Categoría: Gestión de tiempo, productividad y organización empresarial

La productividad para Pymes y autónomos

La productividad incluye una gestión eficiente del tiempo, pero también abarca otras áreas, como la organización empresarial, teniendo en cuenta, además, analizar las mejores opciones con los recursos de los que se disponga.

Con nuestros más de 25 años gestionando departamentos de administración, somos profesionales de servicios administrativos online, con una metodología propia basada en la personalización y trato directo, para incrementar nuestra productividad, y mejorar el control de las empresas en las que colaboramos en la gestión.

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A continuación, puedes leer algunos artículos de nuestro blog: tips y consejos para organizar y gestionar tu empresa. Esperamos que puedan aportarte valor.

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15 acciones importantes para controlar bien la gestión de tu negocio

Gestión de la empresa

ACCIONES IMPORTANTES PARA CONTROLAR BIEN LA GESTIÓN DE TU NEGOCIO (Para autónomos y pymes)

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Otras fuentes del artículo: – Infoautónomos (Blog)

EL CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

Los beneficios de llevar el control de tu administración al día son muy valiosos. Bajo nuestro punto de vista, el control administrativo no consiste únicamente en recopilar la información para la presentación de las obligaciones fiscales. Es mucho más. Permite tener una fotografía para conocer la evolución de tu empresa en cada momento, con el objetivo de poder valorar y tomar decisiones. Y revisar los diversos asuntos administrativos implicados en la gestión de tu empresa para implantar mejoras o verificar si hay algún proceso que no están funcionando del todo, para seguir creciendo.

Si eres freelance o pequeña empresa, en ocasiones puede que no dediques todo el tiempo que te gustaría a lo realmente importante para conseguir clientes, porque estás gestionando temas administrativos, que no nos engañemos, requieren dedicar bastantes horas, pero son necesarios si quieres un buen control de todas las áreas.

 

RESUMEN DE TAREAS ADMINISTRATIVAS

Te ofrecemos a continuación un check-list de tareas que, ofrezcas servicios o vendas productos, debes gestionar para tener un control de todos los aspectos que integran tu negocio.

Te detallamos las acciones imprescindibles a tener en cuenta para gestionar tu actividad (hemos ampliado la lista a 22 tareas, en la última actualización del artículo).

Si alguna de ellas no están incluidas en tu ciclos de trabajo, te recomendamos revisar tus procesos internos, porque es posible que se te esté escapando algo.

Toma nota:

  1. Efectuar presupuestos profesionales. Disponer de un catálogo definido de los distintos servicios.
  2. Tener un catálogo de productos definido.
  3. Gestionar el control de stocks (si vendes productos).
  4. Gestionar el control de tiempo invertido (si vendes servicios o proyectos).
  5. Control acciones de venta: seguimiento, entrega y aceptación de presupuestos.
  6. Emitir las facturas de venta.
  7. Remitir la documentación de ventas a los clientes y controlar su recepción (contratos, facturas, presupuestos).
  8. Controlar y reclamar el pago de tus facturas a los clientes.
  9. Atención al cliente: Atender consultas, pedidos, dudas o requerimiento de documentación de tus clientes.
  10. Llevar un registro de facturas emitidas, en concordancia con los libros legales aprobados.
  11. Llevar un registro de facturas y gastos recibidos, en concordancia con los libros legales aprobados.
  12. Controlar y casar los movimientos bancarios (aunque no te obligue la legislación porque no seas sociedad mercantil, controlarlo a nivel interno es muy importante para saber tus ingresos y gastos).
  13. Gestionar el departamento de compras y pedidos realizados.
  14. Revisar facturas pendientes de recibir.
  15. Recopilar y llevar al día la gestión documental de ventas y compras.
  16. Gestionar la agenda. Programar tareas y posibles imprevistos.
  17. Llevar un control de tus beneficios y conocer el resultado contable de tu actividad. Tener un software apropiado ayuda, pero existen casos en que llevar un control en excel, es suficiente para conocer tus números. Este programa tiene un gran potencial e infinidad de posibilidades suficiente para empresas con un volumen no muy alto.
  18. Realizar otras estadísticas o informes: Presupuesto anual, objetivos, rentabilidad clientes, etc.
  19. Recopilar la documentación para llevar al día las obligaciones fiscales, laborales y mercantiles. Ya sean mensuales, trimestrales o anuales.
  20. Realizar las gestiones oportunas y controlar la documentación para el cumplimiento de la legislación: prevención de riesgos laborales, protección de datos, documentación laboral.
  21. Revisar el cumplimento de otras obligaciones legales: seguros y responsabilidad civil y de actividad, protección intelectual, etc.
  22. Establecer y mantener actualizados los procedimientos internos (el método para gestionar cada tarea y función).

