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Externalizar servicios administrativos

Contar con un profesional externo implicado en tu negocio y perder el miedo a delegar, es una buena forma de adaptarse a los cambios y hacer crecer tu negocio, optimizando tu tiempo para dirigirlo a las tareas prioritarias de tu negocio.

Somos profesionales y cercanos, y con nuestra experiencia de más de 25 años gestionando departamentos de administración, hemos implantado una metodología propia para incrementar la productividad, y mejorar el control de las empresas en las que colaboramos en la gestión.

Consulta aquí en qué podemos ayudarte

A continuación, puedes leer algunos artículos de nuestro blog: tips y consejos para organizar y gestionar tu empresa. Esperamos que puedan aportarte valor.

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4 claves que debes leer si estas pensando en externalizar servicios administrativos

externalizar administracion

Externalizar administración

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Todos los derechos reservados – Prohibida la reproducción de los textos

Aspectos a tener en cuenta al valorar la externalización de servicios

En este artículo resumiremos 4 de las claves que pueden beneficiarte si te estas planteando empezar a delegar algunos servicios a profesionales. Si eres autónomo o pyme y estás creciendo o necesitas profesionalizar la administración de tu empresa.

(1) La especialización

En términos generales si estás pensando en delegar trabajo a una empresa te recomendamos que sean lo más especializadas posible en el servicio concreto que buscas. Al colaborar con empresas o freelancers especializados podrás incorporar a tu proyecto del beneficio que aporta la experiencia y bagaje adquiridos por esos profesionales.

Con experiencia focalizada y formación, (en nuestro caso en optimización de procesos y gestión de departamentos de administración, asesoramiento, gestión y control financiero y contable para autónomos y pymes) los profesionales de nuestro equipo hemos adquirido la capacidad para resolver cada vez de forma más concreta más tipos de casuísticas, por lo tanto, podremos ayudarte en gran diversidad de problemáticas que se te puedan plantear en el desarrollo de la actividad y gestión administrativa de tu negocio, y en consecuencia, tu negocio tendrá más capacidad para adaptarte nuevas situaciones.

Por lo menos, esa es nuestra filosofía. Formar equipo con tu proyecto.

«La especialización permite que cada hombre desarrolle su mejor habilidad» –Murray Rothbard-

(2) El baremo: los resultados

Las empresas en general, están acostumbradas a ser juzgadas en base a resultados, no en función de la horas que han dedicado a realizar un trabajo.

Por este motivo, contratar los servicios de gestión del back office de tu empresa y delegar tareas administrativas suele ser productivo tanto para pequeños negocios como para pymes.

(3) Costes en proporción al volumen

Aunque el presupuesto de una empresa de servicios administrativos puede parecer superior en inicio al precio/hora de un trabajador por cuenta propia, verás que es todo lo contrario, si profundizas.

En realidad, si tienes en cuenta que la empresa contratada asume costes de los que tu ya no serás responsable, y que están directamente relacionados con la prestación de servicios, como: Seguridad Social, equipos informáticos, material de oficina, suministros, costes relacionados al espacio de trabajo (ya sea de alquiler o propiedad), software, formación, primas de seguros, costes asociados a la contratación (vacaciones, permisos, bajas, indemnizaciones) y otros, te darás cuenta de que colaborar con otra empresa te permite ahorrar dinero y ser más flexible, porque conviertes los gastos fijos en costes variables. Ya que, en nuestro caso, los honorarios van directamente relacionados con la productividad, no con las horas.

Además, en el caso que el volumen de trabajo sea cíclico (aumenta y disminuye por temporadas), también lo harán los costes.

(4) Aprovecha la digitalización

Las nuevas tecnologías y las aplicaciones en la nube nos permiten a trabajar en un mismo espacio común, sin necesidad de estar en el mismo lugar físico. Por lo tanto, sabes lo que esto significa? Que tienes muchos más profesionales con talento a tu disposición.
Que te parece todo el campo que se abre para hacer crecer tu empresa?

