Categoría: Asistente administrativa virtual

Servicios de secretaria y contable administrativa online

Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte, desde el inicio de tu jornada, en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa.

Si ese es tu objetivo, recuerda que es importante poder delegar ciertas tareas en profesionales expertos

¿Formamos equipo? Delega y crece

A continuación, puedes leer algunos artículos de nuestro blog: tips y consejos para organizar y gestionar tu empresa. Esperamos que puedan aportarte valor.

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4 claves que debes leer si estas pensando en externalizar servicios administrativos

externalizar administracion

Externalizar administración

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

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Aspectos a tener en cuenta al valorar la externalización de servicios

En este artículo resumiremos 4 de las claves que pueden beneficiarte si te estas planteando empezar a delegar algunos servicios a profesionales. Si eres autónomo o pyme y estás creciendo o necesitas profesionalizar la administración de tu empresa.

(1) La especialización

En términos generales si estás pensando en delegar trabajo a una empresa te recomendamos que sean lo más especializadas posible en el servicio concreto que buscas. Al colaborar con empresas o freelancers especializados podrás incorporar a tu proyecto del beneficio que aporta la experiencia y bagaje adquiridos por esos profesionales.

Con experiencia focalizada y formación, (en nuestro caso en optimización de procesos y gestión de departamentos de administración, asesoramiento, gestión y control financiero y contable para autónomos y pymes) los profesionales de nuestro equipo hemos adquirido la capacidad para resolver cada vez de forma más concreta más tipos de casuísticas, por lo tanto, podremos ayudarte en gran diversidad de problemáticas que se te puedan plantear en el desarrollo de la actividad y gestión administrativa de tu negocio, y en consecuencia, tu negocio tendrá más capacidad para adaptarte nuevas situaciones.

Por lo menos, esa es nuestra filosofía. Formar equipo con tu proyecto.

«La especialización permite que cada hombre desarrolle su mejor habilidad» –Murray Rothbard-

(2) El baremo: los resultados

Las empresas en general, están acostumbradas a ser juzgadas en base a resultados, no en función de la horas que han dedicado a realizar un trabajo.

Por este motivo, contratar los servicios de gestión del back office de tu empresa y delegar tareas administrativas suele ser productivo tanto para pequeños negocios como para pymes.

(3) Costes en proporción al volumen

Aunque el presupuesto de una empresa de servicios administrativos puede parecer superior en inicio al precio/hora de un trabajador por cuenta propia, verás que es todo lo contrario, si profundizas.

En realidad, si tienes en cuenta que la empresa contratada asume costes de los que tu ya no serás responsable, y que están directamente relacionados con la prestación de servicios, como: Seguridad Social, equipos informáticos, material de oficina, suministros, costes relacionados al espacio de trabajo (ya sea de alquiler o propiedad), software, formación, primas de seguros, costes asociados a la contratación (vacaciones, permisos, bajas, indemnizaciones) y otros, te darás cuenta de que colaborar con otra empresa te permite ahorrar dinero y ser más flexible, porque conviertes los gastos fijos en costes variables. Ya que, en nuestro caso, los honorarios van directamente relacionados con la productividad, no con las horas.

Además, en el caso que el volumen de trabajo sea cíclico (aumenta y disminuye por temporadas), también lo harán los costes.

(4) Aprovecha la digitalización

Las nuevas tecnologías y las aplicaciones en la nube nos permiten a trabajar en un mismo espacio común, sin necesidad de estar en el mismo lugar físico. Por lo tanto, sabes lo que esto significa? Que tienes muchos más profesionales con talento a tu disposición.
Que te parece todo el campo que se abre para hacer crecer tu empresa?

En Externaliza Services estamos comprometidos con la formación continua en nuevas tecnologías, y nos apasionan. Para optimizar al máximo los procesos administrativos de tu actividad debemos conocer muchos tipos de software, ERPS, aplicaciones, CRM, gestores de proyectos, gestores de información en la nube, además de estar al dia de las novedades de sistemas operativos y mejoras en herramientas de trabajo como Office.


