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Como reinventarse empresarialmente

Frases célebres autónomos y pymes

La reinvención, clave del éxito

By Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

La velocidad del cambio hoy en día es un hecho y también y afecta muy directamente al sector empresarial.

Todo cambia muy rápido. La digitalización, las nuevas tecnologías, tendencias, etc…

Adaptarse a nuevas situaciones

Las situaciones concretas y conocidas, nos proporcionan cierta sensación de seguridad, pero hoy en día las necesidades son bien distintas. Y todo cambia constantemente por lo tanto, ¿qué hay podemos hacer para adaptarnos a las nuevas situaciones?

  • El primer paso es cambiar el ‘chip’ y asumir que ya nada es estático
  • Aprender a tener una mentalidad abierta para intentear incorporar cualquier novedad que sea positiva para el desarrollo de nuestra actividad
  • Y sobretodo, no estancarnos. Olvidar la pereza al cambio, y formarnos. Es fundamental la formación constante y mentalidad abierta, porque la velocidad del cambio no nos permite un respiro

«La formación continua para el emprendedor en ocasiones se convierte en un estilo de vida»

Hay muchos caminos para formarse: La formación reglada, los másters, los cursos, la asistencia a conferencias, congresos del tema que nos interese. Pero también el networking y la curiosidad autodidacta pueden ayudarnos el nuestro camino.

Si decides cambiar completamente de sector o especializarte en algo dentro de tu profesión, es aconsejable actualizarse y formarse. 

En ocasiones con optando por formación académica reglada y en otras  por asistencia a charlas, networking, lectura de artículos especializados; para obtener ideas y una base sólida para iniciar la actividad.

Nunca es fácil tomar la decisión de cambiar de rumbo o reinventarse.

Hay que buscar apoyo y orientación para poder vencer los miedos que pueden acecharte. 

La reinvención puede venir derivada de un cambio obligado o bien por decisión propia. Esta última posición en ocasiones es la más complicada, puesto que personas que se encuentran en un ámbito ‘seguro’ laboralmente hablando y que deciden realizar un cambio no siempre encuentran el apoyo y los ánimos, incluso del entorno más cercano.

Hay que orientarse y formarse, y si decides realizar el cambio y reinventarte encontrarás un camino lleno de experiencias y aprendizajes que te harán crecer. 

Nadie dijo que será fácil, pero si algo en ti te dice que debes hacerlo, vale la pena intentarlo.

En el mundo del emprendedor a veces sólo se ve lo bonito o cuándo se ha conseguido el éxito fácil. Nuestro equipo lleva trabajando muchos años en la gestión empresarial y por nuestra experiencia te comentamos que por lo general para convertirte una empresa o profesional de referencia y para establecer una bases sólidas se suele necesitar un mínimo de 3 a 5 años para empezar a ver resultados, y a partir de ese plazo y con constancia, te irá bien.

Debes estar dispuesto a, en la mayoría de los casos, pasar por épocas de altibajos hasta consolidar la actividad.

La formación para iniciar una actividad por tu cuenta no simplemente debe basarse en aquellos conocimientos necesarios para ejercer tu actividad, piensa que como emprendedor te será muy útil tener una visión global de muchos aspectos de los que deberás ocuparte: Marketing, contabilidad, comercial, legal, etc…

También tienes la opción de delegar muchas de estas tareas a profesionales especializados y ocupar tu tiempo en la actividad principal de tu negocio, la que realmente aporta valor a tus clientes.

Cuando empieces a crecer, te encuentres en un embudo de trabajo, y desees formar equipo con profesionales especializados en la gestión del back-office de tu negocio, no dudes en contactarnos.

Externaliza Services ® | Servicios administrativos externos

Resumen:

Reinvención empresarial:

No te desanimes, son muchos profesionales y empresas que tuvieron que modificar sus productos o plan de negocio iniciales, o cambiar de sector, para poder seguir desempeñando el negocio, incluso los más exitosos: Coca-cola, Samsung, BH y muchos emprendedores grandes y pequeños han tenido que reinventarse en su día a día! Mucha suerte en este camino!

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Administrativo virtual de confianza a tu servicio

Somos ‘Externaliza Services’ tu Asistente Virtual de confianza. En qué podemos ayudarte? Tal vez te sientas identificado con alguna de estas opciones…:

Sientes que como emprendedor no llegas a todas las tareas? Deseas gestionar de forma productiva tu tiempo? Existen tareas administrativas a las que dedicas el mayor parte de tu jornada? Si te sientes identificado puedes visita aquí las funciones que puedes delegar a Beatrice o su equipo.