En Externaliza Services estamos comprometidos con la formación continua en nuevas tecnologías, y nos apasionan. Para optimizar al máximo los procesos administrativos de tu actividad debemos conocer muchos tipos de software, ERPS, aplicaciones, CRM, gestores de proyectos, gestores de información en la nube, además de estar al dia de las novedades de sistemas operativos y mejoras en herramientas de trabajo como Office.


Empresa de servicios administrativos

¿Quieres saber más?

Podemos ayudarte a llevar al día toda la parte administrativa de tu negocio formando equipo contigo.

Quieres seguir creciendo? Contáctanos y te explicamos cómo.

Resumen:

Las cuatro claves que pueden ayudarte si decides delegar tareas administrativas:

  • (1) Primer aspecto que te va ayudar: La especialización
  • (2) Segundo aspecto que te va a ayudar: Resultados
  • (3)Tercer aspecto que te va ayudar: Costes
  • (4) Cuarto aspecto que te va a ayudar: Aprovecha las nuevas tecnologías

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Preguntas frecuentes sobre externalizar servicios administrativos

¿Qué aspectos conviene valorar antes de externalizar servicios administrativos?

Antes de externalizar servicios administrativos conviene valorar la especialización del proveedor, los resultados que puede aportar, la relación entre costes y volumen de trabajo y su capacidad para trabajar con herramientas digitales. Analizar estos puntos ayuda a tomar una decisión más segura y a elegir un apoyo realmente útil para la empresa.

¿Por qué es importante que la empresa externa esté especializada?

La especialización permite contar con profesionales que ya tienen experiencia en gestión administrativa, optimización de procesos y resolución de incidencias habituales en pymes y autónomos. Esto facilita que la colaboración sea más ágil, que se cometan menos errores y que el negocio pueda apoyarse en un equipo con conocimiento específico del área administrativa.

¿Externalizar servicios administrativos puede ayudar a reducir costes?

Sí. Externalizar servicios administrativos puede ayudar a transformar costes fijos en costes variables y a evitar gastos asociados a contratación interna, formación, software, equipos, espacio de trabajo o sustituciones. Además, cuando el volumen de trabajo cambia por temporadas, este tipo de apoyo permite ganar más flexibilidad.

¿Qué papel tiene la digitalización al externalizar la administración?

La digitalización hace posible trabajar con profesionales externos sin necesidad de compartir un espacio físico. Gracias al uso de herramientas en la nube, software de gestión, ERPs, CRMs o aplicaciones colaborativas, la empresa puede mantener el control de sus procesos administrativos y coordinar tareas de forma más eficiente.

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Secretaria virtual para autónomos

Secretaria virtual para emprendedores

Tareas administrativas, evitar que se conviertan en un exceso de trabajo

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa?

El día tiene 24 horas para todos. De las cuales, se recomienda un sueño reparador de unas 8 horas; por lo que tenemos unas 16 horas efectivas, que en ocasiones que nos hacen cortas.

Si a nivel laboral tienes la sensación de no llegar a todo, o de que podrías dedicar tu jornada a temas más productivos, te has planteado externalizar tareas administrativas a profesionales?

Si deseas optimizar el tiempo en tu trabajo, hay que buscar el sistema más productivo con las herramientas, programas y recursos de los que dispongas, que te permitan cumplir tus objetivos simplificando metodologías.

En cuanto a hábitos de trabajo, existen algunos trucos puedes convertirlos en hábitos, pero para ello necesitarás ser constante, durante un mes o dos, para interiorizarlos y aplicarlos de forma sistemática, como:

1- Bloquear franjas de tiempo para imprevistos

2- Utilizar las nuevas tecnologías para automatizar

3- Establecer procesos

En este artículo analizaremos cómo liberarnos de carga administrativa apoyándote en la figura de la Secretaria Externa, planteamiento que ha experimentado un aumento excepcional en los últimos años entre el colectivo de autónomos y emprendedores.