Y si además eres una sociedad mercantil, aún se suman algunas obligaciones mercantiles más a lista.

¿Tienes controladas estas tareas? 

Si estás llevando un correcto control de tu actividad, te habrás dado cuenta que requiere invertir tiempo y dedicación a estas funciones necesarias.

Debes poner en la balanza y tener en cuenta que todo ese tiempo, no lo estás dedicando a VENTAS o a aportar valor en el servicio o producto que ofreces a tus clientes.

¿Qué puedes hacer cuando ya no puedes abarcar más funciones?

MEJORAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Te damos dos soluciones para mantener o mejorar tus controles internos.

  • Valorar que procesos se pueden automatizar, e implantarlo.
  • Delegar a profesionales.

¿Te imaginas el tiempo que podrías invertir en temas estratégicos o a tu actividad principal, si delegas alguna o todas las funciones que te indico arriba en el listado a especialistas?

Puede que sea el momento en plantearte empezar a delegar si: 

(1) No te gusta esta parte interna de control de tu actividad y gestión administrativa, y eso se traduce en que no encuentras nunca el momento para ponerte a realizar estas tareas o las dejas para el final.

(2) Realmente te das cuenta que pierdes demasiadas horas, que no estás dedicando a crecer o a lo que te apasiona en tu negocio

(3) Te planteas profesionalizar tu departamento y delegar estas funciones a especialistas. 

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es lo que te va a permitir crecer.

Si deseas crecer, claro. En ocasiones hay profesionales que se auto-gestionan y están contentos y alineados con este proceso. Si es tu caso, es estupendo.

El problema está cuando te das cuenta que has llegado a tu techo profesional y no puedes asumir más tareas; o bien, no estás creciendo lo que deberías para tener un rendimiento suficiente. Si estas en alguno de estos puntos tal vez debes empezar a pensar en delegar.

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es la parte de la gestión de tu negocio que te va ayudar a crecer.

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que dispones»

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que se dispone»

Si tienes estas inquietudes puedes consultarnos. 

Como gestores administrativos unos de nuestros objetivos es ser un departamento más de tu empresa. Somos el puente para que tengas el control total de tu back-office y te olvides de preparar, recopilar, controlar, reclamar toda la documentación, así como realizar las gestiones internas para cumplir con las obligaciones fiscales.

Una de las opciones que puedes valorar es contratar personal o delegar en servicios administrativos externos. 

Con esta última opción puedes colaborar con otros profesionales pagando únicamente por la gestión que necesitas en proporción al volumen de tu empresa o volumen de trabajo, sin ataduras laborables ni gastos fijos.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EXTERNOS

Algunos beneficios que podrías conseguir con la gestión de tu departamento a través de servicios administrativos externos son:

  • Delegar temas contables que no tienen porque ser tu especialidad.
  • Te ayudamos a estructurar el mejor sistema administrativo con los medios de los que dispongas (no importa si eres una mediana empresa con unos recursos de software, o un autónomo que realizas tus controles en excel).
  • Revisamos los procedimientos internos y te ayudamos mejorar la gestión.
  • Revisamos y te ayudamos a realizar la automatización de tareas administrativas.
  • Tu gestor administrativo está formado para mantenerte al día del calendario fiscal, novedades administrativas y contables.
  • No pierdas deducciones por no llevar un correcto control de las compras realizadas o por desconocimiento de las deducciones que puedes practicar. En resumen, no pagues impuestos de más.
  • Controlar todo tu back-office administrativo.
  • Lleva el control de tus beneficios y gastos al día.
  • Preparar temas fiscales.
  • Solucionar las dudas con tu gestor administrativo con tranquilidad.

Resumen:

En este artículo te hemos hablado de:

  • Porqué es importante el control de la administración de tu empresa.
  • ¿Cuál és el resumen de las tareas básicas que debes realizar para llevar un control de tu administración? .
  • ¿Cómo puedes mejorar tu gestión administrativa?

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Preguntas frecuentes sobre cómo controlar mejor la gestión de tu negocio

¿Por qué es importante controlar bien la gestión administrativa de un negocio?

Controlar bien la gestión administrativa permite tener una visión más clara de la evolución del negocio, detectar errores, mejorar procesos y tomar decisiones con más criterio. Además, ayuda a mantener al día tareas clave como presupuestos, facturación, cobros, compras, documentación o control de resultados.

¿Qué tareas son clave para llevar un buen control del negocio?

Entre las tareas más importantes están la elaboración de presupuestos, la emisión y seguimiento de facturas, el control de cobros y pagos, la gestión documental, la organización de la agenda, el control de compras, el seguimiento bancario y la revisión de resultados. Llevar estas áreas al día permite trabajar con más orden y evitar problemas de gestión.

