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Actitudes versus aptitudes: la importancia de los valores

Externalizacion de servicios administrativos: Externaliza Services

La importancia de la actitud

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

En ocasiones, las acciones de las personas y su forma de enfrentarse a su trabajo diario (la actitud) es más importante que sus propios conocimientos (las aptitudes).

Muchas empresas ya se han dado cuenta de ello y están transformando su política de gestión de personal y colaboraciones basándose en dar una mayor importancia a la selección de personas poniendo más énfasis en sus actitudes tales como su predisposición al trabajo, su capacidad por afrontar situaciones difíciles o su manera de concebir la vida y de relacionarse con los demás.

Sabemos que la opción ideal sería tener un candidato con ambas, actitud y aptitud. Pero enfrentados al dilema de cuál es más importante, te recomendamos que le des un poco más de peso a la actitud. ¿Por qué? Porque es básica para un gran ambiente laboral, es un elemento clave para que la persona esté siempre motivada, para que esté dispuesta a adquirir nuevos retos y aprender.

Por lo tanto,¿eliges aptitud o actitud?, sin duda elijo ambas, pero le doy más importancia a la actitud.

«Una actitud positiva, retro-alimenta el entorno laboral»

Está claro que necesitas tanto conocimientos como habilidades para desarrollar cualquier trabajo, pero creo que lo que finalmente te hace decidirte por escoger a un colaborador es su predisposición y actitud respecto al trabajo.

Aquí te numeramos una lista de actitudes y aptitudes más valoradas por la empresas:

1 Iniciativa

2 Capacidad resolutiva

3 Adaptabilidad

4 Trabajo en equipo

5 Versatilidad

6 Creatividad

7 Liderazgo

8 Seriedad

9 Empatía

10 Implicación

11 Colaboración

12 Positivismo

13 Seguridad

14 Compromiso

15 Honestidad

16 Proactividad

17 Perseverencia

∼Resumen:

Muchas organizaciones están transformando la política de gestión de personal y colaboraciones basándose en dar una mayor importancia a las actitudes de las personas.

En la era de la formación, la manera en la que te enfrentas a tu día a día en tu trabajo, es lo que marca la diferencia.

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EXTERNOS

Desde Externaliza Services también estamos convencidos de que están cambiando los puntos de vista y cada vez se valora más la actuación en función de unos elevados códigos éticos y morales.

Si necesitas contar con un profesional administrativo externo que te acompañe la gestión del día a día en tu negocio, consulta aquí en qué podemos ayudarte.

 

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Preguntas frecuentes sobre actitudes, aptitudes y valores en el trabajo

¿Qué diferencia hay entre actitud y aptitud en el trabajo?

Las aptitudes se refieren a los conocimientos, habilidades o capacidades técnicas que una persona posee para realizar un trabajo. La actitud, en cambio, está relacionada con la forma en la que una persona afronta su trabajo, su predisposición, su motivación y su manera de relacionarse con los demás. Ambas son importantes, pero muchas empresas valoran cada vez más la actitud en el entorno laboral.

¿Por qué las empresas valoran tanto la actitud de una persona?

La actitud influye directamente en el ambiente de trabajo, en la capacidad para aprender, en la resolución de problemas y en la adaptación a nuevas situaciones. Una persona con actitud positiva, iniciativa y compromiso suele integrarse mejor en el equipo y afrontar los retos profesionales con más motivación.

¿Se pueden desarrollar las aptitudes y las actitudes con el tiempo?

Sí. Las aptitudes pueden desarrollarse mediante formación, experiencia y aprendizaje continuo. La actitud también puede trabajarse mediante el desarrollo personal, la gestión emocional y la forma de afrontar los retos profesionales. La combinación de ambas suele ser la base para un crecimiento profesional sólido.

¿Qué valores suelen ser más valorados en el entorno profesional?

Entre los valores más apreciados en el entorno laboral destacan el compromiso, la responsabilidad, la iniciativa, la capacidad de trabajo en equipo, la empatía, la honestidad o la proactividad. Estos valores ayudan a crear entornos de trabajo más productivos y colaborativos.

