Categoría: Gestión empresarial

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15 acciones importantes para controlar bien la gestión de tu negocio

Gestión de la empresa

ACCIONES IMPORTANTES PARA CONTROLAR BIEN LA GESTIÓN DE TU NEGOCIO (Para autónomos y pymes)

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Otras fuentes del artículo: – Infoautónomos (Blog)

EL CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA

Los beneficios de llevar el control de tu administración al día son muy valiosos. Bajo nuestro punto de vista, el control administrativo no consiste únicamente en recopilar la información para la presentación de las obligaciones fiscales. Es mucho más. Permite tener una fotografía para conocer la evolución de tu empresa en cada momento, con el objetivo de poder valorar y tomar decisiones. Y revisar los diversos asuntos administrativos implicados en la gestión de tu empresa para implantar mejoras o verificar si hay algún proceso que no están funcionando del todo, para seguir creciendo.

Si eres freelance o pequeña empresa, en ocasiones puede que no dediques todo el tiempo que te gustaría a lo realmente importante para conseguir clientes, porque estás gestionando temas administrativos, que no nos engañemos, requieren dedicar bastantes horas, pero son necesarios si quieres un buen control de todas las áreas.

 

RESUMEN DE TAREAS ADMINISTRATIVAS

Te ofrecemos a continuación un check-list de tareas que, ofrezcas servicios o vendas productos, debes gestionar para tener un control de todos los aspectos que integran tu negocio.

Te detallamos las acciones imprescindibles a tener en cuenta para gestionar tu actividad (hemos ampliado la lista a 22 tareas, en la última actualización del artículo).

Si alguna de ellas no están incluidas en tu ciclos de trabajo, te recomendamos revisar tus procesos internos, porque es posible que se te esté escapando algo.

Toma nota:

  1. Efectuar presupuestos profesionales. Disponer de un catálogo definido de los distintos servicios.
  2. Tener un catálogo de productos definido.
  3. Gestionar el control de stocks (si vendes productos).
  4. Gestionar el control de tiempo invertido (si vendes servicios o proyectos).
  5. Control acciones de venta: seguimiento, entrega y aceptación de presupuestos.
  6. Emitir las facturas de venta.
  7. Remitir la documentación de ventas a los clientes y controlar su recepción (contratos, facturas, presupuestos).
  8. Controlar y reclamar el pago de tus facturas a los clientes.
  9. Atención al cliente: Atender consultas, pedidos, dudas o requerimiento de documentación de tus clientes.
  10. Llevar un registro de facturas emitidas, en concordancia con los libros legales aprobados.
  11. Llevar un registro de facturas y gastos recibidos, en concordancia con los libros legales aprobados.
  12. Controlar y casar los movimientos bancarios (aunque no te obligue la legislación porque no seas sociedad mercantil, controlarlo a nivel interno es muy importante para saber tus ingresos y gastos).
  13. Gestionar el departamento de compras y pedidos realizados.
  14. Revisar facturas pendientes de recibir.
  15. Recopilar y llevar al día la gestión documental de ventas y compras.
  16. Gestionar la agenda. Programar tareas y posibles imprevistos.
  17. Llevar un control de tus beneficios y conocer el resultado contable de tu actividad. Tener un software apropiado ayuda, pero existen casos en que llevar un control en excel, es suficiente para conocer tus números. Este programa tiene un gran potencial e infinidad de posibilidades suficiente para empresas con un volumen no muy alto.
  18. Realizar otras estadísticas o informes: Presupuesto anual, objetivos, rentabilidad clientes, etc.
  19. Recopilar la documentación para llevar al día las obligaciones fiscales, laborales y mercantiles. Ya sean mensuales, trimestrales o anuales.
  20. Realizar las gestiones oportunas y controlar la documentación para el cumplimiento de la legislación: prevención de riesgos laborales, protección de datos, documentación laboral.
  21. Revisar el cumplimento de otras obligaciones legales: seguros y responsabilidad civil y de actividad, protección intelectual, etc.
  22. Establecer y mantener actualizados los procedimientos internos (el método para gestionar cada tarea y función).

Y si además eres una sociedad mercantil, aún se suman algunas obligaciones mercantiles más a lista.

¿Tienes controladas estas tareas? 

Si estás llevando un correcto control de tu actividad, te habrás dado cuenta que requiere invertir tiempo y dedicación a estas funciones necesarias.

Debes poner en la balanza y tener en cuenta que todo ese tiempo, no lo estás dedicando a VENTAS o a aportar valor en el servicio o producto que ofreces a tus clientes.

¿Qué puedes hacer cuando ya no puedes abarcar más funciones?

MEJORAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Te damos dos soluciones para mantener o mejorar tus controles internos.

  • Valorar que procesos se pueden automatizar, e implantarlo.
  • Delegar a profesionales.

¿Te imaginas el tiempo que podrías invertir en temas estratégicos o a tu actividad principal, si delegas alguna o todas las funciones que te indico arriba en el listado a especialistas?