¿Qué pasa cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna de la empresa?

Cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna es más fácil perder el control de tareas importantes, retrasar decisiones, cometer errores administrativos o dejar de atender áreas que afectan directamente a la rentabilidad del negocio. También puede provocar que el empresario dedique demasiado tiempo a tareas operativas y menos a ventas, estrategia o crecimiento.

¿Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mejorar el control del negocio?

Sí. Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mantener el control del back office, ordenar procesos, mejorar el seguimiento de documentación y liberar tiempo para centrarse en la actividad principal del negocio. Además, permite apoyarse en profesionales especializados sin necesidad de asumir una estructura interna más grande.

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El sistema para gestionar tu tiempo

El sistema para gestionar tu tiempo

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

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CLAVES IMPRESCINDIBLES PARA GESTIONAR TU TIEMPO

El tiempo es de las pocas coas que no se pueden comprar, es un recurso limitado y finito. Por lo tanto, aprender a gestionar eficazmente el tiempo, es una técnica muy valiosa.

En este artículo nos centraremos en este recurso orientado a tu trabajo o profesión, aunque se puede extrapolar a otros ámbitos, como el personal. Porque al final el tiempo del que dispones es sólo uno.

“El tiempo es un recurso limitado y finito, y no se puede comprar. Así que trátalo como un regalo valioso.”

OPTIMIZAR TU TIEMPO

En nuestro día a día laboral, siempre van a surgir imprevistos, y habrá temas que teníamos programados, que, en ocasiones, deberemos posponer o adaptar a otra fecha para atender temas que realmente sí son de urgencia. Por este motivo es imprescindible para empezar, saber distinguir lo que es importante de lo que es urgente.

La idea principal es tratar de eliminar las urgencias. El objetivo de este post es explicar un método que te ayude a eliminar lo máximo posible las urgencias, y que realmente pases a tener un mayor control para gestionar temas importantes, pero que no ‘quemen’.

Temas importantes tiene que haber, porque en caso contrario es un termómetro de que algo no funciona bien.

Una de las claves es, aunque exista algún día que se pueda convertir en un desastre, mantenernos firmes en volver a programar aquello que no ha sido posible realizar hoy, y no dejarlo ‘colgado’, con esta tenacidad comprobaras si observas tu agenda, con un poco de distancia (temas que hayas cerrado, clientes conseguidos), verás que has ido finalizando o consiguiendo metas.

La segunda clave sería el realismo. En conjunto (aunque haya excepciones), si en nuestro día a día establecemos una buena programación, y sobretodo que sea realista con lo que somos capaces de hacer, poco a poco iremos avanzando en conseguir los objetivos que nos hemos propuesto. Que deben ser objetivos pequeños cada día, que vayan sumando.

Y si una tarea me requiere 2 semanas, pues por lo menos, ser consciente de ello.

Un ejemplo: Si yo me programo para mañana 39 tareas, para lo único que me va a servir es para decepcionarme. Debo programar en función de lo que considere que voy a tardar en cada una de ellas y reservar ese espacio en mi agenda, para tener una visión real.

U otro ejemplo: Me programo hacer mañana el plan de negocio de la empresa que tengo pensado iniciar, o bien, modificar los procedimientos de mi empresa en relación a un cambio de programa de gestión que he incorporado. Pues este caso, ya tenemos un error de programación si no prevemos realmente que estas tareas no las vamos a poder realizar en un sólo día.

Si no eres realista en este sentido, en saber calcular el tiempo. No te preocupes porque esto se puede entrenar, a medida que vas viendo qué tareas tienes que volver a reprogramar en tu agenda o cuanto tardas en tus tareas más habituales.

Por otro lado, es importante, ver lo que has conseguido, ya sea de mayor o menor envergadura. Porque a veces, en la vorágine del día a día, nos parece que no conseguimos nada. Pero la gente que es constante (y doy fe de ello, en las cosas que he visto en mi profesión) cuando mira un año hacía atrás, sí ve los logros.

Por lo tanto, no hay formulas mágicas, pero si es importante que apuntes tres claves: REALISMO, CONSTANCIA Y AGENDA (o software)! 

Apunta todo en la agenda, todo tiene que tener un lugar en la agenda o programa. O si no es una agenda, por lo menos check-list de temas a resolver. Pero yo recomiendo la agenda porque te da una visión de puzzle, una visión completa de como está tu tiempo.

Existen infinidad de programas hoy en día para poder organizarte bien. En otro post, hablaré de los programas que pueden facilitarte la organización de tu día a día , pero para empezar el propio calendario de Google o de Microsoft, o una agenda física es suficiente , si tienes constancia.