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Valora si necesitas una Secretaria Externa: Ver si te identificas con alguno de estos casos

Valora si necesitas Secretaria

Es posible que necesites la ayuda de una Secretaria externa, si...

By Beatrice - Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es * -

ORGANIZAR UN DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN PARA AUTÓNOMOS O EMPRENDEDORES

En ocasiones, muchos emprendedores deben pasan gran parte de la jornada ‘apagando fuegos’. Hay que contestar consultas de los clientes, tramitar pedidos, hacer facturas, mientras se reclaman plazos de entrega a proveedores, o se comparan y contratan seguros, reclamar pagos pendientes y se coordina la agenda.

En nuestra experiencia colaborando otros emprendedores a gestionar su día a día, somos conscientes de que en ocasiones el tiempo que se dedica a ejecutar las tareas arriba mencionadas, representa un estancamiento en el crecimiento o mantenimiento de la actividad económica, a pesar de que parezca que al realizar todas las tareas se está ahorrando costes. 

¿Porqué? Pues bien, mientras se efectúan tareas como comparar proveedores, o preparar la documentación necesaria para cumplir con las obligaciones tributarias, se está dedicando menos tiempo a la actividad principal de le empresa, que es la que verdaderamente aporta valor y beneficios a tu negocio.

«Muchos de nosotros nos tomamos mucho tiempo en atender lo que es urgente, pero no el suficiente tiempo en aquello que es más importante.
– Stephen Covey.»

Nuestro consejo para seguir creciendo: confía en profesionales altamente especializados y formados para realizar las funciones administrativas, y dedica más tiempo a la toma de decisiones estratégicas, mejorar tus servicios, llegar a más gente, y a conseguir y consolidar clientes.

CASOS EN LOS QUE PUEDES ENCONTRARTE CON NECESIDAD DE CONTRATAR AYUDA EXTERNA PROFESIONAL

 
  • ERES UNA AUTÓNOMO Y DESEAS PROFESIONALIZAR TU DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

Tu actividad profesional va tomando forma, pero te has convertido en un emprendedor orquesta. Realizas prácticamente todas las funciones administrativas, además de la actividad principal, y te da la sensación de no llegar a todo. 

  • ERES UNA PYME, ESTÁS CRECIENDO Y NO QUIERES INCURRIR EN MÁS COSTES FIJOS

Tu empresa está creciendo, necesitas ayuda de profesional pero no deseas incurrir en más costes fijos. Colaborar con profesionales externos te permitirá establecer los gastos en función del volumen.

  • ERES FREELANCER, NECESITAS AYUDA CON TU ADMINISTRACIÓN, PERO NO DISPONES DE UN ESPACIO FÍSICO

Si eres un coach, comercial, formador, conferenciante, escritor, diseñador, social media o cualquier tipo de profesional freelance podemos ayudarte a profesionalizar tu departamento de administración y a llevar el control de las tareas de gestión de tu actividad, sin necesidad de recurrir a la contratación interna y costes derivados del alquiler de un despacho.

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¿CÓMO PUEDEN AYUDARTE NUESTROS SERVICIOS DE SECRETARIA EXTERNA?

 

La externalización, también conocida como outsourcing, consiste en movilizar recursos hacia una empresa externa y puede servirte no sólo para ahorrar costes sino también para aportar valor a tu empresa. No perderás en absoluto el control en la gestión, ya que establecemos unas pautas de coordinación y comunicación, y podrás acceder a tus documentos en todo momento mediante una aplicación compartida.

Con nuestros servicios de asistente administrativa externa, podrás tener controlados todos los aspectos de tu departamento de administración sin necesidad de asumir costes fijos de contratación de personal.

Tu gestor administrativo profesional trabajará con absoluta confidencialidad, implicándose en tu proyecto para que puedas delegar con confianza. 

Este es un post de nuestro blog, pero si estás interesado en obtener más información sobre si nuestros servicios secretaria externa pueden encajar con tu negocio, consúltanos o date una vuelta por la web:

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¿Qué servicios podemos ofrecerte?