Seguiremos desarrollando, también, cada uno de los puntos y los trucos que hemos enunciado, para iniciarse en la práctica de la optimización, en los siguientes posts.

«El único lugar donde la palabra éxito está antes que trabajo, es en el diccionario»

Vidal Sassoon

El outsourcing es una estrategia de gestión empresarial que consistente en contratar a un proveedor para la realización de un servicio que anteriormente desarrollaba la empresa con personal y recursos propios. 

Muchos de nosotros siempre pensamos en externalizar la gestión de la nómina o la gestión contable pero, ¿acaso no has pensado alguna vez en externalizar aquellas tareas administrativas que para tu empresa no presentan una ventaja competitiva?

 

Externalizar servicios administrativos

Si alguna vez te lo has planteado, pero por falta de conocimiento o dudas nunca te has atrevido a dar este paso, esperamos que leyendo este artículo y visitando los distintos posts del blog que hemos desarrollado sobre este tema puedas resolver algunas de tus dudas.

Ventajas de externalizar

 

El beneficio que se obtiene en primer lugar es la efectividad, ya que como empresa no tendrás que dedicar recursos a las actividades administrativas del día a día; la externalización permite que las personas se puedan centrar en tareas más específicas y estratégicas de tu empresa.

Por otro lado, pero no menos importante, es que convertirás una serie de gastos fijos en gastos variables, sin necesidad de entrar en costes laborables (seguros sociales, gastos derivados de la contratación, bajas, vacaciones, equipamiento y suministros). Tema crucial para negocios que están empezando, o pequeñas empresas que tengan cargas de trabajo fluctuantes.

Asimismo, ganarás en profesionalidad y fiabilidad, ya que las tareas se realizan por un equipo de personas especializadas, con la tranquilidad de que las tareas se realizarán en el tiempo requerido.

¿Qué servicios o tareas administrativas podemos externalizar?

Existen un sinfín de funciones distintas y controles  administrativos necesarios relacionados directamente una buena gestión del negocio.

Un amplio abanico de tareas, dependerá del tipo de actividad; y otras, son comunes a cualquier modelo de negocio: Emitir facturas, elaborar contabilidad, control de proveedores y pagos, atención al cliente, incidencias, gestión de la agenda y el e-mail, atención telefónica, actualizar documentos de control contable y laboral, creaciones de bases de datos, comunicaciones comerciales, e-mail marketing, redes sociales, supervisar procesos, y mucho más…

Lo importante es que son tareas que necesitan una atención apropiada, una confidencialidad total, trato amable,  y una agilidad especial para cumplir los plazos de los procedimientos.

Tener controladas estas actividades derivará en evitar pequeños y grandes problemas del día a día.

¿Difícil el paso de delegar?

Externalizar servicios administrativos, a menudo, es una decisión que cuesta tomar porque se tiende a pensar que estas tareas administrativas suelen ser muy delicadas de delegar.

Tenemos experiencia en este proceso y, por nuestra parte, estableceremos unas pautas de ejecución y metodología para tu caso, de esta forma se consigue afianzar la confianza, y estipular un sistema de trabajo claro.

Resumen:

Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa.

Si ese es tu objetivo, recuerda que si lo necesitas, nuestros servicios pueden ayudarte:

Servicios de secretaria virtual

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Preguntas frecuentes sobre una secretaria virtual para autónomos

¿Qué es una secretaria virtual para autónomos?

Una secretaria virtual para autónomos es un servicio de apoyo administrativo externo que ayuda a gestionar tareas del día a día sin necesidad de contratar personal interno. Puede encargarse de funciones como facturación, gestión de agenda, atención al cliente, control de proveedores, seguimiento de correos o apoyo documental, permitiendo al autónomo centrarse en las áreas clave de su negocio.