Empresa de servicios administrativos

¿Quieres saber más?

Podemos ayudarte a llevar al día toda la parte administrativa de tu negocio formando equipo contigo.

Quieres seguir creciendo? Contáctanos y te explicamos cómo.

Resumen:

Las cuatro claves que pueden ayudarte si decides delegar tareas administrativas:

  • (1) Primer aspecto que te va ayudar: La especialización
  • (2) Segundo aspecto que te va a ayudar: Resultados
  • (3)Tercer aspecto que te va ayudar: Costes
  • (4) Cuarto aspecto que te va a ayudar: Aprovecha las nuevas tecnologías

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Preguntas frecuentes sobre externalizar servicios administrativos

¿Qué aspectos conviene valorar antes de externalizar servicios administrativos?

Antes de externalizar servicios administrativos conviene valorar la especialización del proveedor, los resultados que puede aportar, la relación entre costes y volumen de trabajo y su capacidad para trabajar con herramientas digitales. Analizar estos puntos ayuda a tomar una decisión más segura y a elegir un apoyo realmente útil para la empresa.

¿Por qué es importante que la empresa externa esté especializada?

La especialización permite contar con profesionales que ya tienen experiencia en gestión administrativa, optimización de procesos y resolución de incidencias habituales en pymes y autónomos. Esto facilita que la colaboración sea más ágil, que se cometan menos errores y que el negocio pueda apoyarse en un equipo con conocimiento específico del área administrativa.

¿Externalizar servicios administrativos puede ayudar a reducir costes?

Sí. Externalizar servicios administrativos puede ayudar a transformar costes fijos en costes variables y a evitar gastos asociados a contratación interna, formación, software, equipos, espacio de trabajo o sustituciones. Además, cuando el volumen de trabajo cambia por temporadas, este tipo de apoyo permite ganar más flexibilidad.

¿Qué papel tiene la digitalización al externalizar la administración?

La digitalización hace posible trabajar con profesionales externos sin necesidad de compartir un espacio físico. Gracias al uso de herramientas en la nube, software de gestión, ERPs, CRMs o aplicaciones colaborativas, la empresa puede mantener el control de sus procesos administrativos y coordinar tareas de forma más eficiente.

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Tu asistente administrativo freelance te explica cómo realizar presupuestos atractivos

Externalizar servicios administrativos

Consejos para confeccionar presupuestos que cierren ventas

By Beatrice | Externaliza Services ® www.externalizacionservicios.es *
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Tiempo de lectura aproximado: 6 minutos

Un buen presupuesto, es un buen inicio. 

No todos los clientes que te contacten para solicitar información de tus servicios van a contratarte finalmente, pero sin una planificación previa y unas buenas bases para presentar un presupuesto profesional, el porcentaje de éxito bajará considerablemente.

El presupuesto es tu carta de presentación. A continuación te explicaré algunas claves para conseguir que tus presupuestos vendan: cómo fijar los precios adecuados, los datos que debe incluir y algunos trucos que te ayudaran a conseguir que el cliente quiera contratar tu producto o servicio.

Empezamos!

 

“ Vender humo no te va a resultar. Lo que prometas, debes cumplirlo.”

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es el cálculo anticipado del coste que implicará un determinado proyecto, obra, servicio o producto.

Si prestas servicios o tus productos no tiene un precio fijo, el presupuesto es un documento especialmente útil y básico para tu trabajo. Es la herramienta que necesitas para concretar los servicios/productos que ofreces a tu cliente y su coste.

Además, el presupuesto es tu carta de presentación, porque es el primer documento que el cliente tiene de ti en la relación comercial.