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Preguntas frecuentes sobre contratar una secretaria externa

¿Cuándo puede una empresa necesitar una secretaria externa?

Una empresa puede necesitar una secretaria externa cuando el volumen de tareas administrativas empieza a ocupar demasiado tiempo del emprendedor o del equipo. Funciones como facturación, gestión de proveedores, coordinación de agenda, control de documentación o seguimiento de clientes pueden acabar consumiendo gran parte de la jornada si no se delegan.

¿Qué tareas puede asumir una secretaria externa en una empresa?

Una secretaria externa puede asumir tareas como emisión de facturas, control de cobros, gestión de correos, organización de documentación, seguimiento de presupuestos, coordinación de agenda, contacto con proveedores o preparación de informes. Delegar estas funciones permite mantener el departamento administrativo organizado sin necesidad de incorporar personal interno.

¿Qué ventajas tiene contar con una secretaria externa para pymes o autónomos?

Contar con una secretaria externa permite optimizar recursos, reducir costes fijos y disponer de apoyo administrativo profesional cuando realmente se necesita. Además, ayuda a que el empresario pueda dedicar más tiempo a la actividad principal del negocio, mejorar sus servicios y centrarse en la estrategia y el crecimiento.

¿Se puede delegar la administración sin perder el control del negocio?

Sí. Al trabajar con una secretaria externa se establecen procesos de coordinación y comunicación que permiten al empresario seguir teniendo control sobre la información y las decisiones. El objetivo es descargar tareas operativas mientras se mantiene la supervisión de la gestión administrativa.

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Asistente administrativa online, ¿cómo funciona?

¿Externalizar servicios administrativos, es para mi empresa?

By Beatrice de Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Desgranamos algunos aspecto del outsourcing administrativo

La tendencia de externalizar los servicios administrativos ha experimentado un incremento excepcional en los últimos años. Internet y las nuevas tecnologías han planteado nuevas necesidades y profesiones que formaran parte de nuestro día a día como emprendedores.

A partir de año 2020, los servicios, cursos y ventas online han incrementado exponencialmente, y las organizaciones estan tomando e integrando la parte positiva de ello. 

Debemos explicarte que estamos especializados en ofrecer servicios administrativos online desde 2014, cuando aún en España el teletrabajo era prácticamente un sector minoritario, llevamos apostando por ello muchos años y demostrado que era posible, abriendo camino a las resistencias iniciales de muchas empresas. Hemos vivido todas las etapas, y visto cómo ha evolucionado la comunicación y relación a través de las tecnologías entre las empresas en las últimas décadas, y sabemos de lo que hablamos. 

Siempre hemos apostado por la parte positiva de las tecnologías y las comunicaciones, pero sin olvidar la humanización de las empresas, el trato cercano, el acompañamiento y la personalización. Nosotros pensamos que el éxito es unir ambos aspectos.

Si en ocasiones lo has valorado, pero no te has atrevido a dar el paso por falta de información, esperamos que este artículo te ayude a resolver algunas cuestiones frecuentes.

Si alguna vez, como emprendedor te has encontrado saturado de trabajo administrativo, o te has dado cuenta que estás dedicando menos tiempo del que deberías a la actividad principal de tu empresa para hacer crecer o mantener tu negocio, tal vez sea el momento de plantearse si te conviene delegar tareas administrativas.

En el tejido empresarial está muy extendida la externalizacion de servicios relacionados con recursos humanos, marketing y servicios web, asesoría fiscal, pero es una tendencia cada vez creciente en Pymes y autónomos plantearse externalizar tareas administrativas, contables, de atención al cliente, y relacionadas con la gestión diaria necesaria de una actividad empresarial. 

Es decir, aquellas funciones que son necesarias para que el engranaje de tu empresa esté bajo control, pero no que no son parte del negocio principal y pueden ser delegadas a otros profesionales formados para ello, que además puedan aportar su grado de especialización.

«Win-to-win: Contar con un profesional freelance implicado en tu proyecto genera sinergias positiva»

Externalizar servicios administrativos, ¿por dónde empezar?