¿Qué tareas administrativas puede externalizar un autónomo?

Un autónomo puede externalizar tareas como emisión de facturas, control de pagos y cobros, atención telefónica, gestión del e-mail, seguimiento de incidencias, actualización de bases de datos, elaboración de documentación, coordinación de agenda o atención a clientes y proveedores. Delegar estas funciones ayuda a reducir carga operativa y a mantener una gestión más ordenada.

¿Qué ventajas tiene contratar una secretaria virtual si soy autónomo?

Contratar una secretaria virtual permite ganar tiempo, transformar ciertos costes fijos en variables y contar con apoyo profesional sin asumir una contratación interna. Además, ayuda a mejorar la organización, dar continuidad a las tareas administrativas y centrarse en actividades más estratégicas o productivas para el negocio.

¿Es difícil delegar tareas administrativas a una secretaria virtual?

No tiene por qué serlo si se establecen desde el principio unas pautas claras de trabajo, comunicación y seguimiento. Cuando existe un sistema bien definido, delegar resulta más sencillo y permite mantener el control de la gestión mientras se descargan tareas administrativas que consumen tiempo y energía.

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4 pasos para aprender a delegar

Aprender a delegar

Externalizar servicios administrativos: claves para el éxito y la tranquilidad

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

En cualquier formación emprendedores se aconseja sobre la importancia de, llegados a un cierto punto que en el que te encuentras en tu techo profesional, delegar trabajo para poder crecer, o bien, para tener más libertad y que tu negocio no dependa exclusivamente de ti.

A pesar de que este tema es claro y consensuado, no siempre los que están detrás de un proyecto, y han llegado a ese punto, están dispuestos a hacerlo. 

Si no delegas porque es tu elección, es estupendo, y no hay que darle más vueltas. No te sientas culpable, es perfecto, y una de las formas de enfocar tu negocio.

Pero el problema está cuando, la intención es delegar, para poder conseguir los beneficios que indicaba arriba, pero no se hace por temor.

De hecho si no se consigue compartir la carga de trabajo es imposible que un emprendedor supere el tamaño más allá de su propia persona, limitando de esta manera sus posibilidades.

«La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva, simplemente porque es fundamental para el crecimiento personal y organizacional»  (Stephen R. Covey)

El temor a delegar puede venir por: No saber como hacer la gestión de traspaso, miedo a perder el control, pensar que nunca podrá efectuarse igual de bien, etc.

Este obstáculo es más fácil de superar si se encuentra la persona adecuada en la que confiar las tareas y que su propósito y concepto de empresa está alineado con el tuyo y saben transmitirse las instrucciones adecuadamente.

Si delegas tareas gestión y control de administración y contabilidad en nosotros, he de comentarte que prácticamente te ‘ahorras’ los pasos que voy a comentarte, y que son los que llevaran la delegación de un trabajo al éxito. ¿Porqué? Porque llevamos muchos años implantando procedimientos para gestionar departamentos administrativos de empresas de sectores diversos. Tenemos experiencia en trasladar toda la parte técnica, y te acompañaremos en el proceso de delegación. Para nosotros es importante y primordial sobre todo que nos enfocaremos más en que nos traslades objetivos, tono y valores que has construido en tu empresa, para alinearnos con ellos.

Pero vamos al lío, y te explicamos los 4 pasos para delegar con éxito, cualquier tarea. Toma buena nota:

1. Proceso de delegación bien definido

Plantéate los siguientes pasos para trasladarlos a la persona oportuna y escríbelo (escribirlo en word o manual porque es fundamental para que tengas una guía)

  • ¿Qué tareas quieres delegar exactamente? Divide la tarea o función en subtareas. Por ejemplo: No basta con apuntar: “Contabilidad” o “Marketing”, si no que hay que subdividir las tareas que lo componen:

Por ejemplo:

Delegar proceso de facturación

– Recibir contratos, albaranes, o presupuestos aprobados

– Emitir y enviar factura

– Realizar el control del proceso de cobro

– Contabilizar las ventas

– Recopilar la información para la presentación de obligaciones fiscales

– Etc…

  • ¿Cómo deben efectuarse esas tareas? Aunque la persona especializada pueda conocer diferentes métodos para efectuar el trabajo, o pueda aportar nuevas ideas para optimizar el proceso, siempre es recomendable al iniciar la delegación de la tarea transmitir una guía de cómo debe desarrollarse el trabajo.