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Preguntas frecuentes sobre reinventarse empresarialmente

¿Qué significa reinventarse empresarialmente?

Reinventarse empresarialmente significa adaptar un negocio, una actividad o incluso un perfil profesional a nuevas circunstancias del mercado, nuevas necesidades del cliente o cambios internos de la empresa. Puede implicar modificar procesos, redefinir servicios, especializarse en otra línea de trabajo o cambiar la forma de gestionar el negocio para seguir siendo competitivo.

¿Cuándo necesita una empresa reinventarse?

Una empresa suele necesitar reinventarse cuando detecta que su modelo actual ya no responde igual de bien al mercado, cuando cambian las necesidades de sus clientes o cuando la forma de trabajar interna ya no resulta eficiente. También puede ser necesario en momentos de crecimiento, bloqueo, pérdida de rentabilidad o transformación digital.

¿Qué pasos ayudan a una reinvención empresarial con más sentido?

Una reinvención empresarial con más sentido suele empezar por analizar la situación actual, identificar qué no está funcionando, revisar oportunidades de mejora y formarse para adaptarse a nuevas necesidades. También es importante ordenar procesos, priorizar tareas y contar con una visión más global del negocio para tomar decisiones con criterio.

¿Delegar tareas administrativas puede ayudar en un proceso de reinvención empresarial?

Sí. Delegar tareas administrativas puede ayudar mucho en un proceso de reinvención empresarial porque libera tiempo, reduce carga operativa y permite centrarse en decisiones estratégicas. Cuando una empresa está redefiniendo su actividad, contar con apoyo externo en la gestión diaria facilita avanzar con más orden, continuidad y enfoque.

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Administrativa online, ¿cómo puede ayudarme en a mi negocio?

Frases motivadoras autonomos

Tareas que puedo delegar a una administrativa online

By Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Según varias estadísticas más de un 50% del tiempo invertido diariamente en un negocio, corresponden a tareas de gestión y control, y no a gestiones que estén directamente relacionadas con ventas, o con hacer crecer el proyecto (incluso puede incrementarse hasta un 80%, según el tipo de actividad).

¿Que pasaría sin un autónomo delega todas o parte de esas funciones? Pues que puede decidir invertir ese tiempo a dedicarse a temas más estratégicos, y mejorar así la rentabilidad de su negocio; o bien, lo que desea se pasar al siguiente nivel, creando una estructura para que la parte administrativa del negocio pueda funcionar sin depender a todas horas de su fundador.

Existen numerosas tareas esenciales que deben realizarse de forma sistemática en todas las actividades empresariales. Funciones importantes para llevar una correcta gestión del dia a dia del negocio, pero que no forman parte de la actividad principal de la empresa, y que pueden optimizarse si las realizan personas formadas específicamente para ello.

Detallamos algunas de ellas:

– Departamento de ventas: Emisión de facturas, control de cobros y seguimiento)

– Departamento de compras: Control y registro de gastos, previsiones de pago, relación con proveedores

– Contabilidad y analítica: Gestión de la contabilidad integral o analítica y creación de informes periódicos (presupuesto anual, tesorería, ingresos y gastos, analíticas de ventas, cálculo de ratios, presentaciones e informes de cierre contable mensuales, trimestrales o anuales, etc.)

– Atención al cliente: Gestión del correo, peticiones de información, envío y seguimiento de presupuestos

– Impuestos y trámites: Control y preparación de documentación necesaria para la confección de impuestos, registro de e-facturas, seguros, etc.

¿En qué puedes beneficiarte si delegas estas tareas?

Nuestro punto fuerte es la gestión integral de los departamentos de administración de autónomos y pymes mejorando procesos, estableciendo controles, diseñando sistemas de comunicación y encargándonos del back-office administrativo

Nuestro objetivo es que tengas tiempo de calidad para que puedas dedicarlo a:

(1) Toma de decisiones estratégicas.

(2) Optimizar tu tiempo para dedicarlo a tareas de core-business (actividad principal) de tu empresa.

(3) Dedicar más tiempo a fidelizar clientes o hacer crecer tu negocio.