Puede que sea el momento en plantearte empezar a delegar si: 

(1) No te gusta esta parte interna de control de tu actividad y gestión administrativa, y eso se traduce en que no encuentras nunca el momento para ponerte a realizar estas tareas o las dejas para el final.

(2) Realmente te das cuenta que pierdes demasiadas horas, que no estás dedicando a crecer o a lo que te apasiona en tu negocio

(3) Te planteas profesionalizar tu departamento y delegar estas funciones a especialistas. 

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es lo que te va a permitir crecer.

Si deseas crecer, claro. En ocasiones hay profesionales que se auto-gestionan y están contentos y alineados con este proceso. Si es tu caso, es estupendo.

El problema está cuando te das cuenta que has llegado a tu techo profesional y no puedes asumir más tareas; o bien, no estás creciendo lo que deberías para tener un rendimiento suficiente. Si estas en alguno de estos puntos tal vez debes empezar a pensar en delegar.

Si es la primera vez que delegas, puede que tengas algunas dudas, pero hay algo importante que debes conocer: delegar es la parte de la gestión de tu negocio que te va ayudar a crecer.

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que dispones»

«Al fin de al cabo, gestionar bien no es otra cosa encontrar el mejor de los usos a los recursos de los que se dispone»

Si tienes estas inquietudes puedes consultarnos. 

Como gestores administrativos unos de nuestros objetivos es ser un departamento más de tu empresa. Somos el puente para que tengas el control total de tu back-office y te olvides de preparar, recopilar, controlar, reclamar toda la documentación, así como realizar las gestiones internas para cumplir con las obligaciones fiscales.

Una de las opciones que puedes valorar es contratar personal o delegar en servicios administrativos externos. 

Con esta última opción puedes colaborar con otros profesionales pagando únicamente por la gestión que necesitas en proporción al volumen de tu empresa o volumen de trabajo, sin ataduras laborables ni gastos fijos.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EXTERNOS

Algunos beneficios que podrías conseguir con la gestión de tu departamento a través de servicios administrativos externos son:

  • Delegar temas contables que no tienen porque ser tu especialidad.
  • Te ayudamos a estructurar el mejor sistema administrativo con los medios de los que dispongas (no importa si eres una mediana empresa con unos recursos de software, o un autónomo que realizas tus controles en excel).
  • Revisamos los procedimientos internos y te ayudamos mejorar la gestión.
  • Revisamos y te ayudamos a realizar la automatización de tareas administrativas.
  • Tu gestor administrativo está formado para mantenerte al día del calendario fiscal, novedades administrativas y contables.
  • No pierdas deducciones por no llevar un correcto control de las compras realizadas o por desconocimiento de las deducciones que puedes practicar. En resumen, no pagues impuestos de más.
  • Controlar todo tu back-office administrativo.
  • Lleva el control de tus beneficios y gastos al día.
  • Preparar temas fiscales.
  • Solucionar las dudas con tu gestor administrativo con tranquilidad.

Resumen:

En este artículo te hemos hablado de:

  • Porqué es importante el control de la administración de tu empresa.
  • ¿Cuál és el resumen de las tareas básicas que debes realizar para llevar un control de tu administración? .
  • ¿Cómo puedes mejorar tu gestión administrativa?

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¿Quieres seguir creciendo? ¿Quieres saber si este sistema puede funcionar en tu empresa?  Contáctanos y lo valoramos sin compromiso en una sesión gratuita.

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Preguntas frecuentes sobre cómo controlar mejor la gestión de tu negocio

¿Por qué es importante controlar bien la gestión administrativa de un negocio?

Controlar bien la gestión administrativa permite tener una visión más clara de la evolución del negocio, detectar errores, mejorar procesos y tomar decisiones con más criterio. Además, ayuda a mantener al día tareas clave como presupuestos, facturación, cobros, compras, documentación o control de resultados.

¿Qué tareas son clave para llevar un buen control del negocio?

Entre las tareas más importantes están la elaboración de presupuestos, la emisión y seguimiento de facturas, el control de cobros y pagos, la gestión documental, la organización de la agenda, el control de compras, el seguimiento bancario y la revisión de resultados. Llevar estas áreas al día permite trabajar con más orden y evitar problemas de gestión.

¿Qué pasa cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna de la empresa?

Cuando no se dedica suficiente tiempo a la gestión interna es más fácil perder el control de tareas importantes, retrasar decisiones, cometer errores administrativos o dejar de atender áreas que afectan directamente a la rentabilidad del negocio. También puede provocar que el empresario dedique demasiado tiempo a tareas operativas y menos a ventas, estrategia o crecimiento.

¿Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mejorar el control del negocio?

Sí. Externalizar tareas administrativas puede ayudar a mantener el control del back office, ordenar procesos, mejorar el seguimiento de documentación y liberar tiempo para centrarse en la actividad principal del negocio. Además, permite apoyarse en profesionales especializados sin necesidad de asumir una estructura interna más grande.