Hacer un buen presupuesto no es fácil, debes encontrar el equilibrio entre ser competitivo y no devaluar tu trabajo para poder vivir de él. Para ello debes tener en cuenta los gastos, las horas de trabajo, los recursos que vas a necesitar y el margen que pretendes conseguir. Además, siempre debes tener previsto un margen para los imprevistos, que no nos gustan pero existen.

¿Cómo fijar los precios en mi presupuesto?

Este es un punto clave y difícil de definir. Depende de la estrategia de tu negocio y de lo que hayas decidido hacer para diferenciarte de tu competencia. Pero en general hay dos características que todo presupuesto debe cumplir a la hora de definir precios:

  • Cubrir costes: Calcula el precio hora que debes aplicar para cubrir tus costes fijos y variables. Incluyendo tu cuota de autónomos, alquiler, equipos informáticos y software, seguros,teléfono y ADSL, suministros. Si no vendes un servicio, si no, un producto, también debes computar estos costes para determinar el precio de tu producto.
  • Tener margen de beneficio: Si no tienes beneficios, no vives. De modo que debes definir qué margen de beneficios quieres conseguir y repercutir este beneficio en el precio.

Todos sabemos que uno de los aspectos más importantes a la hora de elegir un presupuesto es su precio. Pero no siempre es así: la imagen, la profesionalidad, la reputación dentro tu sector, plantear las soluciones a los problemas que pueda encontrarse el cliente previamente a que estos sucedan, la generación de confianza y la claridad juegan un papel más importante de lo que creemos.

Verdad que nunca contratarías un servicio o comprarías un producto, del que tienes la sospecha de que no te va a resultar? O no crees que va a cubrir tus necesidades? Por muy económico que este sea. Lo que comúnmente se conoce como: “tirar el dinero” o “lo barato sale caro”.

Cada vez se busca más el pagar el precio justo al servicio o producto, si este cubre las expectativas que se espera de él.

Eso sí, regla de oro para tu imagen: No se trata de vender humo, lo que prometas, debes cumplirlo.

“Nunca negocies el precio, negocia el valor que recibirá el cliente“. – Mark Hunter

¿Qué debe incluir un presupuesto?

Tu presupuesto debe ser lo más claro, conciso y detallado que puedas. Pero a la vez, bien estructurado, con los apartados que consideres oportunos:

  • Descripción del servicio o producto
  • Coste
  • Particularidades del servicio
  • Calidades del producto
  • Periodicidad del servicio
  • Garantía
  • Exclusiones (lo que no incluyes. Muy importante, también para evitar malos entendidos)

Intenta incluir de forma concisa todo aquello que crees que puede ser relevante para la venta, y de este modo puedes evitar malentendidos y tu cliente sabe exactamente qué es lo que va a pagar.

Estos son los elementos que cualquier presupuesto debe incluir:

  • Datos del cliente: Nombre, NIF o DNI y dirección.
  • Tus datos como prestador del servicio: Nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal y datos de contacto (teléfono, correo electrónico, web,…)
  • Los conceptos: es el detalle de productos/servicios que incluye el presupuesto: las horas de trabajo, los materiales, los costes asociados, la contratación de otros servicios de terceros si los hay, licencias, suministros…
  • Unidades y precio por unidad: debes especificar el número de unidades de cada concepto, el coste unitario de cada unidad (precio hora por ejemplo) y el coste total de cada concepto.
  • Precio Total: Debes desglosar el importe en base imponible, es decir, la suma de los conceptos sin impuestos, el porcentaje de impuestos que se aplican y el importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base imponible más los impuestos.