Se recomienda redactar y enviar por escrito o transmitir unas explicaciones lo suficientemente precisas y claras.

  • ¿Qué objetivo debe cumplirse? En ocasiones puede ser evidente, pero en otras en las que la tarea delegada es sólo una parte del proceso, conocer la finalidad última ayuda siempre a tener una visión completa para tomar decisiones. Además siempre es importante conocer los valores y tono de la empresa.
  • El tono y esencia: Como es natural, no es el mismo tono y lenguaje si hay que enviar una comunicación a la persona a la que tu cliente ha interpuesto una demanda, desde un despacho de abogados; que si te dedicas a servicios de wedding planner y envías documentos a tus clientes sobre la preparación del día de su boda.

Cada empresa, incluso teniendo la misma actividad, puede tener y valores distintos.

2. Funciones a delegar delimitadas

Si hay varias personas implicadas en el proceso, deben delimitarse las funciones, para evitar que se produzcan conflictos o duplicidades.

3. Definir plazos

  • Plazo de entrega: Es importante para conseguir el objetivo, que la persona sea conocedora del plazo límite en el que debe estar listo el trabajo.
  • Tiempo de ejecución: Es altamente efectivo ser conocedores, por ambas partes, del tiempo estimado de ejecución de la tarea para: Optimizar recursos, realizar el control oportuno, saber del tiempo efectivo del que se dispone, y para coordinar los plazos de entrega.

¿Cómo calcular el tiempo en qué puede ejecutarse dicha función? 

En algunas ocasiones es sencillo estipular una media del tiempo necesario; y en otras, es más complicado calcular este tema por ser algo más intangible.

Una forma de calcularlo, es dividir la tarea total en partes más pequeñas para poder estipular cuanto puede tardarse en cada una de ellas, y contabilizar después la totalidad.

En casos más complicados o tareas fluctuantes, la persona encargada puede calcular el tiempo contabilizando y reportando el desglose del total de las tareas realizadas mensualmente o bien efectuando medias trimestrales.

El objetivo de este cálculo, es generar una confianza mutua, dónde se constaten que los recursos y la optimización del tiempo se está realizando de forma adecuada.

Aunque, por experiencia, en la mayoría de casos, cuando el objetivo de la tarea se ve cumplido y con creces, este apartado importante en un inicio, pasa a no ser de tan vital importancia.

4. Buena comunicación durante el proceso

La claridad en la comunicación es clave. Muchos proyectos se tuercen por comunicaciones defectuosas.

  • ¿Cómo conseguir una buena comunicación? Hablando con claridad y generando confianza por ambas partes para poder compartir cualquier duda al respecto con naturalidad. «No hay malas preguntas, solo hay preguntas».

Si hacer bien todos estos pasos y los documentas, te aseguro que la delegación del trabajo será un éxito, y el resultado es una optimización del tiempo, mayor control, más margen para gestionar imprevistos y un sistema más eficaz de trabajo para hacer crecer el proyecto. 

Resumen:

Los 4 pasos básicos para empezar a delegar con éxito son: 

(1)Organizar bien el tipo de tareas que se desean delegar (por ejemplo, siguiendo el esquema de preguntas que hemos planteado)

(2) Delimitar las funciones, controlar y organizar el tiempo y los plazos de ejecución.

(3) Establecer un sistema y una base de comunicación.