Programar una tarea en un calendario te puede llevar dos minutos, pero el beneficio de contarte la realidad sobre tu tiempo, se multiplica por 100.

Otro punto importante, es intentar no aplazar de forma sistemática. El secreto está en el equilibrio. Si nos dejamos llevar siempre por los imprevistos, urgencias y fechas límite, costará mucho encauzar la agenda. ¿Porqué ? Precisamente, porque este sistema se convertirá en un ‘pez que se muerde la cola’.

En resumen, por lo que hemos comentado verás que si siempre trabajas en la urgencia, nunca tendrás tiempo para tratar aquellos temas primordiales para el buen funcionamiento de tu proyecto, y que puedan abordarse con antelación. De tal forma que estos asuntos, en un momento dado, irremediablemente se convertirán en urgentes. Parece lógico, no?

Te comento que en la práctica, al principio no es fácil organizarte si ya estás sumergido en la rueda de la urgencia, pero esto te va a provocar enorme estrés, y una sensación de que nunca llegas.

El truco está dejar un espacio siempre para las tareas que tienen fecha de entrega o caducidad, y sobre todo, y más importante todavía, para aquellas mejoras o tareas que te has planteado para prosperar.

Si dedicas tiempo a estas, las IMPORTANTES, progresivamente observarás que, como si fuese magia, en un periodo de unos dos meses irás teniendo menos URGENCIAS.  

CLAVES PRÁCTICAS PARA OPTIMIZAR TU TIEMPO

¿Lo vemos con ejemplos?

CUADRANTE (A) – URGENCIA: HAZLO!

– Proyectos o gestiones cuyas fechas vencen.

– Problemas apremiantes que deben resolverse hoy (imprevistos).

– Crisis derivadas de la mala organización / falta de previsión / falta de comunicación, etc.

– Gestiones aplazadas en varias ocasiones que es han transformado en urgentes.

CUADRANTE (B) : AGENDADO O PLANIFICADO

– Planificación y organización de las tareas.

* Gestión administrativa del proyecto

* Estudiar oportunidades

* Marketing e imagen de marca

* Atención al cliente

* Programar llamadas y reuniones con antelación para poder prepararlas

* Trabajar en la organización interna y los procedimientos internos

– Control de tu empresa u organización.

– Temas estratégicos y de dirección del proyecto.

– Toma de decisiones.

– Saber decir NO.

– Formación.

CUADRANTE  (C) : DELÉGALO

-Ejecución de las tareas.

* Gestión administrativa del proyecto

* Contabilidad e informes

* Marketing e imagen de marca

* Atención al cliente

CUADRANTE (D): SÁCALO DE TU PREVISIÓN

– Navegar por internet o redes sociales sin control

– Spam

– Reuniones no planificadas que no son productivas

– Llamadas e interrupciones no necesarias

– Desplazamientos no imprescindibles

– Actividades que sientes que no te aportan

“ De una forma casi mágica los imprevistos cada vez son menos, si trabajas con el sistema de la »agendado o planificado’ ”

ENFOCAR EL MÉTODO ORGANIZATIVO

No nos vamos a auto-engañar, este sistema empieza a convertirse en el algo que sale de forma natural cuando llevas un mínimo de 2-4 meses esforzándote para practicarlo. Es decir, que sí, que requiere disciplina.

Se trata de poner el foco siempre las tareas del cuadrante B (Agendado o planificado), dejando un espacio para algunos imprevistos, que siempre habrá, pero en mucha menos medida.

Y, por supuesto, cumplir con esa planificación intentando no procastinar. Es decir, si lo tenía previsto para hoy y es algo importante para el desarrollo de la empresa, lo hago. Aunque no sea apremiante en este momento. Porqué si no, seguro que se convertirá en urgente la semana que viene o dentro de un mes.

O peor aún, si se trata de tareas para hacer crecer tu empresa y no las planificamos, delegamos o hacemos, ese objetivo nunca llegará a materializarse.

Merece la pena el esfuerzo, ¿verdad?

Pues entonces, coge tu calendario online o tu agenda física, hazte una lista de las tareas importantes a un mes o dos meses vista y planifícalas.

Diariamente consúltalo y mantén el ciclo actualizado. Anota las nuevas tareas y planifica las recurrentes.

 

CONSEJOS ORGANIZATIVOS

Consejo 1: Es importante también acostumbrar a tus clientes, proveedores o colaboradores a programar las llamadas extensas, es decir, las que requieren tratar varios puntos o se preveé que puedan durar más de 10 minutos. De esta manera, puedes reservar una parte del día o de la semana a atender estos asuntos. Os puedo asegurar que la productividad se incrementa notablemente.

Consejo 2: ¿Y si hago todo lo que explicas en el post, y aún así no llego a todo? Pues bien, eso es buena señal, significa que tienes trabajo, ideas y proyectos que sacar adelante. 