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El sistema para gestionar tu tiempo

El sistema para gestionar tu tiempo

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

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CLAVES IMPRESCINDIBLES PARA GESTIONAR TU TIEMPO

El tiempo es de las pocas coas que no se pueden comprar, es un recurso limitado y finito. Por lo tanto, aprender a gestionar eficazmente el tiempo, es una técnica muy valiosa.

En este artículo nos centraremos en este recurso orientado a tu trabajo o profesión, aunque se puede extrapolar a otros ámbitos, como el personal. Porque al final el tiempo del que dispones es sólo uno.

“El tiempo es un recurso limitado y finito, y no se puede comprar. Así que trátalo como un regalo valioso.”

OPTIMIZAR TU TIEMPO

En nuestro día a día laboral, siempre van a surgir imprevistos, y habrá temas que teníamos programados, que, en ocasiones, deberemos posponer o adaptar a otra fecha para atender temas que realmente sí son de urgencia. Por este motivo es imprescindible para empezar, saber distinguir lo que es importante de lo que es urgente.

La idea principal es tratar de eliminar las urgencias. El objetivo de este post es explicar un método que te ayude a eliminar lo máximo posible las urgencias, y que realmente pases a tener un mayor control para gestionar temas importantes, pero que no ‘quemen’.

Temas importantes tiene que haber, porque en caso contrario es un termómetro de que algo no funciona bien.

Una de las claves es, aunque exista algún día que se pueda convertir en un desastre, mantenernos firmes en volver a programar aquello que no ha sido posible realizar hoy, y no dejarlo ‘colgado’, con esta tenacidad comprobaras si observas tu agenda, con un poco de distancia (temas que hayas cerrado, clientes conseguidos), verás que has ido finalizando o consiguiendo metas.

La segunda clave sería el realismo. En conjunto (aunque haya excepciones), si en nuestro día a día establecemos una buena programación, y sobretodo que sea realista con lo que somos capaces de hacer, poco a poco iremos avanzando en conseguir los objetivos que nos hemos propuesto. Que deben ser objetivos pequeños cada día, que vayan sumando.

Y si una tarea me requiere 2 semanas, pues por lo menos, ser consciente de ello.

Un ejemplo: Si yo me programo para mañana 39 tareas, para lo único que me va a servir es para decepcionarme. Debo programar en función de lo que considere que voy a tardar en cada una de ellas y reservar ese espacio en mi agenda, para tener una visión real.

U otro ejemplo: Me programo hacer mañana el plan de negocio de la empresa que tengo pensado iniciar, o bien, modificar los procedimientos de mi empresa en relación a un cambio de programa de gestión que he incorporado. Pues este caso, ya tenemos un error de programación si no prevemos realmente que estas tareas no las vamos a poder realizar en un sólo día.

Si no eres realista en este sentido, en saber calcular el tiempo. No te preocupes porque esto se puede entrenar, a medida que vas viendo qué tareas tienes que volver a reprogramar en tu agenda o cuanto tardas en tus tareas más habituales.

Por otro lado, es importante, ver lo que has conseguido, ya sea de mayor o menor envergadura. Porque a veces, en la vorágine del día a día, nos parece que no conseguimos nada. Pero la gente que es constante (y doy fe de ello, en las cosas que he visto en mi profesión) cuando mira un año hacía atrás, sí ve los logros.

Por lo tanto, no hay formulas mágicas, pero si es importante que apuntes tres claves: REALISMO, CONSTANCIA Y AGENDA (o software)! 

Apunta todo en la agenda, todo tiene que tener un lugar en la agenda o programa. O si no es una agenda, por lo menos check-list de temas a resolver. Pero yo recomiendo la agenda porque te da una visión de puzzle, una visión completa de como está tu tiempo.

Existen infinidad de programas hoy en día para poder organizarte bien. En otro post, hablaré de los programas que pueden facilitarte la organización de tu día a día , pero para empezar el propio calendario de Google o de Microsoft, o una agenda física es suficiente , si tienes constancia.

Programar una tarea en un calendario te puede llevar dos minutos, pero el beneficio de contarte la realidad sobre tu tiempo, se multiplica por 100.

Otro punto importante, es intentar no aplazar de forma sistemática. El secreto está en el equilibrio. Si nos dejamos llevar siempre por los imprevistos, urgencias y fechas límite, costará mucho encauzar la agenda. ¿Porqué ? Precisamente, porque este sistema se convertirá en un ‘pez que se muerde la cola’.

En resumen, por lo que hemos comentado verás que si siempre trabajas en la urgencia, nunca tendrás tiempo para tratar aquellos temas primordiales para el buen funcionamiento de tu proyecto, y que puedan abordarse con antelación. De tal forma que estos asuntos, en un momento dado, irremediablemente se convertirán en urgentes. Parece lógico, no?

Te comento que en la práctica, al principio no es fácil organizarte si ya estás sumergido en la rueda de la urgencia, pero esto te va a provocar enorme estrés, y una sensación de que nunca llegas.

El truco está dejar un espacio siempre para las tareas que tienen fecha de entrega o caducidad, y sobre todo, y más importante todavía, para aquellas mejoras o tareas que te has planteado para prosperar.