Estos son otros elementos que pueden ayudarte a conseguir un presupuestos más atractivo y que genere más confianza:

  • Condiciones legales: Adjunta un documento de condiciones legales para evitar abusos por cualquiera de las partes. Evitarás malos entendidos y te ahorraras problemas, tiempo y dinero.
  • Método de pago: Puedes especificar el método de pago que usarás para cobrar tus facturas (transferencia, tarjeta de crédito, PayPal, ingreso bancario, domiciliación, efectivo,…..). Si el presupuesto es elevado puedes negociar un anticipo.
  • Planificación: Adjunta otro documento con la planificación de la ejecución del presupuesto. Es algo que te ayudará a ganar credibilidad ante tu cliente.
  • Imagen: Personaliza tu presupuesto. Añadir tu logo, modificar las tipografías, los colores, los tamaños, los márgenes o incluso añadir una imagen de fondo.
  • Garantías y soporte técnico: Si tu producto/servicio requiere garantías o soporte técnico puedes adjuntar un documento donde se concreten ambas cosas.
  • Agradecimiento: Puedes añadir una nota al pie agradeciendo que el cliente te haya pedido un presupuesto y deseando que cumplas sus expectativas.
  • Validez del presupuesto: Puedes añadir un período de tiempo en el cuál es válida su aceptación.
  • Ley de Protección de datos: Desde que entró en vigor el nuevo reglamento de protección de datos, es necesario incluir cierta información sobre el tratamiento de datos que vas a realizar en los documentos comerciales de un negocio o empresa.
Revisa si tu presupuesto necesita añadir alguno de estos apartados.

“Nunca te plantees el presupuesto como una pérdida de tiempo. Da siempre lo mejor de tí. Lo que plantes ahora, lo cosecharás más tarde“ .- Og Mandino

Tres, suelen ser los errores más habituales al fijar los precios:

 

  1. Un precio demasiado bajo devalúa el valor de tu trabajo, de tu producto o de tu servicio, además de correr el riesgo de no llegar a cubrir costes. Además, si comienzas con precios demasiado bajos, luego será más complicado incrementarlos para llegar a obtener un verdadero beneficio.
  1. Precio justo: Un precio justo o superior a la media no significa que no vayas a poder conseguir clientes. Si tu servicio es profesional, has creado una imagen de marca y es coherente con la calidad y el valor que ofreces no tienes porqué entrar en la batalla de bajar precios para conseguir cliente. Este punto muy interesante, y extenso, así que lo trataremos en profundidad en otro post, pero te comento que dependiendo del valor que ofrezcas y del tipo de clientes que deseas conseguir no tienes que posicionar siempre tu producto o servicio como low-cost.
  1. Las exclusiones o el alcance máximo del trabajo. Esta claro que debes detallar lo que se incluye, pero suele ser un error bastante habitual de omisión, no dejar por escrito lo que no está incluido cuáles son los límites máximos. No dejar constancia de lo que no incluye el presupuesto puede dar lugar a malentendidos, ya que en muchas ocasiones el cliente puede dar por sentado que se presupuestan ciertos elementos o servicios que nosotros no habíamos incluido en la oferta.

¿No llegas a todo? 

Secretaria freelance

Uno de los mejores sistemas para crecer es delegar trabajo, de otro modo los proyectos pueden atascarse y nunca superaran el tamaño que pueda proporcionarle el trabajo de una sola persona.

Podemos ayudarte en cualquier area de administración, atención al cliente, contabilidad y back-office administrativo de tu negocio.

Delega y crece. Formamos equipo contigo.

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Preguntas frecuentes sobre cómo realizar presupuestos atractivos

¿Qué debe incluir un presupuesto profesional?

Un presupuesto profesional debe incluir una descripción clara del servicio o producto, los datos del cliente, los datos del proveedor, el detalle de conceptos, unidades, precios, importe total e impuestos aplicables. También es recomendable añadir condiciones, validez del presupuesto, forma de pago y cualquier exclusión relevante para evitar malentendidos.

¿Cómo fijar el precio adecuado en un presupuesto?

Para fijar el precio adecuado en un presupuesto es importante calcular primero los costes fijos y variables, estimar las horas de trabajo, valorar los recursos necesarios y definir un margen de beneficio razonable. El objetivo no es solo cubrir costes, sino ofrecer un precio coherente con el valor del servicio y con la sostenibilidad del negocio.