Cada negocio y actividad es distinta, pero todas coinciden en que existen un gran abanico de tareas que pueden delegarse a profesionales: 

– Departamento de ventas: Emisión de facturas, control de cobros y seguimiento.

– Departamento de compras: Control y registro de gastos, previsiones de pago, relación con proveedores.

– Contabilidad, analítica e informes: Gestión de la contabilidad integral o analítica y creación de informes periódicos (presupuesto anual, tesorería, ingresos y gastos, analíticas de ventas, etc.)

– Atención al cliente / provedoor: Gestión del correo del departamento de administración, peticiones de información, envío y seguimiento de presupuestos, recepción de pedidos y facturas de compras, dudas contables, etc.

– Impuestos y trámites: Control y preparación de documentación necesaria para la confección de impuestos, registro de e-facturas, seguros, etc. y relación y control de la documentación con tu gestoria.

Las tareas de gestión de la empresa son funciones que necesitan una atención orientada a la excelencia, resolución ágil y proactividad, trato amable y confidencialidad total. 

Puedes empezar detectando qué funciones serían las más eficientes de delegar identificando aquellas tareas que te quitan más tiempo. Si tienes dudas, puedes controlar a qué dedicas tu día a día con herramientas como Toogl, o simplemente anotando durante quince días todas las tareas realizadas y el tiempo invertido en ellas cada día en un excel. 

Te aconsejo que midas todas, aunque le dediques 10 minutos. Es probable que te sorprendas cuando veas el resumen, pero es una forma de contarte la verdad sobre tu tiempo.

«Delegar es orquestar el talento»

Dar el paso a externalizar los servicios administrativos

¿Es para mí?

Imagina que al iniciar tu jornada laboral pudieses concentrarte directamente en aquellas competencias y estrategias que aportan valor a tu empresa: reuniones con clientes, tomar decisiones de estrategias comerciales, centrarte en el lanzamiento de nuevos productos, etc… mientras tienes la tranquilidad que las tareas administrativas y de gestión están siendo debidamente atendidas.

¿Tienes miedo a perder el control de la gestión de tu negocio?

Hemos efectuado una estadística desde nuestra experiencia y aunque algunos empresarios tienen claro los beneficios de delegar, en los casos es la primera vez que se da este paso (bien porque el negocio empieza a crecer, o bien porque se busque delegar la carga administrativas), muchos emprendedores comparten cierta indecisión, que es natural, y suele ir orientada a:

(1) Cierto recelo a dar el paso por sobre todo derivado del miedo a perder el control.  Por lo tanto, si es tu caso, plantéanos tus inquietudes y te explicaremos cómo diseñamos una metodología de trabajo a medida de cada uno de nuestros clientes, y comprobarás que se puede delegar con confianza, sin perder la información sobre lo que se está realizando.

(2) Otra de las principales inquietudes que suelen surgir van en torno a pensar que el trabajo no se efectuará con la misma eficiencia. Comprueba que esos miedos se disipan cuando realmente constatas que el equipo o el profesionales que hay detrás se ocupan de las gestiones con una implicación máxima y de forma profesional. Y en este sentido es importante estar receptivo a establecer una colaboración basada en la confianza.

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Es fundamental para nosotros, formar equipo contigo. Optimizamos las tareas y ciclos de trabajo delegados, estableceremos unos protocolos para una correcta coordinación y que estés en todo momento informado de las actuaciones realizadas y los temas más importantes o de los que se debe tomar alguna decisión. 

Nuestro punto fuerte es la gestión integral de los departamentos de administración de autónomos y pymes mejorando procesos, estableciendo controles, diseñando sistemas de comunicación y encargándonos del back-office administrativo, para que tu puedas dedicarte a :

(1) Toma de decisiones estratégicas.

(2) Optimizar tu tiempo para dedicarlo a tareas de core-business (actividad principal) de tu empresa.

(3) Dedicar más tiempo a fidelizar clientes o hacer crecer tu negocio.

Ponte en contacto con nosotros y conoce cómo.