Si dedicas tiempo a estas, las IMPORTANTES, progresivamente observarás que, como si fuese magia, en un periodo de unos dos meses irás teniendo menos URGENCIAS.  

CLAVES PRÁCTICAS PARA OPTIMIZAR TU TIEMPO

¿Lo vemos con ejemplos?

CUADRANTE (A) – URGENCIA: HAZLO!

– Proyectos o gestiones cuyas fechas vencen.

– Problemas apremiantes que deben resolverse hoy (imprevistos).

– Crisis derivadas de la mala organización / falta de previsión / falta de comunicación, etc.

– Gestiones aplazadas en varias ocasiones que es han transformado en urgentes.

CUADRANTE (B) : AGENDADO O PLANIFICADO

– Planificación y organización de las tareas.

* Gestión administrativa del proyecto

* Estudiar oportunidades

* Marketing e imagen de marca

* Atención al cliente

* Programar llamadas y reuniones con antelación para poder prepararlas

* Trabajar en la organización interna y los procedimientos internos

– Control de tu empresa u organización.

– Temas estratégicos y de dirección del proyecto.

– Toma de decisiones.

– Saber decir NO.

– Formación.

CUADRANTE  (C) : DELÉGALO

-Ejecución de las tareas.

* Gestión administrativa del proyecto

* Contabilidad e informes

* Marketing e imagen de marca

* Atención al cliente

CUADRANTE (D): SÁCALO DE TU PREVISIÓN

– Navegar por internet o redes sociales sin control

– Spam

– Reuniones no planificadas que no son productivas

– Llamadas e interrupciones no necesarias

– Desplazamientos no imprescindibles

– Actividades que sientes que no te aportan

“ De una forma casi mágica los imprevistos cada vez son menos, si trabajas con el sistema de la »agendado o planificado’ ”

ENFOCAR EL MÉTODO ORGANIZATIVO

No nos vamos a auto-engañar, este sistema empieza a convertirse en el algo que sale de forma natural cuando llevas un mínimo de 2-4 meses esforzándote para practicarlo. Es decir, que sí, que requiere disciplina.

Se trata de poner el foco siempre las tareas del cuadrante B (Agendado o planificado), dejando un espacio para algunos imprevistos, que siempre habrá, pero en mucha menos medida.

Y, por supuesto, cumplir con esa planificación intentando no procastinar. Es decir, si lo tenía previsto para hoy y es algo importante para el desarrollo de la empresa, lo hago. Aunque no sea apremiante en este momento. Porqué si no, seguro que se convertirá en urgente la semana que viene o dentro de un mes.

O peor aún, si se trata de tareas para hacer crecer tu empresa y no las planificamos, delegamos o hacemos, ese objetivo nunca llegará a materializarse.

Merece la pena el esfuerzo, ¿verdad?

Pues entonces, coge tu calendario online o tu agenda física, hazte una lista de las tareas importantes a un mes o dos meses vista y planifícalas.

Diariamente consúltalo y mantén el ciclo actualizado. Anota las nuevas tareas y planifica las recurrentes.

 

CONSEJOS ORGANIZATIVOS

Consejo 1: Es importante también acostumbrar a tus clientes, proveedores o colaboradores a programar las llamadas extensas, es decir, las que requieren tratar varios puntos o se preveé que puedan durar más de 10 minutos. De esta manera, puedes reservar una parte del día o de la semana a atender estos asuntos. Os puedo asegurar que la productividad se incrementa notablemente.

Consejo 2: ¿Y si hago todo lo que explicas en el post, y aún así no llego a todo? Pues bien, eso es buena señal, significa que tienes trabajo, ideas y proyectos que sacar adelante. 

Si estás en este punto es que has llegado a tu techo profesional y tienes dos opciones:

1) Ya te parece bien, y este sistema encaja perfectamente con tu forma de trabajar por cuenta propia: ¡Estupendo!

2) Has llegado a tu techo empresarial, y deseas seguir creciendo, conseguir más libertad, y enfocarte como un empresario: Delega.

Es complicado (por no decir casi imposible) que tu negocio se siga expandiendo si no delegas en profesionales o en personal contratado. A no ser que se trate de un proceso automatizado.

Si nunca has delegado, puede parecerte un mundo al principio. Es un proceso sobre todo de cambio de chip. 

Pero tengo que comentarte que, una vez que has encontrado a los profesionales que estan en linea con tu proyecto, y pasas a controlar (pero no ejecutar) ciertas tareas, y además, te das cuenta de que estas funcionan (igual, o en la mayoría de los casos mejor, si contratas a especialistas), llegas a un punto que piensas, ¿como no lo había hecho antes?.

 

EL RESUMEN

En resumen, deberías intentar trabajar siempre en el cuadrante B (PLANÍFICALO), para evitar que esas tareas se conviertan en las del cuadrante A (HAZLO YA).

Cuando vayas avanzando, y tu situación te lo permita, delega las tareas del cuadrante C (DELÉGALO), para poder seguir creciendo.