 

Dentro de nuestro servicio de asistencia virtual administrativa englobamos todos aquellos roles necesarios para una correcta gestión de la actividad profesional.

Las funciones más requeridas por nuestros clientes son:

  • Elaboración facturas, presupuestos y albaranes

Estableceremos de forma conjunta una metodología para que el funcionamiento del departamento de facturación se efectúe de forma ágil y sencilla.

«Cuando pierdes el miedo a delegar y empiezas a trabajar con otros profesionales, aprendes a liberate de tareas en las que no eres imprescindible»

  • Gestión de cobros 

La gestión de los cobros de tus facturas requiere un seguimiento periódico y una actualización constante de tus informes y registros.

  • Redacción de documentos | Actualización de bases de datos

Optimizarás mucho tu tiempo simplemente dando el visto bueno.


  • Gestión departamento compras y proveedores

Controlar facturas de compras y la relación con proveedores, requiere de una gestión profesional especializada.


  • Contabilidad e informes

Tus números e informes al día: presupuestos anuales, informes financieros, tesorería, y todo lo que necesites para disponer de la información sobre la situación económica de tu empresa.

  • Impuestos y coordinación con gestoria

Olvídate de toda la documentación que hay que recopilar, organizar y enviar para cumplir con las obligaciones fiscales. Repasamos y verificamos tus impuestos.

  • Atención al cliente

Podemos ayudarte a ofrecer la información sobre tus servicios a clientes, consultas, gestión del correo electrónico, seguimiento de presupuestos, etc. para que no se pierda ninguna conversión.

Conclusión:

¿Qué te parecería iniciar tu día a dia como emprendedor, focalizándote a tener una visión y control estratégico de tu negocio, y a conseguir más ventas?

Este es únicamente un extracto de todas las tareas en las que podemos dar a emprendedores. 

Diseñamos un sistema único de gestión administrativa para cada uno de nuestros clientes, y nos convertimos en un departamento más de tu empresa.

Obtén más información de en qué podemos ayudarte en esta página y contáctanos para conocer cómo trabajamos

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Preguntas frecuentes sobre una administrativa online para empresas y autónomos

¿Qué tareas puede asumir una administrativa online en un negocio?

Una administrativa online puede asumir tareas como emisión de facturas, elaboración de presupuestos y albaranes, gestión de cobros, actualización de bases de datos, redacción de documentos, atención al cliente, control de compras y proveedores, así como apoyo en contabilidad e informes. Delegar estas funciones ayuda a que la empresa mantenga su operativa administrativa al día sin cargar al equipo interno con tareas repetitivas.

¿Cómo puede ayudar una administrativa online a mejorar la organización de una empresa?

Una administrativa online ayuda a mejorar la organización estableciendo procesos, manteniendo la documentación ordenada, dando seguimiento a tareas clave y aportando continuidad en la gestión diaria. Esto permite tener más control sobre facturación, cobros, compras, correos, informes y otros procesos administrativos que influyen directamente en el funcionamiento del negocio.

¿Para qué tipo de negocios es útil contar con una administrativa online?

Contar con una administrativa online puede ser útil para autónomos, pymes y empresas que necesitan apoyo en su operativa diaria sin incorporar personal interno a tiempo completo. Es especialmente interesante cuando el volumen de tareas administrativas crece, el equipo está saturado o se busca mejorar la gestión sin perder flexibilidad.

¿Una administrativa online puede ayudar a ganar tiempo para tareas estratégicas?

Sí. Delegar tareas administrativas en una profesional online permite liberar tiempo para centrarse en la actividad principal del negocio, tomar decisiones estratégicas, mejorar la relación con clientes o impulsar el crecimiento de la empresa. Externalizar este tipo de funciones ayuda a reducir carga operativa y a trabajar con más enfoque.

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Morir de éxito

Puedes hacer cualquier cosa, pero no todo

By Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

La mayor parte de las empresas suelen morir por falta de éxito, pero existe también otro ejemplo que habitualmente no se nombra: morir de éxito.

En ocasiones ocurre que, por encontrar un hueco en el mercado, ser innovadores, o por una acción de marketing creativa, una negocio entra en el mercado de forma rápida y se convierte en una referencia conocida. Esto que puede parecer (y es) muy positivo puede hacer que la empresa ‘muera’ si no se gestiona de manera correcta.