¿Qué errores conviene evitar al preparar un presupuesto?

Entre los errores más habituales están fijar un precio demasiado bajo, no dejar claro el alcance del trabajo o no especificar qué queda fuera del presupuesto. También puede ser un error presentar un documento poco claro o poco cuidado, ya que el presupuesto es una parte importante de la imagen profesional que recibe el cliente.

¿Un presupuesto bien presentado puede ayudar a cerrar más ventas?

Sí. Un presupuesto bien presentado transmite profesionalidad, claridad y confianza. Además de reflejar el precio, ayuda al cliente a entender qué está contratando, qué valor va a recibir y cómo se desarrollará el servicio. Un documento ordenado y bien planteado puede marcar la diferencia a la hora de tomar una decisión.

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Secretaria virtual para autónomos

Secretaria virtual para emprendedores

Tareas administrativas, evitar que se conviertan en un exceso de trabajo

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa?

El día tiene 24 horas para todos. De las cuales, se recomienda un sueño reparador de unas 8 horas; por lo que tenemos unas 16 horas efectivas, que en ocasiones que nos hacen cortas.

Si a nivel laboral tienes la sensación de no llegar a todo, o de que podrías dedicar tu jornada a temas más productivos, te has planteado externalizar tareas administrativas a profesionales?

Si deseas optimizar el tiempo en tu trabajo, hay que buscar el sistema más productivo con las herramientas, programas y recursos de los que dispongas, que te permitan cumplir tus objetivos simplificando metodologías.

En cuanto a hábitos de trabajo, existen algunos trucos puedes convertirlos en hábitos, pero para ello necesitarás ser constante, durante un mes o dos, para interiorizarlos y aplicarlos de forma sistemática, como:

1- Bloquear franjas de tiempo para imprevistos

2- Utilizar las nuevas tecnologías para automatizar

3- Establecer procesos

En este artículo analizaremos cómo liberarnos de carga administrativa apoyándote en la figura de la Secretaria Externa, planteamiento que ha experimentado un aumento excepcional en los últimos años entre el colectivo de autónomos y emprendedores.

Seguiremos desarrollando, también, cada uno de los puntos y los trucos que hemos enunciado, para iniciarse en la práctica de la optimización, en los siguientes posts.

«El único lugar donde la palabra éxito está antes que trabajo, es en el diccionario»

Vidal Sassoon

El outsourcing es una estrategia de gestión empresarial que consistente en contratar a un proveedor para la realización de un servicio que anteriormente desarrollaba la empresa con personal y recursos propios. 

Muchos de nosotros siempre pensamos en externalizar la gestión de la nómina o la gestión contable pero, ¿acaso no has pensado alguna vez en externalizar aquellas tareas administrativas que para tu empresa no presentan una ventaja competitiva?

 

Externalizar servicios administrativos

Si alguna vez te lo has planteado, pero por falta de conocimiento o dudas nunca te has atrevido a dar este paso, esperamos que leyendo este artículo y visitando los distintos posts del blog que hemos desarrollado sobre este tema puedas resolver algunas de tus dudas.

Ventajas de externalizar

 

El beneficio que se obtiene en primer lugar es la efectividad, ya que como empresa no tendrás que dedicar recursos a las actividades administrativas del día a día; la externalización permite que las personas se puedan centrar en tareas más específicas y estratégicas de tu empresa.

Por otro lado, pero no menos importante, es que convertirás una serie de gastos fijos en gastos variables, sin necesidad de entrar en costes laborables (seguros sociales, gastos derivados de la contratación, bajas, vacaciones, equipamiento y suministros). Tema crucial para negocios que están empezando, o pequeñas empresas que tengan cargas de trabajo fluctuantes.