Y evidentemente, tira a la basura las ocupaciones del cuadrante D (SÁCALO DE TU PREVISIÓN), si tu intención es ser más productivo. Mi consejo es que te deshagas completamente de ellas, pero si no deseas eliminarlas completamente, simplemente trasládalas a tu tiempo libre.

Nuestros tres consejos para organizar tu tiempo:

– Planificar (debe plasmarse la organización de tu día en una agenda, con tiempos marcados, para que pueda controlarse de forma realista).

– No dejar las cosas programadas para después.

– Delegar.

Si te interesa este tema te recomendamos echar un vistazo a la teoría de Stephen Covey y su aplicación de la productividad.

Y si estás pensando en delegar ciertas tareas administrativas o piensas que puede servirte de ayuda en un futuro próximo, toma nota:

ASISTENTE VIRTUAL PARA EMPRENDEDORES

Gestión administrativa para pymes y autónomos

Si en algún momento en tu trayectoria profesional, te encuentras en un punto donde la organización correcta de tu tiempo no es suficiente para sacar rendimiento a tu día a día, y estás planteándote delegar tareas, anota nuestro contacto.

Somos especialistas en gestión administrativa y backoffice de Pymes y autónomos.

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Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar mejor tu tiempo

¿Cómo se puede gestionar mejor el tiempo en el trabajo?

Para gestionar mejor el tiempo en el trabajo es fundamental distinguir entre lo urgente y lo importante, planificar las tareas en una agenda o calendario y ser realista con el tiempo que requiere cada una. Cuando se trabaja con una programación clara y constante, resulta más fácil reducir urgencias y avanzar en los objetivos del negocio.

¿Por qué es importante diferenciar entre tareas urgentes y tareas importantes?

Diferenciar entre tareas urgentes y tareas importantes ayuda a evitar que todo se convierta en una crisis de última hora. Las tareas urgentes requieren atención inmediata, pero las importantes son las que permiten mejorar la organización, desarrollar el negocio y prevenir problemas futuros. Si se descuidan las importantes, con el tiempo muchas acabarán convirtiéndose en urgentes.

¿Qué papel tiene la agenda en la gestión del tiempo?

La agenda o el software de planificación permiten visualizar de forma realista cómo está distribuido el tiempo y reservar espacio para cada tarea. Apuntar todo, reprogramar lo que no ha podido hacerse y revisar el volumen real de trabajo ayuda a tener más control sobre la jornada y a reducir la sensación de no llegar a todo.

¿Delegar tareas administrativas puede ayudar a optimizar el tiempo?

Sí. Delegar tareas administrativas puede ayudar a liberar tiempo para centrarse en decisiones, mejoras y acciones estratégicas del negocio. Cuando una empresa o un autónomo descarga parte de la operativa recurrente, resulta más fácil dedicar atención a lo importante, reducir interrupciones y trabajar con una organización más sostenible.

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4 claves que debes leer si estas pensando en externalizar servicios administrativos

externalizar administracion

Externalizar administración

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Todos los derechos reservados – Prohibida la reproducción de los textos

Aspectos a tener en cuenta al valorar la externalización de servicios

En este artículo resumiremos 4 de las claves que pueden beneficiarte si te estas planteando empezar a delegar algunos servicios a profesionales. Si eres autónomo o pyme y estás creciendo o necesitas profesionalizar la administración de tu empresa.

(1) La especialización

En términos generales si estás pensando en delegar trabajo a una empresa te recomendamos que sean lo más especializadas posible en el servicio concreto que buscas. Al colaborar con empresas o freelancers especializados podrás incorporar a tu proyecto del beneficio que aporta la experiencia y bagaje adquiridos por esos profesionales.

Con experiencia focalizada y formación, (en nuestro caso en optimización de procesos y gestión de departamentos de administración, asesoramiento, gestión y control financiero y contable para autónomos y pymes) los profesionales de nuestro equipo hemos adquirido la capacidad para resolver cada vez de forma más concreta más tipos de casuísticas, por lo tanto, podremos ayudarte en gran diversidad de problemáticas que se te puedan plantear en el desarrollo de la actividad y gestión administrativa de tu negocio, y en consecuencia, tu negocio tendrá más capacidad para adaptarte nuevas situaciones.

Por lo menos, esa es nuestra filosofía. Formar equipo con tu proyecto.

«La especialización permite que cada hombre desarrolle su mejor habilidad» –Murray Rothbard-

(2) El baremo: los resultados

Las empresas en general, están acostumbradas a ser juzgadas en base a resultados, no en función de la horas que han dedicado a realizar un trabajo.

Por este motivo, contratar los servicios de gestión del back office de tu empresa y delegar tareas administrativas suele ser productivo tanto para pequeños negocios como para pymes.

(3) Costes en proporción al volumen

Aunque el presupuesto de una empresa de servicios administrativos puede parecer superior en inicio al precio/hora de un trabajador por cuenta propia, verás que es todo lo contrario, si profundizas.