¿Estás preparado para mejorar tu tiempo y calidad de trabajo?

RESUMEN:

Contar con un profesional externo implicado en tu negocio y perder el miedo a delegar puede ser una buena forma de adaptarse a los cambios y hacer crecer tu negocio, optimizando el tiempo para dirigirlo a las tareas prioritarias de tu negocio.

Consulta aquí en qué podemos ayudarte


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Preguntas frecuentes sobre una asistente administrativa online

¿Qué es una asistente administrativa online?

Una asistente administrativa online es una profesional que gestiona tareas administrativas de una empresa de forma remota. Puede encargarse de funciones como facturación, control de cobros, gestión documental, atención al cliente, seguimiento de proveedores o elaboración de informes, permitiendo que el empresario se concentre en la actividad principal de su negocio.

¿Cómo funciona el servicio de asistente administrativa online?

El servicio suele comenzar analizando las necesidades del negocio y definiendo qué tareas administrativas se van a delegar. A partir de ahí se establecen procesos de trabajo, herramientas de comunicación y seguimiento de tareas para que la colaboración sea fluida y el empresario pueda tener siempre control sobre la gestión.

¿Qué tipo de tareas se pueden delegar a una asistente administrativa online?

Se pueden delegar tareas como emisión de facturas, seguimiento de cobros, elaboración de presupuestos, control de compras y proveedores, organización de documentación, atención a consultas administrativas o elaboración de informes. Estas tareas forman parte del back-office administrativo y suelen consumir gran parte del tiempo de autónomos y pymes.

¿Una asistente administrativa online puede integrarse en la organización de una empresa?

Sí. Una asistente administrativa online puede integrarse como un apoyo externo dentro del departamento administrativo de la empresa. Trabaja coordinadamente con el equipo interno, sigue protocolos de comunicación y mantiene informado al empresario sobre las tareas realizadas y los asuntos que requieren decisión.

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Administrativa online, ¿cómo puede ayudarme en a mi negocio?

Frases motivadoras autonomos

Tareas que puedo delegar a una administrativa online

By Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Según varias estadísticas más de un 50% del tiempo invertido diariamente en un negocio, corresponden a tareas de gestión y control, y no a gestiones que estén directamente relacionadas con ventas, o con hacer crecer el proyecto (incluso puede incrementarse hasta un 80%, según el tipo de actividad).

¿Que pasaría sin un autónomo delega todas o parte de esas funciones? Pues que puede decidir invertir ese tiempo a dedicarse a temas más estratégicos, y mejorar así la rentabilidad de su negocio; o bien, lo que desea se pasar al siguiente nivel, creando una estructura para que la parte administrativa del negocio pueda funcionar sin depender a todas horas de su fundador.

Existen numerosas tareas esenciales que deben realizarse de forma sistemática en todas las actividades empresariales. Funciones importantes para llevar una correcta gestión del dia a dia del negocio, pero que no forman parte de la actividad principal de la empresa, y que pueden optimizarse si las realizan personas formadas específicamente para ello.

Detallamos algunas de ellas:

– Departamento de ventas: Emisión de facturas, control de cobros y seguimiento)

– Departamento de compras: Control y registro de gastos, previsiones de pago, relación con proveedores

– Contabilidad y analítica: Gestión de la contabilidad integral o analítica y creación de informes periódicos (presupuesto anual, tesorería, ingresos y gastos, analíticas de ventas, cálculo de ratios, presentaciones e informes de cierre contable mensuales, trimestrales o anuales, etc.)

– Atención al cliente: Gestión del correo, peticiones de información, envío y seguimiento de presupuestos

– Impuestos y trámites: Control y preparación de documentación necesaria para la confección de impuestos, registro de e-facturas, seguros, etc.

¿En qué puedes beneficiarte si delegas estas tareas?

Nuestro punto fuerte es la gestión integral de los departamentos de administración de autónomos y pymes mejorando procesos, estableciendo controles, diseñando sistemas de comunicación y encargándonos del back-office administrativo

Nuestro objetivo es que tengas tiempo de calidad para que puedas dedicarlo a:

(1) Toma de decisiones estratégicas.