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Delega tareas de administración

¿Crees que ha llegado el momento para ti, de externalizar servicios administrativos para poder crecer?

Si quieres ‘ahorrarte’ realizar gran parte los pasos que que te he indicado arriba, contacta con nosotros y te explicamos como  podemos acompañarte en el proceso para llevar la delegación de tu trabajo al éxito.

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Preguntas frecuentes sobre cómo aprender a delegar tareas

¿Por qué cuesta tanto delegar tareas en una empresa o negocio?

Delegar suele costar por miedo a perder el control, por no saber cómo trasladar una tarea correctamente o por pensar que otra persona no la hará igual de bien. Este bloqueo es habitual cuando el negocio depende mucho de una sola persona, pero superarlo es clave para crecer, ganar tiempo y evitar que la empresa se estanque.

¿Qué hay que definir antes de delegar una tarea?

Antes de delegar conviene dejar por escrito qué tarea concreta se quiere traspasar, cómo debe hacerse, qué objetivo debe cumplirse y qué tono o valores debe respetar la persona que la asuma. Cuanto más claro esté el proceso desde el principio, más fácil será que la delegación funcione bien.

¿Por qué es importante delimitar funciones y plazos al delegar?

Delimitar funciones evita duplicidades o conflictos cuando intervienen varias personas en un mismo proceso. Además, definir plazos de entrega y tiempos de ejecución ayuda a organizar recursos, coordinar tareas y generar confianza entre ambas partes durante la delegación.

¿Qué papel tiene la comunicación en una delegación eficaz?

La comunicación es una de las claves para que la delegación funcione. Hablar con claridad, documentar el proceso y crear un entorno de confianza permite resolver dudas a tiempo, evitar errores y mantener el control sin necesidad de supervisar cada paso de forma constante.

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Asistente administrativa virtual, cómo empezar a delegar?

Asistente administrativa online

Secretaria externa: Definir tareas a externalizar

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

La Secretaria externa es una figura muy útil para ayudar a hacer crecer tu negocio.

Una profesional freelance implicada en tu negocio puede ayudarte no sólo a efectuar esas tareas en las que se especializa de forma eficaz, si no también a aportar nuevos puntos de vista e ideas para mejorar los procesos administrativos de tu proyecto.

Si las tareas administrativas recurrentes consumen gran parte de tu tiempo, es momento de plantearse externalizar algún área de tu negocio.

Tienes dudas sobre delegar un área administrativa de tu actividad? En este sentido es importante trabajar la confianza y el trabajo en equipo, y estipular bien los procesos dependiendo del nivel de implicación que necesites y del tipo de trabajo en el que se requiere un apoyo.

«-Empieza por hacer lo necesario, luego lo que te sea posible y, cuando te des cuenta, estarás haciendo lo imposible. -Francisco de Asís.«

Necesitas ayuda administrativa?

Con cuál de los siguientes escenarios te identificas inicialmente el A o el B?

 

a) Necesitas una ayuda puntual por sobrecarga de trabajo administrativo?

Contratar una ayuda puntual por exceso de trabajo, suele ser un proceso concreto y ágil de delegar. Requiere concreción en la tarea y saber transmitir las explicaciones oportunas sobre el servicio que se desea externalizar. Este tipo de contrato, si no se tiene previsto que tenga continuidad en el tiempo, requiere un nivel de coordinación rápida y es muy factible. Contáctanos para consultar.

 

b) Requieres un profesional administrativo de apoyo que te acompañe a lo largo de tu proyecto?

Delegar en un administrativo freelance una serie de tareas de apoyo asiduamente y de forma continuada crea un nivel de implicación y coordinación máxima entre las dos partes y es el objetivo de nuestro proyecto. Un colaborador que trabajará mano a mano en las tareas de gestión de tu actividad profesional.

La administrativa online trabajará de forma externa pero con unos protocolos de actuación y coordinación mutua, que requieren concretarse y trabajar de forma conjunta desde un inicio.

