativa?

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¿Quieres seguir creciendo? ¿Quieres saber si este sistema puede funcionar en tu empresa?  Contáctanos y lo valoramos sin compromiso en una sesión gratuita.

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Preguntas frecuentes sobre cómo controlar mejor la gestión de tu negocio

¿Por qué es importante controlar bien la gestión administrativa de un negocio?

Controlar bien la gestión administrativa permite tener una visión más clara de la evolución del negocio, detectar errores, mejorar procesos y tomar decisiones con más criterio. Además, ayuda a mantener al día tareas clave como presupuestos, facturación, cobros, compras, documentación o control de resultados.

¿Qué tareas son clave para llevar un buen control del negocio?

Entre las tareas más importantes están la elaboración de presupuestos, la emisión y seguimiento de facturas, el control de cobros y pagos, la gestión documental, la organización de la agenda, el control de compras, el seguimiento bancario y la revisión de resultados. Llevar estas áreas al día permite trabajar con más orden y evitar problemas de gestión.

¿Qué pasa cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna de la empresa?

Cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna es más fácil perder el control de tareas importantes, retrasar decisiones, cometer errores administrativos o dejar de atender áreas que afectan directamente a la rentabilidad del negocio. También puede provocar que el empresario dedique demasiado tiempo a tareas operativas y menos a ventas, estrategia o crecimiento.

¿Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mejorar el control del negocio?

Sí. Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mantener el control del back office, ordenar procesos, mejorar el seguimiento de documentación y liberar tiempo para centrarse en la actividad principal del negocio. Además, permite apoyarse en profesionales especializados sin necesidad de asumir una estructura interna más grande.

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El sistema para gestionar tu tiempo

El sistema para gestionar tu tiempo

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CLAVES IMPRESCINDIBLES PARA GESTIONAR TU TIEMPO

El tiempo es de las pocas coas que no se pueden comprar, es un recurso limitado y finito. Por lo tanto, aprender a gestionar eficazmente el tiempo, es una técnica muy valiosa.

En este artículo nos centraremos en este recurso orientado a tu trabajo o profesión, aunque se puede extrapolar a otros ámbitos, como el personal. Porque al final el tiempo del que dispones es sólo uno.

“El tiempo es un recurso limitado y finito, y no se puede comprar. Así que trátalo como un regalo valioso.”

OPTIMIZAR TU TIEMPO

En nuestro día a día laboral, siempre van a surgir imprevistos, y habrá temas que teníamos programados, que, en ocasiones, deberemos posponer o adaptar a otra fecha para atender temas que realmente sí son de urgencia. Por este motivo es imprescindible para empezar, saber distinguir lo que es importante de lo que es urgente.

La idea principal es tratar de eliminar las urgencias. El objetivo de este post es explicar un método que te ayude a eliminar lo máximo posible las urgencias, y que realmente pases a tener un mayor control para gestionar temas importantes, pero que no ‘quemen’.

Temas importantes tiene que haber, porque en caso contrario es un termómetro de que algo no funciona bien.

Una de las claves es, aunque exista algún día que se pueda convertir en un desastre, mantenernos firmes en volver a programar aquello que no ha sido posible realizar hoy, y no dejarlo ‘colgado’, con esta tenacidad comprobaras si observas tu agenda, con un poco de distancia (temas que hayas cerrado, clientes conseguidos), verás que has ido finalizando o consiguiendo metas.

La segunda clave sería el realismo. En conjunto (aunque haya excepciones), si en nuestro día a día establecemos una buena programación, y sobretodo que sea realista con lo que somos capaces de hacer, poco a poco iremos avanzando en conseguir los objetivos que nos hemos propuesto. Que deben ser objetivos pequeños cada día, que vayan sumando.

Y si una tarea me requiere 2 semanas, pues por lo menos, ser consciente de ello.

Un ejemplo: Si yo me programo para mañana 39 tareas, para lo único que me va a servir es para decepcionarme. Debo programar en función de lo que considere que voy a tardar en cada una de ellas y reservar ese espacio en mi agenda, para tener una visión real.

U otro ejemplo: Me programo hacer mañana el plan de negocio de la empresa que tengo pensado iniciar, o bien, modificar los procedimientos de mi empresa en relación a un cambio de programa de gestión que he incorporado. Pues este caso, ya tenemos un error de programación si no prevemos realmente que estas tareas no las vamos a poder realizar en un sólo día.

Si no eres realista en este sentido, en saber calcular el tiempo. No te preocupes porque esto se puede entrenar, a medida que vas viendo qué tareas tienes que volver a reprogramar en tu agenda o cuanto tardas en tus tareas más habituales.

Por otro lado, es importante, ver lo que has conseguido, ya sea de mayor o menor envergadura. Porque a veces, en la vorágine del día a día, nos parece que no conseguimos nada. Pero la gente que es constante (y doy fe de ello, en las cosas que he visto en mi profesión) cuando mira un año hacía atrás, sí ve los logros.