Asimismo, ganarás en profesionalidad y fiabilidad, ya que las tareas se realizan por un equipo de personas especializadas, con la tranquilidad de que las tareas se realizarán en el tiempo requerido.

¿Qué servicios o tareas administrativas podemos externalizar?

Existen un sinfín de funciones distintas y controles  administrativos necesarios relacionados directamente una buena gestión del negocio.

Un amplio abanico de tareas, dependerá del tipo de actividad; y otras, son comunes a cualquier modelo de negocio: Emitir facturas, elaborar contabilidad, control de proveedores y pagos, atención al cliente, incidencias, gestión de la agenda y el e-mail, atención telefónica, actualizar documentos de control contable y laboral, creaciones de bases de datos, comunicaciones comerciales, e-mail marketing, redes sociales, supervisar procesos, y mucho más…

Lo importante es que son tareas que necesitan una atención apropiada, una confidencialidad total, trato amable,  y una agilidad especial para cumplir los plazos de los procedimientos.

Tener controladas estas actividades derivará en evitar pequeños y grandes problemas del día a día.

¿Difícil el paso de delegar?

Externalizar servicios administrativos, a menudo, es una decisión que cuesta tomar porque se tiende a pensar que estas tareas administrativas suelen ser muy delicadas de delegar.

Tenemos experiencia en este proceso y, por nuestra parte, estableceremos unas pautas de ejecución y metodología para tu caso, de esta forma se consigue afianzar la confianza, y estipular un sistema de trabajo claro.

Resumen:

Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa.

Si ese es tu objetivo, recuerda que si lo necesitas, nuestros servicios pueden ayudarte:

Servicios de secretaria virtual

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Preguntas frecuentes sobre una secretaria virtual para autónomos

¿Qué es una secretaria virtual para autónomos?

Una secretaria virtual para autónomos es un servicio de apoyo administrativo externo que ayuda a gestionar tareas del día a día sin necesidad de contratar personal interno. Puede encargarse de funciones como facturación, gestión de agenda, atención al cliente, control de proveedores, seguimiento de correos o apoyo documental, permitiendo al autónomo centrarse en las áreas clave de su negocio.

¿Qué tareas administrativas puede externalizar un autónomo?

Un autónomo puede externalizar tareas como emisión de facturas, control de pagos y cobros, atención telefónica, gestión del e-mail, seguimiento de incidencias, actualización de bases de datos, elaboración de documentación, coordinación de agenda o atención a clientes y proveedores. Delegar estas funciones ayuda a reducir carga operativa y a mantener una gestión más ordenada.

¿Qué ventajas tiene contratar una secretaria virtual si soy autónomo?

Contratar una secretaria virtual permite ganar tiempo, transformar ciertos costes fijos en variables y contar con apoyo profesional sin asumir una contratación interna. Además, ayuda a mejorar la organización, dar continuidad a las tareas administrativas y centrarse en actividades más estratégicas o productivas para el negocio.

¿Es difícil delegar tareas administrativas a una secretaria virtual?

No tiene por qué serlo si se establecen desde el principio unas pautas claras de trabajo, comunicación y seguimiento. Cuando existe un sistema bien definido, delegar resulta más sencillo y permite mantener el control de la gestión mientras se descargan tareas administrativas que consumen tiempo y energía.

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4 pasos para aprender a delegar

Aprender a delegar

Externalizar servicios administrativos: claves para el éxito y la tranquilidad

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

En cualquier formación emprendedores se aconseja sobre la importancia de, llegados a un cierto punto que en el que te encuentras en tu techo profesional, delegar trabajo para poder crecer, o bien, para tener más libertad y que tu negocio no dependa exclusivamente de ti.

A pesar de que este tema es claro y consensuado, no siempre los que están detrás de un proyecto, y han llegado a ese punto, están dispuestos a hacerlo. 

Si no delegas porque es tu elección, es estupendo, y no hay que darle más vueltas. No te sientas culpable, es perfecto, y una de las formas de enfocar tu negocio.