Si estás en este punto es que has llegado a tu techo profesional y tienes dos opciones:

1) Ya te parece bien, y este sistema encaja perfectamente con tu forma de trabajar por cuenta propia: ¡Estupendo!

2) Has llegado a tu techo empresarial, y deseas seguir creciendo, conseguir más libertad, y enfocarte como un empresario: Delega.

Es complicado (por no decir casi imposible) que tu negocio se siga expandiendo si no delegas en profesionales o en personal contratado. A no ser que se trate de un proceso automatizado.

Si nunca has delegado, puede parecerte un mundo al principio. Es un proceso sobre todo de cambio de chip. 

Pero tengo que comentarte que, una vez que has encontrado a los profesionales que estan en linea con tu proyecto, y pasas a controlar (pero no ejecutar) ciertas tareas, y además, te das cuenta de que estas funcionan (igual, o en la mayoría de los casos mejor, si contratas a especialistas), llegas a un punto que piensas, ¿como no lo había hecho antes?.

 

EL RESUMEN

En resumen, deberías intentar trabajar siempre en el cuadrante B (PLANÍFICALO), para evitar que esas tareas se conviertan en las del cuadrante A (HAZLO YA).

Cuando vayas avanzando, y tu situación te lo permita, delega las tareas del cuadrante C (DELÉGALO), para poder seguir creciendo.

Y evidentemente, tira a la basura las ocupaciones del cuadrante D (SÁCALO DE TU PREVISIÓN), si tu intención es ser más productivo. Mi consejo es que te deshagas completamente de ellas, pero si no deseas eliminarlas completamente, simplemente trasládalas a tu tiempo libre.

Nuestros tres consejos para organizar tu tiempo:

– Planificar (debe plasmarse la organización de tu día en una agenda, con tiempos marcados, para que pueda controlarse de forma realista).

– No dejar las cosas programadas para después.

– Delegar.

Si te interesa este tema te recomendamos echar un vistazo a la teoría de Stephen Covey y su aplicación de la productividad.

Y si estás pensando en delegar ciertas tareas administrativas o piensas que puede servirte de ayuda en un futuro próximo, toma nota:

ASISTENTE VIRTUAL PARA EMPRENDEDORES

Gestión administrativa para pymes y autónomos

Si en algún momento en tu trayectoria profesional, te encuentras en un punto donde la organización correcta de tu tiempo no es suficiente para sacar rendimiento a tu día a día, y estás planteándote delegar tareas, anota nuestro contacto.

Somos especialistas en gestión administrativa y backoffice de Pymes y autónomos.

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Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar mejor tu tiempo

¿Cómo se puede gestionar mejor el tiempo en el trabajo?

Para gestionar mejor el tiempo en el trabajo es fundamental distinguir entre lo urgente y lo importante, planificar las tareas en una agenda o calendario y ser realista con el tiempo que requiere cada una. Cuando se trabaja con una programación clara y constante, resulta más fácil reducir urgencias y avanzar en los objetivos del negocio.

¿Por qué es importante diferenciar entre tareas urgentes y tareas importantes?

Diferenciar entre tareas urgentes y tareas importantes ayuda a evitar que todo se convierta en una crisis de última hora. Las tareas urgentes requieren atención inmediata, pero las importantes son las que permiten mejorar la organización, desarrollar el negocio y prevenir problemas futuros. Si se descuidan las importantes, con el tiempo muchas acabarán convirtiéndose en urgentes.

¿Qué papel tiene la agenda en la gestión del tiempo?

La agenda o el software de planificación permiten visualizar de forma realista cómo está distribuido el tiempo y reservar espacio para cada tarea. Apuntar todo, reprogramar lo que no ha podido hacerse y revisar el volumen real de trabajo ayuda a tener más control sobre la jornada y a reducir la sensación de no llegar a todo.

¿Delegar tareas administrativas puede ayudar a optimizar el tiempo?

Sí. Delegar tareas administrativas puede ayudar a liberar tiempo para centrarse en decisiones, mejoras y acciones estratégicas del negocio. Cuando una empresa o un autónomo descarga parte de la operativa recurrente, resulta más fácil dedicar atención a lo importante, reducir interrupciones y trabajar con una organización más sostenible.

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Secretaria virtual para autónomos

Secretaria virtual para emprendedores

Tareas administrativas, evitar que se conviertan en un exceso de trabajo

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa?

El día tiene 24 horas para todos. De las cuales, se recomienda un sueño reparador de unas 8 horas; por lo que tenemos unas 16 horas efectivas, que en ocasiones que nos hacen cortas.