Cuando te esfuerzas en conseguir algo que te merece la pena puedes sentirte abrumado por el esfuerzo de intentar que todo funcione.

Hay que saber que esta sensación no es negativa, porque puede servirnos de estímulo. El problema es cuando se agrava y puede provocar que acabes abandonando tu objetivo por exceso de trabajo.

Morir de éxito

Suele ser un problema debido a que no hemos sabido estimar bien cuál iba a ser nuestra demanda  (cuánta gente o cuántas unidades nos iba a comprar) y por tanto no hemos podido prever los recursos que necesitaríamos para poder cubrir esa demanda.

Todo emprendedor sueña con que su empresa crezca pero, aunque resulte contradictorio, se esto ocurre demasiado y se desbordan las expectativas, los riesgos se multiplican.

Lo principal es priorizar la gestión del problema cambiando procesos y estableciendo protocolos y, además, establecer un máximo de ventas hasta que los procesos internos y los recursos estén bien organizados, para poder cubrir las expectativas del producto.

Un sistema puede ser, por ejemplo, permitir hacer reservas del producto o servicio, sin completar aún la venta. Teniendo en cuenta que esto requerirá un gran esfuerzo en un corto periodo de tiempo. Para posteriormente, poder ofrecer el producto al cliente en la fecha estipulada, y tener organizados los recursos internos, de acuerdo con el nuevo volumen de negocio.

Como podréis entender, puede paliarse el morir de éxito, ya que si sabemos reaccionar a tiempo, podemos convertir nuestro éxito puntual en un éxito continuado.

«Para no morir de éxito, intenta gestionar tu trabajo y tu tiempo correctamente»

Si estás creciendo, nosotros podemos ayudarte con las tareas más recurrentes, para descargar los trabajos de administración, sin perder el control de la gestión.

Visita nuestras soluciones:

Planes

 

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Conclusión:

Reaccionar a tiempo ante una falta de previsión puede convertir nuestro éxito puntual en un éxito continuado.

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Asistente virtual administrativo profesional

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Preguntas frecuentes sobre morir de éxito en una empresa

¿Qué significa morir de éxito en una empresa?

Morir de éxito ocurre cuando un negocio crece más rápido de lo que puede gestionar internamente. El aumento de ventas, clientes o demanda puede parecer algo muy positivo, pero si la empresa no cuenta con procesos, recursos y organización suficientes, ese crecimiento puede generar descontrol, retrasos, saturación y una pérdida de calidad en el servicio.

¿Por qué una empresa puede morir de éxito?

Una empresa puede morir de éxito cuando no prevé correctamente su demanda y no adapta a tiempo su estructura interna. Esto suele provocar exceso de trabajo, problemas de organización, fallos en la gestión administrativa y dificultad para responder con eficiencia al nuevo volumen de actividad.

¿Cómo se puede evitar morir de éxito?

Para evitar morir de éxito es importante revisar procesos, establecer prioridades, organizar mejor los recursos y definir protocolos de trabajo. Cuando el crecimiento empieza a desbordar la operativa diaria, también puede ser útil apoyarse en servicios externos que ayuden a mantener el control de las tareas recurrentes y administrativas.

¿Externalizar tareas administrativas puede ayudar en una fase de crecimiento?

Sí. Externalizar tareas administrativas puede ayudar a una empresa en crecimiento a descargar parte de la carga operativa sin perder el control de la gestión. Delegar funciones recurrentes permite ganar tiempo, mejorar la organización y centrarse en consolidar el crecimiento del negocio con más estructura y continuidad.

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Dudas frecuentes en el alta de actividad de autónomos

Secretaria externa

Diferencia entre actividad profesional y empresarial: Escoger correctamente

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Cuando una persona se dá de alta en una actividad que le generan unos ingresos por los que tributar, debe encuadrar esa actividad en un epígrafe de IAE que definirá las obligaciones fiscales.

La inclusión en una actividad empresarial o profesional se realiza en el momento en el que el autónomo se da de alta, a través del modelo censal 036 o 037.

A cada actividad se le asigna un epígrafe que será el que vincule a la empresa a efectos fiscales. En el caso de actividades profesionales, existirá la obligación de aplicación en cada factura de una retención para el I.R.P.F.