Se diseñará un sistema de trabajo que sea eficiente para ambos profesionales y mantenga una efectiva comunicación.

La secretaria online tendrá un nivel de implicación alto en tu proyecto intentando aportar ideas y optimizar todos los procesos, que será el objetivo de la relación comercial. La hoja de ruta servirá para organizar el conjunto de las tareas. Se trata de establecer una relación comercial de dos profesionales win-to-win (ambas partes ganan).

Requiere planificación mutua inicial y definir muy bien los objetivos y ejecución de los trabajos y un proceso de adaptación mutuo. Una vez desarrollado este trabajo, los beneficios de contar con un profesional del sector para optimizar tu tiempo son muchos. Ver los beneficios de externalizar en este otro post.

Tienes sobrecarga de trabajo, pero no tienes claras aún qué tareas son las que puedes externalizar?

O bien, tienes dudas de cómo será el control en la gestión de las tareas delegadas?

En ocasiones, en tu día a día como emprendedor puedes encontrarte ‘apagando fuegos’ e inmerso en la ejecución de decenas de tareas distintas que pueden llegar a sobrecargarte.

En este punto es donde podemos ayudarte:

Para analizar si el sistema de externalización de servicios administrativos que ofrecemos es el más indicado para ayudarte en tu tipo negocio puedes reservar una sesión informativa gratuita donde evaluaremos en qué áreas podemos ayudarte y qué servicios necesitas.

Tendrás acceso compartido a la aplicaciones de gestión documental y podrás consultar o descargar la documentación generada por tu administrativa en todo momento.

Trabajaremos en conjunto y estableceremos unos sistemas de contacto y coordinación por lo que no perderás la visión del área delegada.

 

Quieres saber más?

 

Visita nuestro post VALORA SI NECESITAS UNA SECRETARIA EXTERNA.

Resumen:

Un profesional freelance implicado en tu negocio puede ayudarte no sólo a efectuar esas tareas en las que se especializa de forma eficaz, si no también a aportar nuevos puntos de vista e ideas para mejorar los procesos administrativos de tu proyecto. La confianza y la coordinación son las claves para el correcto funcionamiento de este vínculo profesional.

 

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Preguntas frecuentes sobre una asistente administrativa virtual y cómo empezar a delegar

¿Cómo empezar a delegar tareas a una asistente administrativa virtual?

Para empezar a delegar tareas a una asistente administrativa virtual es importante identificar primero qué procesos administrativos consumen más tiempo y cuáles se pueden documentar con facilidad. A partir de ahí conviene definir prioridades, establecer una forma de trabajo clara y concretar cómo será la comunicación y el seguimiento de las tareas delegadas.

¿Qué tipo de tareas se pueden delegar a una asistente administrativa virtual?

Se pueden delegar tareas administrativas recurrentes como gestión documental, facturación, seguimiento de cobros, control de agenda, soporte en compras, atención administrativa, elaboración de informes o actualización de bases de datos. Delegar este tipo de funciones ayuda a liberar tiempo y a mantener una operativa más ordenada.

¿Se puede delegar una ayuda puntual o es mejor un apoyo continuado?

Depende de las necesidades del negocio. Hay empresas o autónomos que necesitan una ayuda puntual por sobrecarga de trabajo administrativo y otros que requieren un apoyo continuado para acompañar el crecimiento del proyecto. En ambos casos es importante definir bien el alcance del trabajo y el nivel de coordinación necesario desde el inicio.

¿Cómo se mantiene el control de las tareas cuando se externaliza la administración?

El control se mantiene estableciendo protocolos de actuación, herramientas compartidas y sistemas de seguimiento que permitan consultar la documentación y revisar el estado de las tareas en cualquier momento. Delegar no significa perder visibilidad, sino organizar mejor la gestión con una coordinación clara entre ambas partes.

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