Por lo tanto, no hay formulas mágicas, pero si es importante que apuntes tres claves: REALISMO, CONSTANCIA Y AGENDA (o software)! 

Apunta todo en la agenda, todo tiene que tener un lugar en la agenda o programa. O si no es una agenda, por lo menos check-list de temas a resolver. Pero yo recomiendo la agenda porque te da una visión de puzzle, una visión completa de como está tu tiempo.

Existen infinidad de programas hoy en día para poder organizarte bien. En otro post, hablaré de los programas que pueden facilitarte la organización de tu día a día , pero para empezar el propio calendario de Google o de Microsoft, o una agenda física es suficiente , si tienes constancia.

Programar una tarea en un calendario te puede llevar dos minutos, pero el beneficio de contarte la realidad sobre tu tiempo, se multiplica por 100.

Otro punto importante, es intentar no aplazar de forma sistemática. El secreto está en el equilibrio. Si nos dejamos llevar siempre por los imprevistos, urgencias y fechas límite, costará mucho encauzar la agenda. ¿Porqué ? Precisamente, porque este sistema se convertirá en un ‘pez que se muerde la cola’.

En resumen, por lo que hemos comentado verás que si siempre trabajas en la urgencia, nunca tendrás tiempo para tratar aquellos temas primordiales para el buen funcionamiento de tu proyecto, y que puedan abordarse con antelación. De tal forma que estos asuntos, en un momento dado, irremediablemente se convertirán en urgentes. Parece lógico, no?

Te comento que en la práctica, al principio no es fácil organizarte si ya estás sumergido en la rueda de la urgencia, pero esto te va a provocar enorme estrés, y una sensación de que nunca llegas.

El truco está dejar un espacio siempre para las tareas que tienen fecha de entrega o caducidad, y sobre todo, y más importante todavía, para aquellas mejoras o tareas que te has planteado para prosperar.

Si dedicas tiempo a estas, las IMPORTANTES, progresivamente observarás que, como si fuese magia, en un periodo de unos dos meses irás teniendo menos URGENCIAS.  

CLAVES PRÁCTICAS PARA OPTIMIZAR TU TIEMPO

¿Lo vemos con ejemplos?

CUADRANTE (A) – URGENCIA: HAZLO!

– Proyectos o gestiones cuyas fechas vencen.

– Problemas apremiantes que deben resolverse hoy (imprevistos).

– Crisis derivadas de la mala organización / falta de previsión / falta de comunicación, etc.

– Gestiones aplazadas en varias ocasiones que es han transformado en urgentes.

CUADRANTE (B) : AGENDADO O PLANIFICADO

– Planificación y organización de las tareas.

* Gestión administrativa del proyecto

* Estudiar oportunidades

* Marketing e imagen de marca

* Atención al cliente

* Programar llamadas y reuniones con antelación para poder prepararlas

* Trabajar en la organización interna y los procedimientos internos

– Control de tu empresa u organización.

– Temas estratégicos y de dirección del proyecto.

– Toma de decisiones.

– Saber decir NO.

– Formación.

CUADRANTE  (C) : DELÉGALO

-Ejecución de las tareas.

* Gestión administrativa del proyecto

* Contabilidad e informes

* Marketing e imagen de marca

* Atención al cliente

CUADRANTE (D): SÁCALO DE TU PREVISIÓN

– Navegar por internet o redes sociales sin control

– Spam

– Reuniones no planificadas que no son productivas

– Llamadas e interrupciones no necesarias

– Desplazamientos no imprescindibles

– Actividades que sientes que no te aportan

“ De una forma casi mágica los imprevistos cada vez son menos, si trabajas con el sistema de la »agendado o planificado’ ”

ENFOCAR EL MÉTODO ORGANIZATIVO

No nos vamos a auto-engañar, este sistema empieza a convertirse en el algo que sale de forma natural cuando llevas un mínimo de 2-4 meses esforzándote para practicarlo. Es decir, que sí, que requiere disciplina.

Se trata de poner el foco siempre las tareas del cuadrante B (Agendado o planificado), dejando un espacio para algunos imprevistos, que siempre habrá, pero en mucha menos medida.

Y, por supuesto, cumplir con esa planificación intentando no procastinar. Es decir, si lo tenía previsto para hoy y es algo importante para el desarrollo de la empresa, lo hago. Aunque no sea apremiante en este momento. Porqué si no, seguro que se convertirá en urgente la semana que viene o dentro de un mes.

O peor aún, si se trata de tareas para hacer crecer tu empresa y no las planificamos, delegamos o hacemos, ese objetivo nunca llegará a materializarse.

Merece la pena el esfuerzo, ¿verdad?

Pues entonces, coge tu calendario online o tu agenda física, hazte una lista de las tareas importantes a un mes o dos meses vista y planifícalas.