En realidad, si tienes en cuenta que la empresa contratada asume costes de los que tu ya no serás responsable, y que están directamente relacionados con la prestación de servicios, como: Seguridad Social, equipos informáticos, material de oficina, suministros, costes relacionados al espacio de trabajo (ya sea de alquiler o propiedad), software, formación, primas de seguros, costes asociados a la contratación (vacaciones, permisos, bajas, indemnizaciones) y otros, te darás cuenta de que colaborar con otra empresa te permite ahorrar dinero y ser más flexible, porque conviertes los gastos fijos en costes variables. Ya que, en nuestro caso, los honorarios van directamente relacionados con la productividad, no con las horas.

Además, en el caso que el volumen de trabajo sea cíclico (aumenta y disminuye por temporadas), también lo harán los costes.

(4) Aprovecha la digitalización

Las nuevas tecnologías y las aplicaciones en la nube nos permiten a trabajar en un mismo espacio común, sin necesidad de estar en el mismo lugar físico. Por lo tanto, sabes lo que esto significa? Que tienes muchos más profesionales con talento a tu disposición.
Que te parece todo el campo que se abre para hacer crecer tu empresa?

En Externaliza Services estamos comprometidos con la formación continua en nuevas tecnologías, y nos apasionan. Para optimizar al máximo los procesos administrativos de tu actividad debemos conocer muchos tipos de software, ERPS, aplicaciones, CRM, gestores de proyectos, gestores de información en la nube, además de estar al dia de las novedades de sistemas operativos y mejoras en herramientas de trabajo como Office.


Empresa de servicios administrativos

¿Quieres saber más?

Podemos ayudarte a llevar al día toda la parte administrativa de tu negocio formando equipo contigo.

Quieres seguir creciendo? Contáctanos y te explicamos cómo.

Resumen:

Las cuatro claves que pueden ayudarte si decides delegar tareas administrativas:

  • (1) Primer aspecto que te va ayudar: La especialización
  • (2) Segundo aspecto que te va a ayudar: Resultados
  • (3)Tercer aspecto que te va ayudar: Costes
  • (4) Cuarto aspecto que te va a ayudar: Aprovecha las nuevas tecnologías

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Preguntas frecuentes sobre externalizar servicios administrativos

¿Qué aspectos conviene valorar antes de externalizar servicios administrativos?

Antes de externalizar servicios administrativos conviene valorar la especialización del proveedor, los resultados que puede aportar, la relación entre costes y volumen de trabajo y su capacidad para trabajar con herramientas digitales. Analizar estos puntos ayuda a tomar una decisión más segura y a elegir un apoyo realmente útil para la empresa.

¿Por qué es importante que la empresa externa esté especializada?

La especialización permite contar con profesionales que ya tienen experiencia en gestión administrativa, optimización de procesos y resolución de incidencias habituales en pymes y autónomos. Esto facilita que la colaboración sea más ágil, que se cometan menos errores y que el negocio pueda apoyarse en un equipo con conocimiento específico del área administrativa.

¿Externalizar servicios administrativos puede ayudar a reducir costes?

Sí. Externalizar servicios administrativos puede ayudar a transformar costes fijos en costes variables y a evitar gastos asociados a contratación interna, formación, software, equipos, espacio de trabajo o sustituciones. Además, cuando el volumen de trabajo cambia por temporadas, este tipo de apoyo permite ganar más flexibilidad.

¿Qué papel tiene la digitalización al externalizar la administración?

La digitalización hace posible trabajar con profesionales externos sin necesidad de compartir un espacio físico. Gracias al uso de herramientas en la nube, software de gestión, ERPs, CRMs o aplicaciones colaborativas, la empresa puede mantener el control de sus procesos administrativos y coordinar tareas de forma más eficiente.

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Gastos deducibles del autónomo

Servicios administrativos

Te detallamos qué gastos son deducibles para los autónomos

By Beatrice | Externaliza Services ® * www.externalizacionservicios.es *

Otras fuentes del artículo: –  Gastos fiscalmente deducibles (Agencia Tributaria)

Nuestra empresa de servicios administrativos externos te detalla los gastos que puedes incluir en tu contabilidad

La gestión de gastos e ingresos del autónomo es importante y toma mayor relevancia a medida que el negocio va creciendo.

En este artículo hablaremos de:

  • ¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para poder ser deducible para un autónomo?
  • ¿Cuáles son los gastos más comunes que puede deducir un autónomo?
  • ¿Qué gastos puede deducir un autónomo?
  • Crece más rápido, delegando las tareas de control, registro contable y coordinación de impuestos

Para empezar, es importante saber qué gastos que de que tiene un autónomos puede desgravarse ante Hacienda.

«El buen gestor administrativos es básicamente aquel que elimina el caos.»

Para que el gasto sea deducible debe cumplir los requisitos siguientes, según indica la agencia Tributaria:

  1. Vinculado: Que esté vinculado con la actividad económica que realizas. Es decir que sea necesario para desarrollar tu actividad o negocio.
  2. Justificado: Tiene que estar justificado mediante las correspondientes facturas, recibos o tickets.
  3. Registrado: Debe estar convenientemente registrado en tus libros de gastos e inversiones o contabilidad.