Pero el problema está cuando, la intención es delegar, para poder conseguir los beneficios que indicaba arriba, pero no se hace por temor.

De hecho si no se consigue compartir la carga de trabajo es imposible que un emprendedor supere el tamaño más allá de su propia persona, limitando de esta manera sus posibilidades.

«La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva, simplemente porque es fundamental para el crecimiento personal y organizacional»  (Stephen R. Covey)

El temor a delegar puede venir por: No saber como hacer la gestión de traspaso, miedo a perder el control, pensar que nunca podrá efectuarse igual de bien, etc.

Este obstáculo es más fácil de superar si se encuentra la persona adecuada en la que confiar las tareas y que su propósito y concepto de empresa está alineado con el tuyo y saben transmitirse las instrucciones adecuadamente.

Si delegas tareas gestión y control de administración y contabilidad en nosotros, he de comentarte que prácticamente te ‘ahorras’ los pasos que voy a comentarte, y que son los que llevaran la delegación de un trabajo al éxito. ¿Porqué? Porque llevamos muchos años implantando procedimientos para gestionar departamentos administrativos de empresas de sectores diversos. Tenemos experiencia en trasladar toda la parte técnica, y te acompañaremos en el proceso de delegación. Para nosotros es importante y primordial sobre todo que nos enfocaremos más en que nos traslades objetivos, tono y valores que has construido en tu empresa, para alinearnos con ellos.

Pero vamos al lío, y te explicamos los 4 pasos para delegar con éxito, cualquier tarea. Toma buena nota:

1. Proceso de delegación bien definido

Plantéate los siguientes pasos para trasladarlos a la persona oportuna y escríbelo (escribirlo en word o manual porque es fundamental para que tengas una guía)

  • ¿Qué tareas quieres delegar exactamente? Divide la tarea o función en subtareas. Por ejemplo: No basta con apuntar: “Contabilidad” o “Marketing”, si no que hay que subdividir las tareas que lo componen:

Por ejemplo:

Delegar proceso de facturación

– Recibir contratos, albaranes, o presupuestos aprobados

– Emitir y enviar factura

– Realizar el control del proceso de cobro

– Contabilizar las ventas

– Recopilar la información para la presentación de obligaciones fiscales

– Etc…

  • ¿Cómo deben efectuarse esas tareas? Aunque la persona especializada pueda conocer diferentes métodos para efectuar el trabajo, o pueda aportar nuevas ideas para optimizar el proceso, siempre es recomendable al iniciar la delegación de la tarea transmitir una guía de cómo debe desarrollarse el trabajo.

Se recomienda redactar y enviar por escrito o transmitir unas explicaciones lo suficientemente precisas y claras.

  • ¿Qué objetivo debe cumplirse? En ocasiones puede ser evidente, pero en otras en las que la tarea delegada es sólo una parte del proceso, conocer la finalidad última ayuda siempre a tener una visión completa para tomar decisiones. Además siempre es importante conocer los valores y tono de la empresa.
  • El tono y esencia: Como es natural, no es el mismo tono y lenguaje si hay que enviar una comunicación a la persona a la que tu cliente ha interpuesto una demanda, desde un despacho de abogados; que si te dedicas a servicios de wedding planner y envías documentos a tus clientes sobre la preparación del día de su boda.

Cada empresa, incluso teniendo la misma actividad, puede tener y valores distintos.

2. Funciones a delegar delimitadas

Si hay varias personas implicadas en el proceso, deben delimitarse las funciones, para evitar que se produzcan conflictos o duplicidades.

3. Definir plazos

  • Plazo de entrega: Es importante para conseguir el objetivo, que la persona sea conocedora del plazo límite en el que debe estar listo el trabajo.
  • Tiempo de ejecución: Es altamente efectivo ser conocedores, por ambas partes, del tiempo estimado de ejecución de la tarea para: Optimizar recursos, realizar el control oportuno, saber del tiempo efectivo del que se dispone, y para coordinar los plazos de entrega.