Si a nivel laboral tienes la sensación de no llegar a todo, o de que podrías dedicar tu jornada a temas más productivos, te has planteado externalizar tareas administrativas a profesionales?

Si deseas optimizar el tiempo en tu trabajo, hay que buscar el sistema más productivo con las herramientas, programas y recursos de los que dispongas, que te permitan cumplir tus objetivos simplificando metodologías.

En cuanto a hábitos de trabajo, existen algunos trucos puedes convertirlos en hábitos, pero para ello necesitarás ser constante, durante un mes o dos, para interiorizarlos y aplicarlos de forma sistemática, como:

1- Bloquear franjas de tiempo para imprevistos

2- Utilizar las nuevas tecnologías para automatizar

3- Establecer procesos

En este artículo analizaremos cómo liberarnos de carga administrativa apoyándote en la figura de la Secretaria Externa, planteamiento que ha experimentado un aumento excepcional en los últimos años entre el colectivo de autónomos y emprendedores.

Seguiremos desarrollando, también, cada uno de los puntos y los trucos que hemos enunciado, para iniciarse en la práctica de la optimización, en los siguientes posts.

«El único lugar donde la palabra éxito está antes que trabajo, es en el diccionario»

Vidal Sassoon

El outsourcing es una estrategia de gestión empresarial que consistente en contratar a un proveedor para la realización de un servicio que anteriormente desarrollaba la empresa con personal y recursos propios. 

Muchos de nosotros siempre pensamos en externalizar la gestión de la nómina o la gestión contable pero, ¿acaso no has pensado alguna vez en externalizar aquellas tareas administrativas que para tu empresa no presentan una ventaja competitiva?

 

Externalizar servicios administrativos

Si alguna vez te lo has planteado, pero por falta de conocimiento o dudas nunca te has atrevido a dar este paso, esperamos que leyendo este artículo y visitando los distintos posts del blog que hemos desarrollado sobre este tema puedas resolver algunas de tus dudas.

Ventajas de externalizar

 

El beneficio que se obtiene en primer lugar es la efectividad, ya que como empresa no tendrás que dedicar recursos a las actividades administrativas del día a día; la externalización permite que las personas se puedan centrar en tareas más específicas y estratégicas de tu empresa.

Por otro lado, pero no menos importante, es que convertirás una serie de gastos fijos en gastos variables, sin necesidad de entrar en costes laborables (seguros sociales, gastos derivados de la contratación, bajas, vacaciones, equipamiento y suministros). Tema crucial para negocios que están empezando, o pequeñas empresas que tengan cargas de trabajo fluctuantes.

Asimismo, ganarás en profesionalidad y fiabilidad, ya que las tareas se realizan por un equipo de personas especializadas, con la tranquilidad de que las tareas se realizarán en el tiempo requerido.

¿Qué servicios o tareas administrativas podemos externalizar?

Existen un sinfín de funciones distintas y controles  administrativos necesarios relacionados directamente una buena gestión del negocio.

Un amplio abanico de tareas, dependerá del tipo de actividad; y otras, son comunes a cualquier modelo de negocio: Emitir facturas, elaborar contabilidad, control de proveedores y pagos, atención al cliente, incidencias, gestión de la agenda y el e-mail, atención telefónica, actualizar documentos de control contable y laboral, creaciones de bases de datos, comunicaciones comerciales, e-mail marketing, redes sociales, supervisar procesos, y mucho más…

Lo importante es que son tareas que necesitan una atención apropiada, una confidencialidad total, trato amable,  y una agilidad especial para cumplir los plazos de los procedimientos.

Tener controladas estas actividades derivará en evitar pequeños y grandes problemas del día a día.

¿Difícil el paso de delegar?

Externalizar servicios administrativos, a menudo, es una decisión que cuesta tomar porque se tiende a pensar que estas tareas administrativas suelen ser muy delicadas de delegar.

Tenemos experiencia en este proceso y, por nuestra parte, estableceremos unas pautas de ejecución y metodología para tu caso, de esta forma se consigue afianzar la confianza, y estipular un sistema de trabajo claro.

Resumen:

Imagina lo productivo que sería tu trabajo si fueses capaz de concentrarte en aquellas competencias clave que aportan más valor para tu empresa.

Si ese es tu objetivo, recuerda que si lo necesitas, nuestros servicios pueden ayudarte:

Servicios de secretaria virtual

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Preguntas frecuentes sobre una secretaria virtual para autónomos

¿Qué es una secretaria virtual para autónomos?

Una secretaria virtual para autónomos es un servicio de apoyo administrativo externo que ayuda a gestionar tareas del día a día sin necesidad de contratar personal interno. Puede encargarse de funciones como facturación, gestión de agenda, atención al cliente, control de proveedores, seguimiento de correos o apoyo documental, permitiendo al autónomo centrarse en las áreas clave de su negocio.

