Eficacia: Da prioridad a lo importante
By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *
Lo fundamental en una administración eficaz del tiempo es saber organizar lo prioritario. En este artículo centraremos esta organización en la gestión de las tareas administrativas de un negocio, pero es extrapolable a otros ámbitos.
Como priorizar tareas
Que debemos efectuar primero lo importante es de manual, pero en el día a día las urgencias y las distracciones forman parte a veces de más del 50% del tiempo consumido. Y cuando digo tema URGENTE, no siempre quiere decir IMPORTANTE.
Organizar mal una agenda o planning puede ocasionar problemas desastrosos en el rendimiento profesional de las personas y, de manera directa, en la productividad de las empresas. Lo importante es delimitar tiempos y espacios para tus actividades, pero sobre todo, cumplir con ello.
Pues bien, a modo práctico para saber cómo priorizar, lo primero es saber distinguir la naturaleza de la tarea que tenemos que hacer. TODAS las tareas pueden encuadrarse dentro de la clasificación que indicamos a continuación. Y cada una de ellas, deben tener un tratamiento distinto.
«Los que desaprovechan más su tiempo son los que más se quejan de su falta de tiempo.– Jean La Bruyere (Escritor francés del siglo XVII).»
La clasificación: Los cuatro grupos de tareas
1- URGENTES:
Aquellas que son imprescindibles para el desarrollo de la actividad y que han adquirido el carácter de ‘para ayer’ y que no pueden alargarse más en el tiempo por encontrarse en su plazo final de ejecución. Por ejemplo:
– La preparación de una reunión para esta tarde
– Resolución de una incidencia con un cliente que no ha recibido una documentación
– Redactar el post en el blog para nuestros seguidores que no se ha actualizado desde hace días
– Redacción de un contrato de colaboración que empieza mañana
– Envío de los datos para la presentación de impuestos cuyo plazo finaliza en 48 horas
– Etc…
Estas tareas siempre van a existir, no nos engañemos, pero se pueden minimizar mucho dedicando más tiempo al siguiente nivel: las tareas prioritarias. Y el sencillo motivo es porque prácticamente todas las tareas que ahora son URGENTES, antes fueron prioritarias.
Las vemos:
2- PRIORITARIAS:
Son aquellas tareas necesarias e importantes para llevar un correcto control administrativo de nuestra actividad.
Algunos ejemplos:
– Preparación de una plantilla o presentación para las reuniones
– Establecer los procedimientos para reclamaciones de clientes
– Programar y organizar las campañas de marketing
– Preparar el protocolo para la organización de toda la documentación para presentar impuestos
– Redactar los contratos tipo, presupuestos, mails y demás documentación necesaria para nuestra actividad diaria
– Programar tareas de mantenimiento informático
– Búsqueda de proveedores
– Etc…
Si os dais cuenta, la realización de estos trabajos con antelación nos hubiese ayudado a que tareas que tenemos en la lista de urgentes hoy nunca lo hubieran llegado a serlo, o por lo menos con la misma intensidad.
Como consejo, propongo dedicar cada día todo el tiempo que sea posible a este apartado, que es la clave para tener una agenda organizada.
3- INTERRUPCIONES:
Son aquellos imprevistos que surgen en nuestro día a día, y que muchas veces surgen en la relación diaria comercial y organizativa de nuestra empresa, con terceras personas. O bien, por algún asunto que haya podido desviarse de lo previsto.
– Recepción y contestación de e-mails
– Llamadas telefónicas
– Reuniones no programadas y sin un objetivo concreto
Cada día hay que reservar una hora para estos imprevistos, pero hay que intentar minimizarlos, si se consigue que sea menos de una hora, mucho mejor.
Se pueden agrupar el contestar los correos en dos o tres horas concretas al día, y programar las llamadas que sean posibles y establecer un guion para que sean más concretas posibles.
Los temas como llamada telefónicas imprevistas, que no sean urgentes, pueden posponerse a un dia de la semana y agrupar una mañana o una hora en un día concreto para resolver estos asuntos.