¿Qué significa que son deducibles? Significa que al contabilizarlos disminuyen tus ingresos y son deducibles para el cálculo del beneficio en impuestos como el 130 o 200.

El resultado contable no siempre es exactamente el resultado fiscal, pero eso da para otro tema, que se tratará en otro de nuestros artículos.

Seguimos con el tema que nos ocupa:

¿Cuáles son los gastos más comunes que puede deducir un autónomo?

Estos son los gastos más comunes de un autónomo:

Gastos de explotación

Estos tienen en cuenta los materiales adquiridos para el desarrollo de tu actividad, mantenimiento y producción.
Sobretodo si se trata de una activad en la que interviene de alguna manera algún proceso de transformación de materias primas o compra de material para su venta posterior.

Se consideran consumos de explotación todas las compras consumidas en el año 2018 de mercaderías, materias primas y demás adquisiciones corrientes de bienes efectuadas a terceros.

Reparaciones y conservación

Todos aquellos gastos que hayas tenido y hayan sido necesarios para el sostenimiento de tus bienes inmuebles, sin incluir los de ampliación y mejora.

Sueldos y salarios

En caso de tenerlos, también son deducibles los sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones por gastos de viaje, retribuciones en especie… de tus trabajadores.

Otros gastos del personal

Del mismo modo, debes incluir en el listado los gastos de formación de tu personal, las contribuciones como promotor a sus planes de pensiones, las indemnizaciones derivadas de un daño o perjuicio a tus trabajadores, seguros de accidente y cualquiera otro que no sea considerado como pura liberalidad.

Cotizaciones a la Seguridad Social

Las cuotas de autónomo mensual también se consideran un gasto deducible.

En este artículo, hablámos excluisivamente de los autónomos, persona física.

Cuidado con tratamiento de las cuotas de los autónomos societarios (que realizan su actividad para una persona jurídica), tienen un trato distinto, pudiéndose incluir cómo retribuciones en especie en la nómina del administrador.

Otros servicios exteriores

Como son transportes, primas de seguros, servicios bancarios y similares, publicidad, propaganda y relaciones públicas, etc.

Gastos financieros

Los gastos derivados de la utilización de recursos financieros de terceros necesarios para financiar las actividades de tu empresa, también son deducibles.

Tributos fiscalmente deducibles

Hay tributos y recargos no estatales, tasas, recargos y contribuciones especiales que se pueden deducir. Entre ellos el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) que recaiga sobre elementos afectos a la actividad, es decir, del local declarado en el modelo 036/037 como el establecido para el desarrollo de la actividad. 

No son deducibles, por el contrario, las sanciones, el recargo de apremio y el recargo por presentación fuera de plazo de declaraciones-liquidaciones y autoliquidaciones tributarias.

Amortizaciones

Serán deducibles las cantidades contabilizadas que correspondan a la depreciación efectiva que sufran los distintos elementos de tu negocio por funcionamiento, uso, disfrute u obsolescencia.

Provisiones

Los gastos derivados de obligaciones implícitas o tácitas, y los relativos a retribuciones y otras prestaciones al personal generalmente no son deducibles, pero sí lo son si cumplen con las condiciones establecidas en el artículo 13 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.

Deducciones a la colaboración con empresas de interés general

Aportaciones y participación en actividades de interés general. Hablamos de aquellos que tengan que ver con la defensa de los derechos humanos, la cooperación al desarrollo, defensa del medio ambiente, fomento de la tolerancia…

Pérdidas por insolvencias de los deudores

Serán deducibles también las pérdidas, derivadas de las posibles insolvencias de tus deudores cuando se cumplan determinadas condiciones como que hayan pasado 6 meses desde el vencimiento de la obligación, o que tu deudor esté en situación de concurso, entre otras.

Arrendamientos y cánones

Hablamos de los gastos originados por el alquiler de bienes muebles o inmuebles. Pero también los de las cantidades satisfechas por el derecho de uso de patentes, marcas y demás manifestaciones de la propiedad industrial.

Si trabajar desde casa y ésta es alquilada o tiene hipoteca también podrás desgravar una parte de la base imponible, en proporción al los metros que ocupas para ejercer la actividad. Pero hay matices importantes y particularidades a tener en cuenta, para este caso en concreto hablaremos en el siguiente artículo.

Suministros

Puedes desgravar el 100% si ejerces la actividad en un local o sede totalmente dedicado a tu actividad profesional: suministros, teléfono, etc…

Con la reforma aplicable a partir del 1/1/2018, si trabajas desde casa, podrás deducir hasta un 30%, dentro del espacio que ocupes para el desarrollo de la actividad.

Es decir, si destinas el 15% de tu vivienda al desarrollo de tu actividad el total a desgravar será el 15% del 30%.