¿Qué tareas administrativas puede externalizar un autónomo?

Un autónomo puede externalizar tareas como emisión de facturas, control de pagos y cobros, atención telefónica, gestión del e-mail, seguimiento de incidencias, actualización de bases de datos, elaboración de documentación, coordinación de agenda o atención a clientes y proveedores. Delegar estas funciones ayuda a reducir carga operativa y a mantener una gestión más ordenada.

¿Qué ventajas tiene contratar una secretaria virtual si soy autónomo?

Contratar una secretaria virtual permite ganar tiempo, transformar ciertos costes fijos en variables y contar con apoyo profesional sin asumir una contratación interna. Además, ayuda a mejorar la organización, dar continuidad a las tareas administrativas y centrarse en actividades más estratégicas o productivas para el negocio.

¿Es difícil delegar tareas administrativas a una secretaria virtual?

No tiene por qué serlo si se establecen desde el principio unas pautas claras de trabajo, comunicación y seguimiento. Cuando existe un sistema bien definido, delegar resulta más sencillo y permite mantener el control de la gestión mientras se descargan tareas administrativas que consumen tiempo y energía.

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4 pasos para aprender a delegar

Aprender a delegar

Externalizar servicios administrativos: claves para el éxito y la tranquilidad

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

En cualquier formación emprendedores se aconseja sobre la importancia de, llegados a un cierto punto que en el que te encuentras en tu techo profesional, delegar trabajo para poder crecer, o bien, para tener más libertad y que tu negocio no dependa exclusivamente de ti.

A pesar de que este tema es claro y consensuado, no siempre los que están detrás de un proyecto, y han llegado a ese punto, están dispuestos a hacerlo. 

Si no delegas porque es tu elección, es estupendo, y no hay que darle más vueltas. No te sientas culpable, es perfecto, y una de las formas de enfocar tu negocio.

Pero el problema está cuando, la intención es delegar, para poder conseguir los beneficios que indicaba arriba, pero no se hace por temor.

De hecho si no se consigue compartir la carga de trabajo es imposible que un emprendedor supere el tamaño más allá de su propia persona, limitando de esta manera sus posibilidades.

«La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva, simplemente porque es fundamental para el crecimiento personal y organizacional»  (Stephen R. Covey)

El temor a delegar puede venir por: No saber como hacer la gestión de traspaso, miedo a perder el control, pensar que nunca podrá efectuarse igual de bien, etc.

Este obstáculo es más fácil de superar si se encuentra la persona adecuada en la que confiar las tareas y que su propósito y concepto de empresa está alineado con el tuyo y saben transmitirse las instrucciones adecuadamente.

Si delegas tareas gestión y control de administración y contabilidad en nosotros, he de comentarte que prácticamente te ‘ahorras’ los pasos que voy a comentarte, y que son los que llevaran la delegación de un trabajo al éxito. ¿Porqué? Porque llevamos muchos años implantando procedimientos para gestionar departamentos administrativos de empresas de sectores diversos. Tenemos experiencia en trasladar toda la parte técnica, y te acompañaremos en el proceso de delegación. Para nosotros es importante y primordial sobre todo que nos enfocaremos más en que nos traslades objetivos, tono y valores que has construido en tu empresa, para alinearnos con ellos.

Pero vamos al lío, y te explicamos los 4 pasos para delegar con éxito, cualquier tarea. Toma buena nota:

1. Proceso de delegación bien definido

Plantéate los siguientes pasos para trasladarlos a la persona oportuna y escríbelo (escribirlo en word o manual porque es fundamental para que tengas una guía)

  • ¿Qué tareas quieres delegar exactamente? Divide la tarea o función en subtareas. Por ejemplo: No basta con apuntar: “Contabilidad” o “Marketing”, si no que hay que subdividir las tareas que lo componen:

Por ejemplo:

Delegar proceso de facturación

– Recibir contratos, albaranes, o presupuestos aprobados

– Emitir y enviar factura

– Realizar el control del proceso de cobro

– Contabilizar las ventas

– Recopilar la información para la presentación de obligaciones fiscales

– Etc…

  • ¿Cómo deben efectuarse esas tareas? Aunque la persona especializada pueda conocer diferentes métodos para efectuar el trabajo, o pueda aportar nuevas ideas para optimizar el proceso, siempre es recomendable al iniciar la delegación de la tarea transmitir una guía de cómo debe desarrollarse el trabajo.

Se recomienda redactar y enviar por escrito o transmitir unas explicaciones lo suficientemente precisas y claras.