Y por supuesto, hay que programar las reuniones, que deben tener siempre hora de finalización (nosotros nos ponernos una alarma como guía) y además, de forma habitual, las que son ordinarias, no deben durar más 20-30 minutos.
La clave en muchas ocasiones, es saber decir “No, ahora. Si eres tan amable podemos verlo con mas tranquilidad en ‘x’ momento” y ser puntual en las opciones planteadas.
4- EVITABLES
Son aquellas que debemos controlar y no dejar que se conviertan en constantes interrupciones y ladrones del tiempo.
Son aquellas acciones que debemos evitar, por todos los medios, que se conviertan en un hábito, y reservarlas para hacerlas únicamente cuando necesitamos un breve descanso físico o mental, o hayamos finalizado las tareas que consideremos que son prioritarias.
Podrían ser:
– Contestar mensajes y revisar redes sociales sin un objetivo.
– Ver programas que no nos despierten un interés en particular.
– ‘Perderse’ viendo videos de memes.
– Desplazamientos innecesarios.
Si el objetivo es optimizar nuestro tiempo (y el tiempo es oro), debemos por lo menos ser conscientes de en qué cosas no lo queremos gastar. Tampoco se trata de sentirnos mal si un día dedicamos más tiempo de lo debido a temas que no son preferentes. Y es también importante que se reserve un tiempo a la semana para desconectar y ocio, pero cada día dura lo mismo para todo el mundo, al final se trata de conocer tus preferencias.
Resumen:
En nuestra agenda siempre debemos :
(1) Dedicar más tiempo a las tareas ‘PRIORITARIAS’, e ir avanzando en ellas mucho antes de que lleguen a su fecha límite.
(2) Esto, inevitablemente, minimizará el tiempo que invertimos en las ‘URGENTES’.
(3) Las ‘INTERRUPCIONES’, han de ser concretas y discernir aquellas que realmente no pueden ser programadas para otro momento de las que sí, y esforzarnos verdaderamente por que así sea.
(4) Y si finalmente, eres un crack, y consigues tener bajo control las ‘EVITABLES’, tendrás la agenda soñada.
Además, llevar un control y priorización de nuestras tareas administrativas, se traducirá en una mejor calidad del tiempo libre.
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Y si después de todo, tienes la sensación que no llegas… Es el momento de plantearse empezar a delegar.
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En los próximos posts ampliaremos la información indicando 10 puntos claves para organizar tu tiempo, y las mejores aplicaciones para organizar tu agenda.
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Preguntas frecuentes sobre cómo aprender a priorizar tareas
¿Cómo se pueden priorizar mejor las tareas del día a día?
Para priorizar mejor las tareas es importante diferenciar entre lo urgente, lo prioritario, las interrupciones y todo aquello que se puede evitar. Esta clasificación ayuda a dedicar más tiempo a las tareas realmente importantes antes de que se conviertan en urgentes y a reducir el impacto de imprevistos y distracciones. :contentReference[oaicite:0]{index=0}
¿Qué diferencia hay entre una tarea urgente y una tarea prioritaria?
Una tarea urgente es aquella que ya está en su plazo final y requiere una respuesta inmediata, mientras que una tarea prioritaria es importante para el buen funcionamiento del negocio, pero todavía puede planificarse con antelación. Dedicar más tiempo a las tareas prioritarias ayuda a que muchas tareas no lleguen a convertirse en urgentes. :contentReference[oaicite:1]{index=1}
¿Cómo se pueden reducir las interrupciones en el trabajo?
Para reducir las interrupciones conviene reservar momentos concretos del día para responder correos, programar llamadas cuando sea posible y evitar reuniones improvisadas sin un objetivo claro. También ayuda aprender a posponer asuntos que no son urgentes para tratarlos en otro momento con más orden y foco. :contentReference[oaicite:2]{index=2}
¿Delegar tareas administrativas puede ayudar a priorizar mejor?
Sí. Cuando una empresa o un autónomo delega parte de sus tareas administrativas, resulta más fácil centrarse en lo prioritario y reducir la sensación de no llegar a todo. Externalizar determinadas funciones puede ayudar a mejorar la organización, descargar la agenda y mantener una gestión más eficiente del tiempo.