Es importante de nuevo que la parte que dediques a la actividad dentro de tu domicilio debes haberla declarado ante Hacienda como afecta a tu actividad, vía Modelos 036 ó 037.

PONEMOS UN EJEMPLO PRÁCTICO:

Si en nuestro piso pagamos un total de 150 € de suministros; para hacerlo de forma totalmente correcta, de aquí, tendríamos que quitar el IVA, nos quedarían 123,97€. Calculamos el el 30% del 15% (que la parte porporcional que afecta a actividad) y el resultado es lo que podemos desgravar.

Teléfono móvil

Para poder deducirte la factura de tu teléfono móvil, debes tener una línea telefónica específica para el desarrollo de tu actividad. Si no, Hacienda no te permitirá que incluyas la factura.

Vehículos y gastos relacionados con la actividad

Si compras un vehículo, podrás desgravar hasta el 50% del IVA de su importe total así como de los gastos de mantenimiento posteriores: Gasolina, ITV, etc…

A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos los de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales. Hablamos de taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes y otras actividades que necesiten de un vehículo para ser realizadas.

El resto de trabajadores por cuenta propia no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA.

Gastos en kilometraje

Cuando empleas tu vehículo privado, en lugar de transporte público, se considera gastos de kilometraje.

Los gastos de peaje o aparcamiento también están incluidos siempre que estén justificados.

Gastos de transporte público

Son aquellos que derivan del desplazamiento en transporte público para desarrollar una actividad determinada que tenga que ver con tu negocio. Siempre y cuando estén relacionados directamente con la actividad profesional.

Gastos de dietas

Las dietas son las comidas que realizas durante un viaje de negocios o una comida de trabajo.

También se aceptan como gastos deducibles hasta 26,67 euros diarios en concepto de dietas (48 euros en el extranjero) cuando no haya pernocta y 53,34 euros diarios cuando sí exista pernocta y ésta se produzca en España. Hablamos de 91,35 euros si duermes en el extranjero.

Siempre justificado con transacción electrónica o factura.

Gastos de pernocta

Si debes pasar una noche fuera por temas laborales y hay que reservar un hotel, podrás desgravarte el gasto.

Gastos de vestuario

Podrás deducir el gasto de vestuario que requiera tu actividad. Hablamos de uniformes, camisetas, chalecos… pero tienen que incluir el anagrama de tu negocio, o que sean equipos de protección individual, para que sean admitidas.

Seguros de enfermedad

Tendrán la consideración de gasto deducible las primas de seguro de enfermedad que abones, en la parte correspondiente a tu propia cobertura y a la de tu cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan contigo.

El límite máximo de deducción será de 500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente, o bien 1.500 euros si son personas con discapacidad.

Servicios administrativos y de profesionales independientes

Descuenta el IVA de la factura de notarios, abogados, auditores, servicios de limpieza, servicios subcontratados, informáticos, servicios administrativos, y otros que contrates para el desarrollo de tu actividad profesional.

Podemos ayudarte a llevar al día toda la parte administrativa de tu negocio formando equipo contigo

Delega las tareas de control, registro contable y coordinación de impuestos con nuestro equipo de profesionales formados de ‘Externaliza Services’, y además de beneficiarte rentabilizando tu tiempo y pudiéndolo dedicar a otras tareas más estratégicas de tu negocio, nuestros servicios son totalmente desgravables en la contabilidad de tu actividad empresarial o profesional.

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Resumen:

En este artículo te hemos hablado de:

  • ¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para poder ser deducible para un autónomo? 
  • ¿Cuáles son los gastos más comunes que puede deducir un autónomo?
  • Delega las tareas de control, registro contable y coordinación de impuestos
  • ¿Qué gastos puede deducir un autónomo?

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Preguntas frecuentes sobre gastos deducibles del autónomo

¿Qué son los gastos deducibles de un autónomo?

Los gastos deducibles de un autónomo son aquellos gastos necesarios para desarrollar su actividad profesional y que pueden restarse de los ingresos a la hora de calcular impuestos como el IRPF o el IVA. Para que sean aceptados, deben estar relacionados con la actividad económica, estar correctamente justificados y registrarse en la contabilidad.

¿Qué tipos de gastos puede deducir un autónomo?

Entre los gastos deducibles más habituales se encuentran la cuota de autónomos, el alquiler de oficina o local, los suministros como luz o internet, material de oficina, software o herramientas profesionales, formación relacionada con la actividad, seguros profesionales, gastos de transporte o viajes de trabajo y honorarios de asesoría o gestoría.

¿Se pueden deducir gastos si se trabaja desde casa?

Sí. Si el autónomo trabaja desde su vivienda habitual puede deducir una parte proporcional de los gastos de suministros como agua, electricidad, gas o internet, siempre que esos gastos estén vinculados a la actividad y se cumplan los requisitos establecidos para su justificación.

¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible?

Para que un gasto sea deducible debe estar directamente relacionado con la actividad económica, contar con una factura o justificante válido y estar registrado en la contabilidad del autónomo. Si no cumple estas condiciones, puede no aceptarse como gasto deducible.

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