Es posible que necesites la ayuda de una Secretaria externa, si...
By Beatrice - Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es * -
ORGANIZAR UN DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN PARA AUTÓNOMOS O EMPRENDEDORES
En ocasiones, muchos emprendedores deben pasan gran parte de la jornada ‘apagando fuegos’. Hay que contestar consultas de los clientes, tramitar pedidos, hacer facturas, mientras se reclaman plazos de entrega a proveedores, o se comparan y contratan seguros, reclamar pagos pendientes y se coordina la agenda.
En nuestra experiencia colaborando otros emprendedores a gestionar su día a día, somos conscientes de que en ocasiones el tiempo que se dedica a ejecutar las tareas arriba mencionadas, representa un estancamiento en el crecimiento o mantenimiento de la actividad económica, a pesar de que parezca que al realizar todas las tareas se está ahorrando costes.
¿Porqué? Pues bien, mientras se efectúan tareas como comparar proveedores, o preparar la documentación necesaria para cumplir con las obligaciones tributarias, se está dedicando menos tiempo a la actividad principal de le empresa, que es la que verdaderamente aporta valor y beneficios a tu negocio.
«Muchos de nosotros nos tomamos mucho tiempo en atender lo que es urgente, pero no el suficiente tiempo en aquello que es más importante.
– Stephen Covey.»
Nuestro consejo para seguir creciendo: confía en profesionales altamente especializados y formados para realizar las funciones administrativas, y dedica más tiempo a la toma de decisiones estratégicas, mejorar tus servicios, llegar a más gente, y a conseguir y consolidar clientes.
CASOS EN LOS QUE PUEDES ENCONTRARTE CON NECESIDAD DE CONTRATAR AYUDA EXTERNA PROFESIONAL
- ERES UNA AUTÓNOMO Y DESEAS PROFESIONALIZAR TU DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
Tu actividad profesional va tomando forma, pero te has convertido en un emprendedor orquesta. Realizas prácticamente todas las funciones administrativas, además de la actividad principal, y te da la sensación de no llegar a todo.
- ERES UNA PYME, ESTÁS CRECIENDO Y NO QUIERES INCURRIR EN MÁS COSTES FIJOS
Tu empresa está creciendo, necesitas ayuda de profesional pero no deseas incurrir en más costes fijos. Colaborar con profesionales externos te permitirá establecer los gastos en función del volumen.
- ERES FREELANCER, NECESITAS AYUDA CON TU ADMINISTRACIÓN, PERO NO DISPONES DE UN ESPACIO FÍSICO
Si eres un coach, comercial, formador, conferenciante, escritor, diseñador, social media o cualquier tipo de profesional freelance podemos ayudarte a profesionalizar tu departamento de administración y a llevar el control de las tareas de gestión de tu actividad, sin necesidad de recurrir a la contratación interna y costes derivados del alquiler de un despacho.
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¿CÓMO PUEDEN AYUDARTE NUESTROS SERVICIOS DE SECRETARIA EXTERNA?
La externalización, también conocida como outsourcing, consiste en movilizar recursos hacia una empresa externa y puede servirte no sólo para ahorrar costes sino también para aportar valor a tu empresa. No perderás en absoluto el control en la gestión, ya que establecemos unas pautas de coordinación y comunicación, y podrás acceder a tus documentos en todo momento mediante una aplicación compartida.
Con nuestros servicios de asistente administrativa externa, podrás tener controlados todos los aspectos de tu departamento de administración sin necesidad de asumir costes fijos de contratación de personal.
Tu gestor administrativo profesional trabajará con absoluta confidencialidad, implicándose en tu proyecto para que puedas delegar con confianza.
Este es un post de nuestro blog, pero si estás interesado en obtener más información sobre si nuestros servicios secretaria externa pueden encajar con tu negocio, consúltanos o date una vuelta por la web:
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Preguntas frecuentes sobre contratar una secretaria externa
¿Cuándo puede una empresa necesitar una secretaria externa?
Una empresa puede necesitar una secretaria externa cuando el volumen de tareas administrativas empieza a ocupar demasiado tiempo del emprendedor o del equipo. Funciones como facturación, gestión de proveedores, coordinación de agenda, control de documentación o seguimiento de clientes pueden acabar consumiendo gran parte de la jornada si no se delegan.
¿Qué tareas puede asumir una secretaria externa en una empresa?
Una secretaria externa puede asumir tareas como emisión de facturas, control de cobros, gestión de correos, organización de documentación, seguimiento de presupuestos, coordinación de agenda, contacto con proveedores o preparación de informes. Delegar estas funciones permite mantener el departamento administrativo organizado sin necesidad de incorporar personal interno.
¿Qué ventajas tiene contar con una secretaria externa para pymes o autónomos?
Contar con una secretaria externa permite optimizar recursos, reducir costes fijos y disponer de apoyo administrativo profesional cuando realmente se necesita. Además, ayuda a que el empresario pueda dedicar más tiempo a la actividad principal del negocio, mejorar sus servicios y centrarse en la estrategia y el crecimiento.
¿Se puede delegar la administración sin perder el control del negocio?
Sí. Al trabajar con una secretaria externa se establecen procesos de coordinación y comunicación que permiten al empresario seguir teniendo control sobre la información y las decisiones. El objetivo es descargar tareas operativas mientras se mantiene la supervisión de la gestión administrativa.