  • ¿Qué objetivo debe cumplirse? En ocasiones puede ser evidente, pero en otras en las que la tarea delegada es sólo una parte del proceso, conocer la finalidad última ayuda siempre a tener una visión completa para tomar decisiones. Además siempre es importante conocer los valores y tono de la empresa.
  • El tono y esencia: Como es natural, no es el mismo tono y lenguaje si hay que enviar una comunicación a la persona a la que tu cliente ha interpuesto una demanda, desde un despacho de abogados; que si te dedicas a servicios de wedding planner y envías documentos a tus clientes sobre la preparación del día de su boda.

Cada empresa, incluso teniendo la misma actividad, puede tener y valores distintos.

2. Funciones a delegar delimitadas

Si hay varias personas implicadas en el proceso, deben delimitarse las funciones, para evitar que se produzcan conflictos o duplicidades.

3. Definir plazos

  • Plazo de entrega: Es importante para conseguir el objetivo, que la persona sea conocedora del plazo límite en el que debe estar listo el trabajo.
  • Tiempo de ejecución: Es altamente efectivo ser conocedores, por ambas partes, del tiempo estimado de ejecución de la tarea para: Optimizar recursos, realizar el control oportuno, saber del tiempo efectivo del que se dispone, y para coordinar los plazos de entrega.

¿Cómo calcular el tiempo en qué puede ejecutarse dicha función? 

En algunas ocasiones es sencillo estipular una media del tiempo necesario; y en otras, es más complicado calcular este tema por ser algo más intangible.

Una forma de calcularlo, es dividir la tarea total en partes más pequeñas para poder estipular cuanto puede tardarse en cada una de ellas, y contabilizar después la totalidad.

En casos más complicados o tareas fluctuantes, la persona encargada puede calcular el tiempo contabilizando y reportando el desglose del total de las tareas realizadas mensualmente o bien efectuando medias trimestrales.

El objetivo de este cálculo, es generar una confianza mutua, dónde se constaten que los recursos y la optimización del tiempo se está realizando de forma adecuada.

Aunque, por experiencia, en la mayoría de casos, cuando el objetivo de la tarea se ve cumplido y con creces, este apartado importante en un inicio, pasa a no ser de tan vital importancia.

4. Buena comunicación durante el proceso

La claridad en la comunicación es clave. Muchos proyectos se tuercen por comunicaciones defectuosas.

  • ¿Cómo conseguir una buena comunicación? Hablando con claridad y generando confianza por ambas partes para poder compartir cualquier duda al respecto con naturalidad. «No hay malas preguntas, solo hay preguntas».

Si hacer bien todos estos pasos y los documentas, te aseguro que la delegación del trabajo será un éxito, y el resultado es una optimización del tiempo, mayor control, más margen para gestionar imprevistos y un sistema más eficaz de trabajo para hacer crecer el proyecto. 

Resumen:

Los 4 pasos básicos para empezar a delegar con éxito son: 

(1)Organizar bien el tipo de tareas que se desean delegar (por ejemplo, siguiendo el esquema de preguntas que hemos planteado)

(2) Delimitar las funciones, controlar y organizar el tiempo y los plazos de ejecución.

(3) Establecer un sistema y una base de comunicación.

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Delega tareas de administración

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Si quieres ‘ahorrarte’ realizar gran parte los pasos que que te he indicado arriba, contacta con nosotros y te explicamos como  podemos acompañarte en el proceso para llevar la delegación de tu trabajo al éxito.

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Preguntas frecuentes sobre cómo aprender a delegar tareas

¿Por qué cuesta tanto delegar tareas en una empresa o negocio?

Delegar suele costar por miedo a perder el control, por no saber cómo trasladar una tarea correctamente o por pensar que otra persona no la hará igual de bien. Este bloqueo es habitual cuando el negocio depende mucho de una sola persona, pero superarlo es clave para crecer, ganar tiempo y evitar que la empresa se estanque.

¿Qué hay que definir antes de delegar una tarea?

Antes de delegar conviene dejar por escrito qué tarea concreta se quiere traspasar, cómo debe hacerse, qué objetivo debe cumplirse y qué tono o valores debe respetar la persona que la asuma. Cuanto más claro esté el proceso desde el principio, más fácil será que la delegación funcione bien.

¿Por qué es importante delimitar funciones y plazos al delegar?

Delimitar funciones evita duplicidades o conflictos cuando intervienen varias personas en un mismo proceso. Además, definir plazos de entrega y tiempos de ejecución ayuda a organizar recursos, coordinar tareas y generar confianza entre ambas partes durante la delegación.

¿Qué papel tiene la comunicación en una delegación eficaz?

La comunicación es una de las claves para que la delegación funcione. Hablar con claridad, documentar el proceso y crear un entorno de confianza permite resolver dudas a tiempo, evitar errores y mantener el control sin necesidad de supervisar cada paso de forma constante.

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