Diariamente consúltalo y mantén el ciclo actualizado. Anota las nuevas tareas y planifica las recurrentes.

 

CONSEJOS ORGANIZATIVOS

Consejo 1: Es importante también acostumbrar a tus clientes, proveedores o colaboradores a programar las llamadas extensas, es decir, las que requieren tratar varios puntos o se preveé que puedan durar más de 10 minutos. De esta manera, puedes reservar una parte del día o de la semana a atender estos asuntos. Os puedo asegurar que la productividad se incrementa notablemente.

Consejo 2: ¿Y si hago todo lo que explicas en el post, y aún así no llego a todo? Pues bien, eso es buena señal, significa que tienes trabajo, ideas y proyectos que sacar adelante. 

Si estás en este punto es que has llegado a tu techo profesional y tienes dos opciones:

1) Ya te parece bien, y este sistema encaja perfectamente con tu forma de trabajar por cuenta propia: ¡Estupendo!

2) Has llegado a tu techo empresarial, y deseas seguir creciendo, conseguir más libertad, y enfocarte como un empresario: Delega.

Es complicado (por no decir casi imposible) que tu negocio se siga expandiendo si no delegas en profesionales o en personal contratado. A no ser que se trate de un proceso automatizado.

Si nunca has delegado, puede parecerte un mundo al principio. Es un proceso sobre todo de cambio de chip. 

Pero tengo que comentarte que, una vez que has encontrado a los profesionales que estan en linea con tu proyecto, y pasas a controlar (pero no ejecutar) ciertas tareas, y además, te das cuenta de que estas funcionan (igual, o en la mayoría de los casos mejor, si contratas a especialistas), llegas a un punto que piensas, ¿como no lo había hecho antes?.

 

EL RESUMEN

En resumen, deberías intentar trabajar siempre en el cuadrante B (PLANÍFICALO), para evitar que esas tareas se conviertan en las del cuadrante A (HAZLO YA).

Cuando vayas avanzando, y tu situación te lo permita, delega las tareas del cuadrante C (DELÉGALO), para poder seguir creciendo.

Y evidentemente, tira a la basura las ocupaciones del cuadrante D (SÁCALO DE TU PREVISIÓN), si tu intención es ser más productivo. Mi consejo es que te deshagas completamente de ellas, pero si no deseas eliminarlas completamente, simplemente trasládalas a tu tiempo libre.

Nuestros tres consejos para organizar tu tiempo:

– Planificar (debe plasmarse la organización de tu día en una agenda, con tiempos marcados, para que pueda controlarse de forma realista).

– No dejar las cosas programadas para después.

– Delegar.

Si te interesa este tema te recomendamos echar un vistazo a la teoría de Stephen Covey y su aplicación de la productividad.

Y si estás pensando en delegar ciertas tareas administrativas o piensas que puede servirte de ayuda en un futuro próximo, toma nota:

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Gestión administrativa para pymes y autónomos

Si en algún momento en tu trayectoria profesional, te encuentras en un punto donde la organización correcta de tu tiempo no es suficiente para sacar rendimiento a tu día a día, y estás planteándote delegar tareas, anota nuestro contacto.

Somos especialistas en gestión administrativa y backoffice de Pymes y autónomos.

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Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar mejor tu tiempo

¿Cómo se puede gestionar mejor el tiempo en el trabajo?

Para gestionar mejor el tiempo en el trabajo es fundamental distinguir entre lo urgente y lo importante, planificar las tareas en una agenda o calendario y ser realista con el tiempo que requiere cada una. Cuando se trabaja con una programación clara y constante, resulta más fácil reducir urgencias y avanzar en los objetivos del negocio.

¿Por qué es importante diferenciar entre tareas urgentes y tareas importantes?

Diferenciar entre tareas urgentes y tareas importantes ayuda a evitar que todo se convierta en una crisis de última hora. Las tareas urgentes requieren atención inmediata, pero las importantes son las que permiten mejorar la organización, desarrollar el negocio y prevenir problemas futuros. Si se descuidan las importantes, con el tiempo muchas acabarán convirtiéndose en urgentes.

¿Qué papel tiene la agenda en la gestión del tiempo?

La agenda o el software de planificación permiten visualizar de forma realista cómo está distribuido el tiempo y reservar espacio para cada tarea. Apuntar todo, reprogramar lo que no ha podido hacerse y revisar el volumen real de trabajo ayuda a tener más control sobre la jornada y a reducir la sensación de no llegar a todo.

¿Delegar tareas administrativas puede ayudar a optimizar el tiempo?

Sí. Delegar tareas administrativas puede ayudar a liberar tiempo para centrarse en decisiones, mejoras y acciones estratégicas del negocio. Cuando una empresa o un autónomo descarga parte de la operativa recurrente, resulta más fácil dedicar atención a lo importante, reducir interrupciones y trabajar con una organización más sostenible.

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