(2) Optimizar tu tiempo para dedicarlo a tareas de core-business (actividad principal) de tu empresa.

(3) Dedicar más tiempo a fidelizar clientes o hacer crecer tu negocio.

 

Dentro de nuestro servicio de asistencia virtual administrativa englobamos todos aquellos roles necesarios para una correcta gestión de la actividad profesional.

Las funciones más requeridas por nuestros clientes son:

  • Elaboración facturas, presupuestos y albaranes

Estableceremos de forma conjunta una metodología para que el funcionamiento del departamento de facturación se efectúe de forma ágil y sencilla.

«Cuando pierdes el miedo a delegar y empiezas a trabajar con otros profesionales, aprendes a liberate de tareas en las que no eres imprescindible»

  • Gestión de cobros 

La gestión de los cobros de tus facturas requiere un seguimiento periódico y una actualización constante de tus informes y registros.

  • Redacción de documentos | Actualización de bases de datos

Optimizarás mucho tu tiempo simplemente dando el visto bueno.


  • Gestión departamento compras y proveedores

Controlar facturas de compras y la relación con proveedores, requiere de una gestión profesional especializada.


  • Contabilidad e informes

Tus números e informes al día: presupuestos anuales, informes financieros, tesorería, y todo lo que necesites para disponer de la información sobre la situación económica de tu empresa.

  • Impuestos y coordinación con gestoria

Olvídate de toda la documentación que hay que recopilar, organizar y enviar para cumplir con las obligaciones fiscales. Repasamos y verificamos tus impuestos.

  • Atención al cliente

Podemos ayudarte a ofrecer la información sobre tus servicios a clientes, consultas, gestión del correo electrónico, seguimiento de presupuestos, etc. para que no se pierda ninguna conversión.

Conclusión:

¿Qué te parecería iniciar tu día a dia como emprendedor, focalizándote a tener una visión y control estratégico de tu negocio, y a conseguir más ventas?

Este es únicamente un extracto de todas las tareas en las que podemos dar a emprendedores. 

Diseñamos un sistema único de gestión administrativa para cada uno de nuestros clientes, y nos convertimos en un departamento más de tu empresa.

Obtén más información de en qué podemos ayudarte en esta página y contáctanos para conocer cómo trabajamos

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Preguntas frecuentes sobre una administrativa online para empresas y autónomos

¿Qué tareas puede asumir una administrativa online en un negocio?

Una administrativa online puede asumir tareas como emisión de facturas, elaboración de presupuestos y albaranes, gestión de cobros, actualización de bases de datos, redacción de documentos, atención al cliente, control de compras y proveedores, así como apoyo en contabilidad e informes. Delegar estas funciones ayuda a que la empresa mantenga su operativa administrativa al día sin cargar al equipo interno con tareas repetitivas.

¿Cómo puede ayudar una administrativa online a mejorar la organización de una empresa?

Una administrativa online ayuda a mejorar la organización estableciendo procesos, manteniendo la documentación ordenada, dando seguimiento a tareas clave y aportando continuidad en la gestión diaria. Esto permite tener más control sobre facturación, cobros, compras, correos, informes y otros procesos administrativos que influyen directamente en el funcionamiento del negocio.

¿Para qué tipo de negocios es útil contar con una administrativa online?

Contar con una administrativa online puede ser útil para autónomos, pymes y empresas que necesitan apoyo en su operativa diaria sin incorporar personal interno a tiempo completo. Es especialmente interesante cuando el volumen de tareas administrativas crece, el equipo está saturado o se busca mejorar la gestión sin perder flexibilidad.

¿Una administrativa online puede ayudar a ganar tiempo para tareas estratégicas?

Sí. Delegar tareas administrativas en una profesional online permite liberar tiempo para centrarse en la actividad principal del negocio, tomar decisiones estratégicas, mejorar la relación con clientes o impulsar el crecimiento de la empresa. Externalizar este tipo de funciones ayuda a reducir carga operativa y a trabajar con más enfoque.

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