¿Cómo calcular el tiempo en qué puede ejecutarse dicha función? 

En algunas ocasiones es sencillo estipular una media del tiempo necesario; y en otras, es más complicado calcular este tema por ser algo más intangible.

Una forma de calcularlo, es dividir la tarea total en partes más pequeñas para poder estipular cuanto puede tardarse en cada una de ellas, y contabilizar después la totalidad.

En casos más complicados o tareas fluctuantes, la persona encargada puede calcular el tiempo contabilizando y reportando el desglose del total de las tareas realizadas mensualmente o bien efectuando medias trimestrales.

El objetivo de este cálculo, es generar una confianza mutua, dónde se constaten que los recursos y la optimización del tiempo se está realizando de forma adecuada.

Aunque, por experiencia, en la mayoría de casos, cuando el objetivo de la tarea se ve cumplido y con creces, este apartado importante en un inicio, pasa a no ser de tan vital importancia.

4. Buena comunicación durante el proceso

La claridad en la comunicación es clave. Muchos proyectos se tuercen por comunicaciones defectuosas.

  • ¿Cómo conseguir una buena comunicación? Hablando con claridad y generando confianza por ambas partes para poder compartir cualquier duda al respecto con naturalidad. «No hay malas preguntas, solo hay preguntas».

Si hacer bien todos estos pasos y los documentas, te aseguro que la delegación del trabajo será un éxito, y el resultado es una optimización del tiempo, mayor control, más margen para gestionar imprevistos y un sistema más eficaz de trabajo para hacer crecer el proyecto. 

Resumen:

Los 4 pasos básicos para empezar a delegar con éxito son: 

(1)Organizar bien el tipo de tareas que se desean delegar (por ejemplo, siguiendo el esquema de preguntas que hemos planteado)

(2) Delimitar las funciones, controlar y organizar el tiempo y los plazos de ejecución.

(3) Establecer un sistema y una base de comunicación.

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Delega tareas de administración

¿Crees que ha llegado el momento para ti, de externalizar servicios administrativos para poder crecer?

Si quieres ‘ahorrarte’ realizar gran parte los pasos que que te he indicado arriba, contacta con nosotros y te explicamos como  podemos acompañarte en el proceso para llevar la delegación de tu trabajo al éxito.

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Preguntas frecuentes sobre cómo aprender a delegar tareas

¿Por qué cuesta tanto delegar tareas en una empresa o negocio?

Delegar suele costar por miedo a perder el control, por no saber cómo trasladar una tarea correctamente o por pensar que otra persona no la hará igual de bien. Este bloqueo es habitual cuando el negocio depende mucho de una sola persona, pero superarlo es clave para crecer, ganar tiempo y evitar que la empresa se estanque.

¿Qué hay que definir antes de delegar una tarea?

Antes de delegar conviene dejar por escrito qué tarea concreta se quiere traspasar, cómo debe hacerse, qué objetivo debe cumplirse y qué tono o valores debe respetar la persona que la asuma. Cuanto más claro esté el proceso desde el principio, más fácil será que la delegación funcione bien.

¿Por qué es importante delimitar funciones y plazos al delegar?

Delimitar funciones evita duplicidades o conflictos cuando intervienen varias personas en un mismo proceso. Además, definir plazos de entrega y tiempos de ejecución ayuda a organizar recursos, coordinar tareas y generar confianza entre ambas partes durante la delegación.

¿Qué papel tiene la comunicación en una delegación eficaz?

La comunicación es una de las claves para que la delegación funcione. Hablar con claridad, documentar el proceso y crear un entorno de confianza permite resolver dudas a tiempo, evitar errores y mantener el control sin necesidad de supervisar cada paso de forma constante.

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