«Infórmate correctamente sobre el epígrafe del IAE de tu actividad, al presentar el alta de autónomos, para evitar problemas fiscales»

Actividades profesionales

Las actividades profesionales son aquellas realizadas por cuenta propia, mediante el ejercicio libre de la profesión y para cuya ejecución se utilicen los recursos y conocimientos propios sin existir una organización de empresa. Como por ejemplo, veterinarios, arquitectos, médicos, gestores administrativos, etc…

Una buena parte de las actividades profesionales corresponden a aquellas que para poder ejercerse es obligatoria una determinada cualificación oficial e, incluso, la pertenencia a un colegio profesional.

La calificación de una actividad como profesional no depende de exclusivamente de estar en posesión de un título que acredite una cualificación. Si bien es cierto que la titulación es indispensable en la mayor parte de las actividades que se engloban en los epígrafes profesionales, no es determinante desde el punto de vista fiscal.

Cualquiera de estos oficios efectuados con los medios personales y conocimientos propios deriva en una actividad profesional, si la estructura del negocio esta centrada exclusivamente en el desempeño de la profesión.

 

Actividades empresariales

Por el contrario a lo que antes comentábamos, las actividades de explotación o de servicios, como: el comercio (mayorista o minorista); los negocios de hostelería; los relacionados con la industria, confección, construcción, telecomunicaciones, energía o minería; etc. son actividades puramente empresariales.

Pero existen alguna actividades que tienen epígrafe empresarial y profesional, como las distinguimos?

 

La diferencia entre actividad profesional y actividad empresarial reside en la forma y medios de ejercer la actividad. Si se dispone de una organización de empresa, con un diseño y una estructura del negocio que además del desempeño de la actividad, cree una marca con una estructura de funcionamiento donde también influirá la gestión y explotación del mismo, se podría encuadrar como empresarial.

Es decir, en las actividades empresariales la actividad se realiza con medios de producción propios y pero con una estructura empresarial definida. Por ejemplo, que se tengan empleados.

Por el contrario, en la actividad profesional se prestan servicios en base a una serie de conocimientos o capacidades como finalidad, se gestionan con recursos propios y no existe ni una estructura empresarial que los soporte.

Desde la óptica del I.A.E., es profesional quién, actuando por cuenta propia, desarrolle personalmente la actividad de que se trate.

 

Ejemplo para ilustrar la diferencia entre actividad profesional y empresarial

Un docente que ejerce clases en escuelas o centros de terceros o da clases particulares a domicilio, ejercerá una actividad profesional.

Si el profesor ejerce la actividad en un local donde imparte clases a sus alumnos, será una actividad empresarial.

Resumen:

Cuando un autónomo efectúa el alta censal de actividad con el modelo 036 o 037 debe asesorarse y tener claro, para evitar posibles errores, a qué actividad de IAE está sujeto.

En próximos artículos del blog trataremos con profundidad los tipos de retenciones a los que están sujetos los autónomos y los impuestos que estan obligados a presentar.

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Asistente virtual administrativo, te ayudamos?

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Preguntas frecuentes sobre el alta de actividad de autónomos

¿Qué hay que tener en cuenta al darse de alta como autónomo?

Al darse de alta como autónomo es importante definir correctamente la actividad que se va a desarrollar, elegir el epígrafe correspondiente y revisar qué obligaciones fiscales puede generar ese alta. Tomar esta decisión de forma adecuada desde el principio ayuda a evitar errores administrativos y problemas posteriores en la gestión del negocio.

¿Cuál es la diferencia entre una actividad profesional y una actividad empresarial?

La diferencia suele estar en la forma en la que se ejerce la actividad. Una actividad profesional se basa principalmente en los conocimientos y recursos propios de la persona que la desarrolla, mientras que una actividad empresarial implica una estructura más organizada, medios de producción o una forma de explotación más amplia del negocio.

¿Por qué es importante escoger bien el epígrafe de actividad?

Escoger bien el epígrafe de actividad es importante porque influye en las obligaciones fiscales y administrativas del autónomo. Una clasificación incorrecta puede generar confusión en la gestión, afectar a la facturación o provocar incidencias con la administración.

¿Puede un autónomo necesitar ayuda administrativa al iniciar su actividad?

Sí. En el inicio de una actividad es habitual que surjan dudas sobre documentación, organización, facturación o control de tareas administrativas. Contar con apoyo externo puede ayudar a poner orden desde el principio y a que el autónomo se centre en desarrollar su actividad con más tranquilidad y eficiencia.

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